辦公室工作流程

1、辦公室工作流程第一部分辦公室工作流程5 I II IS I B hb MallIII &IIII 3 3 MH 3 BiMH A MHza 3 11I Ial II N收文流程 辦公室文員收文簽收、登記流程1.1 :收文流程.C, . . _ . . - . . . . - . . . .4.辦公室主任流程1.2:發(fā)文流程:發(fā)文流程! R Miinavn hhui辦公室文員辦公室主任id .SB. iB ：總經(jīng)理閱讀、擬辦-E-_分管領導及處理n rnpiHri承辦、落實總經(jīng)理分管領導及處理 U-MIIBk IJll IIIAdJ 1 IbllTHIMJ U JI LAJ -： III II.

2、 all流程起始擬稿初核簽發(fā)編號、發(fā)文打印、核對流程2.1 :印章使用管理流程辦公室文員用印人辦公室主任mnr u n ”u ?f i i m p aay各職能部室; 領導 I流程起始同意同意審批蓋章批準流程結束辦公室主任流程起始印章管理員同意同意借岀審批批準審核簽字申請單收回流程結束申請?zhí)顚懹≌陆栌蒙暾執(zhí)顚懹≌率褂蒙暾垎胃髀毮懿?領導記錄、存檔記錄、存檔流程2.2:印章借用管理流程M1IIIIH#il IIHHIIItWIHIHMIlllflHIIII-Hlllimiltffilll tll Il:用印人llll!-i-l IIIIlli-MIIIIII-fllllKHIIII用印人lltH

3、IIHMIIII lllte illlbHIIIIMIIIIHi-HIIII-HIIIIIWIIIMSIIII mill imillHWIIIIIII HMII iWHIIIt4 .ss. ss.:a _s: ：i各職能部門流程起始了解具體情況形成接待批準組織接待方案落實接待組織接待準備情況與各職能部室有關流程結束流程6.1:參加外部會議流程.juiUi Aim ujiii k&inia. 總經(jīng)理Sdll ： I jl _ ：iBIIIA II辦公室文員IIMU IMSM *&lUBMIll.辦公室主任lAdlll M-UIIBl&AIIBIi11 IIUJI Illi 8H各職能部門接到會議

4、通知批準參加會議落實參會人員通知參會人員流程6.2:組織內部會議流程辦公室文員各職能部門jii idJBiib-aiiiiij|辦公室檔案員參會人員通知參加會議材料準備布置會場通知開會會議記錄流程結束形成會議紀要貫徹落實歸檔處室根據(jù)需求提岀計劃劃提出流程7:辦公用品、固定資產采購、入庫、領用流程辦公室主任總經(jīng)理物資采購領用驗收入庫、登記并建立臺賬第二部分辦公室管理制度一、收文、發(fā)文管理制度1、收文(1) 登記。收文后，根據(jù)來文單位(上級來文、平級來文、下級來文)及時錄入來文登記 簿；(2) 辦理。來文登記后，視緩、急情況，及時填寫文件處理標簽報送相關領導閱批；(3) 歸檔。文件辦理完畢，及時歸

5、檔，定期或按公司規(guī)定將已歸檔文件再次分類整理，交 由公司檔案室集中管理。2、發(fā)文(1) 提出申請。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請，由部門負責人草擬文件內容(草擬內容需 用水筆書寫，以便長期保存)；文件審核。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；(3) 領導審批。所有公司發(fā)文必須由公司領導審批后，方可印制；(4) 文件發(fā)布。公司文件領導審批后，由總經(jīng)辦校對，用印，然后正式發(fā)布；(5) 文稿歸檔。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。、會議籌備制度1、會議組織（1）每年召開一次總結表彰大會；（2）每半年至少召開一次支部大會和經(jīng)理以上管理人員會議；（3）每季度召開一次辦公會；（4）每月召開一次產品溝通會議

