EXCEL常用技巧

1、EXCEL常用技巧01、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符 例如：在單位的人事資料， 在 excel 中輸入后， 由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部 再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù) 13，如果一個一個改的話實在太麻煩 了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力：1） 假設證書號在 A列，在A列后點擊鼠標右鍵，插入一列，為B列；=13 & A22）在 B2 單元格寫入： =13 & A2 后回車；3） 看到結果為13xxxxxxxxxxxxx了嗎鼠標放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著鼠標左鍵往下拖動直到結束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。若是在原證書號

2、后面加13則在B2單元格中寫入：=A2 & “ 13”后回車。02、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數(shù)打開“工具”， 選“選項”， 再選“常規(guī)”， 在“最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸 入框中改變文件數(shù)目即可。 若不在菜單中顯示最近使用的文件名， 則將“最近使用的文件清 單”前的復選框去掉即可。03、在EXCEL中輸入如“1 -1”、“1 -2”之類的格式后它即變成 1月1 日, 1月2日等日期 形式，怎么辦這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就行了。04、在EXCE沖如

3、何使它象 WOR一樣的自動定時保存文件 點擊“工具”菜單“自動保存”項， 設置自動保存文件夾的間隔時間。 如果在“工具”菜單 下沒有“自動保存”菜單項，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏 . ”選上“自動保存”， “確定”。然后進行設置即可。05、用Excel做多頁的表格時，怎樣像 Word的表格那樣做一個標題，即每頁的第一行（或 幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成在EXCEL的文件菜單-頁面設置-工作表-打印標題；可進行頂端或左端標題設置，通過按下折疊對話框按鈕后， 用鼠標劃定范圍即可。 這樣 Excel 就會自動在各頁上加上你劃定的部 分作為表頭。06、在 Excel 中如何設置加權平均加權

4、平均在財務核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到， 并不是一項很復雜的計算， 關鍵是要理解加權 平均值其實就是總量值 （如金額） 除以總數(shù)量得出的單位平均值， 而不是簡單的將各個單位 值（如單價）平均后得到的那個單位值。 在 Excel 中可設置公式解決（其實就是一個除法算 式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數(shù)量之和，它的結果就是這些量值的加權平 均值。07、如果在一個 Excel 文件中含有多個工作表， 如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和 頁腳如何才能一次打印多個工作表 把鼠標移到工作表的名稱處（若你沒有特別設置的話，Excel 自動設置的名稱是“ sheet1 、sheet2 、 sheet

5、3 ”），然后點右鍵， 在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。08、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進行調整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開， 如在“總分”與“排名”之間空開一列， 為了不影響顯示美 觀，可將這一空的列字段設為隱藏， 這樣在調整表格（數(shù)據(jù)清單） 的內容時就不會影響序號 了。09、用 Excel2000 做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭

6、（如編號、姓名、崗位工資） ，想輸出成工資條的形式。怎么做這個問題應該這樣解決： 先復制一張工資表， 然后在頁面設置中選中工作表選項， 設置打印 工作表行標題， 選好工資條的條頭， 然后在每一個人之間插入行分頁符， 再把頁長設置成工 資條的高度即可。 使用自定義方式重裝了一遍中文 office ，Excel 的打印紙選項中只有 A4 一種，怎么辦 隨便安裝一個打印機驅動程序就可以了。10、在 Excel 中小數(shù)點無法輸入，按小數(shù)點， 顯示的卻是逗號，無論怎樣設置選項都無濟于 事，該怎么辦 這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在 Windows 的控制面板中，

7、點擊“區(qū)域設置”圖標， 在彈出的“區(qū)域設置屬性”對話面板上在“區(qū)域設 置”里選擇“中文 （中國） ”，在“區(qū)域設置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點 改為“. ”（未改前是“，”） ，按“確定”按鈕結束。這樣再打開 Excel 就一切都正常了。11、如何快速選取特定區(qū)域使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2: A1000,最簡便的方法是按 F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內輸入需選取的區(qū)域A2： A1000。12、如何快速返回選中區(qū)域 按 Ctr+BacksPae （即退格鍵） 。13、如何快速定位到單元格方法一：按 F5 鍵，出現(xiàn)“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單

