計算機辦公軟件培訓講義

1、*分公司員工計算機培訓手冊培訓日期：2009年6月28日 培訓地點：公司多功能會議室主 講 人：* * 聯(lián)系方式：& 概要：一、 培訓目標通過本次計算機基礎知識培訓，做到本司員工基本掌握word文字編輯及排版知識，基本掌握excel制表及計算應用知識，并且綜合應用以上兩種軟件完成日常工作的基本知識。二、 時間安排6月28日08：0011：306月28日14：3018：00三、 培訓內(nèi)容office 2003組件word 2003的文字編輯及排版，excel 2003電子表格制作及表格自動計算。一、word 2003 二、excel 2003一、word 2003文字處理軟件word沒有單獨的軟

2、件，它是微軟公司辦公軟件office中的一個組件，是世界上應用最為廣泛，用戶評價最好的文字處理軟件，其最新版本是office 2007,但使用最普遍的仍然是office 2003, office 2003可以安裝兼容補丁來識別用office 2007 制作的文件。word功能非常強大，可以寫一本厚厚的書，下面只介紹word 2003的一些實用功能本講內(nèi)容第一節(jié)：初識word2003第二節(jié)：文檔輸入與編輯第三節(jié)：文檔排版第四節(jié)：word表格第五節(jié)：文檔的打印第六節(jié)：word的自動保存和密碼保護第一節(jié):初識word 2003(啟動與退出word 2003的啟動：1. 從開始菜單啟動：點擊micro

3、soft officemicrosoft office word 20032. 用已有的文檔啟動：雙擊一個已有的word文檔即可啟動word。3用桌面圖標啟動：雙擊桌面上的word 2003圖標，就可以啟動word 2003了。 word 2003的退出：單擊word窗口右上角的紅按鈕或單擊“文件”菜單，選擇“退出”命令。 在退出word時，如果文檔沒有保存，會出現(xiàn)下面的提示對話框。word窗口的組成定義工具欄： word的默認工具欄非常雜亂，可以根據(jù)自己的操作習慣自定義添加或刪減工具按紐。點擊工具自定義，打開自定義窗口（下圖），在命令項選擇需要添加的工具，左鍵按住拖到上面的工具欄就行了，在自

4、定義窗口打開的情況下，按住工具欄不需要的工具拖下來就沒有了。第二節(jié):文檔的輸入和編輯文檔操作1創(chuàng)建新文檔 單擊【文件】菜單中的【新建】命令，也可直接點擊工具欄中的【新建空白文檔】按鈕，新建一個空白文檔。一般使用word 2003打開后的默認設置。2保存文檔選擇“文件”菜單中的“保存”命令，也可以單擊工具欄中的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框。 如果保存修改后的文件又不想刪除原來的文件，可以點擊文件另存為，為文件另取個其他文件名。3關閉文檔選擇“文件”菜單中的“關閉”命令。如果從上次保存文檔之后進行了修改，word 2003會詢問是否要保存所做的修改。文本輸入1中英文輸入選擇輸入法及中英文輸入

5、已在文字錄入里講過。2標點符號的輸入為了輸入方便，可以在工具欄右鍵選擇符號欄，就會在狀態(tài)欄上面出現(xiàn)下圖特殊符號可以在“插入”菜單中選擇“符號”命令，從“符號”對話框中選擇（下圖）。文本修改1文檔的修改 在需要修改的地方插入光標，刪除錯誤的文字，重新輸入2、選定文本 在需要選擇的文字或段落的開頭處按住左鍵不放，拖動到結尾處松開鼠標，使之變成黑色（下圖） 方法二：先用鼠標在待選文本開始處點擊一下，按住“shift”鍵不放，再將鼠標點擊待選文本結束處即可。方法三：將鼠標放在待選行的左側空白區(qū)，當鼠標變成向右的空箭頭時點擊一下，即可選定該行；按住左鍵不放，上下移動可以選定多行；點擊編輯全選，就可選擇全

6、文。文本選定的應用文本選定后可以根據(jù)需要，點擊工具欄或右鍵復制、剪切到別處去粘貼，或按delete鍵刪除，如果刪除錯誤，可以點擊工具欄撤消或恢復?！境废靠蓪⑸弦徊讲僮魅∠?，使文檔還原到誤操作前狀態(tài)， 【恢復】與【撤消】正好相反，可以將文檔還原到【撤消】操作前的狀態(tài)。剪切與復制的區(qū)別是：剪切后原文不見了，而復制不改變原文。插入日期、時間和頁碼1日期和時間的插入點擊插入日期和時間，在下圖對話框中選擇，或者直接在編輯區(qū)輸入2插入頁碼點擊插入頁碼，選擇位置：頁面底部, 對齊方式:居中插入圖片和藝術字1、插入圖片：單擊【插入】【圖片】，在子菜單中選擇【剪貼畫】或【來自文件】命令選項，或者直接復制圖片粘

