項目組合管理PPM

1、項目組合管理PPM最早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎獲得者、美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家harryMarkowitz,他于1952年在Journaloffinance雜志上發(fā)表文章現(xiàn)代組合理論，闡述如何進(jìn)行投資組合選擇，減少投資風(fēng)險。直到1998年，才由Joh nthorP在the in forMatio nParadox上發(fā)表文章指出：組合管理常被用來進(jìn)行風(fēng)險管理，也可以用來獲取投資的最大回報。這種管理思想在金融投資領(lǐng)域叫 做投資組合管理(PortfolioMan ageMent)。近幾年，隨著信息技術(shù)和項目管理技術(shù)的發(fā)展，這種 思想被引進(jìn)到了項目管理領(lǐng)域，叫做項目組合管理(ProjectPortf

2、olioManageMent,以下簡稱PPM)1 PPM提出的背景(1) 項目種類越來越多。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各行業(yè)紛紛引進(jìn)競爭機(jī)制，項目公司所承接的項目種類越來越多。如 果項目公司在同時進(jìn)行多個不同類型的項目，就會形成一個項目組合。所做的項目類型越多，管 理也就越復(fù)雜，因為隨著項目類型和數(shù)量的增多，項目所涉及的范圍也越來越寬廣，內(nèi)容也越來 越復(fù)雜,情況千變?nèi)f化。為了適應(yīng)這種多變的情況，管理這些日益復(fù)雜的項目，就需要有新的管理 思想、方法和能力。(2) 項目管理思想變革的需要從項目管理角度來看，目前我國的項目管理還一直停留在一種孤立的、隔離的傳統(tǒng)管理方式上，既無法保證項目之間的有機(jī)聯(lián)系，

3、更無法保證項目與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相連。 即使有些項目公司采 用了系統(tǒng)化的管理思想，其范圍也很有限，只是停留在單個項目的水平上，即以獨立的項目為基 礎(chǔ)的分散式項目管理，而不是將所有項目視為一個整體進(jìn)行管理，忽視了整個項目公司是一個系 統(tǒng)的戰(zhàn)略整體，它不利于公司在整體水平上優(yōu)化資源，不能有效地處理與現(xiàn)有業(yè)務(wù)直接有關(guān)的、 而且在公司水平上與未來發(fā)展密切相關(guān)的重要活動。同時,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展大大地改變了我們的工作方式，網(wǎng)絡(luò)平臺上的項目管理為更有效的信息溝通創(chuàng)造了條件。“多項目管理、 全壽命管理、工程管理信息化”給傳統(tǒng)的項目管理思想帶來了挑戰(zhàn) ，這就需要一種新的項目管理 思想來指導(dǎo)。(3) 項目公

4、司自身發(fā)展的需要?，F(xiàn)在的項目往往是以組群的形態(tài)出現(xiàn)，特別是政府投資的大型項目，如長江三峽工程、北京奧運(yùn) 場館建設(shè)工程等。面對這種項目的出現(xiàn)，簡單的項目管理已經(jīng)不適應(yīng)形勢的發(fā)展，這就需要把各 種類型項目進(jìn)行有機(jī)組合,促進(jìn)項目公司提高管理效率。合理地進(jìn)行項目組合 ,能夠使企業(yè)的技 術(shù)和財務(wù)資源得到有效的配置和利用，進(jìn)而提高企業(yè)的創(chuàng)新效率和市場競爭力。因此，企業(yè)必須 把更多的注意力放在項目組合管理上，特別是資源如何在項目之間合理分配，使企業(yè)獲得持久的 競爭優(yōu)勢。鑒于以上問題的存在 , 要求項目公司采用有效的項目組合管理的系統(tǒng)理論方法 , 在單一項目決策 和項目組合管理中 , 體現(xiàn)戰(zhàn)略的要求 ,合理分

