企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報告

1、企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報告 黨和國家工作重點轉(zhuǎn)移后，檔案工作如何更好地為國民經(jīng)濟發(fā) 展服務(wù)，這是當(dāng)前檔案界共同研究的重要課題。 帶著這個課題我們豐 滿區(qū)檔案局對企業(yè)檔案工作開展了一次深層次的調(diào)研，現(xiàn)將調(diào)研結(jié)果 報告如下： 一、企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀： （一）目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化發(fā)展水平。 有建檔意識的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊 全完整為準(zhǔn)，歸檔的案卷不進行、編目和排架管理，不進行企業(yè)檔案 分類或分類不科學(xué)、不適用，整個檔案業(yè)務(wù)就必將發(fā)生管理混亂，直 接影響到檔案信息的開發(fā)利用。 （二）長期以來，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節(jié)，從管理體制 來看，很不適應(yīng)檔案工作的發(fā)

2、展，具體表現(xiàn)在：體制陳舊、機構(gòu)重疊、 關(guān)系交叉，致使檔案沒有一個好的歸宿，甚至認(rèn)為無檔可建，有檔也 無用，好壞都是老總說了算。形成了“一人一只箱、一年一包帳、各 自為政”的分散、混亂管理現(xiàn)象。 （三）少數(shù)企業(yè)將自己封閉在一個被動的圈子里，缺少與外界 的交流與溝通，不接受新信息、新知識的條件與機會。檔案材料任其 亂堆亂放、蟲蛀鼠咬、霉?fàn)€變質(zhì)，造成檔案材料的嚴(yán)重?fù)p失。在工作 中需要查找檔案時，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想 當(dāng)然處理了事，失去了真實性和可靠性。 二、建立和完善企業(yè)檔案工作的阻力： （一）建檔無用論。這是一個很普遍的問題。有的經(jīng)營者認(rèn)為 自己的買賣自己做，建了檔案給自己看

3、，是無效勞動；也有的經(jīng)營者 認(rèn)為，納完稅，交夠費，一不違紀(jì)，二不違法，建檔案有什么用；還 有的經(jīng)營者覺得，帳目、技術(shù)與客戶都在心中裝著，何必勞神費勁建 什么檔案呢，所以，他們對檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即 便同意建檔，對一些至關(guān)重要的資料也不拿出來。 （二）怕泄密。這也是一些經(jīng)營者不愿建檔的原因。一怕技術(shù) 泄密，同行頂同行，對自己經(jīng)營不利；二怕市場信息泄密，同行爭了 利，效益下降；三怕帳目泄了密，露了富，招來不必要的麻煩。 （三）舍不得投入。有的經(jīng)營者對建檔很熱心，認(rèn)為是好事， 但一聽說要花錢買用具、用品，而且要有專門的地方保管，就推托。 （四）資料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經(jīng)營

4、者雖然同 意建檔，但一接觸實際問題，一些原始單據(jù)、說明書、圖紙、文件證 書、資料、協(xié)議、計帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作 難以做到齊全、完整和有效利用。 （五）有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時間搭不 起；二是私營業(yè)主不配合，工作難作；三是經(jīng)營不穩(wěn)，怕今年建明年 垮，建檔白費勁，因此遲遲打不開局面，工作一直上不去。 （六）檔案主管部門對建立個體私營經(jīng)濟檔案的宣傳不夠。個 別經(jīng)營者對建檔沒有明確的認(rèn)識，如有的提出“建立檔案對我們有什 么好處？”“能使我們產(chǎn)品賣出去嗎？”有些建檔早的業(yè)主甚至還說 “我們建檔好幾年了，我們的產(chǎn)品也沒打出去”等問題。 七）存有小農(nóng)經(jīng)濟思想。改革開放

5、給農(nóng)民帶來了翻天覆地的 變化，但小富即安的思想仍然存在。 在生產(chǎn)經(jīng)營上缺乏現(xiàn)代工業(yè)管理 意識。在技術(shù)創(chuàng)新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上， 起點低、 速度慢，束縛了生產(chǎn)的發(fā)展，經(jīng)不起風(fēng)浪，因此對建檔不感興趣。 以上問題的存在，嚴(yán)重障礙了企業(yè)建檔工作的開展。為了開創(chuàng) 企業(yè)檔案工作的新局面， 我們應(yīng)積極探索建檔新路子， 積極采取措施 加以解決。 三、建立和完善企業(yè)檔案工作的方法及對策。 企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變形和深化改革、開放搞活，促使企業(yè)的檔案管理 工作的內(nèi)容、范圍和其復(fù)雜程度都在不斷地深化、擴展。從一個企業(yè) 來看，其收藏管理的檔案信息數(shù)量日趨龐大，內(nèi)容不斷豐富，利用查 詢頻繁，要想做到科學(xué)有序管理，