7、貼到word窗口中。2、插入藝術字：單擊【插入】【圖片】【藝術字】 ，在下圖中選擇一種樣式，點擊確定，然后對藝術字進行編輯。第三節(jié)：文檔的排版設置字符格式1設置字體 （1）點擊工具欄字體列表框設置字體、字號、顏色、加粗等 （2）點擊格式字體進行字體、間距等設置 ，還可以將設置好的樣式作為默認，下次打開就不用再重新設置了。設置段落格式添加邊框底紋、頁眉頁腳1、添加邊框和底紋點擊【格式】【邊框和底紋】，在出現(xiàn)的下圖中設置2添加頁眉頁腳單擊【視圖】中的【頁眉和頁腳】，可以給文檔添加頁眉和頁腳,頁眉和頁腳都是出現(xiàn)在word文檔正文版面之外，頁眉在上面，頁腳在下面（圖a、圖b）。 （圖a） （圖b）第四

8、節(jié)：word 表格創(chuàng)建表格利用“插入表格”按鈕 或點擊表格插入表格編輯表格1插入行 ：點擊表格插入行 2插入列：點擊表格插入列 3插入單元格 4右鍵刪除單元格5右鍵拆分單元格6選定后右鍵合并單元格7選定后右鍵刪除行或列8、選定后點擊工具欄水平居中和垂直居中9、繪制斜線表頭點擊表格繪制斜線表頭打開插入斜線表頭對話框，給出了五種表頭樣式，可以在此填寫行標題和列標題確定后在word表格中就會插入斜線表頭但最好將行標題和列標題留在word表格中填寫，否則要想調整斜線表頭文字的位置很困難（下圖是未填文字的樣式二）將光標放在表頭處，用回車分別折行輸入三行：學科、分數(shù)、姓名，見下圖調整斜線表頭文字大小和表頭

9、單元格大小,使文字大小與表頭大小相一致，然后將光標放在要調整的表頭文字前，點擊“空格鍵”使文字向右移，用“退格鍵”使文字向左移，直至文字在表頭中的位置合適為止也可用拖動水平標尺上“首行縮進”滑標來進行調整（下圖的虛線）表格的選定1選定列：將鼠標放在待選列的頂端，當鼠標變?yōu)橄蛳碌暮诩^時，單擊左鍵可以選定該列。2選定行：將鼠標放在待選行的左端，當鼠標變?yōu)橄蛴业目占^時，單擊左鍵可以選定該行。3選定單元格：將鼠標放在待選單元格左下角，當鼠標變?yōu)橄蛴疑戏降暮诩^時，單擊左鍵選定該單元格。4選定整個表格：將鼠標放在待選表格的左上角，當鼠標變?yōu)殡p向十字箭頭時，單擊左鍵選定整個表格。表格中的數(shù)值計算求和單

10、擊【表格】【公式】，在【公式】欄輸入：=sum（left），或者點擊求和工具按紐，也可得到相同結果。李平下面的人可以點擊：編輯重復（r）公式，不用再輸入公式；求平均數(shù)單擊【表格】【公式】,在【公式】欄輸入：=average（b2:b5）, average是平均數(shù)公式，b是包括標題欄的列數(shù)，2和5是包括標題欄的行數(shù)，b2:b5是指運算的范圍是b列的第2行到第5行，數(shù)字格式輸入0.0表示取小數(shù)點后一位, 不能用重復公式來求平均數(shù)。第五節(jié)：文檔的打印1、如果打印一份,直接點擊工具欄的打印按紐就行了.2、點擊文件打印,打開打印對話框，可以設置打印頁碼范圍、份數(shù)或只打印當前頁，如果選定文檔中的一部分，在

11、頁面設置中選擇“所選內(nèi)容”，可以只打印選定的那幾行。3、打開文件頁面設置，可以設置頁面的縱向或橫向第六節(jié)：word的自動保存和密碼保護一、word上的自動保存設置 為了防止在突然停電等意外情況下造成編輯的文檔丟失，word提供了自動保存功能。打開word窗口，點擊上面的工具選項按紐，打開選項對話框如下圖1，點擊保存，在自動保存時間間隔中改寫間隔時間，比如是2分（默認是10分），word就會每2分鐘對編輯的文檔自動保存一次；二、設置密碼保護為了防止別人修改，word文檔允許設置密碼保護，甚至可以設置打開密碼，使別人無法打開看到。點擊工具選項按紐，在“安全性”中設置密碼，在打開文件時的密碼和修改文

12、件時的密碼欄填上你的密碼，簡單吧！不過，千萬別把密碼給忘了。excel 2003培訓教程一、建立與使用電子報表 中文office 2000軟件包中提供了一個名為中文excel 2000軟件，這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數(shù)據(jù)庫軟件，用于按表格的形式來應用數(shù)據(jù)記錄。專業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件visual foxpro也能建立電子報表，但中文excel 2000卻是一個電子報表的專業(yè)軟件，也常用于處理大量的數(shù)據(jù)信息，特別適用于數(shù)字統(tǒng)計，而且能快速制定好表格。開始語：中文excel 2000是microsoft office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動windows應用的