6、；（5）每周各部門召開一次周例會。2、會前準備：（根據(jù)會議的規(guī)模大小、重要程度安排）（1）安排會議議題；（2）確定會議籌備方案；（3）辦理會議報批手續(xù)；（4）印發(fā)會議通知；（5）準備會議文件材料；（6）會場的衛(wèi)生、照明、通風、音響、桌椅排列；（7）安排座次編組和邀請嘉賓；（8）重要會議的新聞發(fā)布。3、會中、會后安排：（1）會議簽到；（2）導入會場；（3）安排發(fā)言；（4）會議記錄（錄音）；（5）會場秩序和后勤服務；（6）參會人員離會；（7）清理會場；（8）會議文件的整理；（9）會議新聞的報道；（10）會議紀要的印發(fā)；（11）會議精神的貫徹；（12）會議決定事項的督辦。4、精簡會議： 辦公室應當從

7、實際出發(fā)嚴格控制會議的規(guī)模、會期，力戒形式主義，開會不得攀規(guī)格、講排 場，要嚴格控制會議成本，努力提高會議質量。三、辦公用品管理制度1、采購、印制（1）提前三天書面申請。部門負責人審核，報公司總經(jīng)理批準，交由辦公室統(tǒng)一采購或印 制。（特殊情況可委托辦理）。（2）各部門在申報時，需認真填寫計劃單，計算好月使用量，一般采購或印制數(shù)量以半年 使用數(shù)為上限。（3）申請印制，應設計好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價格。（4）各部門驗收時，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價格是否相符，確認后在交貨單上簽字。（5）辦公室在審核發(fā)票時，認真查對交貨單，確認無誤后簽字，報總經(jīng)理批準后付款。（6）低值易耗辦公用品，各部門應本

8、著不鋪張不浪費的原則，從嚴從細控制使用。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機）在使用中，應注意日常的維護與保養(yǎng)；確需維修時， 報請總經(jīng)理同意后，辦公室通知具辦。2、文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購，各部門登記領用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4 紙，標題用華文中宋體，小二號字，正文用仿宋體，小三號字，紙張盡量雙面使用。（3）要求能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。（4）工作之外，需要打、復印的，一律收費（總經(jīng)辦代收） ；不允許私自打、復印或發(fā)傳真， 一經(jīng)查實，將給予當事人 10 元 50 元/次罰款。收費標準：打?。?A4 紙 0.50 元 /張 B5 紙 1.

9、00/元張復?。篈4紙0.50元/張 B5紙1.00元/張 A3紙1.00元/張 傳真： 2.00元/次（發(fā)） 1 .00元/次（收）四、印章管理制度1、印章刊刻與啟用（ 1 ）公司行政章、合同專用章、財務專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財務使用的法定 代表章，在刊刻前應當由經(jīng)辦人到公司辦公室開具專門介紹信。（2）公司直屬機構印章和出納印章刊刻前應由經(jīng)辦人到公司辦公室開具介紹信。（3）機構注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時，相關印章必須由辦公室及時收回、 集中保管。（4）印章啟用與變更按公安機關相關規(guī)定執(zhí)行。2、印章保管（ 1 ）各類印章應確定專人保管，保管人員應當同公司簽訂責任狀 。（2

10、）各類印章保管人變動，必須先辦理印章交接手續(xù)。3、印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟合同、正式文件用印前必須經(jīng)領導文字批準，日常事務由辦公室主任 或分管副職批準。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時，應逐筆在用印登記表上登記，口頭批準用印的領 導必須在登記表上簽字。（3）空白介紹信：未經(jīng)主管領導部門文字批準，嚴禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必須留 存根，領導人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須注明有效期，未使用的空白介紹信應及時退 回。（4）空白信箋：未經(jīng)領導批準，嚴禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)批準發(fā)出的空白信箋印章上必須注 明用途。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應當?shù)怯?，攜章人

