蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館檔案接收進館標準

1、精品資料蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館檔案接收進館標準為保證進館檔案質量，實現(xiàn)館藏檔案管理規(guī)范化和標準化，更好地為黨和國家積累檔案史料，為社會提供服務。根據中華人民共和國檔案法 、 中華人民共和國檔案法實施辦法和江蘇省檔案管理條例等有關法律、法規(guī)，結合園區(qū)實際，制定本館檔案接收進館標準。一、總體要求進館檔案應當保持全宗的完整性， 一個立檔單位形成的各種門類和載體的檔案作為一個整體，不得分散割裂。全宗內所有文件材料應收集齊全，分類科學，整理規(guī)范。二、按全宗整理移交檔案（1） 屬于我館接收名錄內的單位，符合接收檔案范圍的具有永久、長期（ 30 年）保存價值的檔案，以全宗為單位經系統(tǒng)整理后，按規(guī)定向檔案館移交。

2、（2） 凡反映單位主要職能活動以及單位主辦或承辦的重大活動中產生的具有科學研究和查考利用價值，需要長期以上保存的各種門類和載體的檔案，均應收集齊全，確保全宗的完整，經過系統(tǒng)整理后，按規(guī)定向檔案館移交。三、全宗內檔案和資料進館范圍（一）文書檔案;（二）科技檔案；可編輯（3） 專業(yè)檔案和業(yè)務檔案 （檔案館與移交單位協(xié)商確定）（四）特載檔案，包括照片、光盤、實物等檔案（榮譽檔案要求獲市級及市級以上榮譽） ;（五）各類編研材料，包括各種公開或內部發(fā)行的出版物、年鑒、大事記、組織機構沿革和重要文件匯編等。四、進館檔案文件材質要求（一） 文件形成程序規(guī)范、 簽署完備、 內容準確， 字跡清楚、圖樣清晰、圖表

3、整潔。歸檔文件需采用耐久性強的字跡材料，統(tǒng)一使用 a4 幅面的紙張，不得使用二次用紙，符合國家規(guī)定的文件質量要求，保證文件能夠永久保存。（二）通過oa 推送的電子文件，有對應紙質原件的留存紙質原件，無紙質文件的需要打印一份紙質文件歸檔（并加蓋公章） 。未經 oa 流轉的文件保留紙質原件，無原件且確實需要留存參考的保留復印件。（三）本單位的發(fā)文以及涉及本單位組織機構、人事任免等重大事項的收文必須保留蓋有公章的紙質原件歸檔。（四）檔案文件中無廢紙和易銹蝕、易氧化的金屬物，無不符合規(guī)范的裝訂用品。 非標準紙張在不影響其日后使用的前提下托裱、折疊為 a4 幅面。五、檔案門類劃分和檔號編制（一） 全宗內

4、檔案應根據本單位制定并經園區(qū)檔案管理中心審查同意后的檔案分類方案科學劃分檔案門類， 檔案分類方案應保持一致性和穩(wěn)定性，不能隨意變動，要做到類別設置合理，各類之間界限清楚，層次分明，歸類準確。（二）文書檔案一般采用“年度保管期限機構”三級分類；科技檔案、照片檔案、光盤檔案、實物檔案一般采用“問題年度” 二級分類； 專業(yè)檔案一般采用 “問題年度” 二級分類，業(yè)務檔案一般采用“問題年度保管期限”三級分類，專業(yè)和業(yè)務檔案的分類應符合本系統(tǒng)業(yè)務主管部門的要求。（三）檔號編制規(guī)范，滿足唯一性、合理性和穩(wěn)定性的基本要求。檔號編制規(guī)則、檔案門類代號和保管期限代號與蘇州工業(yè)園區(qū)數(shù)字檔案室信息平臺內置規(guī)則保持一致