5、配資源 , 以期獲得高效率的項目管理。2 PPM的概念PPM的概念目前沒有一個統(tǒng)一的認(rèn)識，下面給出幾個在國外有代表性的定義。這些定義之間雖然 存在著差別 , 但基本觀點是相似的。(1) 概念一 ：ProjectPortfolioManagementisaboutmor ethanrunningmultipleprojects .Eachportfoli oofprojectsneedstobeassessedintermsofitsb usinessvalueandadherencetostrategy . Thepor tfolioshouldbedesignedtoachieveadefi

6、nedbu sinessobjectiveorbenefit .這種觀點認(rèn)為：項目組合管理不是簡單 的管理多個項目 , 每一個項目組合都需要根據(jù)自身的商業(yè)價值和公司戰(zhàn)略來評價 , 并且要實現(xiàn)一 定的商業(yè)目標(biāo)或商業(yè)利益。2) 概念二 ：ProjectPortfolioManageMentorganizesase ProjectPortfolioManagementorganizesaseriesofprojectsintoasingleportfolioconsistingofreportsthatcaptureprojectobjectives,costs , timelines ,accom

7、plishmentsJresources, risksandothercriticalfactors.ExecutivescanthenregularlyreviewentireportfoliosJSpreadresourcesappropriatelyandadjustprojectstoproducethehighestdepartmentalreturns這種觀點認(rèn)為： 項目組合管理是把幾個項目組成一個特定的組合 , 這個組合要有獨立的項目目標(biāo)報告、成本報告、時間進(jìn)度表、完成情況報告、資源 情況、風(fēng)險和其他關(guān)鍵因素的情況報告。然后 , 項目經(jīng)理能從整體上把握該組合 , 從而恰當(dāng)?shù)嘏?置

8、資源和調(diào)整項目以達(dá)到部門利益最大化。(3) 概念三 ： ProjectPortfolioManagementistheartandscienceofapplyingasetofknowledge ,resourc e , skills , tools , andtechniquestoacollectiono fprojectsinordertomeetorexceedtheneedsandexpectationsofanorganization.這種觀點認(rèn)為：項目組合管理是既是科學(xué)也是藝術(shù) , 它把知識、資源、技巧、工具和方法運(yùn)用到項目組合中去 , 以達(dá)到或超 過組織的目標(biāo)。(4) 概念四

9、： ProjectPortfolioManagementistheproce ssforeffectivelyidentifying , assessing , sele cting , andmanagingthecollectionofprojects . 這 種觀點認(rèn)為 ： 項目組合管理是有效地確定、評價、選擇和管理項目集的過程。(5) 概念五 ： ProjectPortfolioManagementisadynamic de cisionprocesswherebyabusinessslistofa ctiveprojectsiscon stantlyupdatedandrevis e

10、d . 這種觀點認(rèn)為 ： 項目組合管理是一個動態(tài)決策過程 , 通過它選擇或修正對組織目標(biāo)的實現(xiàn) 起積極作用的項目。綜合分析以上觀點，結(jié)合我國工程項目管理的實際情況，PPM是管理多種 類型項目的一種方法或思想，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)對每個項目進(jìn)行評價、選擇，將有限資源進(jìn)行優(yōu) 化配置,通過項目的運(yùn)行，實現(xiàn)組織目標(biāo)。3 PPM的特點 (1)管理多種類型的項目項目公司為了整體的利益，把一組項目用不同的方法組合在一起，這些項目具有共同的戰(zhàn)略目標(biāo) 共同分享組合內(nèi)的資源。項目組合管理的最大特點就是管理多種類型的項目。項目進(jìn)行的先后 次序來講,項目管理可以分為“項目鏈”管理、“項目網(wǎng)”管理和“項目組合”管理?！绊椖?/p>

