文件控制程序表格格式

1、文件控制程序表格格式Revised as of 23 November 2020分發(fā)范圍分發(fā)號分發(fā)范圍分發(fā)號分發(fā)范圍分發(fā)號總經(jīng)理01供應(yīng)部04總工程師02生產(chǎn)部05行政部03銷售部06文件更改記錄版次號修改頁碼修改后頁數(shù)更改內(nèi)容提要日期A/06新版編制審核批準(zhǔn)日期編制審核批準(zhǔn)日期受控章1目的規(guī)定適當(dāng)?shù)某绦?，對質(zhì)量管理體系文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、評審、更改、作廢、回收進(jìn)行控制，以確保公司各場所使用的文件均為有效版本。2 范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制。3定義：無4流程5 要求總則質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的控制按質(zhì)量手冊的控制執(zhí)行。質(zhì)量記錄的控制按質(zhì)量記錄控制程序的要求執(zhí)行。質(zhì)量手冊、質(zhì)

2、量程序文件、工作文件、外來文件的控制按本程序的以下要求執(zhí)行。文件的編制總工程師負(fù)責(zé)遵照ISO 9001 : 2000質(zhì)量管理體系國際標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合公司實際情況編制質(zhì)量手冊。 行政部負(fù)責(zé)各相關(guān)部門遵照ISO 9001 : 2000質(zhì)量管理體系國際標(biāo) 準(zhǔn)的要求，結(jié)合公司行業(yè)特點編制相應(yīng)的質(zhì)量程序文件。各責(zé)任部門依照公司質(zhì)量手冊及質(zhì)量程序文件的有關(guān)要求，根據(jù)相關(guān)過 程開展的要求編制該過程所需的工作文件。文件的編號按的要求統(tǒng)一進(jìn)行，以易于識別和檢索。文件編制人員應(yīng)在所編制的文件上簽名表示確認(rèn)。文件的批準(zhǔn)文件審核人負(fù)責(zé)確定以下事項：A. 文件內(nèi)容正確并符合要求；B. 文件編有正確的文件名、文件號及版本

3、號；C. 簽名表示確認(rèn)。文件批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)：A. 批準(zhǔn)文件及文件分發(fā)范圍；B. 文件以批準(zhǔn)人簽名后生效。管理者代表負(fù)責(zé)文件的審核；總經(jīng)理負(fù)責(zé)文件的批準(zhǔn)。文件的發(fā)放行政部負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和文件原稿的存檔。文件發(fā)放人負(fù)責(zé)：A. 確認(rèn)要發(fā)行的文件的原稿有各權(quán)責(zé)人原筆跡簽名；B. 按文件首頁的“分發(fā)范圍”確定文件分發(fā)數(shù)量并用原稿復(fù)印相應(yīng)數(shù) 量的文件；C. 在文件首頁上蓋上紅色受控章，注意文件原稿首頁不應(yīng)蓋章；D. 將文件名稱和分發(fā)范圍、分發(fā)號登錄于“文件分發(fā)記錄（每份文 件應(yīng)具備一份獨立的分發(fā)記錄）；E. 在受控章處填上相應(yīng)的“分發(fā)號”，按照“分發(fā)號”所對應(yīng)的“分發(fā) 范圍將文件分發(fā)到對應(yīng)的部門或個人；F.

4、要求文件接收人員在“文件分發(fā)記錄”上簽名確認(rèn)；文件的更改：如涉及文件內(nèi)容的更改，由原文件編寫責(zé)任部門或個人填寫“文件更改申 請單：經(jīng)原審批人審核批準(zhǔn)后進(jìn)行更改作業(yè)（當(dāng)原審批人不在職時可由其 代理人審批）。如僅涉及錯字或字?jǐn)?shù)的刪減等的更改，由原文件批準(zhǔn)人直接在文件上更 改，并在更改處簽章。文件作較小幅度（不涉及頁數(shù)的増減時）修改時，行政部負(fù)責(zé)收回文件 撤換更改頁并及時調(diào)整文件更改頁的修改狀態(tài)號（從0到9）,將 更改情況及更改后生效日期登錄于文件首頁后重新分發(fā)，收回的更 改頁予以銷毀處理.文件原稿更改頁蓋作廢章標(biāo)識并予以保存。文件經(jīng)多次修改（修改狀態(tài)號從0升到9時）或文件需進(jìn)行大幅度（涉 及到頁數(shù)