13、方法運行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且打開一張名為book1(工作薄1)的電子報表，但沒有任何內(nèi)容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。圖 1進入中文excel 2000的操作窗口注：“工作簿”在 microsoft excel 中是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關信息；“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個區(qū)域，參見圖 1。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過它來輸入顯示。中文excel 2000也使用“字段”、“記錄”等visual foxpro中的對象，但應用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作

14、來說明這一點。步驟一、參見圖 2，單擊a1單元格。中文excel 2000操作窗口仍然由標題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個名稱，將光標移至單元格內(nèi)后，其狀態(tài)將變成一個十字形，參見圖 2。工具欄下方標記的a、b、c、d.分別用于標明表格中的各列，表格左邊緣的數(shù)字則標明各行，“列標”與“行號”用于確定一個單元格的位置，如a1表示a列中的第一行單元格，c3，就表示c列中的第三行單元格。在中文excel 2000操作窗口中，所提供的單元格數(shù)目非常大，但全部被應用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至

15、只是一小部分。圖 2 單擊a1單元格注意：“工作表區(qū)”由工作表，及其單元格、網(wǎng)格線、行號列標、滾動條和工作表標簽構成?！傲袠恕本褪歉髁猩戏降幕疑帜福靶刑枴本褪俏挥诟餍凶髠鹊幕疑幪枀^(qū)。圖 3在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”，參見圖 3。 在電子表格中，“列”與數(shù)據(jù)庫中的“字段”相當，“行”與“記錄”相當，這里輸入的“姓名”就將成為一個新的字段。圖 4第一行各列中的內(nèi)容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務”、“工資額”，參閱圖 4。使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標移至各單元格上，這就選定了當前單元格，從而讓您在各單元格中輸

16、入文字信息。步驟四、參見圖 5，移動鼠標單擊a2單元格，然后參照上面的內(nèi)容，輸入其它單元格中的內(nèi)容，結果參見圖 6。圖 5 單擊a2單元格圖 6編制也這份“員工工資表”完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了，如圖 6所示。在這一份電子表格中，所包含的員工數(shù)目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現(xiàn)在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統(tǒng)計貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財務工作，也不會有任何問題。注意：中文excel 2000與中文visual foxpro 6不同，關閉當前操作窗口時不會自動保存操作結果，因此必須先執(zhí)行“

17、文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關閉。中文excel 2000速成教程建立與使用電子報表 第二講 建立第二張工作表在同一本中文excel 2000工作薄中，可以同時建立三份工作表，而且這些表中的內(nèi)容與結構還可以完全不同，甚至還能使用復制的方法引用數(shù)據(jù)，下列操作就將說明這個問題：注意：中文excel 2000的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。步驟一、使用拖動的方法，選定第一行中的所有內(nèi)容，參見圖 7。這一步操作與在microsoft word中選定文字的操作相類似，選定的結果也將突出顯示在屏幕上，參見圖 7。順便說一句，操作時若單擊某一個列標可選定整列單元格，單擊

18、某一個行號可選定整行單元格，但只有這里的拖動操作才可以選定指定部分的單元格。圖 7選定第一行中的所有內(nèi)容步驟二、按下鍵盤上的ctrl c組合鍵。這是您已經(jīng)熟悉的了操作，用于將選定的內(nèi)容復制在windows剪切板中。與之相應的ctrl x(剪切)、ctrl v(粘貼)組合鍵也可以在中文excel 2000工作表中應用。 注：若用鼠標右擊選定的內(nèi)容，屏幕上將顯示相應的快捷菜單，從中可以選擇到復制、剪切、粘貼等命令。圖 8 單擊sheet 2標簽步驟三、單擊左下方的sheet 2標簽，參見圖 8所示。sheet 2是另一張工作表(work sheet)的標簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標簽之一。“

19、工作表標簽”用于顯示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標簽將激活相應的工作表,當前處于活動狀態(tài)的工作表將接受當前操作。注：位于工作表標簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”，它能提供有關選定命令或操作進程的信息，您可據(jù)此了解當前可做的操作。在此信息的右側將顯示capslock、 scroll lock、num lock等鍵盤按鍵的當前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài)，那么它們的名稱就會在此顯示出來。步驟四、進入表格2后按下鍵盤上ctrl v組合鍵，結果參見圖 9。圖 9在第二張表中粘貼內(nèi)容完成上述操作后，剛才復制的內(nèi)容就將粘貼在第二份工作表中，如圖 9所示。此后，您可以參照前面的內(nèi)容制定該表中的內(nèi)容。步驟五、參照

