重慶德莊火鍋餐飲連鎖管理運(yùn)營(yíng)員工培訓(xùn)開(kāi)店資料行政部管理手冊(cè)P100

1、 重慶德莊飲食連鎖有限公司行政管理手冊(cè)重慶德莊飲食連鎖有限公司目錄管理手冊(cè)1.部門工作總則1.1質(zhì)量目標(biāo)2.組織機(jī)構(gòu)3.工作內(nèi)容3.1行政部工作職責(zé)3.2部門崗位職責(zé)3.2.1行政部主任3.2.2行政部文員3.2.3檔案管理員3.2.4宣傳文員3.2.5信息管理員3.2.6環(huán)境管理及車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)職責(zé)3.2.7駕駛員3.2.8保安3.2.9后勤食堂主管3.2.10清潔工3.2.11炊事員3.2.12白案廚師3.2.13煮飯工崗位職責(zé)3.2.14雜工崗位職責(zé)3.2.15接待中心經(jīng)理職責(zé)3.2.16解說(shuō)員職責(zé)3.3工作流程3.3.1接聽(tīng)電話程序3.3.2在外參加有關(guān)會(huì)議3.3.3蓋公章3.3.4開(kāi)介紹信

2、3.3.5收文與傳閱3.3.6外發(fā)文3.3.7會(huì)議通知3.3.8會(huì)議紀(jì)要3.3.9內(nèi)部發(fā)文3.3.10來(lái)訪接待3.3.10.1日常工作接待3.3.10.2上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接待3.3.11商標(biāo)注冊(cè)3.3.12外觀設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)3.3.13對(duì)外行政事務(wù)報(bào)表的辦理3.4管理制度會(huì)議管理制度接待管理規(guī)定公文處理規(guī)定集團(tuán)辦公用品管理辦法非經(jīng)常費(fèi)用審批表電腦管理制度非經(jīng)常費(fèi)用審批表網(wǎng)站管理制度電話費(fèi)管理制度檔案管理制度集團(tuán)6S管理制度宣傳及信息管理辦法車輛管理制度水、電、氣能源管理制度保安管理制度員工食堂管理辦法職工宿舍澡堂環(huán)衛(wèi)管理辦法行政部管理手冊(cè)文件號(hào)：DZ/QG修訂狀態(tài)： 版/第 次修訂批 準(zhǔn)審 定編 制1.

3、部門工作總則1.1質(zhì)量目標(biāo)內(nèi)部文件控制（發(fā)文、收文、受控）出錯(cuò)率在1以內(nèi)；外部文件控制（發(fā)文、收文、受控）出錯(cuò)率在3以內(nèi)；文件的歸檔、保管、借閱的錯(cuò)誤率在1%。總經(jīng)理2.組織機(jī)構(gòu) 行政總監(jiān)主任后勤中心網(wǎng)絡(luò)中心行政中心3.工作內(nèi)容3.1行政部工作職責(zé)3.1.1負(fù)責(zé)集團(tuán)行政管理體系與制度建設(shè)，主要包括：3.1.1.1負(fù)責(zé)集團(tuán)公司文件的管理及控制；3.1.1.2負(fù)責(zé)集團(tuán)公司管理制度的擬訂、審核、發(fā)布、貫徹、實(shí)施、監(jiān)督；3.1.1.3負(fù)責(zé)各類行政辦公會(huì)議通知、會(huì)務(wù)、記錄、紀(jì)要等；3.1.1.4負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行行政監(jiān)察； 3.1.1.5管理集團(tuán)公司文件檔案，并對(duì)其安全、保

4、密性負(fù)責(zé)；3.1.1.6負(fù)責(zé)集團(tuán)各種證件、證照的統(tǒng)籌管理和年審，專利申請(qǐng)、商標(biāo)注冊(cè)等相關(guān)職能部門申報(bào)工作；3.1.1.7負(fù)責(zé)集團(tuán)重大活動(dòng)和重要節(jié)日活動(dòng)的組織安排；3.1.1.8負(fù)責(zé)來(lái)電來(lái)函的處理并進(jìn)行有效的管理； 3.1.1.9負(fù)責(zé)集團(tuán)接待工作接洽、安排等；3.1.1.10負(fù)責(zé)辦公用品的計(jì)劃、申購(gòu)、發(fā)放、管理、控制；3.1.1.11負(fù)責(zé)集團(tuán)公司辦公行為及禮儀的規(guī)范管理。3.1.2負(fù)責(zé)維護(hù)企業(yè)形象、創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，主要包括：3.1.2.1負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的各項(xiàng)榮譽(yù)申報(bào)、宣傳、管理等工作；3.1.2.2組織實(shí)施集團(tuán)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外宣傳并對(duì)各類宣傳資料及時(shí)歸檔管理；3.1.2.3負(fù)責(zé)集團(tuán)網(wǎng)站的建設(shè)、開(kāi)

5、發(fā)、管理和維護(hù)；3.1.2.4負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立、維護(hù)、管理；3.1.2.5制訂計(jì)算機(jī)管理的各種操作規(guī)程和培訓(xùn)、考核。3.1.3后勤服務(wù)3.1.3.1負(fù)責(zé)園區(qū)伙食供應(yīng)和管理及水、電、氣、閉路等費(fèi)用繳納工作；3.1.3.2負(fù)責(zé)園區(qū)內(nèi)物管工作，包括：綠化、魚(yú)池、員工宿舍、員工澡堂；3.1.3.3負(fù)責(zé)辦公樓、宿舍樓及園區(qū)內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生清潔與維護(hù)工作；3.1.3.4負(fù)責(zé)園區(qū)內(nèi)辦公樓、宿舍樓及園區(qū)公共區(qū)域的消防安全工作；3.1.3.5負(fù)責(zé)公務(wù)車輛的調(diào)度和管理工作。3.2部門崗位職責(zé)3.2.1行政部主任直接上級(jí)：行政總監(jiān)直接下級(jí)：行政文員、后勤主管、接待中心經(jīng)理、車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)、環(huán)境管理、宣傳主管、網(wǎng)站管理員

6、、網(wǎng)絡(luò)管理員崗位職責(zé)：1.全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司行政工作，組織召開(kāi)部門例會(huì)，制定并組織實(shí)施本部門工作計(jì)劃；2.組織編制集團(tuán)公司及部門的有關(guān)管理制度，制定并督促實(shí)施部門工作程序；3.組織起草計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等各種文件，并做好簽發(fā)前的審核工作；4.組織安排集團(tuán)公司行政辦公會(huì)議；5.審核、簽署部門各種費(fèi)用清單；6.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種證件（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、特種行業(yè)許可證、衛(wèi)生合格證等）的辦理及年審工作，并督促、指導(dǎo)和檢查各直營(yíng)店、農(nóng)產(chǎn)品公司證件的辦理和年審工作）；7.負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系的接待和信訪接待，來(lái)信來(lái)函的審核處理；8.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司重大活動(dòng)和重要節(jié)日活動(dòng)的組織、協(xié)調(diào)安排。9.協(xié)助車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)辦理

