法律檔案管理工作規(guī)范

1、法律檔案管理工作規(guī)范1.目的為規(guī)范法律檔案管理工作，加強(qiáng)公司各部門檔案的收集、整理等工作，有效保護(hù)和利用公司的法律檔案，為公司發(fā)展提供信息支持，根據(jù)公司相關(guān)制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本操作規(guī)范。2.定義 “法律檔案”是指法律與知識產(chǎn)權(quán)部在進(jìn)行訴訟、仲裁、審核合同、參與國內(nèi)項目、工商事務(wù)管理等國內(nèi)法律事務(wù)；參與涉外項目談判、審核國際事務(wù)合同等國際法律事務(wù)；進(jìn)行專利、商標(biāo)等知識產(chǎn)權(quán)法律事務(wù)以及日常事務(wù)管理活動中形成的文字、圖像、聲像等各種形式的原始記錄。3.適用范圍3.1本操作規(guī)范適用于公司日常法律檔案管理工作。3.2法律檔案移交至公司檔案管理部門后的管理工作按公司相關(guān)制度執(zhí)行。4.法律檔案分類

2、根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動范圍和實(shí)際情況，現(xiàn)將公司法律檔案分為以下幾類：4.1案件檔案：公司法務(wù)人員在公司案件訴訟、仲裁、商標(biāo)異議、復(fù)審和評審及專利無效宣告請求過程中形成的各種原始記錄。4.2工商檔案：公司法務(wù)人員在公司工商投資活動中形成的各種原始記錄。4.3商標(biāo)檔案: 公司法務(wù)人員在辦理公司的商標(biāo)申請過程中形成的各種原始記錄。4.4專利檔案：公司法務(wù)人員在辦理公司的專利申請過程中形成的各種原始記錄。4.5合同檔案：公司法務(wù)人員在公司業(yè)務(wù)活動中形成的各種中文/英文合同。4.6項目檔案：公司法務(wù)人員在參與公司項目活動中形成的各種法律方面的原始記錄。4.7法律意見書：公司法務(wù)人員在工作中針對相關(guān)業(yè)務(wù)對外出具

3、的書面法律意見的原始記錄。4.8其他檔案：公司在日常事務(wù)活動中形成的各種原始記錄。5.職責(zé)和權(quán)限5.1法律與知識產(chǎn)權(quán)部按公司檔案管理制度設(shè)立一名部門檔案員，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：5.1.1貫徹執(zhí)行公司及公司的相關(guān)制度，建立健全公司的檔案工作規(guī)章度。5.1.2指導(dǎo)公司文件、資料的形成、積累、整理和歸檔工作。5.1.3統(tǒng)一管理公司法律資料，控制法律檔案的法律風(fēng)險。5.1.4為公司其它部門、全資子公司和其他機(jī)構(gòu)提供法律檔案的利用服務(wù)。5.1.5監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核各部門的檔案工作。5.1.6按照公司制度配合公司檔案管理部門的管理。5.2各部門分別指定一名部門檔案員，負(fù)責(zé)該部

4、門檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：5.2.1貫徹執(zhí)行公司及公司的相關(guān)制度，負(fù)責(zé)公司檔案的收集，整理和歸檔工作。5.2.2監(jiān)督和指導(dǎo)部門員工按要求完成各自的檔案的收集，整理和歸檔工作。5.2.3配合部門檔案管理員的檔案管理工作。5.3公司檔案員和部門檔案員相互協(xié)作，共同進(jìn)行公司法律檔案管理工作。6.法律檔案管理流程6.1法律檔案形成6.1.1根據(jù)公司檔案管理相關(guān)制度要求，法律檔案歸檔應(yīng)遵循“生成歸檔負(fù)責(zé)制”，即文件生成者為文件歸檔主要責(zé)任人。在一項業(yè)務(wù)活動中有多人參加的由分管領(lǐng)導(dǎo)指定一名文件生成者，負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)檔案的收集工作。6.1.2各部門員工在工作活動過程中形成的所有有保存價值的文件和