20、前面的操作，輸入第二張表中的內(nèi)容，結果參見圖 10。上述通過復制、粘貼的方法來制定第二張電子報表中第一行的內(nèi)容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數(shù)據(jù)不同新報表。若第二張表中的欄目，即首行中的內(nèi)容與第一張表中的欄目有區(qū)別，粘貼后可以進行修改，其操作方法與microsoft word中的編輯操作相同，也可使用拖動的方法移動內(nèi)容。圖 10輸入第二張表中的內(nèi)容第三講 設置單元格的格式與microsoft word一樣，在中文excel 2000中也能設置文字的格式，而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外，還可以設置其它與數(shù)據(jù)信息相關的屬性，下面的操作將結合“員工工資表”的特點來進行說明，

21、請先單擊左下方的sheet 1標簽，返回“員工工資表”。圖 11 單擊行號1注：在初始狀態(tài)下，中文excel 2000操作窗口中只有三張標簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標簽外，還可以通過位于標簽左旁的“標簽滾動按鈕”進行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動顯示其他工作表標簽，請在所需方向上單擊滾動箭頭；如果要選定某個工作表，請單擊其標簽；如果要一次滾動多張工作表，請按住鍵盤上的shift鍵，然后再單擊中間的標簽滾動箭頭；如果要顯示當前工作簿中所有工作表列表，請右擊標簽滾動箭頭。步驟一、參見圖 11，單擊行號1，選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標器，

22、進入圖 12所示的快捷菜單，并從中選擇“設置單元格格式”命令。圖 12 選擇“單元格快捷菜單”圖 13 單擊“字體”選項卡步驟二、進入圖 13所示的“單元格格式”對話框后，單擊“字體”選項卡。圖 14 從“字體”窗口中選擇一種新的字體步驟三、參見圖 14從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，參見圖 15，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號”窗口中設置文字的大小尺寸。 圖 15 選擇一種字形圖 16 上述操作的結果此后，您還可以在“字體”選項卡中設置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性,還能預覽設置結果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設置的字體格式顯示在電子報表中，參見圖 16。圖

23、 17 選定此列中的所有內(nèi)容 圖 18 選擇“數(shù)字”選項卡第四講 設置貨幣符號述操作可用于設置了電子報表中各列標題文字屬性，下面的操作將設置貨幣符號：步驟一、單擊d列號，選定此列中的所有內(nèi)容，參見圖 17，接著右擊鼠標右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。進入“單元格格式”對話框后選擇“數(shù)字”選項卡，參見圖618。 圖 19 在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項 步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項，參見圖 19。 圖 20設置好“小數(shù)位數(shù)”與“人民幣符號”步驟三、參見圖 20，設置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號”，然后單擊“確定”按鈕。圖 21 在工資數(shù)額前加上一個人民幣符號上述操作

24、選擇的是一個人民幣符號，此后工作表中的“工資額”數(shù)據(jù)前就會加上這個符號，如圖 21所示。這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進行設置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動的方法進行操作；若要選定排列不連續(xù)多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進行操作。 圖 22 選擇“打印預覽”第五講 預覽和調整報表外觀 一份電子報表建立好后，就可以將它打印在報表紙上，或者通過網(wǎng)絡傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報表內(nèi)容與格式是否正確，有必要預覽報表外觀，并且根據(jù)預覽的結果作些調整。下列操作將說明這一

25、點：步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預覽”命令，參見圖 22。此命令可將打印的結果顯示在屏幕上，結果如同使用打印機在報表紙上打印的電子報表，從而讓您以真實的面貌工區(qū)觀察它的外觀，為修改提供依據(jù)。選擇此命令后，預覽的結果將如圖 23所示。步驟二、參見圖 24，使用“縮放”工具單擊預覽窗口，結果如圖 25所示?！翱s放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當預覽窗口打開后，它就處于選定狀態(tài)，而且光標形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預覽窗口后，文字就能放大至建立電子報表時所設置的尺寸，如圖 26所示，再次單擊又會還原。圖 23 預覽電子報表圖 24使用“縮放”工具單擊預覽窗口圖 25 放大顯示文字此時

26、，您就可以仔細看一下該電子報表的版式設計情況，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點： 1.應加上表格標題。2.“年齡”字段中的記錄值應當居中。3.“工資額”字段未應加入“總計”值。下面的操作就將完善這些內(nèi)容。 圖 26 選擇“行”命令第六講 加入標題 為了加入標題，首先需要在報表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標題就不能存在。完成下列操作后，您就會理解這句話的意義了。圖 27 插入新行 步驟一、單擊“關閉”按鈕，結束“預覽”，返回中文excel 2000的操作窗口。然后單擊行號1，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令,參見圖 26。圖 28