8、元格地址，單市“確 定”按鈕即可。方法二：單擊編輯欄左側單元格地址框，輸入單元格地址即可。1 4、“ Ctrl *”的特殊功用一般來說， 當處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時， 通過選定表格中某個單元格， 然后按 下 Ctrl * 鍵可選定整個表格。 Ctfl * 選定的區(qū)域是這樣決定的:根據(jù)選定單元格向四 周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格 有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或填入與其他單元格不同的顏色， 以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內輸入數(shù)據(jù)。 以下方法可以幫助快速選取所有包含公 式的單元格：選擇“編輯” “定位”，

9、單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中 選擇“公式”項，按“確定”按鈕即可。16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內容 選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl Ener 鍵，即可實現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次 性輸入相同的值。17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦 如果你知道所要使用函數(shù)的名字， 但又記不清它的所有參數(shù)格式， 那么可以用鍵盤快捷鍵把 參數(shù)粘貼到編輯欄內。具體方法是： 在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名， 然后按 Ctr A 鍵， Excel 則自動進 入“函數(shù)指南步驟 2 之 2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時，上述方法顯得特別有用。18、

10、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置 按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內容的次序。 具體方法是： 選定單元格，按下 Shift 鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指 針箭頭（空心箭頭） ，然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處 會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標志， 左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦酥荆?釋放鼠標按鈕完成操 作后，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。19、如何讓屏幕上的工作空間變大全屏顯首先選定首先選定可以將不用的工具欄隱藏， 也可以極大化 Excel 窗口， 或者在“視圖”菜單中選擇 示”命令。20、如何使用快顯菜單快顯菜單中包括了一些操作

11、中最常用的命令， 利用它們可以大大提高操作效率。 個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。21、如何使用快顯菜單快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令， 利用它們可以大大提高操作效率。 個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。22、如何防止 Excel 自動打開太多文件當 Excel 啟動時，它會自動打開 Xlstart 目錄下的所有文件。 當該目錄下的文件過多時， Excel 加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。 解決方法是將不該位于 Xlstart 目錄下的文件移 走。另外，還要防止 EXcel 打開替補啟動目錄下的文件： 選擇“工

12、具” “選項” “普通”， 將“替補啟動目錄”一欄中的所有內容刪除。23、如何去掉網(wǎng)格線1）除去編輯窗口中的表格線 單擊“工具”菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效； 2）除去打印時的未定義表格線 有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格 線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦” VCD 中編輯的 Excel 表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊 “文件”、 “頁面設置”、“工作表”菜單， 點擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框， 取消選擇 “網(wǎng)格線”就行了。24、如何快速格式

13、化報表選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，在格式確定”按鈕即可。 要注意的是，格式列表框下面6 個“應用格式種類”選項，為了制作出美觀的報表， 需要對報表進行格式化。 有快捷方法，即自動套用 Excel 預設的表 格樣式。方法是： 列表框中選取一款你滿意的格式樣式， 按若某項前面的“ x”可使用“格式刷”按鈕。 此時鼠標變成了刷子形狀，選擇含有所需源格式然后單擊要格式化有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等 不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時就不會用該項。25、如何快速地復制單元格的格式 要將某一格式化操作復制到另一部分數(shù)據(jù)上， 的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕， 的單元格即

14、可將格式拷貝過去。我們可以使用繪圖工按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字， 但文字周圍有邊框， 要想取消它，可選中文字 調出快顯菜單，選擇“對象格式” “圖案”，選擇“無邊框”項即可。27、26、如何為表格添加斜線 一般我們習慣表格上有斜線， 而工作表本身并沒有提供該功能。 其實， 具來實現(xiàn)： 單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型將其移至要添加斜線的 開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。另外，使用“文字 框” 框， 如何快速地將數(shù)字作為文本輸入在輸入數(shù)字前加一個單引號“”，可以強制地將數(shù)字作為文本輸入。28、如何定義自己的函數(shù)用戶在 Excel 中可以自定義

15、函數(shù)。切換至 Visual Basic 模塊，或插入一頁新的模塊表(Module)，在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認后完成編 寫工作， Excel 將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內，你就可以與使用Exed 內部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：Function Zm(a)If a 60 Then im =不及格”Else Zm= “及格”End IfEnd Function 29、如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內的工作表公式中調用自定義函數(shù) 可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法 ( 也就是在調用函數(shù)時加上該 函數(shù)所在的

