加油卡管理辦法

1、加油卡管理辦法加油卡管理辦法（試行） - 討論稿為更好地規(guī)范加油站加油卡管理工作，有效防范加油站運營過程中的流程風(fēng)險，確保加油卡管理明晰流程、界定職責(zé)，實現(xiàn)加油卡的 印制、領(lǐng)用、充值、消費、保管等工作的規(guī)范管理，防范資金風(fēng)險， 制定本辦法。加油卡的充值、消費業(yè)務(wù)通過“加油卡管理系統(tǒng)”進行管理。系 統(tǒng)由零售部、財務(wù)部、各加油站相關(guān)崗位人員操作，各部門均須配備 相應(yīng)業(yè)務(wù)負責(zé)人，并明確責(zé)任。第一條 職能分工（一）零售部 IC 卡管理崗負責(zé)加油卡的需求統(tǒng)計、定制、驗收、 寫磁、售后服務(wù)，負責(zé)加油卡的注冊、分發(fā)、換卡，同時負責(zé)加油卡 全面管理。零售部負責(zé)協(xié)調(diào)加油卡充值卡系統(tǒng)運維故障管理和技術(shù)支撐；負 責(zé)

2、加油卡充值卡系統(tǒng)用戶權(quán)限管理，負責(zé)制定加油充值卡系統(tǒng)應(yīng)急措 施、用戶權(quán)限管理辦法等運維制度， 確保交易數(shù)據(jù)傳遞的及時、準(zhǔn)確， 確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、可靠運行。（二）財務(wù)部負責(zé)制定加油卡財務(wù)核算辦法，審核加油站上報的 加油卡充值、消費日報；定期抽查、檢查充值網(wǎng)點資金上繳情況；按 財務(wù)核算辦法進行賬務(wù)處理，定期與零售部門開展對賬。（三）各充值網(wǎng)點負責(zé)加油卡的需求上報、申領(lǐng)、保管加油卡卡 片；負責(zé)加油卡充值、消費及日結(jié)賬務(wù)等業(yè)務(wù)操作；負責(zé)現(xiàn)場營銷宣 傳和客戶解釋等工作。第二條 加油卡管理業(yè)務(wù)流程（一）空白加油卡的定制1. 定制。零售部根據(jù)市場需求，確定空白加油卡的數(shù)量，并進行 設(shè)計定稿（卡面的內(nèi)容、卡

3、號的準(zhǔn)確、卡的磁性）。2. 驗收。零售部負責(zé)按批次隨機抽檢 10 張空白加油卡。3. 保管。零售部 IC 卡管理崗負責(zé)空白加油卡的保管， 并建立加 油卡庫存登記表（附件 1）。（二）開卡1. 加油卡申請。各加油站制定次月加油卡需求計劃表，于當(dāng)月25日前報零售部 IC 卡管理崗。2. 卡號注冊、刷卡寫磁。零售部 IC卡管理崗根據(jù)加油卡需求， 注 冊相應(yīng)的加油卡信息， 制作加油卡注冊 （開卡） 明細表（附件 2）。 在刷卡寫磁前應(yīng)核對每盒加油卡的初始卡號，并在刷卡寫磁充值后進 行復(fù)核，以核實卡號的準(zhǔn)確性，復(fù)核率須不低于 5%。對無法刷卡寫磁的廢卡，制作加油卡注銷單（附件3），進行注銷、封存。（三）

4、加油卡領(lǐng)用及保管零售部 IC 卡管理崗根據(jù)加油站報送加油卡需求， 制作加油卡申 領(lǐng)單（附件 4）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由零售部留存記賬，一聯(lián)由加油站 留存記賬。清點后的加油卡， 須在包裝后加上封條， 至加油站后存入保險柜， 由兩人以上共同啟封。（四）加油卡申請與領(lǐng)取流程1、加油卡由各加油站助理負責(zé)保管，領(lǐng)取人從公司領(lǐng)回加油卡 必須進行入庫管理，填寫加油卡領(lǐng)用存登記表（附件5）?？瞻卓盎厥湛ǚ庞诒ｋU柜內(nèi)保存2、加油站助理每日填寫上報加油卡領(lǐng)用存登記表，并及時關(guān) 注站內(nèi)加油卡庫存情況。當(dāng)出現(xiàn)預(yù)期加油卡不足或者臨近節(jié)假日的情 況時，站助理應(yīng)及時通知 IC 卡管理崗，說明所需加油卡種類及數(shù)量。2、IC 卡管