27、 打開“合并單元格”檢測框 此后，在原“行1”前將插入新的行，而原來的“行1”將變成“行2”,如圖 27所示。新行將使用已經(jīng)存在列定義，您可以為每一個單元格填入內(nèi)容，但由于它將用于書寫工資表的標題，所以應當合并各列，使它們不在存在，而由一個單列取而代之，從而讓標題可以正常出現(xiàn)在電子報表的開頭處。 步驟二、單擊行號1，確保選定新行，然后右擊鼠標進入快捷菜單，接著從中選擇“設置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡,并參見圖 28，打開“合并單元格”檢測框,最后單擊“確定”按鈕。 完成這一步操作后，“行1”中就只有一個單元格了，這是中文excel 2000中的常用操作,初

28、學者應當注意了。 步驟三、在“行1”書寫好標題“員工工資表”,并參照前面的內(nèi)容，設置好標題的文字字體與大小尺寸,結果應如圖 29所示。 由圖 29可見,標題文字與“年齡”列中的數(shù)字一樣，位置都需要調整，下面的操作就將解決此問題。圖 29在“行1”中書寫好標題“員工工資表”注意：調整電子表格某些單元格中的數(shù)字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。第七講 調整列中的文字位置 由圖 29可見,在這一份“員工工資表”中，僅使用了當前工作表中的部分列，在調整標題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標題放置在報表的中央，請按下列步驟進行操作：步驟一、使用拖動

29、的方法選定那些沒有使用的列，結果如圖 30所示。 在中文excel 2000中,通常是從a1開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會是靠后面的列了。在本例中操作時，應當單擊列標e后進行拖動，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標題行中沒有使用的那些列也才會被選定。也是說，選定的結果才會如圖 30所示。步驟二、右擊鼠標，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣，報表中就會隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經(jīng)使用了的列，如圖 31所示。注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內(nèi)容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的

30、內(nèi)容，隱藏后則不會出現(xiàn)在屏幕上。圖 30 選定那些沒有使用的列圖 31 隱藏沒有使用的列 步驟三、選定所有行與列右擊鼠標進入快捷菜單后，選擇“設置單元格格式”命令。接著選擇“對齊”選項卡，并單擊“水平對齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項，參見圖 32。圖 32 選擇“居中”項這一個選項的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長度是否與單元的顯示長度相同。步驟四、檢查“合并單元格”檢測框是否處于關閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài)，就關閉它，然后單擊“確定”按鈕。注意：由于前面的操作曾經(jīng)打開過此檢測框，而這里的操作又選定了所有填充了內(nèi)容的單元格，所以這里務必檢查一下，看看是否處于關閉狀態(tài)，這是一個很

31、關鍵的問題！否則表格中的各單元格將合并一個單元格，表格也就不存在了。圖 33讓各單元格中的文字居中此后，各單元格中的文字就會居中，如圖 33所示。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內(nèi)容對齊，閱讀時不容易出錯。順便說一句，拖動列標間的分隔線，可以調整各列的顯示寬度，并帶動單元格中的內(nèi)容移動顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。圖 34 選擇“函數(shù)”命令注意：調整電子表格中某些單元格的數(shù)字或者文字的位置也是一種重要的操作，因為這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。圖 35 選定sum函數(shù)第八講 添加“總計”單元格 中文excel 2000提供有各種用于計算的函數(shù)，其中sum將用

32、于“總計” ，計算指定列中所有數(shù)值的和。“函數(shù)”是這個軟件的開發(fā)者預先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請按下列步驟進行操作：步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令，參見圖 34。圖 36 sum函數(shù)計算的結果信息步驟三、在“粘貼函數(shù)”對話框的“函數(shù)名”列表窗中選定sum函數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，參見圖 35。在“函數(shù)名”列表窗中選定某個函數(shù)后，它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類”列表窗的下方，您可以據(jù)此了解到這個所提供的各函數(shù)功能。操作時，可先從“函數(shù)分類”列表窗中選定某類函數(shù)，然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類函數(shù)的某一個。步驟四、單擊s

33、um函數(shù)計算的結果信息框中的“確定”按鈕，參見圖 36。 此后，就能在工作表中看到工資的總計值了。當然了，還需要加入“總計：”標題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預覽”命令，看一看您所設計的工資報表是什么樣子的。第九講 制作員工工資圖表利用中文excel 2000提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達各統(tǒng)計值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請按下列步驟進行操作： 步驟一、將光標移至a3單元格上。然后單擊它并向下拖動，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的ctrl鍵，將光標移至d3單元格上，向下拖動，選

34、定各員工的工資額后，結束拖動并釋放ctrl鍵，結果應如圖 38所示。圖 38 選定員工的姓名與工資額這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的ctrl鍵，將不能選定這兩部分對象。這種操作方法與在windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。步驟二、參見圖 39，單擊工具箱中的“圖表向導”按鈕，進入“圖表向導”的第一步操作對話框。圖 39 單擊“圖表向導”按鈕步驟三、參見圖 40，在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。 進入圖表向導后，通過這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點如“子圖形類型