7、每月車輛油耗的統(tǒng)計(jì)等工作。負(fù)責(zé)相關(guān)上級(jí)職能部門報(bào)表填報(bào)；負(fù)責(zé)集團(tuán)公司商標(biāo)、專利申報(bào)等事宜；3.2.2行政部文員直接上級(jí)：行政部主任直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)各類文件（紅頭文件、管理性文件、周知性文件、會(huì)議紀(jì)要等）的起草、打印、初審、登記、歸檔等工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門、分公司周工作簡(jiǎn)報(bào)的收集、整理、傳閱工作；3.負(fù)責(zé)電信黃頁(yè)的制作及報(bào)刊雜志訂閱工作；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)飛機(jī)票的訂購(gòu)工作；5.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司員工名片制作及集團(tuán)員工通訊錄、集團(tuán)V網(wǎng)的辦理工作；6.負(fù)責(zé)辦公用品（含禮品）申購(gòu)、發(fā)放、統(tǒng)計(jì)、盤(pán)存等工作；7.負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)、外部文件的收發(fā)、傳閱、催辦、回復(fù)；8.負(fù)責(zé)辦公室接待及會(huì)議通知、準(zhǔn)備

8、、服務(wù)工作；9.各種信件、雜志的分發(fā)、傳遞工作； 10.其他行政事務(wù)工作。3.2.3檔案管理員直接上級(jí)：行政部主任直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及分公司的印章管理；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司圖書(shū)室的管理工作；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)本部辦公車輛鑰匙管理工作；5.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門費(fèi)用報(bào)銷單的呈遞工作；6.集團(tuán)報(bào)刊、雜志剪報(bào)及其重要信息的及時(shí)傳閱工作。7.其他行政事務(wù)工作。3.2.4宣傳文員直接上級(jí)：行政部主任直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種宣傳文稿的撰寫(xiě)，各種媒體宣傳的銜接、實(shí)施；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)網(wǎng)站信息的整理、審核和傳遞工作；

9、3.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種大型活動(dòng)的攝影、攝像及采訪聯(lián)絡(luò)工作；4.負(fù)責(zé)德莊報(bào)的組稿、采稿、印刷及發(fā)行工作；5.對(duì)需求計(jì)劃中的各種宣傳品進(jìn)行文字審核并負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)公司銜接、聯(lián)系制作事宜。3.2.5信息管理員直接上級(jí)：行政部主任直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司網(wǎng)站開(kāi)發(fā)、維護(hù)、管理及信息的及時(shí)發(fā)布工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司局域網(wǎng)的維護(hù)及管理，保障其正常運(yùn)行；3.制訂計(jì)算機(jī)使用的各種操作規(guī)程，適時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司傳真機(jī)、電話、電腦等辦公設(shè)備的管理工作（含維修、建檔等工作）；5.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司電話費(fèi)繳納工作；6.負(fù)責(zé)員工飯卡管理的相關(guān)工作；7.制定公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用及發(fā)展計(jì)劃；8.協(xié)助集團(tuán)各部、分公

10、司兼職復(fù)印員做好復(fù)印工作； 9.協(xié)助部分行政接待工作。3.2.6環(huán)境管理及車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)職責(zé)直接上級(jí)：行政部主任直接下級(jí)：駕駛員、清潔工崗位職責(zé)：1.全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的保衛(wèi)管理（外包）工作；2.每周負(fù)責(zé)召開(kāi)保衛(wèi)工作例會(huì)，布置工作，落實(shí)責(zé)任；3.根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保安人員的工作進(jìn)行檢查、考核、評(píng)價(jià)、激勵(lì)；4.抓好對(duì)保安及消防員的安全知識(shí)教育和培訓(xùn)工作，適時(shí)組織消防演練；5.集團(tuán)車輛管理制度組織實(shí)施及檢查督導(dǎo):a）負(fù)責(zé)每日辦公、經(jīng)營(yíng)用車的調(diào)派、安排及車輛資料的歸檔管理；b）負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)車輛每月里程數(shù)、油卡余額統(tǒng)計(jì)及出車記錄表的匯總及預(yù)存油的辦理；c）負(fù)責(zé)車輛報(bào)修項(xiàng)目的審核，大修項(xiàng)目的審核、詢價(jià)、報(bào)批，維修

11、費(fèi)用的結(jié)算、報(bào)銷工作；d）負(fù)責(zé)除車船使用稅以外的各項(xiàng)規(guī)費(fèi)繳納及車輛年檢、春運(yùn)證等手續(xù)的辦理工作；e）辦理車險(xiǎn)事故的保險(xiǎn)索賠事宜。3.2.7駕駛員直接上級(jí)：車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.服從派車安排，準(zhǔn)時(shí)出車，保障集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)部門正常用車；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)本部員工上下班的接送工作；3.負(fù)責(zé)所管轄的車輛的日常維護(hù)檢查，車輛的清潔、保養(yǎng)工作；4.自覺(jué)遵守交通法規(guī)及公司車輛管理規(guī)定，保證行駕車輛的安全。3.2.8保安直接上級(jí)：保安隊(duì)長(zhǎng)直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.來(lái)人來(lái)訪登記、接待、通報(bào)；2.外出人員物品檢查；3.負(fù)責(zé)園區(qū)夜間巡邏、安全檢查，并做好記錄；4.參加消防培訓(xùn)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)；5.負(fù)責(zé)工作犬

12、的喂養(yǎng)、訓(xùn)練、清潔等工作；6.負(fù)責(zé)園區(qū)來(lái)函、雜志、信件的受理、登記、分發(fā)工作；7.參與公司活動(dòng)的場(chǎng)景及場(chǎng)地布置及其他行政事務(wù)工作。3.2.9后勤食堂主管直接上級(jí)：行政部經(jīng)理直接下級(jí)：炊事員、清潔工。崗位職責(zé)：1.全面負(fù)責(zé)后勤和食堂的管理工作，包括：室內(nèi)外環(huán)衛(wèi)、園林綠化、宿舍、開(kāi)水房、澡堂的管理；2.參加行政部部門例會(huì)，并負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)員工例會(huì)的主持召開(kāi)工作；3.對(duì)所轄范圍的建筑物設(shè)施、設(shè)備的損壞情況及時(shí)處理或報(bào)相關(guān)部門處理；4.負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)員工的工作安排、考勤管理工作；5.負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)的清潔衛(wèi)生的抽查工作；6.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司水、電、氣、收視費(fèi)等的費(fèi)用的繳納、管理工作；7.負(fù)責(zé)每天的開(kāi)水供應(yīng)和

13、每周二、五澡堂的開(kāi)放工作；8.負(fù)責(zé)食堂管理規(guī)定的組織實(shí)施工作，包括：a）負(fù)責(zé)實(shí)施食堂衛(wèi)生和食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保用餐安全；b）按照集團(tuán)公司的標(biāo)準(zhǔn)提前制定中晚餐的菜譜； c）負(fù)責(zé)庫(kù)房的管理工作，包括食堂所需材料的申購(gòu)、領(lǐng)用、管理、月底物資盤(pán)存； d）了解員工對(duì)菜品的意見(jiàn)或建議，不斷改善菜品質(zhì)量；e）做好食堂成本核算工作；f）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為員工營(yíng)造良好的用餐環(huán)境。3.2.10清潔工直接上級(jí)：后勤食堂主管直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)指定區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，工作質(zhì)量按環(huán)衛(wèi)清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；2.定時(shí)巡視室內(nèi)外園區(qū)衛(wèi)生狀況，隨時(shí)做好保潔工作；3.隨時(shí)作好會(huì)議室的清理及保潔工作；4.服從上級(jí)對(duì)臨時(shí)性、突發(fā)性

