2019辦公室管理形成性考核冊答案(20210408092447)

1、辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理作業(yè)11 將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容2文書制作復印資料。打印文稿及表格3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)岀信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7信息資料準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作替上司接洽外界人士、例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪

2、。9接待工作接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；13日常事務閱讀并分類信件通訊事務、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理，保管辦公室設備及用品15其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項-16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。2、公用易耗品主要包括哪些?辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5 ）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔 機、裝訂機（包扌

3、舌裝訂 線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9 ）小刀；（10 ）日歷等；（11 ）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確 地實施；配合上司預期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì) 的工作加以比

4、較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃一一實施一一檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系 形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫 助和啟不。4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。木題的例子請同學們見教材第 28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。（1）請示方法和報告方法；（2）.計劃方法和總結(jié)方法；（3）受意方法；（

5、4）傳達方法；（5）進言方法；（6）變通方法和擋駕方法；（7）.分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文 員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時 隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意： 善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖； 備好記錄本，記錄下指示要點； 注意傾聽，用心判斷指示的用意； 必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； 如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； 接

6、受指示后，要不失時機地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包 扌舌四個部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上 記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫， 結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫 出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重

7、要性。辦公室管理作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2 ）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異:（1） 打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2-4聲就接聽。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。二、怎樣做好為領(lǐng)導篩選電話的工作，主要做法有哪些詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可 直接拒絕。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導人的電話號碼木。如果領(lǐng)導不在，需

8、要傳話的話，記錄下來，以防忘記。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？如果沒有授權(quán)就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。如果授權(quán)可以拆看，就把重要的事情電話告知或請 示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。本題的詳細答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3 ）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有 重要事情的來訪時。辦公室管理作業(yè)3一、工作會議注意事項1、會議通知：會議通知的發(fā)

9、放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通 知）。會議通知的內(nèi)容應包括如下幾項：會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內(nèi)容。會議時間：具體開會時間，如2009年10月30日上午9：00;會議地點：具體開會地點，如公司木部七樓會議室（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點 擺放指示牌）會議內(nèi)容：具體工作會議的內(nèi)容。參會人員：具體參加會議的人員。署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）2、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準備好。3、會議會場布置：、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情

10、境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；、音 響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；、投影設備：會議前一天要調(diào)試好；、桌椅位置 的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導是很在乎的，一定要小心 哦），領(lǐng)導出席牌的排放位置。、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導到茶水到，工作后勤人員要具備基本的 禮儀常識。、簽到表：一般的會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。、會議紀要：一般會以結(jié)束后有會議 記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內(nèi)容，

11、留底存檔，作為歷史資料。、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。日程安排計劃表的種類大致有：工作計劃表，家務計劃表，旅游計劃表，大型活動計劃表，學習計劃表，就醫(yī)計劃 表等.三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備一作？請列出工作要點。(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日 期及時間、座位情況、旅館情況。旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應再額外準備一份。(2) 制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，

12、寫明城市名和國家名),日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。(3) 為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。(4) 決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣 就不會落下任何東西。旅行用品一覽表信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票筆記本地址目錄：電話、傳真等號碼日歷卡

13、世界各地時間表國際電話號碼表文件夾商業(yè)名片聲像材料手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡相關(guān)檔案旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹日程表、約會安排表、時間表和計劃表護照、簽證等鋼筆、鉛筆回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子圖章和卬泥盒急救藥盒（5）行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手 冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備 隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊

14、打開有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機可直 接去約會，而不必先去旅館放行李。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方而？幫助領(lǐng)導制訂總體規(guī)劃，參與目標管理；協(xié)助領(lǐng)導抓好中心工作，搞好調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)新問題，掌握新情況，總結(jié) 新經(jīng)驗提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候一一雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾 替上司辦理這

15、些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時一一遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的 事務。財物管理。包括：（1 ）薪金收入管理一一薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都 需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接 替上司辦理申報手續(xù)。2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用卬章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。五、1.根據(jù)參加宴會的人選地點，定檔

16、次2. 發(fā)請?zhí)?. 確定參加人員，訂餐4. 到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5. 到時間正式進行。辦公室管理作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4 ）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5 ）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話

17、題。如個人私生活等。（2 ）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4 ）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5 ）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。二、卬章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？卬章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5 ）騎邊章；（6 ）密封章；（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表

18、明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正木和存根連接處的騎縫線上。（3 ）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基木原則。收文處理的程序：簽收和拆封一一登記一一分送一一擬辦一一批辦一一承辦一一催辦一一注辦。分送的基木原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部 門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理;（2）屬于機關(guān)Fl常事務性的己有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍 分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3） 分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4 ）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后 副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。類型：（1）按問題特征立卷；（2