xx物業(yè)集團(tuán)公文管理制度模版

1、XX物業(yè)集團(tuán)公文管理制度模版XXX物業(yè)集團(tuán)公文管理制度1、目的為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高日常公 文處理效率和公文質(zhì)量，特制定本規(guī)定。2、適用范圍適用于物業(yè)集團(tuán)、各下屬分公司及物業(yè)服務(wù)中心。3、主要內(nèi)容3. 1公文種類公司公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力的規(guī)范文書，是依規(guī)行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作.3.1.1報告：適用于公司內(nèi)部下級向上級、公司向政府有關(guān)部門匯報工作， 反映情況，答復(fù)詢問。3.1.2請示：適用于公司內(nèi)部下級向上級、公司向政府有關(guān)部門就重大事項 的請求指示.批準(zhǔn)。3

2、. 1. 3通知：適用于公司內(nèi)部傳達(dá)需辦理、周知或者執(zhí)行的事項；任免人員； 公司向有關(guān)業(yè)務(wù)來往單位洽談業(yè)務(wù)及合作事宜等。3. 1.4函：適用于不相隸屬部門或業(yè)務(wù)來往單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。3.1.5通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神及情況。3.1.6會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議精神和議定事項，要求與會單位共 同遵守執(zhí)行。3.1.7批復(fù)：適用于答復(fù)下屬單位的請示事項。3.1.8決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人 員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3.1.9意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。3- 2公文格式32

3、1公文一般山秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識、發(fā)文字 號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件、成文日期、印章.附注、主題詞、 抄送部門和下發(fā)日期等部分組成。3. 2. 2文頭部分3. 2. 2. 1涉及公司機(jī)密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，密級分為“秘密”、 “機(jī)密”、“絕密”；其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。3. 2. 2. 2緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件” o3. 2. 2. 3發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱：聯(lián)合行文， 主辦單位應(yīng)排列在前。3. 2. 2. 4發(fā)文字號：應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號；發(fā)文字號中，年份、 序號應(yīng)

4、當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號括入；序號不編虛位（即1不編為001）；釆用仿宋_GB2312三號、居中，空一行寫正文，如果是紅頭文件，在標(biāo)準(zhǔn)紅頭下空一行寫標(biāo)題。3. 2. 3行文部分3. 2. 3. 1頁邊距設(shè)置：上：3. 7厘米下：3. 5厘米內(nèi)：2. 8厘米外：2. 6厘米。3. 2. 3. 2 格式 紅頭格式：紅頭字體為方正姚體，字號為30號居中。 “特此通知”格式：寫在正文下一行空兩格處，字體仿宋_GB2312,字號三號。3. 2. 3. 3標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種 類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不

5、用標(biāo)點符號；文字從左至右橫寫，橫排，紅色反線下空1行，釆用宋體、二號、 加粗、居中排列；回行時，做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)；多行標(biāo)題的排列方式，一般是正三角形，倒三角形或棱 形。3. 2. 3. 4主送單位（部門或人）：主送單位（部門或人）應(yīng)使用全稱或規(guī)范化 簡稱，應(yīng)寫在標(biāo)題之下空1行，正文之上，居左頂格用3號仿宋_GB2312字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。3. 2. 3. 5正文：正文位于標(biāo)題或主送部門下方；采用仿宋_GB2312、3號，行間距為1.5倍。3. 2. 3. 6公文結(jié)構(gòu)層次： 第一層次編號用“一”、“二”、“三”來表示。 第二層次編號用“（一）”、“（二）”來表示。 第三層次編號

6、用阿拉伯?dāng)?shù)字“1. ”、“2”來表示。 第四層次編號用“（1）”、“（2） ”、“（3） ”來表示。結(jié)構(gòu)層次盡量不要多于四級，不要越級使用各個層次編號3. 2. 3. 7責(zé)任單位：集團(tuán)總部、下屬公司對內(nèi)發(fā)文需注明責(zé)任部門全稱。3. 2. 3. 8附件：公文如有附件，并在正文之后注明附件名稱和順序號，附件 應(yīng)在正文下空2行、左空2字處用仿宋_GB2312、三號字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo) 全角冒號和名稱，名稱需用書名號；附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1.XXXXX”），附件名稱后不加標(biāo)點符號。3. 2. 3. 9聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單 位都應(yīng)肖加蓋印章；印