5、。六、檔案價值鑒定（一） 全宗內檔案應根據本單位制定并經園區(qū)檔案管理中心審查同意后的 歸檔范圍和保管期限表 準確鑒定文件保管期限。（二）本單位制定的歸檔范圍和保管期限表符合機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 （國家檔案局8 號令） 、 企業(yè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 （國家檔案局 10 號令）等規(guī)范要求，價值鑒定準確。七、檔案整理要求全宗內所有檔案應收集齊全，經系統(tǒng)整理。檔案整理遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機聯(lián)系，區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。（一）以“件”為單位的整理要求為了簡化整理，一般成套性不強的檔案以“件”為單位整理（如：文書檔案、婚姻檔案、拆

6、遷檔案等） 。1 原則上每份文件單獨作為一件歸檔。請示與批復；正本與擬稿紙、定稿（包括歷次修改稿） ；正文與附件；收文與文件處理單；轉發(fā)文與被轉發(fā)文；原件與復制件；同一問題、同一會議、同一案件的文件；同一年度的會議記錄、介紹信存根等應一起作為一件。2采用一文一件的方式整理的檔案需加蓋檔案歸檔章，編寫頁號。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、機構 / 問題、件號和總頁數(shù)六項。3根據數(shù)字檔案室中的著錄字段要求進行編目，著錄項包括全宗號、年度、保管期限、機構 / 問題、件號、文號、題名、責任者、文件日期、頁數(shù)和備注等字段。根據檔號編制規(guī)則生成檔號， 著錄項齊全、 著錄信息完整準確， 滿足按條目檢索的要

7、求。4薄的件采用直角裝訂或斜角縫紉裝訂、厚的件采用三孔一線裝訂。以盒為單位填寫盒內備考表。檔案盒上填寫全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構 / 問題和起止件號。（二）以“卷”為單位的整理要求成套性、關聯(lián)性強的檔案一般采用立卷的方式整理（如：基建檔案、會計檔案、審計檔案等） 。2 案卷由案卷封面、卷內目錄、卷內文件材料和卷內備考表四個基本要素構成。案卷封面排列在案卷最前面，位于卷內目錄之前； 卷內目錄排列在案卷封面之后， 卷內文件材料首頁之前；卷內文件材料從首頁開始依次編寫頁號； 備考表排列在卷內文件材料的尾頁之后。2案卷封面由檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限和密級組成；卷內目錄由

8、序號、文號、責任者、題名、日期、頁號和備注組成；卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數(shù)，包括各類文字、圖表、照片的數(shù)量，以及立卷人對案卷情況的說明，立卷人、檢查人簽名和日期3根據數(shù)字檔案室中的著錄字段要求分別著錄案卷級和卷內文件級。卷內文件級著錄項包括全宗號、年度、保管期限、案卷號、序號、起始頁號、文號、題名、責任者、文件日期、頁數(shù)和備注等字段。根據檔號編制規(guī)則分別生成案卷級和文件級檔號，著錄項齊全、著錄信息完整準確，滿足按條目檢索的要求。4以卷為單位整理的檔案采用三孔一線裝訂。檔案盒脊背上部粘貼四線格檔號標簽，下部粘貼案卷題名標簽。（三）特載檔案的整理要求照片、光盤、實物等特載檔案的整理編目應與

9、分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準確，著錄字段與數(shù)字檔案室中的預設字段一致。照片檔案以一冊為一卷，卷內同一活動內排照片張?zhí)柧帉懢韮饶夸洠瑱n案盒背脊粘貼四線格檔號標簽；光盤檔案按張編目， 一張為一卷， 檔號標簽貼于光盤盒上； 實物檔案按件編目，一件為一卷，檔號標簽貼于實物檔案背面。（四）專業(yè)檔案和業(yè)務檔案的整理要求各類專業(yè)檔案和業(yè)務檔案一般按照各系統(tǒng)條線規(guī)定執(zhí)行， 條線沒有相關規(guī)定的根據專業(yè)檔案或業(yè)務檔案的特點， 以便于保管和利用的原則，參照文書檔案（一文一件）或科技檔案（立卷）標準，確定整理方式。八、進館檔案質量要求各類進館檔案的質量應符合相應的國家、 省、 市和園區(qū)標準，符合行業(yè)相關業(yè)務規(guī)