5、實(shí)物材料，在使用過程中或者使用完畢后，統(tǒng)一歸檔到各部門檔案員處。6.1.3檔案基本要求6.1.3.1原則上要求所歸檔的文件材料是原件。6.1.3.2材料無三筆現(xiàn)象，對已形成三筆現(xiàn)象的文件材料，需用黑色墨水筆描寫。6.1.3.3齊全完整即歸檔紙質(zhì)文件材料不缺張少頁，電子文件載體無破損。6.1.3.5明確標(biāo)示密級。6.1.3.6按順序整理好文件材料，并給出詳細(xì)清單。6.2法律檔案部門歸檔6.2.1 各部門員工在工作全部終結(jié)之日起將工作過程中的形成文件資料于1個月內(nèi)按要求歸檔至公司檔案員處。6.2.2各部門檔案員按照6.1.3條進(jìn)行審查、整理和保存。符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)明移交時間由移交人和部門

6、檔案員共同簽字確認(rèn)。按照公司相關(guān)制度要求進(jìn)行歸檔，收集、整理、立卷，編制每份檔案清單，并根據(jù)公司具體情況，編制部門檔案清單。6.2.3各部門檔案員在接收到文件資料之日起15日內(nèi)將檔案移交至公司檔案員處。6.2.4部門檔案員按照6.1.3條規(guī)定進(jìn)行審查、整理和保存，符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)明移交時間由部門檔案員和公司檔案員共同簽字確認(rèn)。6.2.6專利檔案可按季度，根據(jù)其實(shí)際情況按申請部門提交材料分類歸檔。6.3法律檔案的利用6.3.1法律檔案不對外單位開放。按照法律規(guī)定必須履行協(xié)助義務(wù)的，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后可對外開放。6.3.2本操作規(guī)范所稱檔案利用，是指對法律檔案的查閱、復(fù)印和借用。6.3.3

7、檔案的查閱、復(fù)印流程6.3.3.1利用部門從公司檔案員處取得法律檔案利用申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可查閱、復(fù)印。6.3.3.2復(fù)印后的材料均需加蓋“再次復(fù)印無效”章后方可拿走。6.3.4檔案的借用流程6.3.4.1利用部門從公司檔案員處取得法律檔案利用申請單，經(jīng)部門部級領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借用。6.3.4.1借用部門在公司檔案員處法律檔案借閱登記表中登記簽字后方可借走。6.3.4.2借走檔案者應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案原件，維護(hù)其原狀，不得拆換、污損和丟失，嚴(yán)禁在檔案原件上圈點(diǎn)、劃線、剪裁和涂改，如發(fā)生以上情況，由法律與知識產(chǎn)權(quán)部報請有關(guān)部門，對責(zé)任者進(jìn)行處理。6.3.4.3借用結(jié)束后，借用部門應(yīng)及時歸還，歸還時

8、需將原登記記錄予以注銷。6.3.5保密檔案的利用6.3.5.1國家機(jī)密檔案不外借不復(fù)印。如需查閱必須填寫法律檔案利用申請表（參見附錄）經(jīng)法律與知識產(chǎn)權(quán)部批準(zhǔn)，且只能在部門檔案員的陪同下查閱。6.3.5.2國家秘密文件一般不提供復(fù)印，如需復(fù)印需填法律檔案利用申請表（參見附錄），由申請部門部級領(lǐng)導(dǎo)和法律與知識產(chǎn)權(quán)部部級領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可復(fù)印，公司檔案管理員要對復(fù)印件加蓋“再次復(fù)印無效”章，并登記編號，在使用完畢后收回。6.3.5.3利用公司商秘檔案需填寫法律檔案利用申請單（參見附錄），由該申請部門部級領(lǐng)導(dǎo)及法律與知識產(chǎn)權(quán)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可。6.3.5.4保密檔案不提供外單位利用。6.3.

