MH-QEHP-01文件資料與記錄控制程序A0

1、CCCC 電子有限公司二階文件文件資料與記錄控制程序文件編號 : MH-QEHP-01 版次 :A/0頁 數(shù):共 13 頁制訂部門 :品保部制 訂 人 : CCCCCC 制訂日期 : 2019-3-6核準(zhǔn)/ 日期審核/ 日期文件發(fā)行章XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次2/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/0文件修改記錄序 號修改 版次修改 頁數(shù)修改內(nèi)容描述修改人核準(zhǔn)人生效日期1A/0ALL新制訂VVBBB2019-3-6XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次3/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/01、目的：1.1 通過對本企業(yè)所有的文件和資料

2、進(jìn)行控制和管理，確保在各有關(guān)的場所使用有效版本 的文件和資料，且能及時撤消及回收作廢文件，避免其誤用。1.2 對表單記錄的生成、發(fā)放、標(biāo)識、流轉(zhuǎn)、貯存、檢索、保護(hù)、保存期限和處置進(jìn)行控 制，以提供產(chǎn)品、過程符合要求及質(zhì)量、環(huán)境、 HSF、職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行 的證據(jù)，同時也為產(chǎn)品的可追溯性及制訂糾正、預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量、環(huán)境、 HSF、職業(yè)健康安全管理體系提供有效信息。2、范圍： 適用于本公司制定的所有文件資料和記錄，包括策劃和運(yùn)作管理體系所必須的外來文件。 資料、記錄為任何形式之媒體，包括硬拷貝和電子媒體。注: 所有程序中正體字適合所有產(chǎn)品 ，粗體字和下劃線部份只適用汽車產(chǎn)品

3、。3、定義：3.1 DCC：Documentation control centre文控。3.2 文件：指信息（有意義的數(shù)據(jù)或文字）及其承載媒體。3.3 受控文件：指更改、發(fā)布均受到控制的文件，受控文件一般具有制修訂與分發(fā)記錄， 修訂后須重新分發(fā)，失效時應(yīng)及時收回作銷毀處理，并應(yīng)隨時保持最新版 本，文件每頁蓋有受控識別印章。3.4 非受控文件：指文件的更改、作廢不通知文件持有人的文件。3.5 X 版文件：產(chǎn)品未通過正式驗證合格的圖面及技術(shù)資料的文件（如：產(chǎn)品沒有經(jīng)過客 戶承認(rèn)和量產(chǎn)前的圖面及技術(shù)資料或模具、 治具首套的制作和測試階段的圖 面及技術(shù)資料）。3.6 臨時文件：臨時受控文件采用“暫行

4、文件”受控，此文件為現(xiàn)行臨時使用文件，有效 期限一個月，超出有效期限為無效之文件。3.7 參考文件：在公司內(nèi) X 版文件及外部組織需要時僅供參考使用文件，并加蓋紅色“僅 供參考”印章。3.8 作廢文件：僅用于原版作廢文件，回收回來的復(fù)印受控文件無需加蓋“作廢文件”章， 直接報廢銷毀處理，而原版文件則蓋上紅色“作廢文件”印章，并登錄于 文件廢止 / 銷毀總覽表內(nèi)。3.9 正本文件：保存于文控之原件，并加蓋紅色“文件正本”印章。3.10 管理手冊：規(guī)定質(zhì)量、環(huán)境、 HSF、職業(yè)健康安全管理體系的文件。3.11 程序文件：規(guī)定進(jìn)行某項活動運(yùn)作過程的文件。3.12 作業(yè)指導(dǎo)、規(guī)范：規(guī)定進(jìn)行某項活動的具