14、工作的安排和指令。備注：清潔區(qū)域包括：辦公樓（含會(huì)議室、高層領(lǐng)導(dǎo)辦公室）、公共區(qū)域、宿舍樓。3.2.11炊事員直接上級(jí)：后勤食堂主管直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.根據(jù)當(dāng)天就餐人流量和菜單，負(fù)責(zé)當(dāng)天所用菜品的切配和烹調(diào)工作；2.認(rèn)真執(zhí)行菜品切配和烹調(diào)操作規(guī)程，保證菜肴的色、香、味、形俱全；3.刻苦鉆研業(yè)務(wù)、努力提高烹調(diào)和切配技術(shù)，提高就餐員工的滿意度；4.遵守食堂衛(wèi)生管理規(guī)定和食品衛(wèi)生法，切實(shí)做好菜品、餐具及個(gè)人衛(wèi)生；5.負(fù)責(zé)所轄工作場(chǎng)地及所有器具的清潔。3.2.12白案廚師直接上級(jí)：后勤食堂主管直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.根據(jù)點(diǎn)心品種和就餐情況，定時(shí)定量提前做好準(zhǔn)備所需原料和輔料；2.根據(jù)當(dāng)天就餐人

15、的數(shù)量、特點(diǎn)、要求制作和供應(yīng)點(diǎn)心；3.搞好原料的領(lǐng)取、儲(chǔ)藏和使用；4.做好工作臺(tái)、場(chǎng)所、個(gè)人和食品的衛(wèi)生，每次操作完畢，清潔工作場(chǎng)地；5.協(xié)助做好做好廚房、餐廳及餐具的清潔等工作。3.2.13煮飯工崗位職責(zé)直接上級(jí)：后勤食堂主管直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.根據(jù)當(dāng)天就餐人流量，合理計(jì)劃米的用量，做好米飯的供應(yīng)工作；2.負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作；3.協(xié)助做好菜品的粗加工及餐具的清洗等工作。3.2.14雜工崗位職責(zé)直接上級(jí)：后勤食堂主管直接下級(jí)：無(wú)崗位職責(zé)：1.根據(jù)當(dāng)天就餐人流量和菜單，做好菜品的粗加工處理工作；2.協(xié)助墩子師做好菜品的切配等工作；3.負(fù)責(zé)就餐時(shí)間的菜品的配送工作；4.負(fù)責(zé)餐具的清

16、洗工作；5.負(fù)責(zé)指定區(qū)域的清潔衛(wèi)生。3.2.15接待中心經(jīng)理職責(zé)直接上級(jí)：行政部主任直接下級(jí)：解說(shuō)員、清潔工1.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)部、外部接待工作；2.負(fù)責(zé)和各大旅行社的接洽工作；3.負(fù)責(zé)旅游中心員工的考核、管理等工作；4.負(fù)責(zé)展廳設(shè)備的檢查、維護(hù)工作；5.負(fù)責(zé)旅游中心的銷售工作；6.負(fù)責(zé)展廳清潔巡視等管理工作；7.制定費(fèi)用的操作規(guī)程，并進(jìn)行監(jiān)督；8.制定集團(tuán)公司接待流程、禮品等級(jí)，并負(fù)責(zé)發(fā)放；9.負(fù)責(zé)大型會(huì)議的場(chǎng)地布置。3.2.16解說(shuō)員職責(zé)直接上級(jí)：接待中心經(jīng)理直接下級(jí)：無(wú)1.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司所有來(lái)訪參觀人員的解說(shuō)，工作質(zhì)量按照接待中心管理制度執(zhí)行；2.負(fù)責(zé)宣傳企業(yè)文化，展示企業(yè)良好形象； 3.負(fù)

17、責(zé)對(duì)應(yīng)模塊解說(shuō)詞及相應(yīng)接待資料的更新與完善； 4.負(fù)責(zé)維護(hù)展廳設(shè)施設(shè)備，處理展廳內(nèi)電子設(shè)備的一般故障；5.負(fù)責(zé)維護(hù)參觀人員的秩序及人身安全；6.負(fù)責(zé)對(duì)展廳超市產(chǎn)品的宣傳及推銷，協(xié)助收銀員維護(hù)超市秩序；7.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)接待中心接待人數(shù)及禮品發(fā)放數(shù)量；8.參加消防安全培訓(xùn)及各種禮儀禮節(jié)培訓(xùn)。3. 3工作流程3.3.1接聽(tīng)電話程序程序標(biāo) 準(zhǔn)1.接聽(tīng)1）電話鈴響3聲之內(nèi)拿起電話；2）禮貌并親切地報(bào)明自己的身份，如：您好，行政部；3）仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的陳述同時(shí)，發(fā)出“好的”、“是的”表明你在傾聽(tīng)；吐字清晰、音調(diào)平緩，聲音不能過(guò)大和太過(guò)尖細(xì)；4）必要時(shí)重復(fù)部份主要細(xì)節(jié)，以獲對(duì)方確認(rèn)；5）切忌接聽(tīng)時(shí)吃東西或喝水等不

18、禮貌行為。2.應(yīng)答1）迅速、準(zhǔn)確、禮貌地回答對(duì)方的問(wèn)題；2）認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方電話事由，對(duì)電話留言、時(shí)間、數(shù)字及部分主要細(xì)節(jié)要復(fù)述一遍，以獲對(duì)方確認(rèn)。3.掛斷待對(duì)方先掛電話，自己才能掛。4.記錄必要時(shí)將接聽(tīng)電話的時(shí)間、電話內(nèi)容、對(duì)方姓氏、聯(lián)系電話等作好記錄，以便傳達(dá)。5.處理接聽(tīng)電話者應(yīng)對(duì)電話內(nèi)容記錄的完整性、傳達(dá)的準(zhǔn)確性及及時(shí)性負(fù)責(zé)。3.3.2在外參加有關(guān)會(huì)議程 序標(biāo) 準(zhǔn)1.準(zhǔn)備1）接受領(lǐng)導(dǎo)指示；2）了解會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議者的要求；3）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和會(huì)議要求，做好準(zhǔn)備。2.出席1）按要求準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議；2）準(zhǔn)確、全面地做好會(huì)議記錄；3）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，不能在重大問(wèn)題上代表集團(tuán)公司表態(tài)。3.

19、匯報(bào)1）回公司后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)約定匯報(bào)時(shí)間及方式；2）重點(diǎn)匯報(bào)需集團(tuán)公司落實(shí)的工作項(xiàng)目及要求；3）在匯報(bào)時(shí)，對(duì)會(huì)議布置的工作不得私自取舍。3.3.3蓋公章程序標(biāo) 準(zhǔn)1.審批1）使用部門或個(gè)人以工作聯(lián)絡(luò)單等形式提出申請(qǐng)；2）審批：a）董事會(huì)文件由集團(tuán)董事長(zhǎng)審批；b）集團(tuán)公司紅頭文件、人事任免、銀行貸款文件、擔(dān)保文書(shū)、固定資產(chǎn)租賃、變更文書(shū)、重大合同、外報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表、公司章程授權(quán)委托書(shū)須按程序辦理并經(jīng)集團(tuán)總裁審核批準(zhǔn)后方能用??；c）所有合同須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)人員、集團(tuán)副總經(jīng)理審核確認(rèn)后方能用?。籨）對(duì)外報(bào)送、申報(bào)的其他資料（不涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）及除以上情況外的日常工作、固定格式的證明須經(jīng)使

