中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材

1、中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材 中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材 中職文秘工作是一項(xiàng)有著悠久歷史的工作。但是中職文秘作為一門職業(yè)，在中國(guó)有明顯的現(xiàn)代特色。盡管研究中國(guó)中職文秘發(fā)展史的學(xué)者將中職文秘的起源定位在 4000 年前，但是客觀地說，那只是歷代各級(jí)胥吏僚佐所從事的文牘性很強(qiáng)的有中職文秘工作特色的工作。他們不是今天職業(yè)意義上的中職文秘。新中國(guó)的中職文秘工作與自 20 世紀(jì) 20年代初中國(guó)共產(chǎn)黨成立以來的黨務(wù)中職文秘工作有較大的繼承性，但是相當(dāng)一部分黨政中職文秘工作前輩不是職業(yè)中職文秘，而是職業(yè)革命家。中職文秘作為一門職業(yè)，在我國(guó)，是 20 世紀(jì) 80 年代初改革開放以后蓬勃興起的

2、，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和與國(guó)際接軌的現(xiàn)代管理方法，20 多年來，中職文秘已成為中國(guó)最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會(huì)的第 361 行。 一、中職文秘的定義 關(guān)于“中職文秘”一詞的涵義，古今有所不同。據(jù)古代文獻(xiàn)記載，“中職文秘”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。漢書劉向傳記載：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)中職文秘，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究。”晉書荀勛傳：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在中職文秘”。這里的“中職文秘”都是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)。除了指宮禁藏書外，“中職文秘”也指那些用隱語來預(yù)卜吉兇的讖緯之書。后漢書鄭玄傳記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗

3、覽傳記，時(shí)睹中職文秘緯術(shù)之奧”。 由“中職文秘”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說的官署和官職稱之為“中職文秘寺”、“中職文秘省”和“中職文秘監(jiān)”、“中職文秘郎”、“中職文秘令”等。這些“中職文秘”官職或機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是掌管國(guó)家典籍，與今天的“中職文秘”涵義仍有較大的差異。 真正使中職文秘這一職業(yè)在我國(guó)具有了現(xiàn)代意義的開端，是孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國(guó)臨時(shí)政府。當(dāng)時(shí)中華民國(guó)臨時(shí)政府實(shí)行總統(tǒng)制，下設(shè)中職文秘處、設(shè)中職文秘長(zhǎng)一人， 中職文秘若干人，政府各局、部也設(shè)有中職文秘室、中職文秘科和中職文秘官。各省都督府也設(shè)立了中職文秘員。這時(shí)的中職文秘，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，

4、由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職務(wù)的人，同時(shí)，作為一種特定的職務(wù)，中職文秘也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)了。但是這個(gè)時(shí)候的“中職文秘”，主要是政務(wù)中職文秘，還不能等同于今天的職業(yè)中職文秘。 對(duì)當(dāng)代“中職文秘”定義的探討，是從 1980 年代開展中職文秘學(xué)研究時(shí)開始。王千弓先生在 1985 年主編的中職文秘學(xué)與中職文秘工作一書中界定中職文秘“是社會(huì)主義國(guó)家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會(huì)務(wù)工作以及其它日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為中職文秘工作人員，或簡(jiǎn)稱為中職文秘?！?/p>

5、 幾乎是在同一時(shí)期，袁維國(guó)先生在中職文秘學(xué)一書中同樣認(rèn)為“中職文秘，在我國(guó)現(xiàn)代主要指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等?！?兩位學(xué)者是在中職文秘學(xué)研究中比較早對(duì)“中職文秘”進(jìn)行界定的。他們首先把握住了當(dāng)時(shí)我國(guó)中職文秘的歸屬性問題，這實(shí)質(zhì)上是認(rèn)識(shí)到了中職文秘的從屬性。其次，比較準(zhǔn)確地概括了中職文秘的職責(zé)，這一觀點(diǎn)在后來中職文秘學(xué)研究中被廣泛認(rèn)同。再次，對(duì)中職文秘的主要工作內(nèi)容做出了較全面的概括。但是無論是“職務(wù)名稱”還是“行政

6、職位”，都體現(xiàn)了在當(dāng)時(shí)歷史背景下對(duì)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制、行政管理工作方式的中職文秘特點(diǎn)的把握，主要體現(xiàn)的是以黨政中職文秘為主的公務(wù)中職文秘特色。相比較而言，張家儀先生在 1986 年第 3 期中職文秘中撰文“也談中職文秘的定義”更準(zhǔn)確。張家儀指出“中職文秘是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個(gè)人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。而中職文秘從事的工作也就是中職文秘職業(yè)，中職文秘職業(yè)也是服務(wù)性 的。所以，中職文秘決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱?！痹谶@個(gè)觀點(diǎn)中，比較明確地提出中職文秘是一門職業(yè)，是比“職位”、“職務(wù)”更為準(zhǔn)確的界定。張先生還提出中職文秘可以是“附著個(gè)人”，雖然并沒有很明確提出“私人中職文

7、秘”，在當(dāng)時(shí)容易被理解為是指某位領(lǐng)導(dǎo)同志身邊的中職文秘，但是畢竟把中職文秘的歸屬范圍從“組織”擴(kuò)大到了“個(gè)人”，為后來“私人中職文秘”的提出開拓了思路。 1990 年侯玉珍老師在其主編的中職文秘實(shí)務(wù)（中國(guó)國(guó)際廣播出版社）一書中，對(duì)“中職文秘”有如下概括“現(xiàn)代中職文秘的涵義是指：直接協(xié)助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部以及私人，撰制掌管文件、輔助決策，處理日常事務(wù)的執(zhí)行和承辦人員?！薄八饺酥新毼拿亍钡奶岢?，不僅進(jìn)一步明確了中職文秘是一門職業(yè)，而且間接反映了當(dāng)時(shí)我國(guó)社會(huì)體制從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)化的現(xiàn)實(shí)。 整個(gè) 1990 年代，中職文秘的定義隨著迅速發(fā)展的中職文秘學(xué)理論研究而不斷完善。人們逐步意識(shí)到，定義我