5、理崗應(yīng)及時將加油站的需求登記在加油卡庫存登記 表上，及時發(fā)卡并包裝標(biāo)記所需分配的加油卡以便發(fā)放。3、加油站助理領(lǐng)取加油卡時需填寫 加油卡領(lǐng)用存登記表 上的 相關(guān)信息，核對無誤后簽字。當(dāng)加油站助理無法親自來公司領(lǐng)取時應(yīng) 當(dāng)由 IC 卡管理崗及時與零售部及其他部門協(xié)商， 根據(jù)工作行程安排配 送。4、每天當(dāng)班主管從助理處領(lǐng)取當(dāng)日計劃辦卡量， 并將本日的辦卡 明細進行登記。交接班時將卡片交回助理處，填寫加油卡交接登記 表（附件 6）。（五）加油卡售卡與充值流程1、加油站被授權(quán)員工依據(jù)客戶需求為其申請辦理記名卡或不記名 卡。辦理不記名卡時，如一次性購買 1 萬元（含）以上的，員工應(yīng)要 求客戶提供有效身份

6、證件，留存購卡人及其代理人姓名、單位名稱、 有效身份證件號碼和聯(lián)系方式， 并提醒客戶不記名卡不掛失、 不補卡。辦理記名卡時需由員工輔助客戶填寫 * 能源加油卡業(yè)務(wù)申請 表。對于單位用戶員工應(yīng)要求其提供單位介紹信、主卡人身份證件原 件及復(fù)印件、經(jīng)辦人身份證件原件及復(fù)印件等。對于個人客戶員工應(yīng) 要求其提供身份證件原件及復(fù)印件、 經(jīng)辦人身份證件原件及復(fù)印件等。需要開具增值稅專用發(fā)票的客戶，要求其開卡名稱與專用發(fā)票上購貨 方名稱一致。當(dāng)月所填加油卡業(yè)務(wù)申請表應(yīng)由站經(jīng)理或助理于月底前上交IC 卡管理崗保管。2、表格填寫完成后，由發(fā)卡員工在聯(lián)網(wǎng)儲值系統(tǒng)上登記客戶信息、 加油型號、優(yōu)惠額度等，由站經(jīng)理或資料

7、復(fù)核，核對確認(rèn)后輸入儲值 金額，將加油卡授予客戶并向其申明相關(guān)使用事項，填寫加油卡發(fā) 放登記表（附件 7），并由領(lǐng)卡人簽字，同時登記加油卡領(lǐng)用存 登記表，并于次日早上發(fā)送至 IC 卡管理崗郵箱。3、加油站辦卡時， 必須嚴(yán)格按照汽柴油卡進行辦理， 設(shè)置的折扣 優(yōu)惠必須按照公司要求執(zhí)行，設(shè)置完畢后要仔細核對，禁止不負責(zé)任 地任意設(shè)置，或汽柴油混用。4、辦理副卡應(yīng)審核相應(yīng)手續(xù)， 必須在主卡和單位證明齊全的情況 下辦理副卡發(fā)放、副卡充值，防止出現(xiàn)假冒單位加掛副卡套取充值資 金或者套取折扣單位所享受折扣優(yōu)惠的行為。（六）加油卡掛失與補卡流程1、客戶到達開卡加油站辦理加油卡掛失時， 員工應(yīng)要求客戶出示 開