5、體操作方法的文件。XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次4/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/03.13 表單/ 記錄：表單是各類記錄的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一格式，記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成的活動的證據(jù)的文件。3.14 外來文件：外來文件指公司向外獲取的有關(guān)國際、國家、區(qū)域和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的法 律、法規(guī)、安全規(guī)則、環(huán)保要求以及客戶或供應(yīng)商提供的有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)范、品質(zhì)保證書等文件。3.15 組織知識：指公司內(nèi)部 / 外部收集的有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)、從經(jīng)驗獲得的知識、 從失敗和成功 項目汲取的經(jīng)驗教訓(xùn)、以及過程、產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)結(jié)果、標(biāo)準(zhǔn)、客戶或 供應(yīng)商提供的產(chǎn)品相關(guān)等知識資料。4、

6、職責(zé)：4.1 文件制定、審核、核準(zhǔn)權(quán)責(zé)表：階層文件類別制訂/ 修訂/ 廢止審核核準(zhǔn)一階文件管理手冊ISO專員管理者代表總經(jīng)理二階文件程序文件部門主管 / 經(jīng)理、 ISO專員管理者代表總經(jīng)理三階文件管理類部門主管部門經(jīng)理管理者代表技術(shù)類工程師部門主管部門經(jīng)理四階文件記錄記錄表格必須在第二、第三階文件內(nèi)體現(xiàn)出來，隨二、三階文 件制定、審核、核準(zhǔn)權(quán)限。 記錄簽署權(quán)限依“文件簽署權(quán)限表” 。4.2 文控：4.2.1 各類文件之印制、受控、發(fā)放、回收、銷毀及原版文件的保管。4.2.2 對需要印刷和領(lǐng)用的表單進(jìn)行確認(rèn)，并指導(dǎo)正確的裝訂、管理方法。4.2.3 監(jiān)控企業(yè)各部門文件資料和記錄按規(guī)范要求進(jìn)行管理。

7、4.3 各部門按規(guī)定保存及管理所分發(fā)的受控或參考文件，按文控通知退回作廢文件。并負(fù) 責(zé)本部門記錄的填寫、整理、編目、歸檔、保存及借閱管理。5、內(nèi)容及要求：5.1 文件的編制：5.1.1 文件的編制格式與內(nèi)容架構(gòu)：5.1.1.1 ISO管理體系文件的編制 : 所有 ISO 體系文件編制應(yīng)統(tǒng)一格式，詳見程序文件編制格式 、管理 類三階文件編制格式 、機(jī)器設(shè)備操作說明書編制格式 、表單編制格 式。 大標(biāo)題字體加粗 （ 如 1,2,3 標(biāo)題等 ） ，各小標(biāo)題分層次以 1 1.1 1.1.1XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次5/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/01.1.1.

8、1（ 到第四級止 ） ； a.b. c. 使用 順序。 文件內(nèi)容統(tǒng)一設(shè)置字體宋體， 字體大小小四號， 段落行距固定值 20 磅。5.1.2 技術(shù)類三階文件的編制：所有技術(shù)類三階文件編制應(yīng)統(tǒng)一格式， 詳見BOM表、標(biāo)準(zhǔn)工時分析表 、QC 工程圖、成型條件指示書、沖壓條件設(shè)定表、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗指導(dǎo) 書、工程藍(lán)圖、成品承認(rèn)書。5.1.3 ISO 管理體系文件內(nèi)容架構(gòu)：5.1.3.1 管理手冊架構(gòu)：按質(zhì)量、環(huán)境、 HSF、職業(yè)健康安全管理的循環(huán)過程順序排列編制各章節(jié)內(nèi) 容，并明確體現(xiàn)各章節(jié)內(nèi)容所對應(yīng)的程序文件、工作指引。5.1.3.2 二階文件與管理類三階文件架構(gòu)：1.目的 2.范圍3.定義4.職責(zé)