35、”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。圖 40 選擇一種圖表類型圖 41 “行”單選按鈕的位置步驟四、在“圖表向導”的第二步操作對話框中，打開“行”單選按鈕，參見圖 41。圖 42 按“行”的方式來產(chǎn)生“系列” 進入“圖表向導”的第二步操作對話框后，將會看到中文excel 2000默認設置的“系列”產(chǎn)生方式?！跋盗小本褪菆D表中橫坐標的標記方式，

36、在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標下方，即按“列”的方式來產(chǎn)生“系列”。完成這一步操作后，中文excel 2000將按“行”的方式來產(chǎn)生，并且立即在此對話框的預覽窗中表現(xiàn)出來，如圖 42所示。步驟五單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項”對話框的“圖表標題”欄中輸入“員工工資圖表”，參見圖 43。圖 43 輸入“員工工資圖表”步驟六、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕，參見圖 44。圖 44 打開這個單選按鈕 這一步操作將建立一張新的工作表，而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對象插入”單選按鈕，則將把新工作表(圖表)插入在當前工作表中。最后

37、，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產(chǎn)生了，它將作為當前工作薄中的一張的圖表出現(xiàn)在屏幕上，參見圖 45。與作為對象插入在當前報表中不同的是，該圖表是獨立存在于當前工作薄中的，不配屬于報表，這一點可以通過單擊屏幕左下角處的sheet 1標簽來證實。此時，位于該標簽的左旁將是圖表的標簽，您可以試一試作為對象來插入圖表，并看一看此處的標簽排列情況。圖 45 建立一張“員工資圖表”總結： 中文excel 2000是一種常用的辦公軟件,而且可以與microsoft office 2000中的其它軟件一起應用，如可以在word 2000中插入中文excel 2000的報表，本部分講述了中文excel 200

38、0的一般用法。 “新建”對話框中提供有一些預定的模板，基于它們可以快速建立一些企業(yè)常用電子表格。通過各模板，您還可以進一步了解這個軟件的功能與所能建立的各種報表。為了使用這些模板，可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令，然后在“新建”對話框中選擇“電子表格模板”選項卡，接著從列表中選擇要想要模板即可。二、使用公式查詢數(shù)據(jù) 第一講 認識中文excel 2000的計算公式一旦在中文excel 2000中建立起了電子報表，就可以按前面課程中所述的操作計算并顯示某一列單元格區(qū)域內(nèi)各值的總計值。其實，中文excel 2000提供有自動計算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態(tài)欄中就將顯示各項數(shù)據(jù)記

39、錄的總值：求和=￥5,010.00；若選定“年齡” 列中的各單元格，狀態(tài)欄中顯示的總計值為：求和=184。這種顯示總計的操作，也可以用于某一行，或者某幾行所有或者部分單元格。這就是中文excel 2000與中文visual foxpro 6最大不同之處，不但能輕易的建立起計算公式，還能在指定位置顯示計算的結果。此外，若選定單元格后右擊狀態(tài)欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內(nèi)各數(shù)字的平均值、最大值或最小值。若選擇此快捷菜單中的“計數(shù)值”命令，中文excel 2000會自動計算將要統(tǒng)計含有數(shù)值的單元格個數(shù)，選擇“計數(shù)”命令則自動計算將要統(tǒng)計的已填充單元格數(shù)目。在中文excel 20

40、00中，“公式”是在單元格中執(zhí)行計算的方程式，如一個執(zhí)行數(shù)學計算的加、減就是一種簡單的公式。在前面的操作中，對工資額的總計就使用了這樣的公式，此時若單擊顯示工資額總計的單元格d9，當它處于選定狀態(tài)，“編輯欄”中就會顯示所使用的公式，如圖 1所示。圖 1 在“編輯欄”中觀看計算公式這里，d9單元格中的公式 = sum(d3:d9)所要計算的是單元格d3至d9中各數(shù)值的和，其值將顯示在d10單元中。您一定還記得前面是如何在d10單元格中進行操作來顯示統(tǒng)計數(shù)字的，若想要在別的單元格中也顯示該值，而且還是讓中文excel 2000自動計算它，那么就單擊那個單元格，接著在該單元格中輸入這個公式吧！當然了

41、，如果想在“編輯欄”進行操作也行，只要您記住公式的應用法則，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中總能準確無誤的建立并使用公式的。而公式的應用法則呢又是那樣的簡單，如下面的公式即可將單元格 b4 中的數(shù)值加上 25，再除以單元格 d5至e5單元格的數(shù)值不過，這一條公式的建立就不同了，不能使用前面的方法來建立，而需要在“編輯欄”中使用編輯的方法。注意：如果正確的創(chuàng)建了計算公式，那么在中文excel 2000的默認狀態(tài)下，其計算值就會顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內(nèi)容與顯示結果之間切換，可按下ctrl+組合鍵（位于鍵盤左上側）。一旦建立起了計算公式，中文