16、工作簿名)。假設上例中的自定義函數(shù) Zm所在工作薄為，現(xiàn)要在另一不同工作簿 中的工作表公式中調用 Zm函數(shù)，應首先確保被打開，然后使用下述鏈接的方法：=！ ZM(b2) 30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、 日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列， 千萬別逐條輸入，為何不讓 Excel 自動填充呢在第一個單元格內輸入起始數(shù)據(jù)， 在下一個單元格內輸入第二個 數(shù)據(jù)， 選定這兩個單元格， 將光標指向單元格右下方的填充柄， 沿著要填充的方向拖動填充 柄，拖過的單元格中會自動按 Excel 內部規(guī)定的序列進行填充。 如果能將自己經(jīng)常要用到的 某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)（如辦公室人員名單） ，定義成

17、序列，以備日后自動填充， 豈不一勞永逸！ 選擇“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽，在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項 2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二）單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄以格你上例中， 介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。 其實， 使用鼠標 右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。 在某單元格內輸入數(shù)據(jù)， 按住鼠標右鍵沿著要填充序 列的方向拖動填充柄，將會出現(xiàn)包含下列各項的菜單：復制單元格、以序列方式填充、 式填充、以值填充；以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列此

18、時，可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。是否需要按“自定義序 按“確定”按32、如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備后用，照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項不需要。 有快捷方法： 選定包含序列項的單元格區(qū)域， 選擇“工具” “選項” 列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框， 鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。應如何處理使其沒有重復項， 以便33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重復項， 使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列 選定單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)” “篩選” “高級篩選”，選定“不選重復的記錄”選項， 按“確定”按

19、鈕即可。34、如何對工作簿進行安全保護 如果你不想別人打開或修改你的工作簿， 那么想法加個密碼吧。 打開工作薄， 選擇“文件” 菜單中的“另存為”命令，選取“選項”，根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或 “修改文件 D 令”，按“確定”退出。然后工作簿 （表）被保護之后， 還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進行保護，起到雙重 保護的功能，此時你可以這樣做：首先， 選定需保護的單元格區(qū)域，選取“格式”菜單中的 “單元格”命令，選取“保護”，從對話框中選取“鎖定”， 單由“確定”按鈕退出。選取“工具”菜單中的“保護”命令， 選取“保護工作表”， 根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。 注意：不要忘記

20、你設置有“口令”。35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來對那些加了保護的單元格， 還可以設置顏色和底紋， 以便讓用戶一目了然， 從顏色上看出那 些單元格加了保護不能修改， 從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。 但卻帶來了問題， 即在黑 白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文 件” “頁面設置” “工作表”， 在“打印”欄內選擇“單元格單色打印”選項。 之后， 打 印出來的表格就面目如初了。36、工作表保護的口令忘記了怎么辦選擇“編，即如果你想使用一個保護了的工作表， 但口令又忘記了，有辦法嗎有。選定工作表， 輯” “復制”、“粘貼”，將其拷貝到一個新的工

21、作薄中(注意：一定要是新工作簿) 可超越工作表保護。當然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。37、“ $”的功用$”來凍結Excel 一般使用相對地址來引用單元格的位置， 當把一個含有單元格地址的公式拷貝到一個 新的位置， 公式中的單元格地址會隨著改變。 你可以在列號或行號前添加符號 單元格地址，使之在拷貝時保持固定不變。38、如何用漢字名稱代替單元格地址 如果你不想使用單元格地址，可以將其定義成一個名字。另一種是選定義名字的方法有兩種： 一種是選定單元格區(qū)域后在“名字框”直接輸入名字， 定想要命名的單元格區(qū)域， 再選擇“插入” “名字” “定義”， 在“當前工作簿中名字” 對話框內鍵人

22、名字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和閱讀，比如公式“ =SUM(實發(fā)工資)”顯然比用單元格地址簡單直觀，而且不易出錯。39、如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址在SUM函數(shù)中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很麻煩，尤其是當區(qū)域為許多不連續(xù)單元格區(qū)名SUM域組成時。這時可按住 Ctrl 鍵，進行不連續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇“插入”“字”“定義”，將此區(qū)域命名，如Grou p1，然后在公式中使用這個區(qū)域名，如“=( Group1 )”。40、如何定義局部名字在默認情況下， 工作薄中的所有名字都是全局的。 其實， 可以定義局部名字，使之只對某個 工作表有效，方法是將名字命