11、 鏈”管理是依據(jù)特定要素進(jìn)行的縱向管理，它是把一系列項目通過特定的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系起來的，如應(yīng) 用的技術(shù)，發(fā)生的地點等。“項目網(wǎng)”管理是橫向管理，它是把項目公司在一個時點上正在進(jìn)行 的所有項目通盤考慮?！绊椖拷M合”管理是一種綜合的管理形式，它是把不同類型的項目組合在 一起考慮,如正在進(jìn)行的項目和將要進(jìn)行的項目，內(nèi)部項目和外部項目，一次性項目和反復(fù)性項 目，市場開拓型項目和緊縮型項目等都有可能包含在一起。另外，有的管理人員還把項目組合看作是具有共同目標(biāo)的若干個 Program的集合。這些Program組合在一起共同形成組織的目標(biāo)。 管理整個項目的組合與管理這些 Pro gram有許多相同的特征，這個組合

12、不過是更大一點的項目 組合，如圖1所示。(2) PPM不僅僅是管理項目,關(guān)鍵是選擇項目。PPM是針對公司管理層管理所有項目的一種方法, 具體的單個Program的管理由項目經(jīng)理層負(fù)責(zé)。PPM的主要任務(wù)是選擇項目,在有限的資源范圍 內(nèi),使所選項目組合起來能更好的實現(xiàn)組織目標(biāo)。在單個項目的管理中，“怎樣做好這個項目”可能是問題的關(guān)鍵。而在項目組合管理中，“怎樣實現(xiàn)各個項目對目標(biāo)貢獻(xiàn)最大”是關(guān)鍵的問 題。在選擇項目時經(jīng)?？紤]如下問題： 該項目對整個項目組合目標(biāo)的實現(xiàn)是否有貢獻(xiàn) ？ 怎樣組合這些項目才能使得項目組合的總體效益最好？ 是否現(xiàn)有的每個項目對將要加進(jìn)來的項目都有負(fù)面影響？ 項目組合中的哪些項

13、目對其他項目有依賴性 ？ 假如各個項目被分派了以后，項目組合總目標(biāo)和總收益是否也被分派了 ？ 在選擇項目的過程中，項目組合管理注重對每個項目的評價，通常的評價步驟是 明確項目公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。 確定一個容易執(zhí)行的評價項目的流程。 建立項目的評價模型。 按照項目的模型對項目進(jìn)行評分(3) 組織結(jié)構(gòu)扁平化。項目組合管理層次上，管理人員所考慮的主要是些戰(zhàn)略問題或關(guān)鍵數(shù)據(jù)，選擇項目或做出決策時需要平等的交流和充分的溝通。項目組合中的各個項目是由各個協(xié)作團(tuán)隊 來管理,每一個項目的具體數(shù)據(jù)和細(xì)節(jié)問題由項目經(jīng)理層來處理。所以，實行項目組合管理的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該是扁平化的。(4) 項目管理信息化。項目組合管理是基于

14、充分信息基礎(chǔ)上的項目管理，管理過程離不開信息的支持,例如項目類型，某個項目和其他項目之間的聯(lián)系，項目組織的信息，有關(guān)項目環(huán)境的信息等。這些數(shù)據(jù)能用來將各個項目聯(lián)系起來，決定哪些項目將要開始，哪些項目優(yōu)先開始，哪些項目 將要停止。PPM據(jù)庫信息系統(tǒng)應(yīng)提供的功能至少應(yīng)該包括以下幾個方面： 項目評價程序和方法。 項目的進(jìn)度報告。 項目關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞。 資源供應(yīng)計劃。 成本跟蹤。4 PPM的目標(biāo)項目組合管理經(jīng)常要回答“我們應(yīng)該做什么”和“我們應(yīng)該放棄什么”，回答這些問題需要權(quán)衡一下戰(zhàn)略需要和戰(zhàn)術(shù)需要。管理人員應(yīng)該考慮組織有能力能做的項目(組織的能力)和組織需要做的項目(組織的目標(biāo))。因此，項目組合管理