20、用部門的負(fù)責(zé)人及部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后用印。2.登記1）經(jīng)辦人按照以上程序?qū)徟甑接≌鹿芾韱T處進(jìn)行登記，填寫(xiě)印章使用登記簿；2）登記時(shí)要注明經(jīng)辦人、文件內(nèi)容、事由、用印批準(zhǔn)人等信息。3.蓋章1）以上手續(xù)完畢后，方可加蓋公章；2）按程序經(jīng)審批同意后的各種集團(tuán)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文，可直接加蓋相應(yīng)印章。4.要求一律不得在空白合同或紙張上用印。3.3.4開(kāi)介紹信程序標(biāo) 準(zhǔn)1.提出申請(qǐng)1）使用部門或個(gè)人以工作聯(lián)絡(luò)單等形式提出申請(qǐng)，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)；2）按申請(qǐng)批示內(nèi)容，清楚、準(zhǔn)確地開(kāi)具介紹信。2.登記1）經(jīng)辦人按照以上程序?qū)徟甑接≌鹿芾硖庍M(jìn)行登記，填寫(xiě)印章使用登記簿；2）登記時(shí)要注明經(jīng)辦人、文件內(nèi)容、

21、事由、用印批準(zhǔn)人等信息。3.蓋章以上手續(xù)完畢后，方可加蓋公章。4.要求原則上不得開(kāi)具空白介紹信，如確有特殊情況，須經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可開(kāi)具，且在介紹信上寫(xiě)明日期。3.3.5收文與傳閱程序標(biāo) 準(zhǔn)1.登記1）行政部文員接到文件后，在收文登記薄上進(jìn)行登記，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容；2）填寫(xiě)文件處理單，每份文件一張，并附在文件封面。2.傳閱1）文件登記后放入文件傳閱夾，交行政部負(fù)責(zé)人簽批意見(jiàn)；2）行政部文員根據(jù)行政部負(fù)責(zé)人的擬辦意見(jiàn)將文件報(bào)相關(guān)部門或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱、審批，并作好傳閱記錄；3）遇有保密文件時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)人親手將文件報(bào)相關(guān)部門或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。3.處理按照相關(guān)部門的意見(jiàn)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的批示辦

22、理4.存檔1）各經(jīng)辦部門辦理完畢后三天內(nèi)在文件處理單上注明處理結(jié)果及日期；交回行政部并辦理登記手續(xù)；2）行政部文員按月整理后交檔案員歸檔。3.3.6外發(fā)文程序標(biāo) 準(zhǔn)1.審批受集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)委托或遵照上級(jí)有關(guān)部門批示以集團(tuán)公司名義寫(xiě)的報(bào)告、請(qǐng)示、簡(jiǎn)報(bào)等，辦理部門填寫(xiě)發(fā)文呈批單后，連同原稿一起交集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。 2.打印1）辦理部門將已定稿的文件電子版及已批示的發(fā)文批件等資料交行政部；2）行政部按標(biāo)準(zhǔn)格式成文（見(jiàn)公文處理辦法）、打印后交文件承辦部門；3）文件承辦部門校對(duì)后，并報(bào)集團(tuán)總裁簽發(fā)。備注：上報(bào)文件份數(shù)根據(jù)需要確定。3.發(fā)文1）由印章管理員在打印好并經(jīng)過(guò)程序?qū)徟奈募霞由w相應(yīng)的公章；2

23、）由文件承辦部門將文件報(bào)送相關(guān)部門。4.存檔文件原稿、批件及一份正式文件由行政部文員存放，月末交集團(tuán)公司檔案管理員統(tǒng)一保管。 3.3.7會(huì)議通知程序標(biāo) 準(zhǔn)1.擬稿1）分工：a）由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)通知；b）需多個(gè)部門（公司）協(xié)調(diào)的會(huì)議由會(huì)議主持人指定專人負(fù)責(zé)通知；2）由會(huì)議主持單位通知行政部或相關(guān)人員會(huì)議相關(guān)事宜；3）根據(jù)會(huì)議主持單位意見(jiàn)必要時(shí)在接到指令半個(gè)小時(shí)內(nèi)按稿樣擬完草稿。2.審批擬定稿件報(bào)會(huì)議主持單位審核、簽字認(rèn)可（必要時(shí)）。3.通知1）電話通知參會(huì)相關(guān)人員；2）通知部門或分公司參會(huì)應(yīng)通知到其負(fù)責(zé)人；3）每通知一人便作好相應(yīng)記錄；4）如確實(shí)聯(lián)系不上或因故不能參會(huì)的，應(yīng)特別注

24、明。4.匯報(bào)通知完畢后，將所作會(huì)議通知記錄報(bào)會(huì)議主持單位認(rèn)可。3.3.8會(huì)議紀(jì)要程序標(biāo) 準(zhǔn)1.記錄1）分工：a）總裁主持的會(huì)議由總裁助理作會(huì)議記錄；b）集團(tuán)公司召開(kāi)的其他會(huì)議由行政部派人作會(huì)議記錄；c）部門（公司）協(xié)調(diào)的會(huì)議由會(huì)議主持人指定專人作會(huì)議記錄。2）記錄要求：a）筆記流暢，易于理解，同時(shí)不失真；b）及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)發(fā)言人解釋清楚；c）向參會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤；d）詳細(xì)記錄工作的分派情況及完成日期；e）使用列點(diǎn)或下劃線強(qiáng)調(diào)會(huì)議的重點(diǎn)。2.起草1）由負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的工作人員整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要；2）集團(tuán)大型會(huì)議，如年終總結(jié)、半年總結(jié)等，發(fā)言者應(yīng)提供發(fā)言稿；3）時(shí)間要

25、求：一般會(huì)議當(dāng)天形成初稿。3.審批1)初稿呈報(bào)會(huì)議主持人及分管領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)；2)如無(wú)特別要求，應(yīng)在會(huì)議后的第二天上午呈報(bào)或下發(fā)；3）有特別時(shí)間要求除外。4.發(fā)送送與會(huì)部門及會(huì)議內(nèi)容涉及的部門周知。3.3.9內(nèi)部發(fā)文程序標(biāo) 準(zhǔn)1.分類1）董事會(huì)文件；2）集團(tuán)公司紅頭文件：a）集團(tuán)公司的重要、重大事項(xiàng)或重要措施；b）集團(tuán)范圍的嘉獎(jiǎng)及批評(píng)（通報(bào)）；c）集團(tuán)公司重要管理制度的頒布（發(fā)文通知）；d）人事任免及組織機(jī)構(gòu)調(diào)整。3）一般性文件：a）需周知的一般事項(xiàng)；b）短期的工作安排。4）會(huì)議紀(jì)要。2.擬稿接受集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的指令或根據(jù)相關(guān)事務(wù)的辦理需要起草初稿。3.會(huì)簽根據(jù)文件內(nèi)容，涉及其職權(quán)（工作）范圍的相關(guān)部

26、門及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱會(huì)簽。4.成稿1）根據(jù)傳閱過(guò)程中的會(huì)簽意見(jiàn)對(duì)初稿進(jìn)行調(diào)整；2）按標(biāo)準(zhǔn)格式成文（見(jiàn)公文處理辦法）； 3）按年度編流水號(hào)。5.審批1）董事會(huì)文件由董事長(zhǎng)簽發(fā)；2）集團(tuán)公司紅頭文件的審批程序：a）填寫(xiě)發(fā)文呈批單，并由擬稿部門負(fù)責(zé)人簽字；b）報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽；c）報(bào)集團(tuán)總裁簽發(fā)。3）一般性文件由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4）會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議召集者簽發(fā)。6.用印程序參見(jiàn)蓋公章工作程序。7.發(fā)文由集團(tuán)行政部在二個(gè)工作日內(nèi)將文件分發(fā)到各部（公司），并在發(fā)文簽收表上簽字。8.辦文1）由集團(tuán)相關(guān)部門對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行貫徹實(shí)施；2）集團(tuán)人力資源部催辦、查辦相關(guān)事宜。9.存檔文件原稿、批件及一份正式文件由行政部

