建筑工程有限公司材料采購管理制度

1、 材料采購管理制度 第一章總則 第一條目的 為加強公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障工程進度的正常持續(xù) 進行，選擇合格的供應(yīng)商（廠家）并對采購過程進行嚴格的控制，確保 供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定 本制度。 第二條適用范圍 本辦法適用于公司各工程工程施工材料物料采購時，計劃審批的 價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，悉以制度處 理。 第三條職責劃分 1、由采購員全面負責對各工程材料物料的采購工作； 的數(shù) 2、由工程部經(jīng)理對工程部材料清單和材料使用計劃計劃單 量、要求進行詳細審核把關(guān)； 3、由工程部對各類材料的質(zhì)量、技術(shù)要求把關(guān)； 4、由采購員對該

2、工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。 第二章采購（計劃）審批 第一條米購計劃的制定 1、工程部應(yīng)依據(jù)應(yīng)根據(jù)圖紙、及實際需要制定材料計劃單和 用料計劃表，確保材料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后報總經(jīng)理進 行審批； 2、總經(jīng)理審批后，采購員依據(jù)工程部材料計劃單和用料計 劃表制定采購計劃表報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批后，由采購員執(zhí) 行采購計劃。 第二條 選擇供應(yīng)商 根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商，進行詢價、議價與工 程技術(shù)人員技術(shù)溝通評選確定后，每種材料供應(yīng)商不準少于三家，由部 門領(lǐng)導(dǎo)審核。 1、供應(yīng)商的選擇可以通過互聯(lián)網(wǎng)、宣傳冊（合格供應(yīng)商）廠家中 選??； 2、長期報價采購，凡經(jīng)常性使用，且使用

3、量較大的材料，應(yīng)事先 選定廠商，議定長期供應(yīng)價格。 第三條 價格調(diào)查 1、已核定的材料，必須經(jīng)常分析了解或收集資料，作為降低成本 之依據(jù)； 2、已核定之材料采購單價如需上漲或降低，應(yīng)附上書面之原因說 明； 3、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供應(yīng)商（廠家）適當 降低單價； 第四條 詢價、比價和議價 1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同，采 購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象； 2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本 預(yù)算等情況，確定采購目標價格； 3、在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報價條件進 行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求

4、等方面工程部技術(shù)人員進行核對，以保 證供應(yīng)商提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應(yīng)商所報的價 格、交付期、售后服務(wù)等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng) 商； 4、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采 購人員應(yīng)送請購部門確認； 5、專用材料或用品，材料公司應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價； 6、對廠商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等聯(lián) 絡(luò)方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進 行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致； 7、對重大的物資采購，無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù) 不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，要求

5、有兩 個以上的部門派人參加。 第五條 購前審批 采購員與供貨商初步溝通并完成詢價后，在訂購匯簽單上詳細 填列以下事項，呈報負責相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批： 1、詢價或議價結(jié)果及擬定“訂購供貨商”“交貨期限”與“報價 有效期限”等； 2、注明與供貨商擬定的付款條件； 3、需與供貨商簽訂長期合同的，采購員應(yīng)將草擬的長期合同 書報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 第六條 價格復(fù)核與市場行情資料提供 1、采購員應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立供貨商資料，作 為采購及價格審核的參考； 2、采購員應(yīng)就公司工程部所提重要材料項，提供市場行情資料， 作為材料存量管理及核決價格的參考。 第七條 訂購作業(yè) 采購人員接到經(jīng)批準的“定購單

6、”后，應(yīng)與供應(yīng)廠商進一步接觸， 進行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務(wù)談判。金額較大或批量采購的應(yīng)到對 方生產(chǎn)工廠進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn) 貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準 采購。 第八條 簽訂采購合同 1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達成一致后，采購員需填 寫正式的采購合同，合同需要列明至少下列條款： （1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； （ 2）采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出 標準的特殊要求需特別注明； （ 3）訂單所采購的數(shù)量 /重量；單位包裝數(shù)量 /重量；包裝件數(shù)； （4）價格：單價，合計價，合

7、同總額，定金或預(yù)付款； （5）交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量； （6）付款方式； （7）所需的質(zhì)量證明（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告 單等）； （8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法； （9）運輸方式和銷售發(fā)票的要求。 2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生 效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場采購的，由授權(quán)代理人簽字，對方簽章后生效； 采購單一式兩份，雙方各保存一份。材料公司負責采購合同的傳閱會簽 和各部門的存檔。 3、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應(yīng)商跟催交貨 進度。 4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包 裝

8、方式”，以便驗收確認。 5、若屬分批交貨者，采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交 貨”以資識別。 6、長期訂貨和大額進貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進 行，應(yīng)與供應(yīng)商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供 應(yīng)商，另需合同復(fù)印件四份分別交材料公司、核算中心、財務(wù)中心及工 程部存檔。 第九條 緊急訂貨 采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，應(yīng)立即進行詢 價、議價，迅速辦理。 第十條 進度控制及事物聯(lián)系 除一般采購作業(yè)方式外，材料公司可依材料使用及采購特性，選擇 下列一種最有利的方式進行采購： 1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購 較為有利者，可核定材料

9、工程，通知各請購部門依計劃提出請購，材料 公司定期集中辦理采購； 2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，材料 公司應(yīng)事先選定廠商，擬定長期供應(yīng)價格，呈準后通知各請購部門依需 要提出請購。 第十一條 退貨作業(yè) 對于檢驗不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料退貨單”并見附有關(guān) 的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。 第三章 驗收與付款 第一條 貨物進廠驗收 1、貨物進場供應(yīng)商交貨時，采購人員通知庫管員，實際清點件數(shù) 或稱重，對貨物攜帶的有關(guān)證件進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi) 容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符 時，即通知材料公司會同處理； 2

10、、對有專項質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗收，驗 收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司 統(tǒng)一支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應(yīng)嚴格 按照采購合同要求和工程進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交 驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已 付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支 付： （1）緊急采購且不能及時辦理財務(wù)支付手續(xù)； （2）在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時； （3）在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購； （ 4） 1000元以下的零星采購。 第三條 進度控制及異常處理 1、材料公司應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到 貨進度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應(yīng)主動與供貨廠商聯(lián) 系催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對 材料質(zhì)量提出評價，以利于進一步工作。 第四章 附 則 第一