42、excel 2000將根據(jù)公式中運算符的特定順序從左到右進行計算，也可以使用括號更改運算順序，而且與小學課程中四則混合運算法則相同。第二講 創(chuàng)建計算公式下面將要為某公司的經(jīng)營情況創(chuàng)建一張電子報表，并使用計算公式做一些統(tǒng)計，請先按下列步驟進行操作。步驟一、單擊屏幕左下角處的sheet 3標簽，然后在a1單元格中開始書寫“北京分公司本月收支一攬表”字樣，并設置好字體與字號(即字的大小尺寸)，如圖 2所示。圖 2 輸入新的報表標題 圖 3 輸入縱、橫欄目與標題名步驟二、在b2、c2、e2、f2單元格中分別輸入“收入/月”、“支出/天”、“員工工資”、“盈利”欄目名稱，如圖 3所示。接著分別在a3、a

43、4、a5、a6單元格中輸入“第一營業(yè)部”、“第二營業(yè)部”、“第三營業(yè)部”、“總結余”項目名。注：上面輸入文字的操作說明，若輸入的文字不能被當前單元格完全容納時，中文excel 2000會自動占用鄰近的單元格。書寫完畢后，通過設置較小一點字號的方法，或者擴大單元格，就可以在單元格中完整地顯示它們。圖 4 適當調整一下文字字號步驟三、選定a列與b列中的所有欄，并設置較小一點字號，以便在單元格中完整地顯示它們，如圖 4所示。上面建立好了該分公司本月的報表，所要填入的數(shù)據(jù)資料如下表所列：部門 收入(元) 每天支出費用（元/天） 第一營業(yè)部 8000000 50000 第二營業(yè)部 7000000 300

44、00 第三營業(yè)部 0 70000元 這些數(shù)據(jù)可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖 5所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動生成“盈利”與“總結余”欄中的數(shù)據(jù)，此后無論什么時候，只要公式有變動，單元里的內(nèi)容也會自動產(chǎn)生變化。步驟四、單擊f3單元格，選定它后單擊編輯框，輸入： =b3-c3*30注意：公式應以等號開頭，公式內(nèi)容緊接在后面。 如果輸入了一個錯誤的公式，按下鍵盤上的enter鍵后，屏幕上將顯示一條出錯信息，并詢問處理方式，并讓您選擇是否通過一個向導來處理問題。一旦輸入的正確的公式，單元格中就會顯示相應的數(shù)字，如圖 5所示。圖 5 顯示第一營業(yè)部的盈利值步驟五、選定f4單元格后在編輯欄

45、中輸入公式輸入：=b4-c4*30選定f5單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=b5-c5*30選定f6單元格后在編輯欄中輸入公式：=b6-c6*30此后，各營業(yè)部的盈利數(shù)字就會自動計算并顯示出來，如圖 6所示。圖 6 自動計算并顯示各營業(yè)部的盈利值步驟六、選定a6單元格，并在編輯欄中輸入公式：=e3+e4+e5圖 7 自動計算并顯示“總結余”上述操作完成后，一張電子報表就制作好了。此表的最大特點是可以在變更收入/支出數(shù)據(jù)后，自動更新“盈利”與“總結余”單元格中的值。第三講 認識中文excel 2000的運算符由上可見，公式用于按特定次序計算數(shù)值，通常以等號(=)開始，位于它之后的就是組成公式的各

46、種字符。其中，緊隨在等號之后的是需要進行計算的元素操作數(shù)，各操作數(shù)之間以算術運算符來分隔的，如在上面的這個公式中就使用了加法、除法兩種運算符。運算符就是這樣的一種符號，用于指明對公式中元素做計算的類型，如：加法、減法或乘法。中文excel 2000中的運算符四種類型：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符，它們的功能與組成如下所述。1.算術運算符用于完成基本的數(shù)學運算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結果等。各算術運算與用途如下表所列。表：算術運算符算術運算符 名稱 用途 示例 + 加號 加 3+3 - 減號 “減”以及表示負數(shù)。 31 * 星號 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3

47、 % 百分號 百分比 20% 脫字符 乘方 32 （與 3*3 相同） 2.比較運算符用于比較兩個值，結果將是一個邏輯值，即不是true(真)就是false(假)。與其它的計算機程序語言查類似，這類運算符還用于按條件做下一步運算。各算術運算符名稱與用途如下表所列。表：比較運算符比較運算符 名稱 用途 示例 = 等號 等于 a1=b1 大于號 大于 a1b1 小于號 小于 a1= 大于等于號 大于等于 a1=b1 = 小于等于號 小于等于 a1=b1 不等于 不等于 a1b1 3.文本運算符這實際上是一個文字串聯(lián)符&，用于加入或連接一個或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如north & wind，結