27、文員存放，月末交集團(tuán)公司檔案室統(tǒng)一保管。3.3.10來(lái)訪接待3.3.10.1日常工作接待程序標(biāo) 準(zhǔn)1.通報(bào)保安接受來(lái)訪登記后通報(bào)相關(guān)業(yè)務(wù)部門（其中來(lái)訪集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)的情況先與通報(bào)行政部）。2.接待行政部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員根據(jù)來(lái)賓人數(shù)安排入座，倒茶。3.會(huì)談根據(jù)來(lái)賓情況通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員與來(lái)賓會(huì)談。4.記錄根據(jù)會(huì)談內(nèi)容，摘要記錄。5.匯報(bào)根據(jù)會(huì)談的緊急及重要程度，適時(shí)匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.3.10.2上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接待程序標(biāo) 準(zhǔn)1.接待聯(lián)絡(luò)行政部負(fù)責(zé)接待前的接洽工作，如接待的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、姓名、隨同人數(shù)、考察目的、到達(dá)時(shí)間、接待規(guī)格等。2.接待準(zhǔn)備1）布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備茶水、飲料，安排好接待車輛；2）準(zhǔn)備條幅、

28、指示牌等；3）通知保安部時(shí)間，要求提前打開(kāi)大門，并站崗；4）通知農(nóng)產(chǎn)品公司應(yīng)盡量處于生產(chǎn)狀態(tài)，如否應(yīng)向行政部說(shuō)明情況；并協(xié)調(diào)農(nóng)產(chǎn)品公司綜合辦指定人員負(fù)責(zé)解說(shuō)工作；5）通知集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)是否親自前往迎接；6）如需要安排接待餐，由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提前預(yù)訂；7）如需準(zhǔn)備禮品，行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，提前做好準(zhǔn)備。3.接待服務(wù)1）生產(chǎn)區(qū)參觀時(shí)，接待員負(fù)責(zé)引導(dǎo)、解說(shuō)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)陪同；2）行政部負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)服務(wù)。3.3.11商標(biāo)注冊(cè)程序標(biāo) 準(zhǔn)1.接受查詢指令1）接受領(lǐng)導(dǎo)指示或根據(jù)相關(guān)部門/公司提交的申請(qǐng)；2）向申請(qǐng)人員詳細(xì)了解需查詢的待注冊(cè)商標(biāo)的內(nèi)容、字體、圖形、注冊(cè)類別等信息。2.查詢向合作的商標(biāo)代理機(jī)構(gòu)咨

29、詢待注冊(cè)商標(biāo)類別是否已被注冊(cè)或會(huì)否因其他原因被駁回；并詳細(xì)了解該商標(biāo)注冊(cè)存在的不利因素及存在的風(fēng)險(xiǎn)。3.匯報(bào)1）將咨詢結(jié)果匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門；2）如經(jīng)咨詢可以注冊(cè)且領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，則辦理注冊(cè)手續(xù)；3）如不能注冊(cè)則說(shuō)明原因后放棄。4.申報(bào)注冊(cè)1）方式：采用委托商標(biāo)代理機(jī)構(gòu)注冊(cè)的方式進(jìn)行；2）準(zhǔn)備注冊(cè)所需的相關(guān)資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、注冊(cè)商標(biāo)圖樣、填寫(xiě)商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)；3）商標(biāo)代理機(jī)構(gòu)按我方注冊(cè)申請(qǐng)的要求進(jìn)行申報(bào)，并將向國(guó)家商標(biāo)局申報(bào)該商標(biāo)注冊(cè)的原件以傳真形式傳我方進(jìn)行確認(rèn)；4）到財(cái)務(wù)辦理商標(biāo)注冊(cè)費(fèi)及代理費(fèi)的電匯。5.追蹤商標(biāo)注冊(cè)情況1）在申報(bào)商標(biāo)注冊(cè)一月后，取得商標(biāo)受理通知書(shū)；2）根據(jù)商標(biāo)申請(qǐng)類別，在取得受理

30、通知書(shū)1年半后，咨詢商標(biāo)的核準(zhǔn)、公告情況。3.3.12外觀設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)程序標(biāo) 準(zhǔn)1.接受指令由相關(guān)部門/分公司提出申請(qǐng)，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交本部門辦理。2.資料準(zhǔn)備包括：外觀設(shè)計(jì)專利請(qǐng)求書(shū)、圖片或者照片、外觀設(shè)計(jì)簡(jiǎn)要說(shuō)明，各一式兩份。3.申請(qǐng)辦理1）向國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局重慶專利代辦處提交專利申請(qǐng)資料，如符合受理?xiàng)l件的申請(qǐng)，給予申請(qǐng)?zhí)?，取得受理通知?shū)；2）按規(guī)定繳納費(fèi)用；必要時(shí)根據(jù)企業(yè)的要求，提出費(fèi)用減緩申請(qǐng)。4.辦理結(jié)果1）外觀設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)經(jīng)初步審查，未發(fā)現(xiàn)駁回理由的，專利局將發(fā)出授權(quán)通知書(shū)和辦理登記手續(xù)通知書(shū)；2）在接到授權(quán)通知書(shū)和辦理登記手續(xù)通知書(shū)以后，在2個(gè)月之內(nèi)按照通知的要求辦理

31、登記手續(xù)并繳納規(guī)定的費(fèi)用；3）辦理完畢，專利局授予專利權(quán)，并頒發(fā)專利證書(shū)。5.續(xù)繳年費(fèi)按規(guī)定每年續(xù)繳專利年費(fèi)。3.3.13對(duì)外行政事務(wù)報(bào)表的辦理程序標(biāo) 準(zhǔn)1.接受指令1）各政府職能部門以信函、傳真形式發(fā)來(lái)的文件；2）領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)參加的會(huì)議精神所提出的指示。2.落實(shí)責(zé)任部門并填報(bào)1）涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，交財(cái)務(wù)審計(jì)部填報(bào)；2）及連鎖方面的信息由連鎖公司填報(bào)；3）涉及產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)、環(huán)境監(jiān)測(cè)等方面，交農(nóng)產(chǎn)品公司綜合辦填報(bào)；4）涉及人事內(nèi)容，交人力資源部填報(bào)；5）文字材料及行政方面由行政部提供。3.報(bào)表審核1）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)財(cái)務(wù)審計(jì)負(fù)責(zé)人及其集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2）連鎖方面的信息由連鎖公司負(fù)責(zé)人審核；3）技術(shù)相關(guān)

