企業(yè)會議管理制度.doc

1、會議管理制度目的為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。適用范圍適用于廣東粵運朗日股份有限公司高速分公司全體員工。內容第一條 總則為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本制度。公司會議制度本著精減、有效、節(jié)儉原則運行。第二條 會議類別1 、領導班子會議（ 1 ）由經理本人發(fā)起的內部高層會議。（ 2 ）參加人員為經理、各分管副經理或相關議題的負責人。（3 ）會議不定時召開，由經理本人或綜合辦發(fā)出通知，綜合辦負責收集和記錄會議議題。（ 4 ）會議紀要由綜合辦負責整理，各相關部門負責落實會議決議。2 、經理辦公會（ 1 ）經理辦公會是由經理本人或委

2、托人定期召開的工作例會。（ 2 ）參加人員為經理、各分管副經理及相關的科室負責人。（3 ）時間原則上定為每月 。（ 4 ）例會由綜合辦轉發(fā)通知，并做好會議的相關準備工作。（ 5 ）會議紀要由綜合辦負責整理，并于次日呈經理審閱后發(fā)放至各有關科室。3 、科室例會（ 1 ）科室例會是由各科室負責人定期召開的工作例會。（2 ）原則上定為每周一次。（ 3 ）例會時間由各科室根據(jù)科室工作特點合理安排，以不影響日常工作的正常進行為原則。4 、科室聯(lián)合會議（ 1 ）科室聯(lián)合會議是由經理或各分管經理發(fā)起召開的跨科室協(xié)調、協(xié)作專題會議。（ 2 ）會議由綜合辦轉發(fā)通知，并安排時間、地點。會議紀要由綜合辦負責整理，并

3、于次日呈經理審閱后 發(fā)放至各有關科室。5 、其他會議管理（ 1 ）綜合辦每月應將企業(yè)例會和各種臨時會議，統(tǒng)一編制會議計劃并印發(fā)給企業(yè)領導和各科室及有 關人員。（ 2 ）凡綜合辦已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排其他會議時，召集單位應提 前 天報請綜合辦調整會議計劃。（3 ）對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，綜合辦有權安排合并召開。第三條 會議程序1、會前準備 所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結提 綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好座位、紀念品、通知與會人等）。 對定期的常規(guī)會議，在會前應

4、明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，組織者應提供會議相關資料并上報申請，該資料包括：（ 1 ）會議名稱、會議主旨和目標；（ 2 ）會議時間、地點、議程、議項；（ 3 ）會議主持人、出席人員（名單）；（ 4 ）會議財務（支出收入）預算、現(xiàn)有籌備情況及進展；（ 5 ）（可能）存在的問題、解決方案及要求、籌劃備時間進度表。 該申請批準后方可執(zhí)行。2 、會議通知 根據(jù)會議擬訂會議通知，并提前張貼或發(fā)送。出席會議的重要或主要人員，應通過電話等方式確認是 否能如期出席，并作出相應安排。3 、會場準備 會議組織者及時準備會議場所、會議文件或資料。必要時要進行會場布置、設備調試。對重點發(fā)

5、言對 象須確保其發(fā)言。4 、會議記錄 會議進行中要做好記錄。記錄方式最好為速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。第四條 會議秩序和紀律1 、嚴格遵守開會時間，不得無故遲到或早退，特殊情況，需由會議主持人批準。2 、會議期間手機應調至靜音狀態(tài)，特別事情到會議室外接聽。3 、會議發(fā)言應簡明扼要，避免發(fā)表與會議無關的話題，會議主持者有權提示發(fā)言人，其他人員無權打斷 發(fā)言人講話。4 、凡是違反會議秩序者，會議主持人有權給予通報批評，由綜合管理部行專人監(jiān)督執(zhí)行。5 、會議應按規(guī)定時間準時召開，組織會議的科室會前應準備好會議議程及有關內容，并負責維護會議紀 律。6 、參會人員準時參加會議并簽到，

6、準備好與會議有關的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內容要 及時進行傳達。7 、會議涉及機密事件，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關規(guī)定處理。8 、會議形成的決議應由牽頭部門及時書面通知有關執(zhí)行部門，并負責監(jiān)督落實情況。第五條 會議記錄1 、會議記錄原則遵照 “誰組織，誰記錄 ”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時 指定會議記錄員。由經理發(fā)起、 主持的領導班子會議原則上由與會的綜合辦主任負責會議的記錄工作， 經理另有規(guī)定的， 依據(jù)經理指定的辦法實行。2 、會議記錄員應遵守的規(guī)定（ 1 ）做好會議的原始記錄及會議的考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。（ 2 ）對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決 ”字樣。（ 3 ）會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。第六條 會議室管理1 、管理和使用權限（1 ）會議室由綜合辦負責管理，各科室如因會議需要使用會議室，須事先向綜合辦申請，由綜合辦統(tǒng)籌安排。（ 2 ）會議室衛(wèi)生由綜合辦安排人員負責進行，在每次會議召開前后均要進行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。2