48、果將是north wind。4.引用運算符引用下表的運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行計算。表：引用運算符引用運算符 名稱 用途 示例 : 冒號 區(qū)域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格進行引用。 b5:b15 , 逗號 聯(lián)合操作符將多個引用合并為一個引用。 sum(b5:b15,d5:d15) 如果公式中使用了多個運算符，中文excel 2000將按下表所列的順序進行運算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級的運算符，例如，同時包含了乘法和除法運算符，則將從左到右進行計算。如果要修改計算的順序，可把需要首先計算的部分放在一對圓括號內(nèi)。表：運算的順序運算符示例:（冒號）引用運算符（空格）

49、, （逗號）(負號)1%百分比乘冪* 和 /乘和除+ 和 加和減&連接兩串文本第四講 應用計算公式在中文excel 2000中，時常用到的計算與公式示例如下：1.計算收支平衡若要在中文excel 2000中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行交易，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計算收支平衡。如假設單元格f6中含有上一次交易的余額，單元格d7中含有第一筆交易的存款總數(shù)，而單元格e7中含有任意的現(xiàn)金收入額，則要計算第一筆交易的余額，可在單元格f7中輸入公式：=sum(f6,d7,e7)如果又做了新的交易，那么可將此公式復制到與每一筆新的交易相對應的單元格中。2.合并“姓”和“名”通過公式能將存儲在某

50、一列中的“姓”和存儲在另一列中的“名”連接起來，如假定單元格d5包含“名”，單元格e5包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“john smith”）顯示全名可輸入公式：=d5& &e5要以格式“姓,名”（如“smith,john”）顯示全名則輸入：=e5&, &d53.合并日期與文本使用&（與）文本運算符即能將兩個值合并（或連接）為一個連續(xù)的文本值。如若要將保存在單元格中的數(shù)字、日期或時間值與字符串相連，就可通過text工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)來達到目的。例如，如果單元格f5中含有5-jun-96這樣的一個日期值，那么可以使用以下公式顯示文本：時間：5-jun-96。=時間：&text(f

51、5, d-mmm-yy)4.按百分比增加存儲在單元格中的數(shù)值還能增長若干個百分點。如假定單元格f5中包含一個初始值，那么下列公式將讓其值增長百分之五：=f5*(1+5%)如果百分點數(shù)值存儲在某單元格中，如單元格f2，還可以使用下列公式：=f5*(1+$f$2)注意：這里對單元格f2的引用是“單元格的絕對引用”，所以這個公式可以被復制到其它單元格，而不會改變對f2的引用?！敖^對引用”指的是不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對單元格引用的形式為：$a$1、$b$1，以此類推。有些單元格引用是混合型的。絕對行引用的形式將為a$1、b$1，以此類推

52、。絕對列引用的形式為$a1、$b1，以此類推。與相對引用不同，當跨越行和列復制公式時絕對引用不會自動調整。5.基于單個條件求和如果您不想只對某一行，或者某一列中數(shù)據(jù)記錄求和，那就是要對某一個區(qū)域中位于不同行與列的單元格求和了，通過使用sumif工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)就能如愿了！如對于區(qū)域b5:b25中包含數(shù)值northwind的每個單元格而言，以下公式可為區(qū)域f5:f25中相對應的單元格求和。=sumif(b5:b25,northwind,f5:f25)6.基于多個條件求和若要對區(qū)域f5:f25求和，而且要以區(qū)域b5:b25中所包含的northwind，區(qū)域c5:c25中所包含的west

53、ern為條件，就可以使用公式：=sum(if(b5:b25=northwind)*(c5:c25=western),f5:f25)在這個示例中使用到的中文excel 2000的數(shù)組公式，這里不要求您弄懂如此高深的理論，以后有時間再說吧！第五講 認識text工作函數(shù)上面“合并日期與文本”公式中的text是一個常用的工作表函數(shù)，能將一數(shù)值轉換為按指定數(shù)字格式來表示的文本。與別的同類計算機程序一樣，此函數(shù)也有自己的語法：text(value,format_text)圓括號中的內(nèi)容為操作數(shù)：value 若為數(shù)值、計算結果為數(shù)值的公式，或對數(shù)值單元格的引用。format_text 所要選用的文本型數(shù)字格

54、式。即在“單元格格式”對話框中打開“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式。format_text 不能包含星號(*)，也不能是常規(guī)型。順便說一句，text工作函數(shù)還能圓整數(shù)值，或者轉換日期格式，如：text(2.715, $0.00) 結果等于 $2.72text(4/15/91, mmmm dd, yyyy) 結果等于 april 15, 1991第六講 認識sumif工作函數(shù) 這是上面“使用單個條件求和”公式中出現(xiàn)的工作函數(shù)，用于根據(jù)指定條件對若干單元格求和。 語法：sumif(range,criteria,sum_range) 其中： range 為用于條件判斷的單元格區(qū)域。criteria 為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式