蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館檔案接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)

1、精品資料蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館檔案接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)為保證進(jìn)館檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)館藏檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為黨和國(guó)家積累檔案史料，為社會(huì)提供服務(wù)。根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法 、 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法和江蘇省檔案管理?xiàng)l例等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合園區(qū)實(shí)際，制定本館檔案接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。一、總體要求進(jìn)館檔案應(yīng)當(dāng)保持全宗的完整性， 一個(gè)立檔單位形成的各種門類和載體的檔案作為一個(gè)整體，不得分散割裂。全宗內(nèi)所有文件材料應(yīng)收集齊全，分類科學(xué)，整理規(guī)范。二、按全宗整理移交檔案（1） 屬于我館接收名錄內(nèi)的單位，符合接收檔案范圍的具有永久、長(zhǎng)期（ 30 年）保存價(jià)值的檔案，以全宗為單位經(jīng)系統(tǒng)整理后，按規(guī)定向檔案館移交。

2、（2） 凡反映單位主要職能活動(dòng)以及單位主辦或承辦的重大活動(dòng)中產(chǎn)生的具有科學(xué)研究和查考利用價(jià)值，需要長(zhǎng)期以上保存的各種門類和載體的檔案，均應(yīng)收集齊全，確保全宗的完整，經(jīng)過系統(tǒng)整理后，按規(guī)定向檔案館移交。三、全宗內(nèi)檔案和資料進(jìn)館范圍（一）文書檔案;（二）科技檔案；可編輯（3） 專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案 （檔案館與移交單位協(xié)商確定）（四）特載檔案，包括照片、光盤、實(shí)物等檔案（榮譽(yù)檔案要求獲市級(jí)及市級(jí)以上榮譽(yù)） ;（五）各類編研材料，包括各種公開或內(nèi)部發(fā)行的出版物、年鑒、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革和重要文件匯編等。四、進(jìn)館檔案文件材質(zhì)要求（一） 文件形成程序規(guī)范、 簽署完備、 內(nèi)容準(zhǔn)確， 字跡清楚、圖樣清晰、圖表

3、整潔。歸檔文件需采用耐久性強(qiáng)的字跡材料，統(tǒng)一使用 a4 幅面的紙張，不得使用二次用紙，符合國(guó)家規(guī)定的文件質(zhì)量要求，保證文件能夠永久保存。（二）通過oa 推送的電子文件，有對(duì)應(yīng)紙質(zhì)原件的留存紙質(zhì)原件，無紙質(zhì)文件的需要打印一份紙質(zhì)文件歸檔（并加蓋公章） 。未經(jīng) oa 流轉(zhuǎn)的文件保留紙質(zhì)原件，無原件且確實(shí)需要留存參考的保留復(fù)印件。（三）本單位的發(fā)文以及涉及本單位組織機(jī)構(gòu)、人事任免等重大事項(xiàng)的收文必須保留蓋有公章的紙質(zhì)原件歸檔。（四）檔案文件中無廢紙和易銹蝕、易氧化的金屬物，無不符合規(guī)范的裝訂用品。 非標(biāo)準(zhǔn)紙張?jiān)诓挥绊懫淙蘸笫褂玫那疤嵯峦旭?、折疊為 a4 幅面。五、檔案門類劃分和檔號(hào)編制（一） 全宗內(nèi)

4、檔案應(yīng)根據(jù)本單位制定并經(jīng)園區(qū)檔案管理中心審查同意后的檔案分類方案科學(xué)劃分檔案門類， 檔案分類方案應(yīng)保持一致性和穩(wěn)定性，不能隨意變動(dòng)，要做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，層次分明，歸類準(zhǔn)確。（二）文書檔案一般采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)”三級(jí)分類；科技檔案、照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案一般采用“問題年度” 二級(jí)分類； 專業(yè)檔案一般采用 “問題年度” 二級(jí)分類，業(yè)務(wù)檔案一般采用“問題年度保管期限”三級(jí)分類，專業(yè)和業(yè)務(wù)檔案的分類應(yīng)符合本系統(tǒng)業(yè)務(wù)主管部門的要求。（三）檔號(hào)編制規(guī)范，滿足唯一性、合理性和穩(wěn)定性的基本要求。檔號(hào)編制規(guī)則、檔案門類代號(hào)和保管期限代號(hào)與蘇州工業(yè)園區(qū)數(shù)字檔案室信息平臺(tái)內(nèi)置規(guī)則保持一致