7、章蓋在發(fā)文時間的位置，用印章要做到清晰、整潔、端正、 位置恰當(dāng)，上不壓正文，下要騎年蓋月。3. 2. 3. 10成文日期：以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，一般標(biāo)注在正文右下方；采用仿 宋_GB2312三號、右齊;用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“ 0 ” 3. 2. 3. 11如遇公文恰好滿頁，發(fā)文時間和文尾部分須另起一頁，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁，不得采取注識“（此頁無正文）”的方法解決。3. 2. 4文尾部分3. 2. 4. 1主題詞：主題詞不能隨意標(biāo)注；主題詞3個字在第1行左側(cè)頂格采用仿宋_GB2312,三號標(biāo)識，后面全角冒號，冒號后跟主題詞詞組用仿宋_GB231

8、2,三號標(biāo)識。3. 2. 4. 2抄送單位（部門或人）:公文的抄送單位（部門或人）指 除主送單位（部門或人）以外的需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位 （部門或人）；抄送單位（部門或人）應(yīng)為使用其的全稱或規(guī)范化簡稱， 抄送部門名稱置于印發(fā)日期上方抄送欄內(nèi)，與正文齊；位于主題詞下 一行，釆用仿宋_GB2312,三號，后標(biāo)全角冒號，抄送單位用頓號隔 開，回行時與冒號后的抄送單位對齊。3. 2.4. 3印發(fā)單位名稱和印發(fā)日期位于抄送單位之下（無抄送單位在主題詞 之下）占1行位置，采用3號仿宋_GB2312；以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù) 字標(biāo)識。3?2.4.4印發(fā)份數(shù)置于印發(fā)單位名稱和印發(fā)日期的右下角（

9、對外 發(fā)文）。3. 2.4. 5公文應(yīng)當(dāng)在每頁下方用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注頁數(shù)（首頁不顯 示）。3. 3公文標(biāo)識公文標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用公司的全稱，并使用紅色標(biāo)識，即“紅頭” o 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括公司所在地簡稱代字、年份、序號。物業(yè)集團(tuán)對內(nèi)發(fā)文字號：佳物業(yè)集人字年份X號。物業(yè)集團(tuán)對外發(fā)文字號:佳物業(yè)集外字年份X號。分公司對內(nèi)發(fā)文字號為：行政文號：X佳物業(yè)集行字年份X號。人事文號：X佳物業(yè)集人字年份X號。例如：深圳桂芳園：深佳物業(yè)集桂字年份X號。成都麗晶港：成佳物業(yè)集麗字年份X號。3. 5行文規(guī)則351行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。3. 5. 2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和范圍確定，一般不得越級請示和 報告。3. 5.

10、 3公司各職能部門可以依據(jù)本部門的職權(quán)相互行文和向下一級的相關(guān) 業(yè)務(wù)部門行文；可以以函的形式（業(yè)務(wù)協(xié)辦單等）商洽工作、詢問和答復(fù)問題。354屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)曲部門自行行文、授權(quán)行文或聯(lián)合 行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)高管審批的事項，經(jīng)同意也可以山部門 行文。3. 5. 5 請示”應(yīng)當(dāng)一文一事：一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單 位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級部門?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。3. 5. 6向其它單位或者本公司內(nèi)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送公司 高管或公司其它需知會的相關(guān)部門。3.6發(fā)文辦理3. 6.1發(fā)文辦理應(yīng)當(dāng)做到：3. 6. 1. 1符合公司的管