8、國(guó)的“中職文秘”，主要應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面把握。 首先，明確中職文秘是一門社會(huì)職業(yè)。 其次，明確中職文秘的職業(yè)崗位歸屬。 再次，明確中職文秘的工作內(nèi)容和職責(zé)。 據(jù)此，在我國(guó)，中職文秘是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。中職文秘的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦文、辦會(huì)、辦事，主要職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。 二、中職文秘的分類 中職文秘在社會(huì)上職業(yè)覆蓋范圍非常廣泛。無論是國(guó)內(nèi)、國(guó)外，社會(huì)有多少行業(yè)或組織，就會(huì)有多少起承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通各方作用的中職文秘部門及中職文秘。特別是隨著社會(huì)科技生產(chǎn)水平的發(fā)展，專業(yè)

9、劃分越來越細(xì)，新的社會(huì)行業(yè)崗位不斷出現(xiàn)， 因此對(duì)中職文秘也有了不斷發(fā)展變化的職業(yè)要求。從研究如何作好中職文秘工作的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)中職文秘做出不同的分類。這里，我們主要介紹縱向和橫向標(biāo)準(zhǔn)下劃分的中職文秘種類。 （一） 中職文秘的縱向分類 所謂縱向分類，主要是針對(duì)中職文秘所承擔(dān)的職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上劃分出不同的層次和級(jí)別，即高級(jí)中職文秘，中級(jí)中職文秘和初級(jí)中職文秘。傳統(tǒng)的中職文秘是按照我國(guó)行政級(jí)別劃分的，中職文秘機(jī)構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)就是辦公室主任，其次是副主任，然后是主任科員、科員。辦公室主任及其屬下中職文秘職位的高低要看這個(gè)中職文秘辦公室的級(jí)別。1997 年國(guó)家勞

10、動(dòng)與社會(huì)保障部開始實(shí)行中職文秘職業(yè)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并在部分省市組織了中職文秘等級(jí)鑒定考試，中職文秘有了初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)的劃分。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)中職文秘的層次和級(jí)別主要體現(xiàn)在對(duì)中職文秘的知識(shí)和技能所掌握的程度上，同時(shí)反映在職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重。 初級(jí)中職文秘指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印制收發(fā)、會(huì)務(wù)服務(wù)等。他們不一定有中職文秘的職稱，但通常也被稱為中職文秘工作人員。 中級(jí)中職文秘一般指分管文字工作、信息工作的中職文秘。他們主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等，其工作成效對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的推進(jìn)起比較重要作用。 高級(jí)中職文秘指中職文秘機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公廳（

11、室）主任，這一級(jí)別的中職文秘職責(zé)基本是參與政務(wù)，管理事務(wù)兩個(gè)方面。他們不僅是組織和機(jī)構(gòu)中領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，同時(shí)也可以是領(lǐng)導(dǎo)中樞的成員。高級(jí)中職文秘的工作綜合性強(qiáng)，知識(shí)能力要求全面，常被認(rèn)為是單位的“內(nèi)部總管”。 對(duì)中職文秘的縱向劃分，還應(yīng)當(dāng)包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、技術(shù)能力、實(shí)際工作熟練程度等綜合素質(zhì)，但目前的勞動(dòng)部考核不能兼顧各個(gè)方面。盡管這個(gè)劃分還不是很細(xì)致，但是它初步規(guī)范了中職文秘職業(yè)等級(jí)。 國(guó)外也有與此類似的中職文秘分類方式。其主要是根據(jù)中職文秘的資格和承擔(dān)責(zé)任的不同，在縱向上分為不同的等級(jí)。如日本企業(yè)界的中職文秘等級(jí)是 4 級(jí)。 （1）見習(xí)中職文秘。指擔(dān)任中職文秘職務(wù)未滿 1 年者。主

12、要擔(dān)當(dāng)有關(guān)中職文秘課文書的收發(fā)、電話應(yīng)付、傳達(dá)命令、泡茶等中職文秘主要業(yè)務(wù)，并在見習(xí)期間接受資深中職文秘的指導(dǎo)。 （2）初級(jí)中職文秘。是擔(dān)任中職文秘工作有 2-3 年之久者。除了見習(xí)中職文秘的應(yīng)有業(yè)務(wù)，還需負(fù)責(zé)整理文件、回復(fù)信函、排定行事時(shí)間表、購買車票，以及到公司外接待訪客等等。 （3）中級(jí)中職文秘。是具有 4-5 年以上工作經(jīng)驗(yàn)，可單獨(dú)處理高難度的中職文秘業(yè)務(wù)者。有些公司將此等級(jí)的人才，調(diào)升為主要對(duì)上司個(gè)人負(fù)責(zé)的中職文秘。其主要任務(wù)為調(diào)配上司的時(shí)間表，以及對(duì)外的預(yù)約。此外，有關(guān)上司個(gè)人稅金的申報(bào)、銀行存款的提存等，均要協(xié)助辦理。同時(shí)，指導(dǎo)新進(jìn)的見習(xí)中職文秘，是重要的任務(wù)之一。 （4）高級(jí)中

13、職文秘。中職文秘課長(zhǎng)就屬于相當(dāng)高級(jí)的中職文秘，是名副其實(shí)的上司協(xié)助者，更高級(jí)者，還有主任中職文秘的職稱，大多由高級(jí)職員擔(dān)任，亦是董事長(zhǎng)的正式輔佐人。（參見夏日通利著，陳宜編譯：企業(yè)中職文秘九龍雅士出版社出版） 美國(guó)中職文秘從縱向上分有兩種： 第一，根據(jù)中職文秘為之服務(wù)的管理人員的級(jí)別的高低進(jìn)行分類，簡(jiǎn)稱“LS 類”。按這種標(biāo)準(zhǔn)分類，從低到高，共有四個(gè)級(jí)別，即 LS1 級(jí)、LS2 級(jí)、LS3 級(jí)、LS4 級(jí)。 第二，根據(jù)中職文秘所承擔(dān)的職責(zé)的大小進(jìn)行分類，簡(jiǎn)稱“LR 類”。共有兩個(gè)級(jí)別，“LR1 級(jí)中職文秘”是較低一級(jí)的中職文秘，要根據(jù)管理人員總的指示精神，獨(dú)立完成按程序安排的辦公室日常工作，大

14、多是干服務(wù)性事務(wù)?！癓R2 級(jí)中職文秘”則不同，除完成“LR1 級(jí)中職文秘”的工作外，還要憑自己的知識(shí)、技能、判斷能力去主動(dòng)完成一些較為復(fù)雜的工作。 我國(guó)不同的歷史時(shí)期，不同的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)中職文秘的縱向分類也有所不同。舊時(shí)， 在一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，常將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助理和襄理兩級(jí)，現(xiàn)在臺(tái)港澳地區(qū)仍有這種職業(yè)稱謂。在各國(guó)使館中，通常將介于參贊和隨員之間的外交人員，分為一等中職文秘，二等中職文秘和三等中職文秘，也就是人們常說的一秘、二秘、三秘。 （二）中職文秘的橫向分類 所謂橫向分類是根據(jù)中職文秘在工作中所需要的第二專業(yè)知識(shí)，或者說是中職文秘所供職的組織需要中職文秘具備的專