10、范。（一）文書檔案符合歸檔文件整理規(guī)則 （ da/t22-2015 ）和江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實施細則 （蘇檔規(guī)發(fā)20163 號）的相關要求。（二）科技檔案（基建、科研、產品和設備）符合科學技術檔案案卷構成的一般要求 （ gb/t 11822-2008 ） 。（三） 專業(yè)檔案和業(yè)務檔案符合國家行業(yè)標準規(guī)范以及園區(qū)制訂的專業(yè)檔案和業(yè)務檔案標準規(guī)范。會計檔案符合會計檔案案卷格式 （ da/t 39-2008 ）和財政部第 79 號令會計檔案管理辦法的要求。（四）紙質照片檔案符合照片檔案管理規(guī)范 （ gb/t11821-2002） ，數(shù)碼照片檔案符合數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（ da/t 50-2014

11、 ） 。（五）電子檔案符合電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（gb/t 18894-2016 ） 。（六）光盤、實物檔案的整理、著錄、編目符合數(shù)字檔案室和園區(qū)檔案館相關業(yè)務要求。九、進館檔案信息化要求全宗內所有進館檔案要求實體與電子雙套制進館， 所有進館檔案要均要進行數(shù)字化加工， 并保證電子文件與檔案文件目錄一一對應。在移交紙質檔案時，必須同時移交相應的電子檔案數(shù)據 光盤。（一）數(shù)字化方式和范圍1 文書檔案、科技檔案應全文進行掃描形成電子文件，有 原生電子文件的與掃描件一并掛接歸檔。2專業(yè)檔案和業(yè)務檔案的數(shù)字化根據實際利用需要確定數(shù)字化范圍，有特殊要求的應與園區(qū)檔案管理中心商定后確定。3實物檔案應

12、采用掃描或翻拍方式形成電子文件。4數(shù)碼照片采用原生電子文件歸檔，紙質照片采用掃描方 式形成電子文件。（二）數(shù)字化參數(shù)要求1.紙質檔案掃描采用彩色模式，分辨率不低于300dpi,保存為 pdf 格式，符合紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范 （ da/t 31-2017） 。2紙質照片和實物檔案掃描采用彩色模式，分辨率不低于600dpi,保存為jpg格式。3實物檔案翻拍必須使用專業(yè)數(shù)碼相機拍攝，設備傳感器應達到 aps-c 以上，彩色模式拍攝，照片分辨率不低于 1200萬像素，保存為 jpg 格式。（三）電子檔案數(shù)據光盤電子檔案數(shù)據光盤根據檔號結構層次依次建立文件夾（如：文書檔案 2017 年 永久 綜合處

13、） ，文件夾內的電子文件以檔號命名（如：a01-2017-001-1-1.pdf） 。十、檔案檢索工具編制要求（一） 全宗內所有檔案進館時需同時移交與檔案相對應的檢索工具一套。移交的歸檔文件目錄 、 案卷目錄和全引目錄統(tǒng)一用 a4 紙打印，按照案卷、文件排列的次序排列，分保管期限裝訂。 目錄裝訂符合要求， 有內封面、 備考表和脊背標簽，內容填寫完整準確。（二）文書檔案、實物檔案、以“件”為單位整理的專業(yè)檔案和業(yè)務檔案按件編制歸檔文件目錄 ；科技檔案、以“卷”為單位整理的專業(yè)檔案和業(yè)務檔案按卷編制案卷目錄和全引目錄 ；照片檔案按冊編制案卷目錄 ，一冊為一卷；光盤檔案按張編制案卷目錄 ，一張為一卷。十一、全宗卷要求進館單位編制的全宗卷符合 全宗卷規(guī)范 （ da/t12-2012 ）全宗卷中收集的文件材料應做到齊全、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。全宗卷的整理應做到分類合理、方法科學、格式規(guī)范。全宗卷包括全宗介紹類、 檔案收集