2021年公司財(cái)務(wù)檔案管理制度措施

1、life is to break free from the confusion, and new confusion will usher in, requiring us to continue to break free.悉心整理祝您一臂之力（word文檔/a4打印/可編輯/頁(yè)眉可刪）公司財(cái)務(wù)檔案管理制度措施 公司財(cái)務(wù)檔案管理制度措施范文一 1.會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè) 材料以及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程 序。 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由會(huì)計(jì)人員保管一年，期滿 后移交公司檔案室統(tǒng)一管理。 會(huì)計(jì)檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行安全、保管制度，財(cái)務(wù)部指定

2、專人負(fù)責(zé)管 理，嚴(yán)禁遺失、損毀、涂改、泄密和私自銷毀會(huì)計(jì)檔案行為發(fā)生。 2.集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)督促有關(guān)人員對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案歸檔要 求將賬簿裝訂成冊(cè)，憑證裝袋，并標(biāo)明名稱、訖止日期、冊(cè)數(shù)、 加蓋有關(guān)人員印鑒，按檔案編號(hào)移交檔案員驗(yàn)收立卷歸檔。 3.會(huì)計(jì)檔案分為以下幾類： 3.1 會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證; 3.2 會(huì)計(jì)賬簿：即總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日 記賬、銀行對(duì)賬單、調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿; 3.3 會(huì)計(jì)報(bào)表：月報(bào)、季報(bào)、中期報(bào)表、年度報(bào)表; 3.4 會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告; 3.5 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、 查閱復(fù)

3、制登記簿;1 4.一個(gè)會(huì)計(jì)年度形成的會(huì)計(jì)檔案，按報(bào)表、賬簿、憑證、資料、 磁性介質(zhì)或光盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)五大類，分別組成若干案卷，系統(tǒng)排 列，一般不能變動(dòng)。 案卷的形成遵循以下要求：賬簿原則上按原 卷冊(cè)封裝為基礎(chǔ)，填寫(xiě)歷任會(huì)計(jì)一覽表，另加封面，對(duì)總賬、現(xiàn) 金、銀行存款日記賬保持原來(lái)的面貌，不能抽出白頁(yè);憑證按時(shí) 間和順序排列、裝訂加封面，填寫(xiě)清楚。 會(huì)計(jì)檔案每年要編制案卷目錄，一式兩份，檔案室及財(cái)務(wù)室 各存一份。 對(duì)以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，要定期檢查、 定期復(fù)制，防止損壞丟失文檔。 5.會(huì)計(jì)檔案必須妥善保管，做到存放有序，查找方便，并做好防 磁、防火、防潮、防塵、防盜和防鼠咬、防蟲(chóng)蛀、防霉變等

4、工作。 6.公司會(huì)計(jì)檔案原則上為本企業(yè)提供查詢，外單位如需查閱復(fù)制 應(yīng)持本單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)同意后，方可查閱。 查 閱的檔案一般不得帶出檔案室，查閱人員不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上作任 何記錄、符號(hào)和標(biāo)記，更不準(zhǔn)抽換或涂改;對(duì)存放的磁性介質(zhì)會(huì) 計(jì)資料查閱時(shí)應(yīng)防止感染病毒。 如有違反追究檔案管理人員的責(zé) 任。 7.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為： 7.1 會(huì)計(jì)憑證類 7.1.1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15 年 7.1.2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年2 7.2 會(huì)計(jì)賬簿類 7.2.1 日記賬(明細(xì)分類賬) 年 7.2.2 現(xiàn)金和銀行存款日記賬、總賬 25 年 7.2.3 輔助賬簿 7.3 會(huì)計(jì)報(bào)表類

5、 7.3.1 月報(bào)、季報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表 年 7.3.2 年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久 7.4 財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告 15 年 7.5 磁性介質(zhì)或光盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)停止使用之 1-3 年 7.6 其它類 7.6.1 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 7.6.2 會(huì)計(jì)檔案保存清冊(cè) 7.6.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 15 年 25 年 25 年 10 15 年 157.7 會(huì)計(jì)檔案保管期限屆滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出銷 毀意見(jiàn)，經(jīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)、財(cái)務(wù)主管組成的鑒定小 組進(jìn)行嚴(yán)格鑒定、審查后，對(duì)無(wú)繼續(xù)保管必要的保管期限屆滿的 會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)檔案保管人員填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”，報(bào) 公司董事會(huì)批準(zhǔn)后，方可銷毀。公司財(cái)

