采購流程管理實(shí)例

1、采購流程管理文件編號：生效日期：受控編號：NW607103密級：秘密版次： Ver1.0修改狀態(tài)：總頁數(shù) 14正文6附錄8編制：李曉銳審核：韓冬梅批準(zhǔn)：孟莉股份有限公司文件修改控制修改修改記錄編號修改頁碼及條款 修改人 審核人 批準(zhǔn)人 修改日期狀態(tài)目錄1. 目的2. 適用范圍3. 術(shù)語和縮略語4. 規(guī)定內(nèi)容4.1供方的評定4.2采購活動的觸發(fā)4.3采購實(shí)施4.4采購驗(yàn)收5. 引用文件5.1NW607101 合格供方評定辦法5.2NW607104采購驗(yàn)收規(guī)定5.3NW607105庫房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”6.2NR607103B“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑?/p>

2、”6.3NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4NR607103D“送貨驗(yàn)收單”6.5NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6NR607103F“產(chǎn)品返修單”附錄 ：購貨合同1. 目的規(guī)范采購流程，明確采購責(zé)任，對采購過程進(jìn)行控制，確保本公司所采購的產(chǎn)品 /服務(wù)滿足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1適用于本公司各部門在軟件產(chǎn)品和軟件項(xiàng)目開發(fā)過程中所需要的，且影響軟件開發(fā)質(zhì)量的產(chǎn)品 /服務(wù)（以下簡稱內(nèi)部自用品）的采購。2.2適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購的產(chǎn)品/服務(wù)。3. 術(shù)語和縮略語3.1直發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運(yùn)費(fèi)，采購部門按照合同執(zhí)行員申請將設(shè)備直接從供應(yīng)商處發(fā)給

3、用戶或分支機(jī)構(gòu)。3.2自采：為縮短交貨周期，當(dāng)?shù)夭少弮r格合理，并能得到更好的服務(wù)，駐外分支機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的采購行為。3.3購貨合同：采購部門就采購內(nèi)容與供方達(dá)成的協(xié)議。合同文本包括購貨合同、采購訂單、及對方提供經(jīng)我方認(rèn)可的合同。4 規(guī)定內(nèi)容4.1供方的評定4.1.1批準(zhǔn)采購的產(chǎn)品 /服務(wù)應(yīng)從合格供方采購。采購部門負(fù)責(zé)按照NW607101合格供方評定辦法對供方進(jìn)行評定，只有經(jīng)過評定合格的供方才能成為我們的合格供方。4.1.2常用產(chǎn)品采購部門應(yīng)按照比質(zhì)比價原則，評定兩家以上合格供方。4.1.3為合格供方建立檔案。進(jìn)行動態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對不合格供方及時通報。4.1.4將評定結(jié)果及時反饋給供方，以便

4、更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關(guān)系。4.2采購活動的觸發(fā)4.2.1總部采購1）內(nèi)部自用品的采購：采購員根據(jù)設(shè)備管理部門提交的并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審批的“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”，進(jìn)行內(nèi)部自用設(shè)備的采購；2）合同采購：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關(guān)采購產(chǎn)品/服務(wù)的規(guī)定，由合同執(zhí)行員負(fù)責(zé)填寫“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?，?jīng)其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，直接向采購員申請采購。4.2.2自采對于自用及合同中的設(shè)備，駐外分支機(jī)構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同執(zhí)行本地采購申請單”，由其組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，并將評審結(jié)果反饋給采購部門及申請部門。采購員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購申請單”后方可執(zhí)行

5、。4.3采購實(shí)施4.3.1采購員根據(jù)已批準(zhǔn)的“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”或“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍边M(jìn)行采購。4.3.2實(shí)施采購時，采購部門應(yīng)與合格供方簽訂書面購貨合同。購貨合同須經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審查后， 由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字生效。合同金額在 10萬元以上，由公司總經(jīng)理或授權(quán)主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬元以下，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字；不允許未經(jīng)授權(quán)及超越權(quán)限在合同上簽字。4.3.3采購員依據(jù)購貨合同跟蹤采購活動。采購的執(zhí)行情況與購貨合同要求不一致時，采購員應(yīng)及時與供方協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當(dāng)?shù)拇胧?.3.4采購部門接到設(shè)備直發(fā)申請后安排發(fā)貨，并將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”