23、名為“工作表名！名字”的形式即可。例如，在某個 定 義”，在“當前 按“確定”按鈕。41、如何命名常數(shù)有時， 為常數(shù)指定一個名字可以節(jié)省在整個工作簿中修改替換此常數(shù)的時間。 工作表中經(jīng)常需用利率來計算利息，可以選擇“插入” “名字” 工作薄的名字”框內輸入“利率”，在“引用位置”框中輸入“=,42、工作表名稱中能含有空格嗎當你在其他工作表能。例如，你可以將某工作表命名為“ Zhu Me ng。有一點結注意的是，中調用該工作表中的數(shù)據(jù)時，不能使用類似“=Zhu Meng A2的公式，否則 Excel將提示錯誤信息“找不到文件Me ng。解決的方法是，將調用公式改為“=Zhu Mg! A2 ”就行

24、了。當然，輸入公式時，你最好養(yǎng)成這樣的習慣，即在輸入“=”號以后，用鼠標單由ZhuMen g工作表，再輸入余下的內容。43、給工作表命名應注意的問題有時為了直觀， 往往要給工作表重命名( Excel 默認的荼表名是 sheet1 、sheet2 )，在重命名時應注意最好不要用已存在的函數(shù)名來作荼表名，否則在下述情況下將產(chǎn)征收豈義。 我們知道，在工作薄中復制工作表的方法是，按住 Ctrl 健并沿著標簽行拖動選中的工作表 到達新的位置，復制成的工作表以“源工作表的名字 +(2)”形式命名。例如，源表為 ZM， 則其“克隆”表為 ZM( 2)。在公式中 Excel 會把 ZM( 2)作為函數(shù)來處理，

25、從而出錯。因而應給 ZM（ 2）工作表重起個名字。44、如何拆分或取消拆分窗口 當我們給一個工作表輸入數(shù)據(jù)時， 在向下滾動過程中， 尤其是當標題行消失后， 有時會記錯 各列標題的相對位置。這時可以將窗口拆分為幾部分，然后將標題部分保留在屏幕上不動， 只滾動數(shù)據(jù)部分。其方法是在主菜單上單擊“窗口” “拆分窗口”。取消拆分窗口時除了 使用“窗口” “撒消拆分窗口”命令外，有捷徑：將鼠標指針置于水平拆分或垂直拆分線 或雙拆分錢交點上，雙擊鼠標即可取消已拆分的窗口。45、如何給工作簿擴容6。選取“工具” “選項”命令，選擇“常規(guī)”項，在“新工作薄內的工作表數(shù)”對話欄用上下箭頭改變打開新工作表數(shù)。一個工

26、作薄最多可以有 255 張工作表，系統(tǒng)默認值為46、如何減少重復勞動我們在實際應用 Excel 時，經(jīng)常遇到有些操作重復應用（如定義上下標等） 。為了減少重復 勞動， 我們可以把一些常用到的操作定義成宏。 其方法是： 選取“工具”菜單中的“宏”命 令，執(zhí)行“記錄新宏”，記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。47、如何快速地批量修改數(shù)據(jù)假如有一份 Excel 工作簿， 里面有所有職工工資表。 現(xiàn)在想將所有職工的補貼增加 50（元）， 當然你可以用公式進行計算， 但除此之外還有更簡單的批量修改的方法， 即使用“選擇性粘 貼”功能： 首先在某個空白單元格中輸入50，選定此單元格，選擇

27、“編輯”“復制”。在“選選取想修改的單元格區(qū)域，例如從E2到E150。然后選擇“編輯”“選擇性粘貼”，50。擇性粘貼”對話框“運算”欄中選中“加”運算， 按“確定”健即可。 最后， 要刪除開始時 在某個空白單元格中輸入的48、如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)假如有一份 Excel 工作薄，其中有大量的產(chǎn)品單價、數(shù)量和金額。如果想將所有數(shù)量為0的行刪除，首先選定區(qū)域（包括標題行） ，然后選擇“數(shù)據(jù)” “篩選” “自動篩選”。在“數(shù)量”列下拉列表中選擇“ 0”，那么將列出所有數(shù)量為0 的行。此時在所有行都被選中的情況下， 選擇“編輯” “刪除行”， 然后按“確定”即可刪除所有數(shù)量為 0的行。 最后， 取消自動篩選。49、如何快速刪除工作表中的空行以下幾種方法可以快速刪除空行： 方法一：如果行的順序無關緊要，則可以根據(jù)某一列排序，然后可以方便地刪掉空行。方法二：如果行的順序不可改變，你可以先選擇“插入”“列”，插入新的一列入在 A列中順序填入整數(shù)。然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部， 刪去所有空行。最后以 A列重新排序，再刪去 A列，恢復工作表各行原來的順序。方法三： 使用上例“如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)”的方法， 只不過在所有列的下拉列表中都選