5、增減時）修改時應(yīng)進(jìn)行換版，更改文件版本號（從代 B, C, D），行政部負(fù)責(zé)將舊版次文件收回予以銷毀處理， 對舊版文件原稿蓋作廢章標(biāo)識并予以保存，按和要求審批分發(fā)新 版本文件；文件的評審:體系文件的適宜性評審及其必要的更改按管理評審要求進(jìn)行。文件的管理：文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)將相關(guān)文件及時列入文件目錄； 行政部負(fù)責(zé)對文件原稿應(yīng)予以建檔保存，各部門負(fù)責(zé)對所使用的文件的 建檔，文件的建檔保存參照質(zhì)量記錄控制程序有關(guān)要求執(zhí)行；各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對電子媒體類文件資料（如存于計算機硬盤或軟盤上的 文件）予以備份管理，文件的讀寫及修改權(quán)限應(yīng)予以明確規(guī)定并定 期進(jìn)行殺毒處理；文件使用人員在使用文件時應(yīng)確認(rèn)

6、該文件為蓋有紅色“受控章”的有效版本，發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有i吳時應(yīng)及時聯(lián)系行政部予以處理。文件使用人員應(yīng)妥善保管好文件，不得在文件上隨意涂改，以保持文件整潔無損，發(fā)現(xiàn)破損、掉頁現(xiàn)象應(yīng)及時聯(lián)系行政部予以更換。未經(jīng)文件批準(zhǔn)人授權(quán)，任何部門或個人不得擅自復(fù)制受控文件，如需要 可以向文件批準(zhǔn)人申請。行政部負(fù)責(zé)在每次審核（內(nèi)部和外部）前全面檢查各類在用文件的有效 性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。文件的編號準(zhǔn)則：質(zhì)量手冊（QUALIT丫 MANUAL） :QM-01質(zhì)量程序文件：采用6碼編號，其規(guī)定如下： 口 A. 為文件類別代碼QP,表示質(zhì)量程序文件(QUALITYPROCEDURE)B. 為文

7、件代碼，對應(yīng)IS09001 : 2000標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)號(取前兩位)C. 兩碼為流水號，自0199號，依據(jù)需要編號。例：文件控制程序(QP-42-01)QP - 42 - 01T T TI I文件控制程序I 文件控制1質(zhì)量程序工作文件：采用9碼編號，規(guī)定如下：A. (D為公司代碼：THX龍巖天和祥風(fēng)動工具有限公司B. 為對應(yīng)的程序文件代碼(無相應(yīng)程序文件時，代碼用“00標(biāo)識)C. 為文件流水號例如：THX-4201 -01與文件控制程序相關(guān)的文件之一。質(zhì)量記錄采用9碼方法編號，其規(guī)定如下: A. 為文件代碼QR,表示“質(zhì)量記錄”B. 為對應(yīng)的程序文件代碼（無相應(yīng)程序文件時，代碼5）用“00”標(biāo)識）

8、C. 為本程序相關(guān)的質(zhì)量記錄的流水號；D. 為質(zhì)量記錄的版本號。外來文件管理規(guī)定外來文件的收集和建檔A. 行政部負(fù)責(zé)通過政府部門、行業(yè)主管機構(gòu)、報刊等渠道及時收集與本部門運作相關(guān)的法律、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并建檔保存。B. 供應(yīng)部負(fù)責(zé)設(shè)備、工具、儀器、檢測器具的技術(shù)資料的收集和建檔保存。C. 供應(yīng)部負(fù)責(zé)所采購材料的合格證明材料的收集和建檔保存。外來文件（相關(guān)法律、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)部分）的發(fā)放A. 總工程師審閱并確定傳閱或分發(fā)范圍。B. 如需分發(fā)，按要求做好分發(fā)記錄。外來文件的借閱A. 借閱人根據(jù)需要借閱相關(guān)文件；B. 保管人員負(fù)責(zé)對出借的相關(guān)文件予以登記，并要求借閱人在登記 表上簽名；C. 借閱人應(yīng)妥善保管好相關(guān)文件并及時歸還；D. 相關(guān)文件歸還后，保管人員應(yīng)予以登記并及時歸檔.外來文件的更新A. 行政部負(fù)責(zé)及時收集