9、5.6凡利用法律檔案信息的部門和個人必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)員泄漏檔案內(nèi)容。凡有泄漏或造成檔案信息外露的由查閱人、借閱人負(fù)責(zé)。6.3.5.7在檔案利用過程中如有違反以上規(guī)定的，法律與知識產(chǎn)權(quán)部的檔案員有權(quán)拒絕和終止檔案利用的服務(wù)工作。6.3.6法律檔案歸檔公司檔案管理部門部門檔案員按公司檔案管理相關(guān)制度要求及規(guī)定的時間將文件材料歸檔案管理部門。由于特殊原因需保留在公司的檔案由部門檔案員按照本制度要求進(jìn)行管理。7.獎懲為強(qiáng)化本操作規(guī)范的執(zhí)行，以獎懲制度管理規(guī)定、獎懲條例為依據(jù)，將按照以下細(xì)則對公司檔案工作進(jìn)行考核：7.1公司各部門員工沒有按照規(guī)定歸檔時間歸檔的，視為該項工作未做。各部門檔

10、案員沒有按照規(guī)定歸檔時間歸檔的，對該員工罰款 30 元。7.2公司各部門員工檔案歸檔時沒有滿足6.1.3 條款要求的，且不按照檔案員的要求的時間內(nèi)整改并歸檔的，對該員工罰款 30 元。各部門檔案員檔案歸檔時沒有滿足6.2.2條款要求的，且不按照部門檔案員的要求的時間內(nèi)整改并歸檔的，對該員工罰款 30 元。7.3部門檔案員未按照本規(guī)范管理公司檔案的罰款30元。8.附則 8.1本操作規(guī)范未規(guī)定的法律檔案的管理由法律與知識產(chǎn)權(quán)部處理。8.2公司其他規(guī)章制度有特別規(guī)定的，按特別規(guī)定執(zhí)行。8.3本操作規(guī)范由公司法律與知識產(chǎn)權(quán)部負(fù)責(zé)解釋。8.4附件：8.4.1附件一：法律檔案管理流程；8.4.2附件二：法

11、律檔案利用申請表。附件一：法律檔案管理流程流程主控部門流程名稱流程描述節(jié)點(diǎn)主交付物相關(guān)交付物授權(quán)法律和知識產(chǎn)權(quán)部0、該流程主要描述法律檔案產(chǎn)生、歸檔、利用等過程。/1、 法律檔案形成：1）各部門員工將工作活動中形成的有保存價值的文件和實(shí)物，在使用過程中或使用完畢后，在1個月內(nèi)將歸檔至部門檔案員處；2）各部門檔案員收到檔案后對歸檔文件進(jìn)行審查、整理、保存。檔案清單法律檔案部門檔案員2、法律檔案歸檔：1）各部門檔案員自收到檔案的15個工作日內(nèi)將檔案歸檔至部門檔案員處；2）部門檔案員按公司檔案管理制度要求歸檔公司檔案管理部門檔案清單法律檔案部門檔案員3、 法律檔案利用申請：1）檔案利用包括查閱、復(fù)印、借用；2）公司各部門根據(jù)需求填寫法律檔案利用申請表。法律檔案利用申請表/申請人員4、利用審批：1）申請人員將法律檔案利用申請表報相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批；2）申請部門將簽字批準(zhǔn)的法律檔案利用申請表送公司法務(wù)部，借用檔案的需在法律檔案借閱登記表上進(jìn)行登記。法律檔案利用申請表法律檔案利用登記表部門領(lǐng)導(dǎo)5、 檔案利用：1） 涉及需帶走的檔案復(fù)印件，應(yīng)蓋有“再次復(fù)印無效”章；2）涉及保密檔案的復(fù)印應(yīng)蓋有“再次復(fù)印無效”章。法律檔案/部門檔案員6、 檔案利用歸還：各部門在借用后歸還時