9、 5.內(nèi)容及要求6.相關(guān)文件7.相關(guān)記錄表格8. 流程圖依序撰寫，若無相關(guān)項時，內(nèi)容以“無”代替。5.1.3 .3 流程圖的編制要求流程圖包含流程步驟、執(zhí)行部門、使用表單三個部分；其中流程圖過程用 長方形表示，審批、檢查用菱形表示，開始、結(jié)束用圓角矩形表示，表 示過程路徑。5.1.4 文件編號統(tǒng)一由 ISO負(fù)責(zé)，文件編號原則： 各項文件制訂、 修訂均由文控以編碼原 則編號。5.1.4.1 一階文件編號規(guī)定：文件序號（順序號從 01 開始）文件性質(zhì)代號（ QEHM代表質(zhì)量、環(huán)境、有害物質(zhì)、 職業(yè)健康與安全）企業(yè)代號例如：編號 MH-QEHM-0代1 表管理手冊XXXXX 電子有限公司文件編號MH

10、-QEHP-01頁次6/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/05.1.4.2 二階文件編號規(guī)定： MH- * - *文件序號 （順序號從 01 開始）文件性質(zhì)（ QEHP代表質(zhì)量、環(huán)境、有害物質(zhì)、職業(yè) 健康與安全程序文件）企業(yè)代號例如:編號 MH-QEHP-01代表文件資料與記錄控制程序5.1.4.3 三階文件編號規(guī)定 :文件序號（順序號從 001 開始） 文件代碼 部門代碼部門代碼:部門部門代碼部門部門代碼部門部門代碼總經(jīng)辦GM倉儲課WH人事行政課HR營銷部SA押出課SD財務(wù)中心FN產(chǎn)品工程課RD注塑組PD品保部QA制造工程課AM模具組DM資材課PM機(jī)電課EL裝配組AD押出課CB開發(fā)采購

11、課PU實驗室LA文件代碼：文件類別文件代碼文件類別文件代碼文件類別文件代碼管理辦法MAG作業(yè)指導(dǎo)SOP檢驗標(biāo)準(zhǔn)SIPQC工程圖PCP標(biāo)準(zhǔn)工時IE例如:編號 QA-MAG-001代表品保部的第一份管理辦法。5.1.4.4 品保部檢驗標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定：文件序號（順序號從 001 開始） 使用部門代碼 文件代碼 部門代碼XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次7/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/0部門使用部門代碼部門使用部門代碼部門使用部門代碼進(jìn)料段A沖壓組B注塑組C裝配組E例如:編號 QA-SIP-E001代表品管部在裝配課使用的第一份檢驗標(biāo)準(zhǔn)5.1.4.5 四階文件編號規(guī)定

12、:版本號表單流水號（順序號從 01 開始）文件編號例如:編號 MH-QEHP-01.01A代表文件資料與記錄控制程序中第一份 A版表單。5.1.5 文件、表單版本號：5.1.5.1 一、二、三階文件第一次制訂之初次版次為 A/0 版，當(dāng)頁修訂五次或大幅 度修改即換版，表單每修訂一次即換版。5.1.5.2 版本以 A、B代表第 1版、第 2版；當(dāng)頁修訂次數(shù)以 0、1、2 代表未修訂、第 1 次修訂、第 2 次修訂。5.1.5.3 一、二、三階文件當(dāng)頁版次： A/0 A/5、B/0B/5依此類推。 表單版本： A B C依此類推。5.2 文件的制定、審核、核準(zhǔn)：承辦人根據(jù) 體系文件要求條款規(guī)定經(jīng)相

13、關(guān)權(quán)責(zé)人員審核、核準(zhǔn)后交給文控發(fā)行文件 。5.3 文件的修訂：5.3.1 原制訂的文件發(fā)現(xiàn)與執(zhí)行不符時 ，經(jīng)協(xié)商同意后，由原制訂部門提出文件制訂 / 修改/ 廢止與申請表，經(jīng)上級審核認(rèn)可后，修改內(nèi)容以“紅色字體”標(biāo)示，并將 修改內(nèi)容概要記錄于文件“修改記錄”頁內(nèi)，文件修訂完成后（二階文件和管理 類三階文件含其相關(guān)表單需交關(guān)聯(lián)部門會審） ，制訂承辦人再交原審批部門負(fù)責(zé)人 審批后交給文控發(fā)行文件。5.4 文件的廢止、銷毀：文件需要廢止時，應(yīng)由申請人填寫文件制訂 /修改/廢止與申請表，依 4.1 規(guī)定經(jīng)相 關(guān)權(quán)責(zé)人員審核、核準(zhǔn)后統(tǒng)一由文控作廢。文控在文件廢止 / 銷毀總覽表上做好相 應(yīng)記錄，文件廢止