6、傳真給用戶及分支機(jī)構(gòu)，然后憑“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”及NR607105C“商品出庫單”辦理入庫手續(xù)。4.3.5采購部門收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評審并批準(zhǔn)的自采申請后，區(qū)分不同情況付款。1）金額 2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報銷付款。2）金額 2000元至 50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應(yīng)商。3）金額 50000元以上，由采購部門直接與供應(yīng)商簽訂合同，并直接付款給供應(yīng)商。4.4采購驗(yàn)收4.4.1采購產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫房收貨區(qū)待檢，采購員填寫“送貨驗(yàn)收單”通知檢驗(yàn)員對所購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。4.4.2檢驗(yàn)員按照 NW607104采購驗(yàn)收規(guī)定 負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的到貨驗(yàn)收

7、， 并將驗(yàn)收結(jié)論填寫在“送貨驗(yàn)收單”上。由庫房管理員負(fù)責(zé)保存和管理“送貨驗(yàn)收單”。4.4.3驗(yàn)收通過后，采購員辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。4.4.4驗(yàn)收不合格的采購產(chǎn)品，檢驗(yàn)員應(yīng)將該產(chǎn)品存放在庫房的不合格區(qū)，并及時將該產(chǎn)品的“送貨驗(yàn)收單”交采購員備份。采購員負(fù)責(zé)按購貨合同中的約定處理。4.4.5產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗(yàn)員 /采購員故障確認(rèn)，由采購員負(fù)責(zé)按購貨合同中的約定處理，同時保證產(chǎn)品的及時返回并加以記錄。4.4.6直發(fā)（自采）設(shè)備驗(yàn)收由駐外分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，驗(yàn)收通過后，將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”提交采購員，由采購員轉(zhuǎn)交檢驗(yàn)員簽署處理意見。5. 引用文件5.1NW607101合格供方評定辦法5.2NW60710

8、4采購驗(yàn)收規(guī)定5.3NW607105庫房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”6.2NR607103B“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4NR607103D“送貨驗(yàn)收單”6.5NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6NR607103F“產(chǎn)品返修單”附錄：購貨合同東大阿爾派自用設(shè)備申請表記錄編號： NR607103A-申請部門:采購期限：聯(lián)系電話：設(shè)備名稱配置及性能描述申請數(shù)量備注申請采購清單申請人簽字 /日期：用途說明部部長簽字 /日期：門負(fù)責(zé)人意見主主管領(lǐng)導(dǎo)簽字 /日期：管領(lǐng)導(dǎo)意見采經(jīng)辦人簽字 /日期：購倉儲

9、部執(zhí)行情況1. 本頁不足記述設(shè)備配置及性能要求時，可以有附頁，格式自定?？傢摂?shù)包括本頁與所有附頁。第頁/共頁設(shè)備采購?fù)ㄖ獑斡涗浘幪枺?NR607103B-通知時間：年月日銷售合同編號：合同名稱：項(xiàng)目名稱：簽定部門：簽定人：聯(lián)系方式：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目所屬行業(yè)：采購部合同管理員：接到日期：合同采購清單序號采購產(chǎn)品 /服務(wù)名稱 /型號 (A)數(shù)量采購期限出廠價交貨日期交貨地點(diǎn)采購人購貨合同號執(zhí)行情況(B)(C)(D)(E)(F)（G）(H)說明 :合同執(zhí)行部：采購倉儲部：1. 清單左側(cè) A 、B、 C項(xiàng)由銷售合同執(zhí)行員填寫，右側(cè) D、 E、 F、 G、 H 項(xiàng)由采購人員填寫。2. 如客戶有特殊需求，