11、應當簽字并保證妥善保管、及時退還。五、合同管理制度1、訂立合同必須使用湖南省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準、監(jiān)制，企業(yè)設計的 格式合同文本和數(shù)據(jù)電文合同，如：電子郵件、電報、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊情況用 電話、口頭、便條訂貨，必須嚴格執(zhí)行事后補訂合同。2、對外訂立合同時，必須掌握供方的一些基本情況，必要時對供方進行現(xiàn)場考察。3、訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠實信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國家法律法規(guī)，損害國家和企業(yè)利益。4、所定合同必須主體合格，標的合法，手續(xù)完備，條款齊全，意思表達真實，約定明確， 文字清晰，語言規(guī)范，無矛盾條款，無空白條款。5、嚴肅合同報批制度，訂立

12、合同時，必須使用統(tǒng)一的合同審批標簽，經(jīng)部門負責人審核、 簽字，報請公司或集團主管領導批準后，加蓋合同專用章方為生效。6、合同管理人員建立合同檔案分類臺賬，合同執(zhí)行完畢叫集團合同管理員存檔。7、委托代理人在簽訂合同時，不得超越委托書的權限范圍，不得簽訂無效合同，違反合同。8、合同文本由專人保管登記使用。9、凡與合同相關人員，必須嚴格遵守公司制度，嚴守合同秘密。六、檔案管理制度1、歸檔范圍公司文件材料的歸檔范圍，包括上級機關印發(fā)的有關文件，批件及各部門產生的各種文件材料，主要在以下幾個方面：基礎管理；黨群工作； 經(jīng)營管理；產品研發(fā)；科學技術；基本建設；會計核算。2、歸檔要求：（1）辦公室為公司臨時

13、檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案；（2）歸檔的文件材料應完整、準備、系統(tǒng)；（3）文件書寫和載體材料應耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆書寫，傳真件、復印件不 得長期存檔；（4）文件材料整理符合規(guī)范；（5）歸檔的電子文件、應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存；（6） 各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔2-3 份；（7）各部門負責歸檔文件的收集和整理并定期或按公司規(guī)定交公司辦公室集中管理，辦公 室定期或按集團規(guī)定將各部門已歸檔文件再次分類整理，交由集團檔案室集中管理。3、歸檔時間（1）黨群工作、行政管理、生產技術管理類的文件一般按年度一年歸檔一次，在次年的第 二季度前歸檔；（2）會

14、計類的文件由財會部門整理立類，保管一年后向集團綜合檔案室移交；（3）企業(yè)合同工的個人檔案要隨時歸檔，如有特殊情況，也可以分階段歸檔。4、檔案的管理與利用（1）檔案分類：檔案形成數(shù)量多的，可設二級類目；檔案行程數(shù)量少，可將有關類目適當 合并，歸檔文件的整理質量要符合國家標準的要求，并要編制各類檔案目錄；（2）保管條件：有專室或專柜存放檔案，要防潮、防火、防塵、防有害生物等安全設施、 并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或蛻變的檔案要進行修復，以確保檔案的完整與安全，并切 實加強對知識產權檔案和商業(yè)秘密檔案的管理。（3）保管期限： 對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存； 對企業(yè)在一定時期內有利用價值的

15、檔案分別為長期或短期保存； 凡是結余兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。（4）鑒定與銷毀：定期進行檔案鑒定工作，鑒定具體時間根據(jù)實際需要確定；銷毀前要造 銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)總經(jīng)理批準（重要檔案應報集團或縣檔案機關備案） ，并由檔案人 員監(jiān)銷。(5) 其他規(guī)定：部門或個人借閱檔案，應到辦公室登記，及時歸還：對不按規(guī)定歸檔而造 成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、仿造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或 損壞的直接責任者，給予相應的處分，后果嚴重的，將依法進行處理。七、辦公室管理制度1保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種公用設施完好無損，禁止亂涂亂 貼亂畫，禁止