15、業(yè)知識(shí)加以分類，也是對(duì)不同社會(huì)行業(yè)或崗位群就職的中職文秘加以分類。我國(guó)當(dāng)代中職文秘職業(yè)，經(jīng)過 20 多年的發(fā)展，在橫向上已經(jīng)有了黨政中職文秘、商務(wù)企業(yè)中職文秘、涉外中職文秘的粗線條劃分。在高等職業(yè)教育的中職文秘專業(yè)中，已經(jīng)出現(xiàn)了將中職文秘專業(yè)更細(xì)致地劃分為檔案信息中職文秘、行政中職文秘、商務(wù)中職文秘、涉外中職文秘等等情況，這雖然還不能算比較科學(xué)的劃分，但畢竟反映了社會(huì)對(duì)中職文秘的更細(xì)化的專業(yè)要求。由于中職文秘所就職的行業(yè)不同，在工作中所涉及的具體內(nèi)容不同，所以對(duì)中職文秘工作中必備的“第二專業(yè)”知識(shí)能力要求也不同。依照這一劃分方法，主要可以將中職文秘劃分為：商務(wù)中職文秘、教學(xué)中職文秘、司法中職文

16、秘、醫(yī)務(wù)中職文秘、政務(wù)中職文秘等。 商務(wù)中職文秘。主要指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營(yíng)者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動(dòng)的中職文秘人員，他們的具體工作是商務(wù)公司或企業(yè)內(nèi)從事行政管理事務(wù)以及輔助決策工作。有時(shí)，商務(wù)中職文秘可以在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。 教學(xué)中職文秘。主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級(jí)機(jī)構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還可以分為教學(xué)中職文秘和教務(wù)中職文秘兩類。教學(xué)中職文秘主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實(shí)施工作，協(xié)助對(duì)教學(xué)工作進(jìn)度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)中職文秘主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各個(gè)部門的工作，主管教學(xué)后勤保證工作，保證教學(xué)任務(wù)的完成?；鶎咏虅?wù)中

17、職文秘主要負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備設(shè)施管理、教學(xué)檔案管理以及具體考務(wù)工作。 司法中職文秘。主要指就職于法院、企業(yè)、社團(tuán)律師或律師事務(wù)所的中職文秘人員。主要負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其它事務(wù)等。 醫(yī)務(wù)中職文秘。這類中職文秘人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。主要負(fù)責(zé)醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī)務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系和對(duì)外的聯(lián)絡(luò)溝通。也辦理與病人約定診療時(shí)間，辦理住院手續(xù)，打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄，負(fù)責(zé)收費(fèi)和訂購辦公用品等事務(wù)。 政務(wù)中職文秘

18、。在我國(guó)，包括黨務(wù)中職文秘和行政中職文秘，主要在黨、政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。高級(jí)政務(wù)中職文秘在參與決策和執(zhí)行決策方面都直接發(fā)揮作用，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。其主要工作是：收集信息、調(diào)查研究、綜合情況、草擬文件、組織會(huì)議、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)等。政務(wù)中職文秘在各類中職文秘中地位比較重要，職位、級(jí)別相對(duì)較高。 還有以中職文秘工作的不同分工內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的橫向分類。主要包括文字中職文秘、信息資料中職文秘、值班中職文秘、前臺(tái)中職文秘、機(jī)要中職文秘、生活中職文秘等等。 目前我國(guó)對(duì)中職文秘在不同社會(huì)行業(yè)中的橫向分類沒有明確界說。社會(huì)上對(duì)黨政中職文秘、企業(yè)中職文秘、外事中職文秘、公

19、關(guān)中職文秘等劃分，從分類目的和分類標(biāo)準(zhǔn)上，都值得進(jìn)一步斟酌。中職文秘職業(yè)資格鑒定標(biāo)準(zhǔn)中有“涉外中職文秘”的提法，我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全球化以及中職文秘職業(yè)的國(guó)際化將使涉外中職文秘很快成為歷史稱呼。 國(guó)外一般將中職文秘因其所屬行業(yè)或所需知識(shí)不同、技能側(cè)重不同，在橫向上有不同分類和職能要求。美國(guó)就有把中職文秘劃成十類的區(qū)分方法，分別為政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)、事務(wù)、技術(shù)、法律、醫(yī)務(wù)、教學(xué)、外事、私人中職文秘。根據(jù)我國(guó)的具體情況，對(duì)中職文秘進(jìn)行橫向劃分，有利于中職文秘工作水平提高。以專業(yè)情況看，行政中職文秘和商 務(wù)中職文秘、企業(yè)中職文秘和院校的教學(xué)中職文秘在專業(yè)上有很大差別，所以在專業(yè)上對(duì)中職

20、文秘加以分類有很重要的意義，比如可以分為：行政、教學(xué)、外事、法律、醫(yī)務(wù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)等中職文秘，這樣，對(duì)于定向培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)、提高中職文秘專業(yè)技能有益，也便于對(duì)不同行業(yè)中職文秘的考核，可以避免中職文秘雜而不精的弱點(diǎn)。 三、中職文秘分類的意義 中職文秘的社會(huì)覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富。不同層次、不同行業(yè)的中職文秘工作，差別也較大。準(zhǔn)確充分地認(rèn)識(shí)中職文秘這門職業(yè)，是做好中職文秘工作的基礎(chǔ)。因此，對(duì)中職文秘進(jìn)行科學(xué)的分類十分重要。 （一）縱向分類是穩(wěn)定中職文秘隊(duì)伍，提高中職文秘人員職業(yè)水平的重要保障 縱向分類是根據(jù)中職文秘職位中工作內(nèi)容的不同層次及重要性程度進(jìn)行劃分的。對(duì)中職文秘進(jìn)行縱向分類，目的是使