8、戶時使用的有效身份證件并留存復(fù)印件，核對申請單信息與系統(tǒng)是 否一致。如一致， 在聯(lián)網(wǎng)儲值系統(tǒng)中進行掛失操作， 并打印掛失憑證， 要求客戶在憑證上簽字確定并保留，并告知客戶辦理掛失手續(xù)后 24 小時內(nèi)發(fā)生的加油及其他消費損失由持卡人本人承擔(dān)， 24 小時后發(fā)生 的加油及其他消費損失由 * 能源承擔(dān)，客戶掛失后不能辦理止掛業(yè)務(wù)。2、補卡時，員工應(yīng)要求客戶出示開戶時使用的有效身份證件并存 留復(fù)印件，在核對申請單信息與系統(tǒng)之后，方可進行補卡操作。3、補卡應(yīng)向客戶收取 20 元補卡費，由加油站交給 IC 卡管理崗， 由 IC 卡管理崗交給財務(wù)部門，并由財務(wù)部門出具相關(guān)收據(jù)， IC 卡管 理崗負責(zé)核對并保

9、存。4、補卡時應(yīng)由開卡人員向 IC 卡管理崗說明相關(guān)情況，并提供丟 失卡片的卡號，由 IC 卡管理崗負責(zé)出具該卡所剩余額及其消費詳單， 由開卡人員打印，并向客戶出示，確認(rèn)無誤后，方可將舊卡余額轉(zhuǎn)入 新卡，并將新卡發(fā)放至客戶手中， 同時登記加油卡補卡登記表 （附 件 8）。5、補卡完成后，由開卡人員在加油卡發(fā)放登記表填寫并標(biāo)出 所補卡號及金額。（七）加油卡退卡處理流程1、當(dāng)客戶要求退卡時，應(yīng)由站經(jīng)理或助理主動安撫并了解原因， 公司原則上不允許退卡。遇到特殊情況，如病、亡、遷出常住地等情 況，應(yīng)要求客戶出示開戶時的有效證件并留存復(fù)印件，核對一致后， 方可辦理退卡。2、由退卡人員協(xié)助客戶填寫 * 能

10、源加油卡退卡申請表。由退 卡人員向電 IC 卡管理崗說明相關(guān)情況，并提供所退卡片的卡號，由 IC 卡管理崗出具該卡所剩余額及其消費詳單。由退卡人員打印，并向 客戶出示，確認(rèn)無誤后成功受理退卡申請。3、退卡自申請日起 15 個工作日內(nèi)辦理，原則上以充值的形式進 行退還。4、退回的加油卡應(yīng)當(dāng)交由 IC 卡管理崗進行格式化后重新投入使 用，并登記加油卡庫存登記表。（八）加油卡睡眠卡處理流程1、站經(jīng)理及助理應(yīng)當(dāng)通過聯(lián)網(wǎng)儲值系統(tǒng)實時關(guān)注站上加油站的資 金流動情況，對于加油站代為保管的，在兩個月內(nèi)沒有任何消費、充 值記錄的加油卡應(yīng)判定為睡眠卡。2、睡眠卡余額做扣值轉(zhuǎn)出，做為加油站客戶預(yù)收款掛賬處理。3、睡

11、眠卡應(yīng)由加油站助理統(tǒng)一保管標(biāo)記， 登記加油站睡眠卡上 交登記表（附件 9），并交予 IC 卡管理崗。4、IC 卡管理崗應(yīng)對各站回收上交的睡眠卡詳細記錄，并在每月 月初對于上月的上交情況以站為單位發(fā)放 5/ 張的獎勵。5、對于睡眠卡的后期處理， IC 卡管理崗應(yīng)當(dāng)在將其格式化后， 重新投入使用，并登記加油卡庫存登記表。（九）加油卡數(shù)據(jù)核對1、每日營業(yè)結(jié)束， 各站助理通過聯(lián)網(wǎng)儲值系統(tǒng)中查詢并下載消費 及儲值數(shù)據(jù)，核對無誤后填寫交接班表、日報表，作為附表一同上報 至財務(wù)部門郵箱。2、次月月初由 IC 卡管理崗下發(fā)通知，各站按要求上報月末交接 班時間。各站助理依要求重新啟動電腦上的聯(lián)網(wǎng)儲值系統(tǒng)， IC

