工程項(xiàng)目檔案管理制度流程

1、精心整理工程項(xiàng)目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理， 防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù) 和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、 實(shí)施、工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像 等。其主要包括：標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合 同，專(zhuān)業(yè)分包合同，采購(gòu)合同工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工 程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào) 告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)報(bào)告，竣工報(bào)告 等三、資料員及其職責(zé)部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資

2、料員），資料員負(fù)責(zé)檔案 接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包 括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。 精心整理4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二

3、） 。5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、 “主要事件備要” ，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。五、檔案的管理、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片） ，一定次序排列和存放?、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理?、清除不必要保存的材料、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應(yīng)專(zhuān)柜存放，加鎖。3、所有檔案不得

4、隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。2、 確因工作需要外帶， 需辦理檔案外借手續(xù)， 經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃 3 精心整理線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。、涂改、偽造檔案、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失、未按手續(xù)借閱、外帶及

5、越級(jí)借閱附件一 工程技術(shù)資料參考目、開(kāi)工報(bào)告、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記2、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄3、施工組織設(shè)計(jì)（ 施工措施 ）4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核5、工程定位測(cè)量、放線記錄、復(fù)核記錄6、原材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（ 試 ） 驗(yàn)報(bào)告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）7、施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告8、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄9、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄13、單位（ 子單位 ） 工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告干密度試驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告） ） 素土、灰土（ 、土壤 1

6、5精心整理16、砂漿配合比通知單17、砂漿（ 試塊 ） 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定18、混凝土配合比通知單19、混凝土（ 試塊 ） 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄）20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告21、鋼筋接頭 （焊接 ）試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格證2、水池滿水試驗(yàn)記2、建筑物沉降觀測(cè)記2、結(jié)構(gòu)吊裝記2、現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記2、工程質(zhì)量事故處理記2、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)28、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄30、進(jìn)場(chǎng)電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告）31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測(cè)試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄33、單位（ 子單位） 工程質(zhì)量控制資料核查記錄34、單位（ 子單位） 工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄35、單位（ 子單位） 工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄36、