21、各個(gè)層次的中職文秘充分明確自己的工作職責(zé)和工作范圍，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，從而保證中職文秘工作有序、高效地進(jìn)行。另一方面，由于不同層次的中職文秘工作對(duì)中職文秘所具備的職業(yè)素質(zhì)平要求不一樣，這就促使低一層次的中職文秘人員必須不斷提高自己的職業(yè)技術(shù)水平，才能有機(jī)會(huì)晉升到高一層次的中職文秘職位?？v向分類方法從客觀上促進(jìn)了中職文秘人員自覺提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而推動(dòng)中職文秘隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平的不斷提高。 （二）橫向分類是提高中職文秘人員專業(yè)知識(shí)水平的基礎(chǔ) 對(duì)中職文秘進(jìn)行橫向劃分是為了適應(yīng)不同行業(yè)，不同專業(yè)對(duì)中職文秘工作的不同要求。隨著中職文秘工作日益普遍化和社會(huì)化，中職文秘不僅存在于政府機(jī)關(guān)

22、、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體，同時(shí)也滲透到社會(huì)的各個(gè)角落。這樣就使得中職文秘工作的分工越來越細(xì)，并且對(duì)中職文秘的專業(yè)水平要求也越來越高，將中職文秘進(jìn)行橫向分類的好處就在于，它不僅注重中職文秘工作所具有的一般性特點(diǎn)，同時(shí)又特別強(qiáng)調(diào)各行各業(yè)中職文秘必須具備“第二專業(yè)”特色。 這就要求不同行業(yè)的中職文秘除了具有一般中職文秘的專業(yè)知識(shí)以外，還要具備較高的相應(yīng)專業(yè)知識(shí)水平。橫向分類在客觀上起到了推動(dòng)中職文秘人員學(xué)習(xí)就職行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)所在行業(yè)工作特點(diǎn)需要的作用。 （三）兩種分類是中職文秘職業(yè)向“專業(yè)化”、“永業(yè)化”發(fā)展的重要條件 前面，我們談了中職文秘的縱向分類和橫向分類對(duì)于中職文秘工作的意

23、義?？v向分類和橫向分類是從不同的角度，使我們準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)和理解中職文秘這門職業(yè)，有利于中職文秘職業(yè)的發(fā)展和完善。這兩種分類方法所強(qiáng)調(diào)的中職文秘的職業(yè)層次和相應(yīng)的專業(yè)水平正是目前世界范圍內(nèi)中職文秘工作發(fā)展向?qū)I(yè)化和永業(yè)化發(fā)展所必需的重要條件。專業(yè)化是指隨著各行各業(yè)分工越來越細(xì)，對(duì)中職文秘的專業(yè)要求也越來越高，中職文秘職業(yè)隊(duì)伍中已經(jīng)有專門從事某一行業(yè)或某一專業(yè)的中職文秘，或某專業(yè)、某行業(yè)對(duì)中職文秘明確提出專業(yè)要求，沒有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的中職文秘不能勝任。這使中職文秘職業(yè)出現(xiàn)了“專業(yè)化”。比如計(jì)算機(jī)公司對(duì)中職文秘在計(jì)算機(jī)知識(shí)技術(shù)方面的要求；證券公司對(duì)中職文秘的金融證券知識(shí)要求等等。“永業(yè)化”是指隨著中職文秘

24、的專業(yè)化發(fā)展趨勢(shì)，出現(xiàn)了中職文秘多年甚至終身從事某一行業(yè)中職文秘的現(xiàn)象，中職文秘不僅不再是“萬金油”，而且有了重要的第二專業(yè)特點(diǎn)，并且形成了長(zhǎng)期的、穩(wěn)定的從業(yè)特點(diǎn)，比如在計(jì)算機(jī)行業(yè)或金融行業(yè)就職的中職文秘，也許他會(huì)從這家公司到那家公司，但是他不會(huì)離開計(jì)算機(jī)行業(yè)或金融行業(yè)。多年從業(yè)的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)和成績(jī)，也使他有了較高級(jí)的中職文秘地位，因此促使他長(zhǎng)年甚至終身從事計(jì)算機(jī)行業(yè)或金融行業(yè)的中職文秘。這就是中職文秘的“永業(yè)化”。中職文秘的縱向分類，有利于加強(qiáng)中職文秘的管理，有利于中職文秘的自覺學(xué)習(xí)提高，有利于構(gòu)建科學(xué)合理的中職文秘職業(yè)隊(duì)伍。中職文秘的橫向分類，有利于中職文秘明確就職行業(yè)的素質(zhì)要求，有利于形成

25、不同社會(huì)行業(yè)中穩(wěn)定的中職文秘隊(duì)伍，使中職文秘一步步走向了專業(yè)化和永業(yè)化，應(yīng)當(dāng)說，這是一個(gè)良好的發(fā)展趨勢(shì)。 第二節(jié) 中職文秘部門 到目前為止，私人中職文秘在我國(guó)中職文秘中所占比重仍然很小，所以，對(duì)中職文 秘的職業(yè)探討，基本以公務(wù)中職文秘為主要對(duì)象。中職文秘部門是公務(wù)中職文秘工作的組織形式，私人中職文秘一般受雇于個(gè)人，直接接受雇主管理。 一、中職文秘部門概述 中職文秘部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。中職文秘部門又稱中職文秘機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代中職文秘工作的組織形式，也是中職文秘人員在其中從事中職文秘工作的地方。它有廣義和狹義之分，從廣義上說，

26、它是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，它不僅指各級(jí)負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的中職文秘、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門；從狹義上說，它僅指直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，即各級(jí)辦公廳（室）中的中職文秘、文書、機(jī)要等部門。 中職文秘部門作為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。職能部門是分工專管某項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作部門或單位。每一職能部門擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等。中職文秘部門雖然不承擔(dān)某一項(xiàng)具體職能部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示

27、提供輔助和服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由中職文秘部門承擔(dān)。而且，由于它所處的樞紐地位，使它成為除機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)。正因?yàn)橹新毼拿夭块T能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對(duì)各職能部門的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。從這個(gè)意義上說，中職文秘部門已經(jīng)超越了各職能部門的業(yè)務(wù)職責(zé)而具有了全局意義。 由于中職文秘部門具有輔助領(lǐng)導(dǎo)部門實(shí)施管理，協(xié)調(diào)職能部門開展工作，承上啟下，聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐作用，所以，在中職文秘部門的設(shè)置上，一定要科學(xué)、合理。 1951 年，中央人民政府政務(wù)院在對(duì)各級(jí)人民政府機(jī)關(guān)中職文秘長(zhǎng)和不設(shè)中職文秘長(zhǎng) 的辦