32、內(nèi)容由農(nóng)產(chǎn)品公司負(fù)責(zé)人審核；4）人事相關(guān)內(nèi)容由人力資源部負(fù)責(zé)人審核；5）報(bào)表報(bào)送前必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理審核簽字同意，并蓋章后方可報(bào)送。3.4管理制度（1）辦公行為規(guī)范（2）會(huì)議管理制度（3）接待管理規(guī)定（4）公文處理規(guī)定（5）辦公用品管理辦法（6）電腦管理制度（7）網(wǎng)站管理制度（8）電話費(fèi)管理制度（9）檔案管理制度（10）6S管理制度（11）宣傳工作管理辦法（12）車輛管理制度（13）公司水、電、氣能源管理制度（14）保安管理規(guī)定（15）員工食堂管理辦法（16）員工宿舍澡堂環(huán)衛(wèi)管理辦法重慶德莊實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司管 理 制 度文件號(hào)DZ/QG-01-02會(huì) 議 管 理 制 度第1次修改擬制行政部審

33、核批準(zhǔn)1.目的：為確保集團(tuán)公司各類會(huì)議按時(shí)、規(guī)范、高效地進(jìn)行，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，保障會(huì)議質(zhì)量。2.范圍：適用于集團(tuán)公司各類會(huì)議3.職責(zé)：行政部負(fù)責(zé)制定并實(shí)施，集團(tuán)公司各部門、各分公司遵照?qǐng)?zhí)行。4.工作程序4.1會(huì)議組織4.1.1集團(tuán)公司級(jí)會(huì)議：由集團(tuán)總經(jīng)理召集或集團(tuán)總經(jīng)理委托其他集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)召集、集團(tuán)全體員工參加或集團(tuán)公司各部門、各分公司負(fù)責(zé)人以上人員參加的會(huì)議，由行政部負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織；4.1.2分公司級(jí)會(huì)議：由分公司總經(jīng)理召集、分公司全體員工或所屬部門參加的會(huì)議，由所屬公司負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織；4.1.3工作協(xié)調(diào)會(huì)：由相關(guān)部門或分公司協(xié)商工作而召開(kāi)的會(huì)議，由分管領(lǐng)導(dǎo)召集或相關(guān)部門（公司）召集，由會(huì)議召集單位負(fù)

34、責(zé)會(huì)務(wù)組織；4.1.4外事會(huì)議：各級(jí)政府職能部門前來(lái)檢查工作，友好單位前來(lái)考察或洽談業(yè)務(wù)而召開(kāi)的會(huì)議，其會(huì)務(wù)組織分為：集團(tuán)公司外事會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)，或由行政部協(xié)助對(duì)口部門或分公司負(fù)責(zé)；分公司外事會(huì)議由所屬公司負(fù)責(zé)。4.2例會(huì)安排4.2.1集團(tuán)總經(jīng)理辦公例會(huì)：由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)召集，集團(tuán)總經(jīng)理主持會(huì)議，每月召開(kāi)一次，時(shí)間為每月最后一周周五下午2點(diǎn)，參會(huì)人員為集團(tuán)公司/各分公司總（副總）經(jīng)理及總經(jīng)理助理以上管理人員，會(huì)議內(nèi)容為匯報(bào)上月工作完成情況，提交下月工作計(jì)劃，商議相關(guān)工作事宜、工作安排等；4.2.2集團(tuán)公司各部門/分公司辦公例會(huì)：由集團(tuán)公司各部門/分公司自行組織、安排，每周召開(kāi)一次，由部門

35、/分公司負(fù)責(zé)人主持，參加人員為部門/分公司內(nèi)部管理人員，會(huì)議內(nèi)容是傳達(dá)上級(jí)指令，落實(shí)檢查上周工作，布置本周工作任務(wù)等，作好會(huì)議記錄以備查看。4.3變更情況4.3.1會(huì)議如遇節(jié)假日或重大事務(wù)相沖突，則順延或另行通知；4.3.2會(huì)議如需變更（如增加、延期、合并、擴(kuò)大出席對(duì)象等），由會(huì)議主持者確定后發(fā)出變更通知。4.4會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議組織單位應(yīng)根據(jù)會(huì)議主持人的安排作好以下準(zhǔn)備工作：4.4.1 為避免會(huì)期沖突，分公司或部門如需要邀請(qǐng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議或使用集團(tuán)辦公樓會(huì)議室，應(yīng)提前以會(huì)議備案表的形式報(bào)行政部備查，會(huì)議室安排先后順序以報(bào)至行政部的會(huì)議備案表先后時(shí)間為準(zhǔn)；4.4.2擬定會(huì)議議程，落實(shí)主持人和會(huì)議記

36、錄人；4.4.3準(zhǔn)備及發(fā)放會(huì)議材料；4.4.4落實(shí)會(huì)場(chǎng)，安排座位；4.4.5備好茶水、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、簽到表等；4.4.6通知與會(huì)者。4.5會(huì)議座次安排4.5.1辦公例會(huì)按工作匯報(bào)順序擺放座次牌，與會(huì)人員須按座次牌就座；4.5.2其他類型會(huì)議確認(rèn)集團(tuán)最高管理者和嘉賓位置，其余可根據(jù)議程安排或行政級(jí)別安排就座。4.6會(huì)議紀(jì)律4.6.1會(huì)議參加人員，無(wú)特殊原因不能請(qǐng)假、遲到、早退。如確需請(qǐng)假應(yīng)提前征得會(huì)議召集者的同意；4.6.2與會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)，關(guān)閉通訊工具（或開(kāi)到振動(dòng)處），未征得會(huì)議召集者的同意，不得擅自離開(kāi)；4.6.3與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)前根據(jù)會(huì)議議題認(rèn)真作好準(zhǔn)備，會(huì)議決定的

37、事項(xiàng)應(yīng)按期完成；4.6.4因故缺席會(huì)議者，事后及時(shí)、主動(dòng)查閱和抄錄會(huì)議記錄，全面了解會(huì)議精神；4.6.5嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容；4.6.6會(huì)議記錄人員會(huì)后應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容和要求，定時(shí)追蹤會(huì)議相關(guān)決議，并將反饋信息及時(shí)上傳至集團(tuán)總經(jīng)理處；4.6.7會(huì)議紀(jì)要屬集團(tuán)內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。4.7集團(tuán)辦公樓三樓會(huì)議室的使用管理4.7.1行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公樓三樓會(huì)議室的使用管理；4.7.2集團(tuán)所有員工非接待客人和參加會(huì)議，不得隨意進(jìn)入接待室和會(huì)議室；4.7.3集團(tuán)各部門、分公司需使用會(huì)議室，應(yīng)以會(huì)議備案表的形式提前一天通

38、知行政部，并由行政部進(jìn)行統(tǒng)籌安排。會(huì)場(chǎng)的布置和所需物品的準(zhǔn)備由各部門完成，行政部配合；4.7.4任何人不得隨意移動(dòng)會(huì)議室桌椅等物品。如需外借，須在行政部辦理相關(guān)手續(xù)并及時(shí)歸還，若有損壞需照價(jià)賠償；4.7.5任何員工不得隨意使用或占有用于會(huì)議服務(wù)的物品；4.7.6愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，節(jié)約用電，人走須關(guān)燈，關(guān)空調(diào)；4.7.7會(huì)議結(jié)束后使用者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)，保持清潔，并到行政部辦理交接手續(xù)。5.激勵(lì)措施5.1 因故不能參加會(huì)議但未向會(huì)議召集者請(qǐng)假的，按曠工處理；5.2 遲到、早退者，每遲到或早退1分鐘，給予N元 /分鐘的負(fù)激勵(lì)，超過(guò)30分鐘視為曠工，其中N為參會(huì)人數(shù)；5.3會(huì)議紀(jì)律嚴(yán)格遵守，未按規(guī)