12、 卡管理 崗根據(jù)各站交接班時間在聯(lián)網(wǎng)儲值系統(tǒng)中查詢消費及儲值數(shù)據(jù)，并以 表格的形式下發(fā)至各站及財務(wù)部門郵箱；助理通過郵箱下載本站儲值 及消費數(shù)據(jù)， 與本站記錄逐一核對。 如核對不一致， 向 IC 卡管理部門 反映，共同查找原因。 核對一致，由加油站和 IC 卡管理崗共同向財務(wù) 上報核對一致的儲值及消費數(shù)據(jù)， 財務(wù)部門出具加油卡數(shù)據(jù)核對表格， 由財務(wù)部門和零售部門共同簽字確認(rèn)。（十）庫存盤點 每月結(jié)賬日由零售部負責(zé)空白加油卡進行盤點，各充值網(wǎng)點負責(zé) 對保管的加油卡進行盤點， 并詳實填制 加油卡盤點表 （附件 10）， 在每月的最后一天上報給零售部卡管理崗。公司安排相關(guān)部門對加油 卡庫存狀況進行隨

13、機抽檢。第四條 代管客戶 IC 卡的管理（一）原則上不允許加油站為客戶代管 IC 卡。（二）對于客戶提出的代管請求，站經(jīng)理或助理應(yīng)填寫代管卡 客戶審批表（附件 11），并通過郵件的形式上報至零售部 IC 卡管 理崗，待零售部經(jīng)理與 IC 卡管理崗共同簽字后通過傳真的形式傳至加 油站，審批成功后需與客戶簽訂書面承諾書。（三）提出代管請求的客戶，其車輛數(shù)不低于兩輛（含兩輛）， 代管車輛較多的客戶應(yīng)在上報審批表的同時另附明細進行說明；（四）承諾書的填寫要求一式三份，客戶、加油站、公司各持一 份，承諾書中的公司聯(lián)上交 IC 卡管理崗；（五）未按要求填寫審批單或未與現(xiàn)有代管客戶簽訂承諾書的視 為違規(guī)操作

14、，將試情節(jié)輕重處以站經(jīng)理及助理 200500 元的罰款。第五條 授權(quán)及監(jiān)督辦法（一）實施有效的崗位分離，由專人負責(zé)發(fā)卡及充值，加油站開 卡操作人員必須為授權(quán)人員， 原則上由站經(jīng)理或站理承擔(dān)， 責(zé)任到人。（二）發(fā)卡時需授權(quán)人員復(fù)核，著重審核顧客提供的相關(guān)證明材 料、加油卡優(yōu)惠是否符合公司政策、大客戶優(yōu)惠是否經(jīng)過審批，不得 隨意辦卡、重復(fù)辦卡，套取辦卡指標(biāo)獎勵、充值優(yōu)惠，卡內(nèi)折扣優(yōu)惠 等。（三）空白卡必須由專人保管，卡片領(lǐng)用、發(fā)放、出入庫必須日 清日結(jié)，每日營業(yè)結(jié)束后，必須將未售出的加油卡入庫保管。（四）安裝了發(fā)卡充值系統(tǒng)的電腦必須設(shè)定開機密碼，操作員離 開電腦前必須確認(rèn)已退出卡系統(tǒng)，且電腦處于鎖定或關(guān)機狀態(tài)；（五）嚴(yán)明懲罰制度，禁止加油站員工為客戶代管加油卡、代充 值、代刷卡、代簽字，禁止加油站員工以收取客戶現(xiàn)金，利用本人或 他人的加油卡刷卡結(jié)算的形式套取現(xiàn)金。（六）將客戶不再使用的加油卡及時回收保管，交回公司，嚴(yán)禁 私自隨意再次充值使用，否則發(fā)現(xiàn)此現(xiàn)象視為套現(xiàn)、套折扣處理。（七）加強員工培訓(xùn)防止對系統(tǒng)不熟悉或態(tài)度不認(rèn)真引起的失誤 操作。（八）加油站助理按公司規(guī)章行事，及時日結(jié)對賬，按崗位分離 的要求進行資金、卡片的核對和交接，及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)發(fā)卡、違規(guī)充值 或誤充值、發(fā)卡等操誤操作行為。第六條 公司會不定期進行稽查，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象、套現(xiàn)行為 等，對責(zé)任員工進行辭退處理， 并視情況