6、 就必須首先依據(jù)企業(yè)檔案的自然形 成規(guī)律，以及檔案相互之間的有機聯(lián)系，遵循一個統(tǒng)一的準(zhǔn)則，將企 業(yè)檔案分門別類， 形成一個具有一定從屬關(guān)系或相關(guān)平行關(guān)系的有機 系統(tǒng)，這就是企業(yè)檔案分類。 這就要求我們檔案部門要適應(yīng)時代的要 求，進行自身的改革、創(chuàng)新與完善，牢固樹立服務(wù)意識，找準(zhǔn)為企業(yè) 服務(wù)的切入點， 使檔案部門成為企業(yè)的信息管理中心， 使檔案管理工 作向信息化方向發(fā)展，應(yīng)做到： 1 、在“爭”字上下功夫。檔案工作是個服務(wù)性的工作，而且效 益是隱形的，價值是潛在的，不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持、關(guān)注和 理解。所以我們要主動樹立為私營企業(yè)建檔服務(wù)的思想， 這就需要付 出比別人更大的努力， “建檔為用

7、檔”在堅持標(biāo)準(zhǔn)的同時，保證 私營企業(yè)建檔的質(zhì)量。 要視私營企業(yè)檔案資料的多少及私營企業(yè)規(guī)模 的大小來確定企業(yè)檔案的類目設(shè)置， 這里局指導(dǎo)人員可幫助企業(yè)建初 期企業(yè)檔案分類與實用參考例如：一本原始檔案也許不能說明什 么，但多份檔案， 多年的檔案組合在一起，可能就會說明一個問題和 一種發(fā)展趨勢。如果對這些檔案資料進行深入的研究、對比，從中找 出一些經(jīng)驗教訓(xùn)，或是一些規(guī)律性東西，那么，這些檔案的潛在價值 也就被充分地發(fā)揮出來。 所以業(yè)務(wù)規(guī)范一定要在立卷前制定出來， 做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規(guī)范， 結(jié)果欲速則不達。 2 、在“用”字上加大力度。重新審視“檔案”的概念和功能。 例如：有的

8、私營企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚 至一份往來信函都會保存起來， 他們有一定的文化素養(yǎng)， 不但懂經(jīng)營、 會管理，而且有建立檔案的愿望，具有檔案意識。針對有檔案利用要 求的，可按事先選定的檔案類目， 制定出更詳實的企業(yè)檔案歸檔范圍、 保管期限、分類編號方案，以便統(tǒng)一立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)， 使檔案對號入座， 這樣才能保證檔私營檔案企業(yè)的完整性和科學(xué)性， 保證了私營企業(yè)建 檔質(zhì)量的同時不要注重裝訂美觀整齊與否， 要注重檔案的分類準(zhǔn)確與 否，這樣才能做到一份檔案追回?zé)o形資產(chǎn)， 將對企業(yè)今后的發(fā)展起到 舉足輕重的作用。 3 、在“新”字上搶在人先。前面談到目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作 現(xiàn)代化發(fā)展水平，

9、 工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準(zhǔn)。 正 是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個被動的圈子里， 不 能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策提供新思路、新方法。只能作為一種輔 助性的部門存在，因而不受重視。所以在“新”字上搶在人先，實現(xiàn) 檔案管理現(xiàn)代化已勢在必行。企業(yè)的規(guī)模、資金、生產(chǎn)能力在市場經(jīng) 濟瞬息萬變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場、把握住商機才行。 而最快捷、 便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網(wǎng)。 但由于企 業(yè)沒有專門的科研機構(gòu)， 沒有專人進行信息情報等方面的收集與研究， 這在很大程度上制約了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展， 我們檔案部門可將各企 業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、 產(chǎn)品類目、 發(fā)展理念等樹立企業(yè)形象的宣傳材料及企 業(yè)產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、規(guī)模、價格做成網(wǎng)頁，全天候推銷他們的產(chǎn)品。 主動承擔(dān)起企業(yè)與外界溝通的橋梁。 4 、在“教”字上強化培養(yǎng)。通過調(diào)研感到目前檔案隊伍現(xiàn)狀沒 有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，難以勝任，加之屬于兼職，當(dāng)作分外工作來干，很 難干好。當(dāng)前首先，要有針對性發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型主動幫教， 示范指導(dǎo)， 旨在樹立樣板。其次，抓典型樹樣板、搞培訓(xùn)采取典型引路、以點帶 面、學(xué)習(xí)觀摩、 召開現(xiàn)場會等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好 的企業(yè)進行參觀學(xué)習(xí)，相互交流，互相促進，以看得見、信得過的實 例，來示范帶動檔案工作的開展。 這樣在拓寬企業(yè)