16、在檔案柜頂層堆放物品。2、保持文件資料擺放整齊有序，辦公室若配置盆景，要保持盆景鮮艷；水瓶、盆景、報紙 夾、辦公桌椅、工藝品、辦公用品等放在辦公室固定位置，禁止隨意挪動。3、上班時間嚴禁竄崗、嬉戲、溜號、大聲喧鬧；禁止在辦公室吃早餐、零食、抽香煙、嚼 檳榔等。4、講文明禮貌，注意言行，不假公濟私，熱情大方，嚴守公司機密。5、下班后，整理干凈桌面，關閉電腦、空調、電燈等公用設施，關好門窗。上班期間人員外出辦事或下班后，未關閉空調等設施的，給予部門負責人20元/次罰款。6、建立“投稿”專箱，報紙、雜志等分類掛放在報紙夾上。7、樣品室擺放美觀整潔，窗明幾凈，廢棄物要及時清理。第三部分公司辦公工作表單

17、收文登記簿編號：GL/YJ-BG-01所屬公司國旅 公司表單名稱收文登記簿表單編碼表單用途應用部門辦公室收文簿順序號收文 日期來文機關來文 號文件 標題份數(shù)性質機密 程度承辦單 位或個 人簽收編 存?zhèn)?考表單應用流程說明發(fā)文登記簿編號：GL/YJ-BG-02所屬公司國旅公司表單名稱發(fā)文登記簿表單編碼表單用途應用部門辦公室發(fā)文簿發(fā)文 日期發(fā)文編號發(fā)文單位文 別字號機密 程度事由附件辦理情形承辦人歸檔備考日 期檔 號表單應用流程說明第四部分辦公室各種表單使用及銷毀流程1、控制清單使用及銷毀流程編制填寫審核、簽字保存二年辦公室相關部門總經(jīng)理辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）2、部門控制清單收集處理

18、匯總表使用及銷毀流程編制填寫收集、審核保存一年辦公室相關部門總經(jīng)理辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）3、收文登記表使用及銷毀流程編制填寫審核保存二年辦公室相關部門辦公室主任辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）4、發(fā)文登記表使用及銷毀流程編制填寫審核保存二年辦公室辦公室文員辦公室主任辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）5、固定資產登記表使用及銷毀流程編制填寫審核辦公室辦公室文員辦公室主任辦公室文員（長期保存）6、房租登記表使用及銷毀流程編制填寫審閱保存二年辦公室辦公室文員辦公室主任辦公室文員銷毀（責任人：辦公室主任）7、定額費用登記表使用及銷毀流程編制填寫審核保存一年辦公室辦公室文員辦公室主任

19、辦公室文員銷毀（責任人：辦公室主任）8、手機費用登記表使用及銷毀流程編制填寫審核保存一年辦公室辦公室文員辦公室主任辦公室文員銷毀（責任人：辦公室主任）9、印章使用記錄表使用及銷毀流程編制填寫審核、簽字保存二年辦公室使用人總經(jīng)理辦公室主任. 銷毀（責任人：辦公室主任10、客餐招待通知單使用及銷毀流程保存一年編制填寫辦公室主任銷毀（責任人：） 辦公室 相關部門 辦公室賬報財務11、檔案明細表使用及銷毀流程編制填寫審核辦公室相關部門辦公室主任辦公室主任（長期保存）12、合同登記表使用及銷毀流程編制填寫審核保存十年辦公室相關部門辦公室辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）13、會議簽到簿使用及銷毀流程編

20、制填寫收集、審核保存一年辦公室參會人員辦公室辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）14、會議記錄簿使用及銷毀流程編制填寫收集、審核保存一年辦公室各部門辦公室辦公室主任銷毀（責任人：辦公室主任）15、辦公室評分表使用及銷毀流程匯總評比辦公室參與檢查人員 保存一年辦公室 文員 銷毀（責任人: 文員）16、介紹信使用及銷毀流程送k相關部門 銷毀（責任人：部門負責人）編制、填寫辦公室 存整理歸檔保存一年 辦公室文員 銷毀（責任人：辦公室主任）第五部分辦公室工作標準標準1:辦公室人員崗位主要職責及工作常規(guī)崗位名稱：辦公室主任 匯報對象：公司總經(jīng)理主要職責：1、貫徹集團精神；執(zhí)行公司方針，安排本部門工作，配