11、理制度規(guī)范及其他有關(guān)規(guī)定。3. 6. 1. 2情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲， 字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。3. 6. 1. 3公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行 文關(guān)系確定。3. 6. 1. 4擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程 度。3. 6. 1. 5人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文 字號；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。3. 6. 1. 6公文中出現(xiàn)的計量單位應(yīng)當(dāng)使用法定計量單位。3. 6. 1. 7公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組

12、 織外文名稱或者縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。3. 6. 1. 8公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞.詞組、慣用 語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿 拉伯?dāng)?shù)字。3. 6.2擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與 有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，仍不 能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會 簽后報請上級高管協(xié)調(diào)或裁定。3. 6.3公文草擬部門擬定公文時，必須填寫正式的文件審批單。同意簽發(fā)后 方可用印、登記及印發(fā)。3. 6.4公司公文掛網(wǎng)簽發(fā)程序

13、：（具體事項以責(zé)權(quán)手冊審批流程為準(zhǔn)）物業(yè)集團(tuán)掛網(wǎng)簽發(fā)程序：行政及人力資源部審批及校對格式后發(fā)文分管高管審批部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字部門擬稿后通過0A填寫文件審批單（發(fā)文審批）下屬公司掛網(wǎng)簽發(fā)程序：山行政及人力資源部打印并用印后業(yè)務(wù)部門使用行政送高管簽發(fā)行政及人力資源部負(fù)責(zé)人審核行政人員校對內(nèi)容及格式并編號業(yè)務(wù)分管高管審批部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字3. 6.業(yè)務(wù)部門擬稿后通過0A填寫文件審批單（發(fā)文審批）能部門專員，負(fù)責(zé)日常公文管理工作。3. 6.6公文正式印制或掛網(wǎng)前，行政職能部門專員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，審核的重 點是：是否確需行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān) 要求、公文格式是否符合本

14、辦法的規(guī)定、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是 否齊全等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。367公文經(jīng)簽發(fā)后，需山行政職能部門專員進(jìn)行編號，并形成編號目錄的電子文檔，以作公文存檔核對。3. 7收文辦理3. 7.1收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、 批辦、承辦、催辦等程序。3. 7.2各部門收到來自外部的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉，重要 事項要及時報給公司高管并提出相關(guān)意見。3. 7. 3對于公司高管批辦的各類公文，行政職能部門專員要及時下發(fā)到相關(guān) 部門，并做好催辦工作。374承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時處理，不得延誤、推諉。對不屬 于本部門

15、職權(quán)范圉或者不宜山本部門辦理的，應(yīng)及時送交行政職能部門。3. 7.5本公司與外界往來的文件，由行政職能部門統(tǒng)一登記、收文、存檔。 部門內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、存檔。38收文的整理歸檔381公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。須登記的公文范圉為以下三類：3. 8. 1. 1外來文件：命令.決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、 函、會議紀(jì)要等。3. 8. 12對外業(yè)務(wù)文件。3. 8. 1. 3物業(yè)集團(tuán)制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件。其中，外來文件及對外業(yè)務(wù)文件的電子文檔、紙質(zhì)文檔均需移交 至行政職能部門專員統(tǒng)一存檔管理，物業(yè)集團(tuán)制發(fā)文件山部門內(nèi)部人 員

16、自行存檔。公文電子文檔應(yīng)定期整理后存放至指定儲存器，公文紙質(zhì)文檔應(yīng) 定期整理后歸檔。其中，對內(nèi)公文一式一份，供公司存檔；對外公文 一式三份，分別送收文單位、公司存檔、擬稿部門存閱。3. 8.2歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立 卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保 管和利用。3. 8.3擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要 求。3. 9公文管理3. 9. 1公文山物業(yè)集團(tuán)行政及人力資源部（外地及下屬公司為行政職能部門） 統(tǒng)一收發(fā)、審核、印刷、裝訂.歸檔和銷毀。3. 9.2公司所有公文不得擅自翻印，不得私自帶出辦公區(qū)域。3. 9. 3公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起 不產(chǎn)生效力。3. 9. 4銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，