28、公廳主任的工作任務(wù)和中職文秘工作機(jī)構(gòu)的決定中對(duì)我國(guó)中職文秘機(jī)構(gòu)的設(shè)置及人員編制提出了最基本的原則和要求：“各級(jí)中職文秘工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)根據(jù)精簡(jiǎn)原則，盡力減少層次，辦公廳一般可分設(shè)兩層，最多不超過三層。為了適應(yīng)業(yè)務(wù)分工，組織機(jī)構(gòu)可適應(yīng)向橫的方向發(fā)展，可把中職文秘業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作劃分開來，具體編制應(yīng)依各地區(qū)各部門具體情況決定，各單位要盡量減少事務(wù)人員，充實(shí)業(yè)務(wù)部門，在部分人員中（如收發(fā)、繕寫等）可進(jìn)行定額制；警衛(wèi)勤雜人員的編制，亦應(yīng)做合理規(guī)定，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約，提高工作效能的目的”。這基本上是建國(guó)以來我國(guó)黨政機(jī)關(guān)中職文秘機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則。 隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和政治體制改革的展開

29、，我國(guó)中職文秘部門所歸屬的社會(huì)組織發(fā)生了很大變化，社會(huì)組織從政府的行政管理機(jī)構(gòu)擴(kuò)大到有政府機(jī)構(gòu)，還有了更多的企業(yè)機(jī)構(gòu)，包括公司、商務(wù)集團(tuán)等等，事業(yè)單位逐步從政府行政體制轉(zhuǎn)變?yōu)楣补芾頇C(jī)構(gòu)的體制，整個(gè)社會(huì)是朝著“小政府、大社會(huì)”的現(xiàn)代化管理模式發(fā)展?，F(xiàn)行中職文秘工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級(jí)各類組織體制改革的需要。具體來說要遵循以下原則： 第一，分級(jí)分類管理原則 近年來，在我國(guó)各級(jí)中職文秘工作部門中，十分強(qiáng)調(diào)“為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本系統(tǒng)相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民服務(wù)”的指導(dǎo)思想?！叭?wù)”思想，是從黨政機(jī)關(guān)中職文秘工作的角度出發(fā)提出的，長(zhǎng)期以來對(duì)中職文秘工作起到了積極的作用。同時(shí)我們也意識(shí)到，這是一

30、個(gè)宏觀的指導(dǎo)思想。在實(shí)際工作中，任何一個(gè)中職文秘部門，都首先對(duì)直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，受直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指揮，并主要為直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。每個(gè)現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在實(shí)施計(jì)劃、組織、指揮的過程中，都是實(shí)行分級(jí)管理的。那么以輔助管理、綜合服務(wù)為職責(zé)的各級(jí)中職文秘部門的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)首先遵循分級(jí)分類管理的原則。中央一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須配備中央一級(jí)的中職文秘機(jī)構(gòu)進(jìn)行輔助管理，省市一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須配備省、市一級(jí)的中職文秘機(jī)構(gòu)進(jìn)行輔助管理，縣一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須配備縣一級(jí)的中職文秘機(jī)構(gòu)進(jìn)行輔助管理。政府系統(tǒng)的中職文秘部門，主要為協(xié) 調(diào)政府系統(tǒng)工作而設(shè)置；在政府以外，各級(jí)各類組織中的中職文秘部門，主要為協(xié)調(diào)本組織機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)而設(shè)置

31、。按照分級(jí)分類原則設(shè)置的中職文秘部門，無論在職責(zé)、權(quán)力和范圍上都與其輔助和服務(wù)的對(duì)象相統(tǒng)一，從而能夠更有效地完成所屬組織機(jī)構(gòu)的各種任務(wù)。 第二，精簡(jiǎn)、合理、高效的原則 中職文秘部門的組織形式和人員配備，要符合精簡(jiǎn)、合理、高效的要求。所謂精簡(jiǎn)，一是指人員要精干，人數(shù)不能過多；二是指機(jī)構(gòu)內(nèi)部層次要少，不能因人設(shè)事，因人設(shè)職，不搞內(nèi)部的“小而全”。正如美國(guó)一位管理學(xué)家所說的，最佳的機(jī)構(gòu)，就是能完成所負(fù)擔(dān)的任務(wù)而又最簡(jiǎn)單的機(jī)構(gòu)。所謂合理，是指部門和人員都是因?qū)嶋H工作需要而科學(xué)設(shè)置。部門中人員各自分工獨(dú)當(dāng)一面，合作起來整體協(xié)調(diào)無一疏漏。人浮于事，互相牽制，固然影響辦事效率，但人手過少，分擔(dān)不開，使人員負(fù)

32、擔(dān)過重，也難以完成任務(wù)。管理層次要少，也不等于越少越好。在有些單位，中職文秘部門輔助與服務(wù)的范圍和需要處理的事務(wù)較多，中職文秘部門設(shè)置相應(yīng)的管理層次是具體工作的需要，目的是進(jìn)一步理順中職文秘要輔助與服務(wù)的范圍和層次，理清事務(wù)責(zé)任。因此，合理就是體現(xiàn)在設(shè)置原則中的實(shí)事求是。所謂高效，包括四方面內(nèi)容：一是保證所設(shè)置的部門在必要的時(shí)間內(nèi)完成所規(guī)定的各項(xiàng)工作；二是保證所設(shè)置的部門能以最少的工作量換取最大的工作成果；三是保證所設(shè)置的部門善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)汲取教訓(xùn)，在業(yè)務(wù)上不斷創(chuàng)新；四是保證所設(shè)置的部門機(jī)制靈活，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，適應(yīng)變化。 三、整體效益原則 中職文秘部門作為群體集合的組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的輔助工作機(jī)構(gòu)，首先

33、是作為一個(gè)整體出現(xiàn)的。只有通過科學(xué)的組織架構(gòu)，才能有效地將中職文秘的個(gè)體功能轉(zhuǎn)化為整體功能，從而保證整體的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供有力的輔助和服務(wù)。根據(jù)這一原則，在設(shè)置中職文秘機(jī)構(gòu)時(shí)，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公的整體需要，考慮中職文秘工作的各個(gè)方面，特別要注意對(duì)中職文秘活動(dòng)管理的覆蓋面，盡可能不留輔助管理的死角。在這個(gè)基礎(chǔ)上，對(duì)各類中職文秘工作進(jìn)行深入細(xì)致的分析、比較，根據(jù)輕重緩急，進(jìn)行科學(xué)的分類，規(guī)定組織等級(jí)，科學(xué)地配置人力資源，從而達(dá)到 整體設(shè)置合理、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的目的。 現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)科學(xué)化管理，中職文秘部門最根本的設(shè)置原則就是保證所在組織的良性運(yùn)轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。 二、行政機(jī)關(guān)的中