39、定執(zhí)行，違反4.6.2和4.6.6給予20元/次負(fù)激勵(lì)；會(huì)議期間在會(huì)場(chǎng)用通訊設(shè)備寫(xiě)信息，給予20元/次的負(fù)激勵(lì)；會(huì)場(chǎng)電話鈴響給予50元/次的負(fù)激勵(lì)；會(huì)場(chǎng)接聽(tīng)電話給予100元/次的負(fù)激勵(lì)；會(huì)場(chǎng)電話鈴響且接聽(tīng)給予150元/次的負(fù)激勵(lì)；5.4會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議召集部門、分公司應(yīng)做好相關(guān)會(huì)議準(zhǔn)備工作（4.4-4.5），同時(shí)參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得散漫對(duì)待、忽視會(huì)議精神，如由此導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法正常進(jìn)行的將給予通報(bào)批評(píng)處理；5.5會(huì)議室及相關(guān)會(huì)議設(shè)施管理由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)，各部門、分公司如未按照相關(guān)會(huì)議室使用管理規(guī)定違反上述4.7款，將給予會(huì)議召集部門、分公司或相關(guān)責(zé)任人50元/次的負(fù)激勵(lì)；5.6 各部門

40、或分公司例會(huì)會(huì)議記錄經(jīng)檢查缺失者,給予相關(guān)部門或分公司負(fù)責(zé)人50元/次的負(fù)激勵(lì)；5.7 集團(tuán)辦公例會(huì)會(huì)議記錄不完整者，給予重抄10遍會(huì)議記錄的處罰；5.8 私自泄露會(huì)議內(nèi)容，造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失者，經(jīng)查證核實(shí)后，視情節(jié)輕重,給予100元以上負(fù)激勵(lì)；5.9 以上條款監(jiān)督執(zhí)行由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人予以實(shí)施，負(fù)激勵(lì)依據(jù)由人力資源部存檔。6.相關(guān)記錄6.1會(huì)議簽到表6.2會(huì)議備案表 重慶德莊實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司會(huì)議簽到表DZ/ QJ0101會(huì)議主題： 會(huì)議日期： 姓 名與會(huì)時(shí)間職 務(wù)所屬部門備 注會(huì)議備案表會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人簽字會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)擬邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)及部門：行政部接收人簽字時(shí) 間重慶德莊實(shí)

41、業(yè)（集團(tuán)）有限公司管 理 制 度文件號(hào)DZ/QG-01-03接待管理規(guī)定第 0 次修改擬制行政部審核批準(zhǔn)1.目的：為規(guī)范集團(tuán)公司接待工作，嚴(yán)格控制招待費(fèi)支出，特制定本辦法。2.適用范圍：集團(tuán)各部、各分公司3.職責(zé)：行政部負(fù)責(zé)對(duì)到集團(tuán)本部來(lái)訪客人的接待工作；各部門各公司負(fù)責(zé)對(duì)口部門的接待工作；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)接待費(fèi)的申報(bào)；各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)接待費(fèi)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)的初審；集團(tuán)總裁、總經(jīng)理及各分公司總經(jīng)理簽署審批意見(jiàn)；財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)每月接待費(fèi)的使用情況進(jìn)行通報(bào)。4.接待原則4.1誠(chéng)懇熱情，講究禮儀；細(xì)致周到，按章辦事；儉省節(jié)約，避免浪費(fèi)；內(nèi)外有別，保守秘密。5.接待分類A：來(lái)司考察的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位同

42、行、重要業(yè)務(wù)往來(lái)人員等；B：區(qū)市級(jí)職能部門及業(yè)務(wù)往來(lái)人員（如工商、稅務(wù)、商委、旅游局、質(zhì)監(jiān)局、環(huán)保局、衛(wèi)生局、防疫等，連鎖公司加盟商、銷售部經(jīng)銷商）；C：供貨商、洽談業(yè)務(wù)、維修設(shè)備、應(yīng)聘人員等一般性人員。6.接待程序6.1 A類人員的接待程序6.1.1到集團(tuán)總部來(lái)訪的接待工作為集團(tuán)行政部歸口管理；到各分公司來(lái)訪的接待工作則由各公司綜合辦接待；6.1.2由集團(tuán)或公司領(lǐng)導(dǎo)陪同，接待部門負(fù)責(zé)布置會(huì)場(chǎng)并安排接待，準(zhǔn)備茶水、禮品、條幅等；6.1.3集團(tuán)或公司領(lǐng)導(dǎo)親自前往迎接；6.1.4如到集團(tuán)本部來(lái)訪，需到生產(chǎn)區(qū)參觀時(shí)，則由行政部協(xié)調(diào)農(nóng)產(chǎn)品公司綜合部落實(shí)接待員負(fù)責(zé)引導(dǎo)、解說(shuō)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)陪同。6.2.B-C

43、類人員來(lái)訪接待程序6.2.1 B-C類人員的歸口管理部門為對(duì)口部門（或公司）。對(duì)B類人員，如需要集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)作陪或接見(jiàn)，應(yīng)提前與集團(tuán)行政部銜接。7.招待費(fèi)用餐標(biāo)準(zhǔn)7.1各部門、分公司接待宴請(qǐng)客人時(shí)，應(yīng)根據(jù)宴請(qǐng)對(duì)象的不同，分為工作餐、直營(yíng)店自助用餐、宴會(huì)宴請(qǐng)三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)；7.1.1工作餐標(biāo)準(zhǔn)：指來(lái)訪人員到職工食堂按職工工作餐標(biāo)準(zhǔn)就餐。不安排陪同人員，不安排酒水，用于接待C類人員的接待；7.1.2直營(yíng)店自助餐標(biāo)準(zhǔn)：指接待到各直營(yíng)店用餐。配額人數(shù)在2-3位，原則上只由部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人及駕駛員陪同，按集團(tuán)公司自助餐標(biāo)準(zhǔn)用餐，此用餐標(biāo)準(zhǔn)不含煙，酒水只包括“德莊酒”及“啤酒”。用于接待區(qū)級(jí)B類職能部門人員；

44、7.1.3宴請(qǐng)用餐標(biāo)準(zhǔn)：指到各直營(yíng)店用餐。陪同人員由集團(tuán)總經(jīng)理以上職務(wù)人員指定，原則上需由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)及以上職務(wù)人員陪同，可酌情消費(fèi)煙酒，人均費(fèi)用可控制在50元以內(nèi)。用于接待A類人員市級(jí)B類職能部門人員或其他高端客戶。8.用餐審批程序8.1有經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的部門/分公司的接待用餐審批權(quán)限均為其部門/分公司的負(fù)責(zé)人審批，用餐程序按照以下程序進(jìn)行；8.2非經(jīng)營(yíng)單位用餐：8.2.1按工作餐標(biāo)準(zhǔn)接待程序?yàn)椋河山?jīng)辦人填寫(xiě)客人就餐申請(qǐng)單，報(bào)各部、分公司負(fù)責(zé)人審批同意，憑該申請(qǐng)單到食堂用餐；8.2.2按自助餐標(biāo)準(zhǔn)接待程序?yàn)椋河沙修k部門逐項(xiàng)填寫(xiě)客人就餐申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后到財(cái)務(wù)審計(jì)部換取客餐