5、。六、檔案價(jià)值鑒定（一） 全宗內(nèi)檔案應(yīng)根據(jù)本單位制定并經(jīng)園區(qū)檔案管理中心審查同意后的 歸檔范圍和保管期限表 準(zhǔn)確鑒定文件保管期限。（二）本單位制定的歸檔范圍和保管期限表符合機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 （國(guó)家檔案局8 號(hào)令） 、 企業(yè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 （國(guó)家檔案局 10 號(hào)令）等規(guī)范要求，價(jià)值鑒定準(zhǔn)確。七、檔案整理要求全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。檔案整理遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。（一）以“件”為單位的整理要求為了簡(jiǎn)化整理，一般成套性不強(qiáng)的檔案以“件”為單位整理（如：文書檔案、婚姻檔案、拆

6、遷檔案等） 。1 原則上每份文件單獨(dú)作為一件歸檔。請(qǐng)示與批復(fù)；正本與擬稿紙、定稿（包括歷次修改稿） ；正文與附件；收文與文件處理單；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；原件與復(fù)制件；同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件；同一年度的會(huì)議記錄、介紹信存根等應(yīng)一起作為一件。2采用一文一件的方式整理的檔案需加蓋檔案歸檔章，編寫頁號(hào)。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) / 問題、件號(hào)和總頁數(shù)六項(xiàng)。3根據(jù)數(shù)字檔案室中的著錄字段要求進(jìn)行編目，著錄項(xiàng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) / 問題、件號(hào)、文號(hào)、題名、責(zé)任者、文件日期、頁數(shù)和備注等字段。根據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則生成檔號(hào)， 著錄項(xiàng)齊全、 著錄信息完整準(zhǔn)確， 滿足按條目檢索的要

7、求。4薄的件采用直角裝訂或斜角縫紉裝訂、厚的件采用三孔一線裝訂。以盒為單位填寫盒內(nèi)備考表。檔案盒上填寫全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) / 問題和起止件號(hào)。（二）以“卷”為單位的整理要求成套性、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)的檔案一般采用立卷的方式整理（如：基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案等） 。2 案卷由案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料和卷內(nèi)備考表四個(gè)基本要素構(gòu)成。案卷封面排列在案卷最前面，位于卷內(nèi)目錄之前； 卷內(nèi)目錄排列在案卷封面之后， 卷內(nèi)文件材料首頁之前；卷內(nèi)文件材料從首頁開始依次編寫頁號(hào)； 備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。2案卷封面由檔號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限和密級(jí)組成；卷內(nèi)目錄由

8、序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)和備注組成；卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)，包括各類文字、圖表、照片的數(shù)量，以及立卷人對(duì)案卷情況的說明，立卷人、檢查人簽名和日期3根據(jù)數(shù)字檔案室中的著錄字段要求分別著錄案卷級(jí)和卷內(nèi)文件級(jí)。卷內(nèi)文件級(jí)著錄項(xiàng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、案卷號(hào)、序號(hào)、起始頁號(hào)、文號(hào)、題名、責(zé)任者、文件日期、頁數(shù)和備注等字段。根據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則分別生成案卷級(jí)和文件級(jí)檔號(hào)，著錄項(xiàng)齊全、著錄信息完整準(zhǔn)確，滿足按條目檢索的要求。4以卷為單位整理的檔案采用三孔一線裝訂。檔案盒脊背上部粘貼四線格檔號(hào)標(biāo)簽，下部粘貼案卷題名標(biāo)簽。（三）特載檔案的整理要求照片、光盤、實(shí)物等特載檔案的整理編目應(yīng)與

9、分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準(zhǔn)確，著錄字段與數(shù)字檔案室中的預(yù)設(shè)字段一致。照片檔案以一冊(cè)為一卷，卷內(nèi)同一活動(dòng)內(nèi)排照片張?zhí)柧帉懢韮?nèi)目錄，檔案盒背脊粘貼四線格檔號(hào)標(biāo)簽；光盤檔案按張編目， 一張為一卷， 檔號(hào)標(biāo)簽貼于光盤盒上； 實(shí)物檔案按件編目，一件為一卷，檔號(hào)標(biāo)簽貼于實(shí)物檔案背面。（四）專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案的整理要求各類專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案一般按照各系統(tǒng)條線規(guī)定執(zhí)行， 條線沒有相關(guān)規(guī)定的根據(jù)專業(yè)檔案或業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)， 以便于保管和利用的原則，參照文書檔案（一文一件）或科技檔案（立卷）標(biāo)準(zhǔn)，確定整理方式。八、進(jìn)館檔案質(zhì)量要求各類進(jìn)館檔案的質(zhì)量應(yīng)符合相應(yīng)的國(guó)家、 省、 市和園區(qū)標(biāo)準(zhǔn)，符合行業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)