34、職文秘部門 行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)構(gòu)。行政機(jī)關(guān)的特點(diǎn)是行政級(jí)別的劃分十分明確，各級(jí)行政組織之間責(zé)任權(quán)利明確。行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門是機(jī)關(guān)工作的樞紐。它對(duì)外代表本機(jī)關(guān)，對(duì)內(nèi)聯(lián)系和協(xié)調(diào)各職能部門工作。從某種意義上說，中職文秘部門是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)行的保證。行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門。行政機(jī)關(guān)中職文秘部門的設(shè)置一般包括文書處理、檔案、機(jī)要、調(diào)研、政策研究、信訪、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)等部門，是機(jī)關(guān)首腦的參謀部、思想庫，情況、信息從這里綜合反映上去；決策、意見、方案從這里提出初步設(shè)想，同時(shí)又是整個(gè)機(jī)關(guān)的后勤部、財(cái)政部，掌握機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)決算、收入、支出，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)生活

35、、福利、交通、電訊、基建等全部行政事務(wù)工作。因此，行政機(jī)關(guān)中職文秘部門的設(shè)置應(yīng)是全能型的，承擔(dān)機(jī)關(guān)內(nèi)部的全部行政管理任務(wù)，機(jī)構(gòu)規(guī)格較高，干部選配也較嚴(yán)格。 在我國(guó)，各級(jí)政府機(jī)構(gòu)的設(shè)置上自全國(guó)人大常委會(huì)，依次為國(guó)務(wù)院、各?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）政府、地方政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（街道）政府、村鎮(zhèn)（居家委會(huì)）政府機(jī)構(gòu)。各級(jí)黨組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置上自中共中央，依次為省委、地委、縣委、鄉(xiāng)（街道）黨委、村鎮(zhèn)（居家委會(huì)）黨支部。政府職能機(jī)構(gòu)自國(guó)務(wù)院以下為各部機(jī)關(guān)、（司）局機(jī)關(guān)、處機(jī)關(guān)及科室。行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門就分別設(shè)置在各級(jí)機(jī)關(guān)之下，其級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。各級(jí)中職文秘部門都約定俗成地稱為“辦公室”。省部級(jí)以上行

36、政機(jī)關(guān)的中職文秘部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級(jí)以下（包括地級(jí)）一般稱“辦公室”。中職文秘部門的負(fù)責(zé)人稱辦公廳（室）主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)中職文秘長(zhǎng)，但是嚴(yán)格地說，中職文秘長(zhǎng)是職務(wù)名稱，是一級(jí)官位，不是職業(yè)名稱，不表示為“中職文秘的領(lǐng)導(dǎo)”或“高一級(jí)的中職文秘”。 三、公司企業(yè)的中職文秘部門 公司企業(yè)中的中職文秘部門是公司企業(yè)內(nèi)部行政管理機(jī)構(gòu)，也是在經(jīng)理、廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)集體之下設(shè)置的履行輔助管理、綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，中職文秘部門的設(shè)置也多種多樣。歸納起來，大體有四種形式： （一）綜合性的中職文秘部門。這類中職文秘部門多是在國(guó)有大中型企業(yè)、國(guó)有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦

37、企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，也是企業(yè)為減少非生產(chǎn)人員，克服分工過細(xì)的弊病所設(shè)置的“一攬子”中職文秘部門。特點(diǎn)是中職文秘部門對(duì)領(lǐng)導(dǎo)中樞集體負(fù)責(zé)，全面掌管單位內(nèi)部行政管理事務(wù)，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作。為廠長(zhǎng)、經(jīng)理個(gè)人配備的中職文秘，也同時(shí)隸屬于行政辦公室。這類中職文秘部門多被稱為“公司辦公室”、“集團(tuán)辦公室”。 （二）職能性的中職文秘部門。這類中職文秘部門多是在公司企業(yè)作為行政辦公室，與營(yíng)銷辦公室、技術(shù)辦公室、公關(guān)外聯(lián)部等辦公室并立。因?yàn)橛衅渌k公室的分工，這類中職文秘部門的工作比較集中，內(nèi)容主要是擔(dān)負(fù)包括單位內(nèi)部行政事務(wù)和其它事務(wù)性、臨時(shí)性工作任務(wù)，包括協(xié)調(diào)各個(gè)

38、職能部門之間關(guān)系的工作。有時(shí)也需要與其它部門合作展開工作，比如與營(yíng)銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對(duì)外的公關(guān)宣傳活動(dòng)等。這類中職文秘部門也稱為“經(jīng)理辦公室”、“廠長(zhǎng)辦公室”。 （三）專業(yè)性的中職文秘部門。主要指人員設(shè)置比較少的中職文秘部門。這類中職文秘部門一般設(shè)置在人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中，被稱為“文秘室”、“值班室”，主要負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工作。 （四）由一兩名中職文秘承擔(dān)的中職文秘辦公室。多存在不設(shè)中職文秘部門的單位內(nèi)。這類公司企業(yè)規(guī)模更小，因此只設(shè)一個(gè)值班中職文秘的辦公席位，有的稱為“前臺(tái)”，有的就定位為“總經(jīng)理中職文

39、秘”。盡管單位規(guī)模小，但是工作所涉及的范圍不小，中職文秘一般要求全時(shí)在崗，負(fù)責(zé)電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等。 企業(yè)中的中職文秘部門與行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門工作范圍相近，但又有所不同。第一，企業(yè)中的中職文秘部門是直接為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)的。它的一切工作必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，服務(wù)并服從于生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理。第二，企業(yè)中的中職文秘部門工作人員屬非生產(chǎn)人員，不直接創(chuàng)造產(chǎn)值。因此，除必需的數(shù)量外，一般不多設(shè)。公司企業(yè)的中職文秘部門一般是從第四種形式起步，隨著公司企業(yè)的逐步發(fā)展而擴(kuò)大的。當(dāng)前，隨著民營(yíng)公司、個(gè)體企業(yè)的發(fā)展，不僅由一兩名中職文秘承擔(dān)的中職文秘辦公室比較普遍，還出現(xiàn)了公司企業(yè)在一定時(shí)間段聘