45、結(jié)帳單（加蓋財(cái)務(wù)公章）到定點(diǎn)接待直營(yíng)店安排用餐；原則上必須“先審批、后招待”，如確因特殊原因，必須獲得集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)營(yíng)單位的第一負(fù)責(zé)人的電話批準(zhǔn)后，在次日內(nèi)補(bǔ)清審批手續(xù)；8.2.3宴請(qǐng)用餐標(biāo)準(zhǔn)接待程序：與自助餐標(biāo)準(zhǔn)相同，審批權(quán)限為集團(tuán)總裁。9.接待工作管理9.1各工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司有關(guān)工作程序、規(guī)定辦事；各種形式的用餐接待均要一事一報(bào)，按程序?qū)徍撕炁?，原則上當(dāng)日結(jié)算；9.2在接待交談中，注意不得泄露集團(tuán)公司秘密；9.3財(cái)務(wù)審計(jì)部每月末將各部、各公司的招待費(fèi)用進(jìn)行清理、定期公布，內(nèi)容包括用餐支出總額，接待來(lái)賓的批次和人數(shù)等，以接受員工的評(píng)議和監(jiān)督；9.4集團(tuán)人力資源部要定期或不定期地督查公

46、務(wù)接待費(fèi)支出是否規(guī)范。對(duì)督查中發(fā)現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用，一律由責(zé)任人承擔(dān)。對(duì)擅自在外地就餐以及未經(jīng)審批私自安排的宴請(qǐng)，由經(jīng)辦人承擔(dān)一切招待費(fèi)用。10.相關(guān)文件或表格10.1客人就餐申請(qǐng)單10.2客餐結(jié)帳單重慶德莊實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司管 理 制 度文件號(hào)DZ/QG-01-04公文處理規(guī)定第 0 次修改擬制行政部審核批準(zhǔn)1.目的：保證公文處理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，提高公文處理的效率及質(zhì)量。2.范圍：集團(tuán)公司公文處理，各分公司參照?qǐng)?zhí)行。3.職責(zé)：行政部是集團(tuán)公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件的制定及發(fā)送，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司外來(lái)文件的處理工作。4.工作程序4.1 要求4.1.1 公文處理必須做到規(guī)范

47、、及時(shí)、安全。集團(tuán)公司公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔；4.1.2 公文管理必須嚴(yán)格遵照保密的原則。4.2 公文的內(nèi)涵及格式4.2.1 本辦法所指的公文是指集團(tuán)公司及所屬部門、分支機(jī)構(gòu)在企業(yè)管理過(guò)程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，目的是：傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行上級(jí)和主管部門的指示，發(fā)布規(guī)章制度，實(shí)施行政管理措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)內(nèi)部和對(duì)外交往，集團(tuán)公司行使行政職能的重要手段和依據(jù)。4.3主要公文形式及其格式4.3.1集團(tuán)公司下行公文主要有三種形式：紅頭文件、一般事務(wù)性通知、會(huì)議紀(jì)要；4.3.1.1 紅頭文件分為“重慶德莊實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司董事會(huì)

48、文件”及“重慶德莊實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司文件”兩種版頭。前者用于集團(tuán)董事會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)發(fā)布的文件，后者用于以集團(tuán)公司名義發(fā)布的各項(xiàng)文件；4.3.1.2 一般事務(wù)性通知用于需周知、規(guī)范的一般事項(xiàng)及會(huì)議、活動(dòng)通知；4.3.1.3 會(huì)議紀(jì)要用于記錄、整理集團(tuán)公司各種會(huì)議形成的各種議決事項(xiàng)，并及時(shí)發(fā)放相關(guān)部門執(zhí)行或解決。4.3.2 一般事務(wù)性通知編流水號(hào)，由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)（單位）、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期、單位印章組成；4.3.3 會(huì)議紀(jì)要編流水號(hào)，由標(biāo)題、會(huì)議日期、正文、發(fā)文單位、成文日期、單位印章、主題詞、發(fā)放范圍、抄報(bào)領(lǐng)導(dǎo)、印制版記組成；4.3.4 紅頭文件格式(見(jiàn)附件)一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版

49、頭）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)（單位）、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期、單位印章、主題詞、抄送單位、印制版記等組成；4.3.5集團(tuán)公司文件文字排版按以下格式進(jìn)行；4.3.5.1集團(tuán)公司紅頭文件：標(biāo)題二號(hào)宋體加粗、正文四號(hào)宋體，單倍行距，頁(yè)邊距左右2.8cm、上下2.5cm；內(nèi)容層次為：“一、”、“（二）”、“1.”、“（1）”。4.3.5.2管理性文件：采用統(tǒng)一表頭，表頭內(nèi)除文件名稱為三號(hào)黑體外，其余用四號(hào)宋體、正文用四號(hào)宋體、24磅行距、左訂口頁(yè)邊距2.5cm，其余各邊為2cm。內(nèi)容層次為阿拉伯?dāng)?shù)字（層次較多可用A、B、C）；4.3.5.3此外其他文件一律按如下格式：標(biāo)題小二號(hào)宋體，

50、正文小四號(hào)宋體， 19磅固定值行間距、四邊頁(yè)邊距均為cm。4.4 行文規(guī)則4.4.1集團(tuán)內(nèi)各部門和分公司的行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越權(quán)行文；4.4.2 凡涉及其他平級(jí)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，未經(jīng)協(xié)商一致，一律不得各自向下發(fā)文；4.4.3 一般不得越級(jí)請(qǐng)示。如因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過(guò)的直接上級(jí)部門。請(qǐng)示公文只報(bào)送一個(gè)主管機(jī)關(guān)或部門，不得多頭請(qǐng)示，要做到一文一事。4.5 公文處理4.5.1 公文處理包括發(fā)文、收文辦理和立卷歸檔；4.5.2 發(fā)文包括從文件的草擬到文件辦理結(jié)束前的全過(guò)程，可分為制文、發(fā)文、辦文三個(gè)部分。收文辦理指從接收文件開(kāi)始到文件辦理結(jié)束的全過(guò)程，可

51、分為收文和辦文兩個(gè)部分。4.6 收文及辦文4.6.1 簽收及拆封：簽收或拆封均由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)；4.6.2 登記：對(duì)拆封或簽收后的文件按其接收時(shí)間順序編流水號(hào)，并在收文登記簿上登記；4.6.3 擬辦、分送：行政部初審后，填寫(xiě)文件處理單置于準(zhǔn)備報(bào)請(qǐng)批示的文件夾，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審閱；4.6.4 批辦：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門簽署辦理意見(jiàn)（簽署明確意見(jiàn)及姓名、日期）；4.6.5 交辦、承辦：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交相關(guān)部門辦理。相關(guān)部門根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示在限定時(shí)間內(nèi)辦理落實(shí)；4.6.6 催辦：提醒有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和督促相關(guān)部門加快辦文速度，提高辦事效率。特急公文應(yīng)按時(shí)限辦理，一般公文不得超過(guò)三天；4.6.7 辦復(fù)：將集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批辦公文結(jié)果，回復(fù)發(fā)文單位。4.7 制文4.7.1 擬稿：行政部或相關(guān)部門撰寫(xiě)、起草文稿；4.7.2 核稿：行政部對(duì)草擬稿內(nèi)容及格式進(jìn)行審核，編發(fā)統(tǒng)一文號(hào)，并附上發(fā)文呈批單，呈送領(lǐng)導(dǎo)批示。4.7.3 簽發(fā)4.7.3.1 董事會(huì)文件由集團(tuán)董事長(zhǎng)簽發(fā)；