10、范。（一）文書檔案符合歸檔文件整理規(guī)則 （ da/t22-2015 ）和江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則 （蘇檔規(guī)發(fā)20163 號(hào)）的相關(guān)要求。（二）科技檔案（基建、科研、產(chǎn)品和設(shè)備）符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 （ gb/t 11822-2008 ） 。（三） 專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及園區(qū)制訂的專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案符合會(huì)計(jì)檔案案卷格式 （ da/t 39-2008 ）和財(cái)政部第 79 號(hào)令會(huì)計(jì)檔案管理辦法的要求。（四）紙質(zhì)照片檔案符合照片檔案管理規(guī)范 （ gb/t11821-2002） ，數(shù)碼照片檔案符合數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（ da/t 50-2014

11、 ） 。（五）電子檔案符合電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（gb/t 18894-2016 ） 。（六）光盤、實(shí)物檔案的整理、著錄、編目符合數(shù)字檔案室和園區(qū)檔案館相關(guān)業(yè)務(wù)要求。九、進(jìn)館檔案信息化要求全宗內(nèi)所有進(jìn)館檔案要求實(shí)體與電子雙套制進(jìn)館， 所有進(jìn)館檔案要均要進(jìn)行數(shù)字化加工， 并保證電子文件與檔案文件目錄一一對(duì)應(yīng)。在移交紙質(zhì)檔案時(shí)，必須同時(shí)移交相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù) 光盤。（一）數(shù)字化方式和范圍1 文書檔案、科技檔案應(yīng)全文進(jìn)行掃描形成電子文件，有 原生電子文件的與掃描件一并掛接歸檔。2專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化根據(jù)實(shí)際利用需要確定數(shù)字化范圍，有特殊要求的應(yīng)與園區(qū)檔案管理中心商定后確定。3實(shí)物檔案應(yīng)

12、采用掃描或翻拍方式形成電子文件。4數(shù)碼照片采用原生電子文件歸檔，紙質(zhì)照片采用掃描方 式形成電子文件。（二）數(shù)字化參數(shù)要求1.紙質(zhì)檔案掃描采用彩色模式，分辨率不低于300dpi,保存為 pdf 格式，符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 （ da/t 31-2017） 。2紙質(zhì)照片和實(shí)物檔案掃描采用彩色模式，分辨率不低于600dpi,保存為jpg格式。3實(shí)物檔案翻拍必須使用專業(yè)數(shù)碼相機(jī)拍攝，設(shè)備傳感器應(yīng)達(dá)到 aps-c 以上，彩色模式拍攝，照片分辨率不低于 1200萬像素，保存為 jpg 格式。（三）電子檔案數(shù)據(jù)光盤電子檔案數(shù)據(jù)光盤根據(jù)檔號(hào)結(jié)構(gòu)層次依次建立文件夾（如：文書檔案 2017 年 永久 綜合處

13、） ，文件夾內(nèi)的電子文件以檔號(hào)命名（如：a01-2017-001-1-1.pdf） 。十、檔案檢索工具編制要求（一） 全宗內(nèi)所有檔案進(jìn)館時(shí)需同時(shí)移交與檔案相對(duì)應(yīng)的檢索工具一套。移交的歸檔文件目錄 、 案卷目錄和全引目錄統(tǒng)一用 a4 紙打印，按照案卷、文件排列的次序排列，分保管期限裝訂。 目錄裝訂符合要求， 有內(nèi)封面、 備考表和脊背標(biāo)簽，內(nèi)容填寫完整準(zhǔn)確。（二）文書檔案、實(shí)物檔案、以“件”為單位整理的專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案按件編制歸檔文件目錄 ；科技檔案、以“卷”為單位整理的專業(yè)檔案和業(yè)務(wù)檔案按卷編制案卷目錄和全引目錄 ；照片檔案按冊(cè)編制案卷目錄 ，一冊(cè)為一卷；光盤檔案按張編制案卷目錄 ，一張為一卷。十一、全宗卷要求進(jìn)館單位編制的全宗卷符合 全宗卷規(guī)范 （ da/t12-2012 ）全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。全宗卷包括全宗介紹類、 檔案收集