10、銷售合同執(zhí)行員須在“說明”中注明。第頁/共頁合同執(zhí)行設(shè)備本地采購申請單記錄編號： NR607103C-通知時間：年月日銷售合同編號：合同名稱：項(xiàng)目名稱：簽訂部門：簽訂人：辦事處負(fù)責(zé)人:設(shè)備采購清單序號采購產(chǎn)品名稱/型號數(shù)量采購期限自采單價供應(yīng)商名稱合計發(fā)票類型：一般發(fā)票增值稅發(fā)票合同執(zhí)行部：簽字 /日期：自采原因：采購部：簽字 /日期：主管領(lǐng)導(dǎo)：簽字 /日期：說明：特殊合同需本地自采，先填寫此表傳給銷售合同執(zhí)行員，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。送貨驗(yàn)收單記錄編號：NR607103D-日期：年月日廠商名稱：商品編碼貨物名稱數(shù)量描述單價采購?fù)ㄖ獑尉幪杺渥Ⅱ?yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)： 硬件正常不正常軟

11、件正常不正常方法和結(jié)論：處理意見：采購員:庫房管理員:檢驗(yàn)員:第頁/共頁設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單記錄編號：NR607103E-檢驗(yàn)日期：購貨合同編號：通知日期：供應(yīng)商名稱：電話：聯(lián)系人：到貨地點(diǎn)：預(yù)計到貨日期：商品編碼貨物名稱預(yù)計實(shí)到箱號單位單價采購?fù)ㄖ獑螖?shù)量數(shù)量編號備注（A）（B）(E)(F)(G)(C)(D)(H)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)：硬件 正常不正常軟件 正常不正常驗(yàn)收方法和結(jié)論：1.外包裝及設(shè)備外觀是否完好是 ()否 ()2.隨機(jī)資料是否齊全是 ()否 ()3.型號配置是否正確是 ()否()4.自檢通過加電 () 不加電()通過 ()未通過 ()驗(yàn)收機(jī)構(gòu)印鑒或負(fù)責(zé)人簽字：驗(yàn)

12、收機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)人：處理意見：庫房管理員：采購員：1. 該通知單A、H項(xiàng)，由采購倉儲部填寫。B、C、E、F、G項(xiàng)，直發(fā)時由采購倉儲部填寫，自采時由申請部門采購人員填寫，D項(xiàng)由收貨人填寫。2. 該通知單必須在設(shè)備到后第三天返回采購倉儲部。產(chǎn)品返修單記錄編號：NR607103F-日期：年月日公 司產(chǎn)品名稱產(chǎn) 品及配置編 號故障現(xiàn)象：返 修年月日至返 修期 限年月日經(jīng)手人返 回年月日至返 還日 期年月日經(jīng)手人返修驗(yàn)收情況：驗(yàn)收人：1. 采購倉儲部存檔產(chǎn)品返修單記錄編號；日期：年月日公司產(chǎn)品使用產(chǎn)品部門責(zé)任人產(chǎn)品名稱產(chǎn)品及配置編號返修期限年月日至返修經(jīng)年月日手人1. 產(chǎn)品使用/管理部門存檔。購貨合同簽約地點(diǎn)

13、：簽約時間：購貨合同號：甲方（買方） ：乙方（賣方）：股份有限公司地址：沈陽市和平區(qū)三好街84號（ 110003）地址：電話：電話：傳真：傳真：甲乙雙方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過充分協(xié)商，關(guān)于甲方購買乙方設(shè)備達(dá)成如下協(xié)議 ：一、產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、單價、總價：序描述數(shù)量單價合計產(chǎn)品名稱號總價（大寫）：二、交貨時間及地點(diǎn)：三、包裝標(biāo)準(zhǔn)及品質(zhì)保證 ：要求原廠包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長途運(yùn)輸。乙方必須保證合同中的產(chǎn)品為公司生產(chǎn)的全新的合格產(chǎn)品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應(yīng)當(dāng)接受甲方的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟(jì)損失。四、付款方式 ：五、保修方式 ：六、違約責(zé)任乙方在本合同規(guī)定的交貨時間內(nèi)未將貨物交與甲方指定地點(diǎn)，每逾一天交貨，按總金額的1付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗(yàn)無誤后，未能在本合同付款期限內(nèi)將貨款付于乙方指定帳號內(nèi)，則從應(yīng)付之日起繳納滯納金，每逾期一天