40、用的“鐘點(diǎn)中職文秘”以及兩家公司合聘的“共用中職文秘”。 四、股份制企業(yè)集團(tuán)中的中職文秘部門 我國(guó)股份制企業(yè)實(shí)行的是董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制，是獨(dú)立經(jīng)營(yíng)實(shí)體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)。所以，股份制企業(yè)中職文秘部門的設(shè)置遵循分級(jí)分類管理、精簡(jiǎn)合理高效、整體效益的原則，在工作中仍然具備輔助管理，綜合服務(wù)的基本職能。我們首先來分析股份制企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置以及其中的中職文秘部門： 董事會(huì) 公司總經(jīng)理 股東大會(huì) 董事會(huì)中職文秘決策層 管理層 監(jiān)事會(huì) 在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是股東大會(huì)，股東大會(huì)和董事會(huì)是決策層。在這一層次，一般不設(shè)置常設(shè)中職文秘部門。在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)中

41、職文秘（簡(jiǎn)稱“董秘”），是公司的高級(jí)管理人員。董秘主要負(fù)責(zé)董事之間的信息傳遞溝通，負(fù)責(zé)公司企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的初步策劃并且在董事會(huì)層次斡旋，主要對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。在上市公司，董秘在負(fù)責(zé)董事會(huì)層次的中職文秘工作以外，還主要承擔(dān)公司與證交所的聯(lián)絡(luò)溝通，按有關(guān)規(guī)則辦理公司的股權(quán)與信息披露事務(wù)。證交所對(duì)上市公司的董事會(huì)中職文秘在任職資格、職業(yè)紀(jì)律、職責(zé)、審核任用辦法等都有明確規(guī)定。因此，股份制企業(yè)的董事會(huì)中職文秘身份比較特殊。 總經(jīng)理是董事會(huì)任命的公司最高管理者，所謂首席執(zhí)行官（CHIEF EXECUTIVE OFFICIAL 簡(jiǎn)稱 CEO）。董事長(zhǎng)、總經(jīng)理是管理層。總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的中職文秘事務(wù)，是股份財(cái)

42、務(wù)部經(jīng)理 人力資源部經(jīng)理 生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等部門經(jīng)理 公司總經(jīng)理 辦公室 經(jīng)理中職文秘辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室執(zhí)行層 制企業(yè)中的最高常設(shè)中職文秘部門，一般直接對(duì)總經(jīng)理以及各位副總經(jīng)理負(fù)責(zé)。股份制企業(yè)的總經(jīng)理、副總經(jīng)理一般會(huì)配備助理，總經(jīng)理助理是主要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)的中職文秘，一般不隸屬于總經(jīng)理辦公室。有的公司總經(jīng)理助理由辦公室主任兼任?？偨?jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)按照領(lǐng)導(dǎo)授意處理公司的文件信函、組織公司會(huì)議、掌管公司文書檔案、接待和安排來客與領(lǐng)導(dǎo)的約見以及電話傳真往來業(yè)務(wù)。在不另設(shè)公關(guān)部的公司，中職文秘部門同時(shí)負(fù)責(zé)公關(guān)事務(wù)和對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作。 股份制公司的組織機(jī)構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個(gè)職能總監(jiān)

43、負(fù)責(zé)的各事業(yè)部，其中不可或缺的是財(cái)務(wù)部和人力資源部。其它部門因公司的業(yè)務(wù)不同而設(shè)置不同。比如有的設(shè)置生產(chǎn)部、技術(shù)部、銷售部等，有的設(shè)置項(xiàng)目策劃部、開發(fā)部，有的設(shè)置公共關(guān)系部。在這些事業(yè)部中，部門經(jīng)理的助理，也稱中職文秘，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。 由此分析，股份制公司企業(yè)的中職文秘部門主要是指總經(jīng)理辦公室。各事業(yè)部不另設(shè)中職文秘部門，但可能設(shè)專職中職文秘人員。 五、 臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu) 臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)是指各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工作需要時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性中職文秘班子，主要是為解決臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織重要的活動(dòng)或會(huì)議等所成立的臨時(shí)性領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的中職文秘機(jī)構(gòu)。在某些重大會(huì)議或重

44、大活動(dòng)中，常成立一些跨單位、跨行業(yè)、跨地區(qū)的臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，這就需要從各方面抽調(diào)人員組織中職文秘班子。例如，召開與會(huì)人員多、規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的大型會(huì)議，工作涉及各個(gè)方面，臨時(shí)性會(huì)務(wù)工作量很大，就要成立一個(gè)“大會(huì)中職文秘處”；舉辦一項(xiàng)大型活動(dòng)、對(duì)某一件事情展開專門調(diào)查，也需要設(shè)立為主抓領(lǐng)導(dǎo)做輔助和服務(wù)工作的臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)。如“第屆國(guó)際電腦節(jié)籌備組”、“北京市第屆高新技術(shù)產(chǎn)品展覽會(huì)辦公室”、“某某事件調(diào)查組中職文秘組”等。 首先，這種臨時(shí)性中職文秘工作機(jī)構(gòu)是由主辦單位牽頭組織建立。其次，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)的人員由會(huì)議或活動(dòng)的參與單位派出組成，牽頭單位可以根據(jù)分工的需要，要求派出單位選派有專長(zhǎng)的中職

45、文秘。再次，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或牽頭單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。最后，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)在會(huì)議或活動(dòng)完成后撤消，有關(guān)人員哪兒來哪兒去。 臨時(shí)性中職文秘部門的特點(diǎn)一是時(shí)間性強(qiáng)，集中在一定時(shí)間內(nèi)完成既定工作。二是任務(wù)量大，無論是辦事還是辦會(huì)，都要求迅速搭起班子，理順關(guān)系，展開工作，速戰(zhàn)速?zèng)Q。三是協(xié)調(diào)機(jī)制好，內(nèi)部協(xié)作和諧，外部溝通順暢。 六、中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng) 我國(guó)對(duì)中職文秘部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定。最普遍的是稱“辦公室”，級(jí)別 高一些的稱“辦公廳”。在黨政機(jī)關(guān)，辦公室（廳）之下有“中職文秘局”、“中職文秘處”、“中職文秘科”等相應(yīng)級(jí)別的中職文秘部門。 （一）黨政機(jī)關(guān)中中職文秘部門的內(nèi)