21、合各公司、各部門工作;2、帶領部門員工提高業(yè)務水平和市場意識；3、全面負責辦公室業(yè)務、管理、會議、接待、宣傳、后勤等工作；4、做好公司內部各部門、公司與集團各部門之間的協(xié)調工作；5、接待來訪客戶安排商務談判；6草擬公司文件及相關材料；保管公司檔案及其他物件；7、召集公司例會，召開辦公室例會；8、協(xié)助總經(jīng)理健全公司規(guī)章制度；9、管理車輛及后勤工作，組織衛(wèi)生檢查；10、管理維護各種設備，保證水電供應正常，網(wǎng)絡、通訊設備運行良好；11、處理緊急事務及突發(fā)事件；12、落實總經(jīng)理具體事務及時提醒總經(jīng)理辦理相關事宜；13、公司電腦新增、報廢的登記上報；網(wǎng)絡開通情況的登記、上報;14、協(xié)助公司員工辦理電信手

22、機業(yè)務。工作常規(guī)：1、辦公室主任日常工作常規(guī):時間具體事項日 常 規(guī) 工 作對辦公室人員安排當日的具體工作事務；與各分公司、各營業(yè)部或集團各部門聯(lián)系落實相關事宜；詳細安排當日工作重點；日常事務處理；辦文、辦會、辦事等；后勤管理方面的監(jiān)督檢查；來人接待；社會關系維護；車輛管理使用；總結當日工作、安排明日工作；2、辦公室王任周工作常規(guī)：(1) 每周一(幾點)召開辦公室人員工作例會(現(xiàn)場或電話方式)；(2) 每周一安排本周主要重點工作任務；(3) 每周一安排辦公室人員工作備忘錄；(4) 每周一至周五開展正常工作并落實公司及集團交辦的各項事宜。3、辦公室主任月工作常規(guī)：(1) 每月1日-3日組織召集公

23、司月度工作例會；(2) 每月22-24日對總社各部門進行月度內務大檢查并做檢查通報;4、辦公室主任年度工作常規(guī)：(1) 年末召開公司年度總結及表彰大會；(2) 每周一初組織公司經(jīng)理例會；(3) 6月召開各部門和各分公司半年工作總結會；(4) 12月準備公司年度工作總結及下年度工作報告。5、辦公室主任交接內容：（1）各種印章、公司證照；（2）公司文件及外來文件；（3）各部及各處室批文；（4）各種工作手冊；（5）其它各類批件（如文件、旅游申請、合同協(xié)議等）；（6）其它在用的公共財產；（7）公司其他檔案及各種未辦事宜。崗位名稱：辦公室綜合文員匯報對象：辦公室主任主要職責：1、熟悉公司制度，完成領導交

24、辦事宜；2、公司日常通知，與各分公司、營業(yè)部的聯(lián)絡、溝通；與集團各部門的聯(lián)系;4、負責集團華天報的通訊。公司各部門和分公司稿件的征集和通報；5、負責本部門日常接待；&收發(fā)文件，打印、復印、登記、發(fā)放、歸檔各種材料；7、負責相關文件的保密，拒絕他人查閱，要求他人回避；8、總經(jīng)理和辦公室主任交代的其他工作和臨時性工作。工作常規(guī)：1、綜合文員日工作常規(guī):時間具體事項日 工 作 常 規(guī)打印復印、收發(fā)傳真、拿取報紙、分發(fā)信件衛(wèi)生茶水，接待收發(fā)文，通知領取包帽核算包帽費、辦公用品費、話費各類證照送檢、更換總結當日工作、安排明日工作2、辦公室綜合文員周工作常規(guī)（1）每周一（8:30）參加公司經(jīng)理例會，并做好例會記錄；（2）每周一（幾點）參加辦公室工作例會，上報本周工作計劃，接受主任安排事宜;（3）每周五晚總結本周工作任務完成情況，補缺補差，及時完成3、辦公室綜合文員月工作常規(guī)（1）每月1日參加辦公室月度工作會議，匯報上月計劃執(zhí)行情況，安排本月工作；2）每月