15、也被看作為在組織有限資源的范圍內(nèi)實現(xiàn)組織目 標(biāo)的最高水平的管理。aw圖2項目管理的成熟度項目組合管理所追求的目標(biāo)是達(dá)到圖 2右上角的水平，在這個拐角上，項目管理組織是成熟的，管 理是積極的，項目被看作是實現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。這就是項目組合管理的一切：通過管理一個整體項目組合實現(xiàn)公司的目標(biāo)。因此, 項目組合管理常常經(jīng)過以下三個階段才能實現(xiàn)其目標(biāo) 把項目組合與公司戰(zhàn)略聯(lián)系起來。 做出最合適的項目平衡和組合。 實現(xiàn)該項目組合的利益最大化。5 PPM需要的基本要素 有效的項目組合管理需要四種基本要素 : 人員、執(zhí)行程序、信息系統(tǒng)和項目文檔。人員組成至少 要包括三個層次 :決策者或批準(zhǔn)者 , 評審委員會成

16、員和經(jīng)過培訓(xùn)的員工。有效的項目組合管理的 管理過程至少由以下環(huán)節(jié)組成 : 識別項目 ,界定組合范圍 ,評價項目 ,排列優(yōu)先次序 , 成本效益分 析,風(fēng)險分析 ,資源管理 ,信息溝通管理。對管理信息系統(tǒng)的要求是 : 具備全面的項目數(shù)據(jù)庫 , 歷史 數(shù)據(jù)庫, 項目評估系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。有效的項目組合管理需要較好的文檔管理 ,通常需要有 標(biāo)準(zhǔn)的完備的文檔 : 公司戰(zhàn)略計劃 , 項目信息編碼 , 各種標(biāo)準(zhǔn)的報表格式 , 項目規(guī)章或項目文化。6 PPM與其他管理方式的區(qū)別項目組合管理與其他項目管理方式存在較大的不同,主要體現(xiàn)在： 面向的對象不一樣:PPM面向的對象是公司高級管理層，其他項目管理方式面向

17、的對象一般是 項目經(jīng)理層。 管理的側(cè)重點不同：其他項目管理方式注重的是項目如何得到最好實施,PPM注重如何選擇較好的項目來實施。 扁平的組織結(jié)構(gòu) : 因為根據(jù)項目進(jìn)行了分權(quán) , 所以直接面對的管理人員較少 , 組織層次較少。 信息平臺的應(yīng)用 : 各個項目之間需要相互聯(lián)系 , 高層管理人員需要通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)處理關(guān) 鍵信息 , 另外還需要建立與委托人和供應(yīng)商之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。 學(xué)習(xí)型的組織 : 組合管理注重的是各項目之間的聯(lián)系 , 把每個項目都看成是一個系統(tǒng)的元素。 各項目之間相互影響 , 各項目的管理人員需要互相學(xué)習(xí)、總結(jié)和提高 , 達(dá)到項目組合利益最優(yōu)。7 PPM的優(yōu)缺點 項目組合管理是一種管理思想 , 不可能是任何情況下都是有效的 , 它本身存在很多優(yōu)點和缺點 , 根據(jù)國外的理論和實踐 , 下面給予簡單總結(jié)。(1) 項目組合管理的優(yōu)點 通過有效的項目優(yōu)化 , 提高了組織戰(zhàn)略目標(biāo)的可實現(xiàn)性 ; 通過對項目組合的監(jiān)管 , 提高了公司成效的可預(yù)見性 ; 在有限的資源范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源配置的最優(yōu)化, 使風(fēng)險達(dá)到了最小化 ; 由于放棄了不合適的項目 , 公司的最低收益有了保證。(2) 項目組合管理的缺點 由于選擇項目時沒有明確的標(biāo)準(zhǔn), 項目選擇常常被新技術(shù)、 組織聲望、政治目的或組織的一時幻想等因素所左右。 由于對資源需求的錯誤估計 , 導(dǎo)致資