46、部工作系統(tǒng) 黨中央、國(guó)務(wù)院的中職文秘部門稱為“辦公廳”，“辦公廳”下設(shè)“中職文秘局”、“信訪局”、“機(jī)要局”、“外事局”等，“中職文秘局”又下設(shè)“檔案處”、“綜合處”、“會(huì)議處”等。 黨中央、國(guó)務(wù)院各部委及各省、市、自治區(qū)的中職文秘部門，統(tǒng)稱“辦公廳”，廳下直接設(shè)處，如“中職文秘處”、“機(jī)要處”、“行政處”、“信息處”、“查辦處”等。處以下有的設(shè)“科”或“室”，有的不設(shè)。與“辦公廳”同級(jí)的還有“政策研究室”，專管各類政策制定前后的調(diào)查與研究工作。 市、縣級(jí)中職文秘部門以及省、市、自治區(qū)各部、委、廳、局中職文秘部門相對(duì)要簡(jiǎn)單些，一般僅設(shè)“辦公室”，“辦公室”下設(shè)“科”或“組”。 一些基層單位的中

47、職文秘部門，一般都設(shè)“辦公室”，由分擔(dān)各項(xiàng)中職文秘工作的專職人員組成。 總體分析，黨政機(jī)關(guān)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)大體包括文字、文書、機(jī)要、檔案、政策研究、信息處理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班。部級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)模大、級(jí)別高，下設(shè)局級(jí)辦公廳，廳以下設(shè)中職文秘處、機(jī)要處、檔案處等。一般機(jī)關(guān)辦公室多是按照工作分工下設(shè)科、室（組）。各個(gè)機(jī)關(guān)職能不同，中職文秘部門所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容也各有側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。比如有的機(jī)關(guān)文書工作與機(jī)要工作合并，同時(shí)負(fù)責(zé)網(wǎng)上辦公、電子政務(wù)的工作，有的機(jī)要還負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)信息安全工作。有的機(jī)關(guān)現(xiàn)代信息處理與政策研究會(huì)同，歷史信息、情報(bào)等與檔案工作會(huì)同。有的機(jī)關(guān)日常值班室是行

48、政辦公室下的一項(xiàng)常規(guī)工作。信訪工作在有的機(jī)關(guān)被歸入行政辦公室的接待工作的一部分。 （二） 公司企業(yè)中中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng) 公司企業(yè)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)主要可以分為辦公事務(wù)、行政事務(wù)和法律事務(wù)。中職文秘部門的辦公事務(wù)主要指文件信函撰制、會(huì)議事務(wù)、文電處理、信息加工處理、來客接待及安排對(duì)客戶的約見、迎送、電話接待工作等。這一工作系統(tǒng)是任何公司都需要首先設(shè)置的。比如規(guī)模再小的公司，也首先會(huì)聘請(qǐng)做電話接待和處理一般文字工作的中職文秘。當(dāng)中職文秘工作形成系統(tǒng)時(shí)，辦公室承擔(dān)所有辦公事務(wù)。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，中職文秘部門的工作范圍也進(jìn)一步擴(kuò)大到行政事務(wù)。行政事務(wù)主要指承上啟下、輔助領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司企

49、業(yè)內(nèi)各職能部門之間關(guān)系，協(xié)助有關(guān)部門開展公關(guān)工作等等。有的公司企業(yè)公共關(guān)系部就設(shè)在辦公室之下，工作任務(wù)就包括協(xié)助人力資源部對(duì)內(nèi)開展增強(qiáng) 凝聚力的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，樹立企業(yè)精神；對(duì)外協(xié)助市場(chǎng)營(yíng)銷部開展樹立公司企業(yè)形象、與公眾建立良好關(guān)系的公關(guān)宣傳活動(dòng)。辦公室主任常常既是中職文秘部門的領(lǐng)導(dǎo)者，也是公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的左右手。法律事務(wù)主要是指協(xié)助有關(guān)職能部門依法申報(bào)、依法納稅、依法上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表以及依法接待并協(xié)助有關(guān)審核和檢查等事務(wù)，也包括協(xié)助公司法律顧問或律師處理有關(guān)事務(wù)。 在公司企業(yè)中，中職文秘部門內(nèi)部的工作系統(tǒng)很少有明確的界說，辦公室人員設(shè)置一般規(guī)模不大。中職文秘在工作中各有側(cè)重并相互配合，而且許多工作是協(xié)

50、助并配合其它職能部門進(jìn)行的，既體現(xiàn)了中職文秘綜合服務(wù)的職能，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)管理。其中辦公事務(wù)是中職文秘部門主要承擔(dān)的日常事務(wù)工作，行政事務(wù)主要承擔(dān)輔助管理、協(xié)調(diào)溝通的工作，法律事務(wù)主要是協(xié)助財(cái)務(wù)部門、公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和公司律師做好服務(wù)性事務(wù)性工作。公司企業(yè)中職文秘部門的整個(gè)工作系統(tǒng)，體現(xiàn)了它的不可或缺和重要的協(xié)調(diào)作用。 七、中職文秘部門的地位和職能 中職文秘部門是任何單位組織中必不可少的機(jī)構(gòu)。有人說，只要開個(gè)公司，至少有三個(gè)人：一個(gè)經(jīng)理、一個(gè)會(huì)計(jì)、一個(gè)中職文秘兼出納。這多少說出了中職文秘部門的地位和職能。 （一）中職文秘部門的地位 無論是黨政機(jī)關(guān)的中職文秘部門，還是企事業(yè)單位的中職文秘部門都是直

51、接為單位的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的。中職文秘機(jī)構(gòu)處于承上啟下的地位，在各類各級(jí)黨政機(jī)關(guān)中有著特殊的地位和作用。它的運(yùn)行狀態(tài)如何，將直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)或單位能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)；它的工作狀況怎樣，又將直接影響全局的工作。 由于中職文秘部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞和職能部門之間，因此它成了上情下達(dá)，下情上呈的樞紐，所謂上情下達(dá)，就是通過“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的方式，將上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)的指令傳達(dá)給下級(jí)和各職能部門。所謂下情上呈，是將下級(jí)和各職能部門的情況全面、準(zhǔn)確、實(shí)事求是地上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)。正是通過中職文秘部門的上情下達(dá)，上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)的指示、決策才得以落實(shí)和貫徹實(shí)施；也是通過中職文秘部門的下情上呈，上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)才能夠更全面地知曉下面的實(shí)情，從而進(jìn)行正確的決策、管理，因此說，中職文秘部門是 各級(jí)各類組織中溝通信息的主要渠道。 不僅如此，中職文秘部門在各類組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，還發(fā)揮著萬向軸的作用。從橫向來看，它是各職能管理部門信