14、后原編號不得重復(fù)使用。5.5 文件的發(fā)行、接收、回收：5.5.1 經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行的紙檔受控文件， 文控應(yīng)在文件 /資料正本上蓋上 “文件正本”印章， 依文件制訂 / 修改/廢止與申請表中需分發(fā)部門復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋“受控XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次8/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/0文件”印章5.5.2 接收到經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行的 X 版文件時，文控依分發(fā)范圍復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋“僅供 參考”印章 。5.5.3 各部門接收到外來文件需分發(fā)給其他部門時 , 由該部門填寫外來文件接收轉(zhuǎn)交 聯(lián)絡(luò)單經(jīng)部門主管 / 經(jīng)理審批后，和文件于第一時間送至文控，加蓋“外來文 件”印章發(fā)行

15、，無需發(fā)行把外來文件存在相對應(yīng)的文件夾。5.5.4 營銷部收到客戶提供產(chǎn)品圖紙、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，轉(zhuǎn)交給對應(yīng)責(zé)任部門（研發(fā)部、 品管部等）確認(rèn)資料之完整性、正確性；內(nèi)部工程資料制作完成，經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人審批后，交給文控依本程序 5.5.1 發(fā)至相關(guān)部門。5.5.5 臨時版模治具和自動化設(shè)備圖面及相關(guān)的技術(shù)資料由編制部門提供紙檔文件給 文控蓋“暫行文件”章發(fā)行生效（必須填寫發(fā)行日期和有效日期） 。5.5.6 一般文件必須于接收后 24 個工作小時內(nèi)發(fā)行，特急文件要優(yōu)先加急處理，收文 部門應(yīng)在文件分發(fā) / 回收記錄表上簽收，并掃描到文控共享中心，各編制部 門應(yīng)同時提供原始電子檔給文控備案。5.5.7 所

16、發(fā)行文件在使用過程中因保管不善，損壞、遺失、缺頁、字跡模糊，或各部 門因工作需要， 需增加文件發(fā)放份數(shù)或發(fā)放部門時， 可填寫文件資料申請表 ， 經(jīng)相關(guān)審批權(quán)限核準(zhǔn)后，向文控申請。5.5.8 文件失效或修訂后分發(fā)新版文件時，文控須收回所有舊版文件，各部門在接到 文控收回舊版失效文件通知八個工作小時內(nèi)，必須將舊版失效文件交給文控并 在文件分發(fā) / 回收記錄表上簽名確認(rèn)回收，對收回的舊版失效文件，文控應(yīng) 檢查數(shù)量與內(nèi)容的完整性，各部門不得保存舊版文件。5.5.9 廢止的受控文件副本應(yīng)予以回收銷毀，或為了節(jié)約紙張，可以二次利用作廢文 件的紙張，蓋“作廢文件”章區(qū)分作廢頁面后使用。其它非受控文件資料二次

17、 利用時劃“”區(qū)分使用。5.5.10 作廢正本加蓋“作廢文件”章隔離標(biāo)識，并登錄于文件廢止/ 銷毀總覽表內(nèi)作日后參考之用。5.6 文件控制和管理：5.6.1 文件控制5.6.1.1 所有受控文件由文控統(tǒng)一發(fā)布，文件編號由 ISO 統(tǒng)一管理。5.6.1.2 對質(zhì)量、環(huán)境、 HSF、職業(yè)健康安全系統(tǒng)有效運(yùn)作的各工作場所 , 應(yīng)具有適 切版本的適當(dāng)文件 , 任何人均不得在文件上加標(biāo)記或書寫任何文字、符號 等，以確保文件之正確性。XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次9/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/05.6.1.6 任何人不得私自將蓋有受控識別印章的文件進(jìn)行復(fù)印， 各部門

18、如有需要可按5.5.7 條款執(zhí)行。5.6.1.7 受控印章、作廢印章由文控申請刻章，統(tǒng)一保管與使用，印章如有更新，文 控應(yīng)銷毀舊的印章，如印章遺失文控應(yīng)對其負(fù)相關(guān)責(zé)任。5.6.1.8 所有受控的管理體系文件發(fā)行至相關(guān)部門后， 各部門責(zé)任都須主導(dǎo)部門人員 進(jìn)行內(nèi)容學(xué)習(xí)。5.7 文件的管理：5.7.1 外來文件、組織知識的管理5.7.1.1 外來文件、組織知識原則上正本（原稿）由文控存檔，但也可以根據(jù)實際 需要由接收部門存檔，并做好標(biāo)識。組織知識變更版本時 , 應(yīng)及時向文控 登記更新。5.7.2 臨時文件的管理：5.7.2.1 X 版臨時文件有效期最長一年， 超期由文控收回作廢處理。當(dāng)產(chǎn)品量產(chǎn)或經(jīng)

19、過客戶確認(rèn)后，均要在一個月內(nèi)轉(zhuǎn)正版文件。模治具和自動化設(shè)備圖面及 相關(guān)的技術(shù)資料有效期最長 1 個月，超期后的文件自動作廢。5.7.3 外部組織需要文件時由文控發(fā)放并加蓋紅色 “僅供參考” 印章,發(fā)生更改時 , 舊版本 不用收回。5.7.4 文件存檔5.7.4.1 受控原版文件均由文控保管，并建立文件資料管制總目錄 ，各文件使用 部門應(yīng)建立本部門文件資料管制總目錄 ，以方便管理和查閱。5.7.4.2 一、二、三階（管理類） 、四階文件應(yīng)附有電子文檔貯存于文控。5.7.5 文件保管5.7.5.1 所有文件與記錄需保存完整，注意好三防：防火、防水、防盜。5.7.5.2 每年均應(yīng)對存檔的電子文件的讀

20、取、處理、設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查 登記5.7.5.3 當(dāng)各部門文件管理員離職或異動時 , 由此文件管理員與文件接收人做好文件 交接工作。5.7.6 文件借閱 原則上所有受控文件不允許借閱，如因特殊原因需要借閱受控文件的，由文件管 理員在文件借閱登記表中做好相應(yīng)記錄，申請人在規(guī)定時間內(nèi)需歸還于文件 管理員。文控正本文件一律不允許借閱。5.8 監(jiān)督5.8.1 監(jiān)督：依 流程再造項目稽核管理辦法 執(zhí)行，確定文件的有效性、適合性。XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次10/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/0印章使用明細(xì)表印章名稱 印章圖樣 印章用途文件正本章受控文件章暫行

21、文件章僅供參考章外來文件章作廢文件章識別正本文件識別所有受控文件識別外來受控文件識別所有作廢文件識別臨時版模治具和自動化零件圖面1. 識別 X 版文件2. 外部組織需要文 件時5.9 記錄表格的使用5.9. 1 記錄表格被確定后，由表格編制部門負(fù)責(zé)對記錄的填寫方法進(jìn)行指導(dǎo)，以確保記 錄的正確使用，記錄要求真實、準(zhǔn)確、及時和規(guī)范地填寫， 文字要清晰整齊易辨， 不可用鉛筆、紅筆填寫，涂改液涂改，不能填寫的欄目應(yīng)寫上 “無”或劃上“/”， 記錄、審批者應(yīng)簽名并寫上日期。5.9.2 不得隨便更改記錄，需更改時，將原文用雙橫線（ = ）劃去，在旁邊填寫正確內(nèi) 容，更改人必須在更改內(nèi)容旁簽名或蓋章確認(rèn)。5

22、.10 空白表單的管理5.10.1 使用部門提交更改新表單給文控時需征求上級意見對舊版表單進(jìn)行清除處理。 處理方式可分為：XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次11/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/0先使用完舊版表單后，才可使用更改后的新表單；立即停止使用舊版表單，改用更改后新表單；5.10.2 打印表單的管理：5.10.2.1 表單受控后，文控將受控表單的電子檔以只讀方式共享于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上 供各部門打印受控表單，各部門不得私自打印未受控之表單，文控不 定時對打印表單狀況進(jìn)行稽查。5.10.3 文控不定時稽查各部門表單的使用情況，凡發(fā)現(xiàn)新舊表單同時使用時，即時回 收舊空

23、白表單。另外，該部已用舊表單作了數(shù)據(jù)記錄的，該部門必須重新用新 表單抄回相關(guān)記錄數(shù)據(jù) 。5.10.4 記錄表格由文控統(tǒng)一編號管理，并匯總于文件簽署權(quán)限一覽表 。5.10.5 禁止新、舊版本的記錄同時使用，新版生效使用時舊版內(nèi)容作廢失效。5.11 記錄的管理5.11.1 記錄保存期限遵循的原則：5.11.1.1 符合相關(guān)法律法規(guī)以及強(qiáng)制性規(guī)定；5.11.1.2 滿足外部要求，如合同、客戶的要求；5.11.1.3 滿足公司的需要，如財務(wù)管理的要求；5.11.1.4 對于同時符合幾種限制性要求的記錄，保存期限以最長為準(zhǔn)；5.11.1.5 對存在相互調(diào)用的記錄，以其中的最長保存期限作為調(diào)用方記錄的保存

24、期限；5.11.1.6 汽車產(chǎn)品涉及產(chǎn)品安全或法律法規(guī)要求的記錄（工裝記錄（包括維護(hù)和 所有權(quán)）、產(chǎn)品和過程設(shè)計記錄、采購訂單或者合同和修正） ，保存期至 少為產(chǎn)品在用期加三個日歷年。 PPAP資料的保存時間必須為產(chǎn)品在用期 再加一個日歷年；5.11.1.7 HSF管理之有害物質(zhì)檢測報告、材料成分表或 MSD、S 產(chǎn)品成分宣告表保 存期限為十年；5.11.1.8 產(chǎn)品品質(zhì)管理系統(tǒng)之相關(guān)運(yùn)作記錄至少保存三年， 客戶特殊要求按客戶 要求執(zhí)行；5.11.1.9 設(shè)備點(diǎn)檢表、日常檢查表保存一年；5.11.1.10 體系一、二、三階文件保存為永久，涉及產(chǎn)品技術(shù)資料、圖面、變更資 料及承認(rèn)書保存為產(chǎn)品停止

25、生產(chǎn)后加上一年。5.11.1.11 具體的記錄保存期限要明確， 不能出現(xiàn)不確定、 模棱兩可的情況， 如“3 年”、“ 34 年”、“產(chǎn)品生命周期終止”等。XXXXX 電子有限公司文件編號MH-QEHP-01頁次12/13文件資料與記錄控制程序版 / 次A/05.11.2 各部門編制表單時，遵循記錄保存原則，規(guī)定記錄的保存期限和保存部門，由文控匯總于文件簽署權(quán)限表并負(fù)責(zé)該清單的及時修訂等管理。對于超 過保存期的記錄，填寫文件廢止 / 銷毀總覽表經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可進(jìn)行 銷毀處理。5.11.4 文件管理員應(yīng)對歸檔的記錄收集成冊，以便查閱。6、相關(guān)文件：6.1 流程再造項目 稽核管理辦法7、相關(guān)記錄表格：7.1 程序文件編制格式7.2 管理類