6、務(wù)檔案管理制度措施范文二 一、會(huì)計(jì)檔案管理的定義 會(huì)計(jì)檔案管理是指對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料， 記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料、證據(jù)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、 保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便 查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 二、會(huì)計(jì)檔案的范圍 會(huì)計(jì)檔案的范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料， 記錄和反映各公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 具體包括： 1 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。 2 會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片(以記賬憑證和原始 發(fā)票代替)、輔助賬薄和其他會(huì)計(jì)賬薄。 3 財(cái)

7、務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及 文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 4 發(fā)票類：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務(wù)業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。 5 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，發(fā)票領(lǐng)用登記簿，會(huì)計(jì)檔案 移交、保管、銷毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案借閱登記本，各類財(cái)務(wù)證件以及其他應(yīng) 當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。 三、會(huì)計(jì)檔案的立卷 各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門(mén)別類地組成幾個(gè)類型的案 卷，將各卷按順序編號(hào)。 (一)會(huì)計(jì)憑證(案卷號(hào)：1-連續(xù)流水號(hào)，連續(xù)流水號(hào)每年從 1 開(kāi)始連續(xù)) 1、記賬憑證于每月結(jié)賬日(2 月為最后一天，12 月或春節(jié)月份根據(jù)通知 要求，其他月均為 30

8、 日)后一周內(nèi)打印完畢，匯總打印到二級(jí)科目;每月 20 日前完成上月會(huì)計(jì)憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔; 2、整理憑證，按編號(hào)順序排列，檢查日期、編號(hào)、附件張數(shù)、收訖、付 訖章及有關(guān)部門(mén)人員印章是否齊全; 3、摘除憑證內(nèi)的金屬物(如釘書(shū)釘、大頭針、回形針)，將大的附件按憑 證大小折疊好，避開(kāi)左上角裝訂位臵，便于翻閱; 4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝訂 處粘貼覆蓋; 5、憑證封皮上填寫(xiě)憑證種類、本月總冊(cè)數(shù)、本冊(cè)編號(hào)、起止日期、號(hào)碼， 會(huì)計(jì)主管人員、憑證審核人員和裝訂人員(騎縫處)簽章; 6、每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號(hào)順序入柜 保存; 7、出

9、納不得裝訂憑證。 (二)會(huì)計(jì)賬簿(案卷號(hào)：2-連續(xù)流水號(hào)) 1、會(huì)計(jì)賬簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必須將所有明細(xì)賬打印 完畢，并整理歸檔; 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目;資產(chǎn)、負(fù)債 類科目輔助賬類型按客戶、職員、供應(yīng)商核算的需分別按照每一個(gè)客戶、 職員、供應(yīng)商打印核算項(xiàng)目明細(xì)賬，除上述科目以外的其他科目明細(xì)賬打 印至二級(jí); 3、賬簿整理：賬簿啟用表填寫(xiě)齊全，內(nèi)容與各個(gè)賬戶相符，賬頁(yè)數(shù)齊全， 序號(hào)排列連續(xù); 4、會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序 (1) 會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面 (2)賬簿啟用表 (3)賬戶目錄、備考表 (4)按本賬簿頁(yè)數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁(yè) (5)會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底 5、會(huì)

10、計(jì)賬簿裝訂后應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象，賬簿裝訂的 封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章，裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所 屬年度及賬簿名稱和編號(hào); 6、賬簿封面上標(biāo)明賬簿名稱、所屬年度、編號(hào)，編號(hào)一年一編，順序?yàn)椋?現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、核算項(xiàng)目明細(xì)賬、固定資 產(chǎn)卡片。 (三)會(huì)計(jì)報(bào)表(案卷號(hào)：3-連續(xù)流水號(hào)) 獨(dú)立核算體次年 1 月份將上年 12 個(gè)月月度會(huì)計(jì)報(bào)表按照資產(chǎn)負(fù)債表、損益 表、費(fèi)用明細(xì)表、應(yīng)交稅金明細(xì)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表的順序，加裝報(bào)表 封皮，填寫(xiě)報(bào)表目錄，加蓋企業(yè)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員、制表人印章后， 入柜保存。 合并報(bào)表及各核算體年報(bào)需在次年 2 月份按

11、上述要求裝訂完成。 (四)其他會(huì)計(jì)檔案立卷 1、發(fā)票類： 增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認(rèn)證的先后順序，附“認(rèn)證結(jié)果通知書(shū)”、 “認(rèn)證結(jié)果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊(cè)，具體裝訂 要求同記賬憑證; 除增值稅專用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)(或記賬聯(lián))均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易見(jiàn)處注明開(kāi)票期間、發(fā)票(或收據(jù))號(hào)碼 段。 2、其他類： 銀行余額調(diào)節(jié)表須每月打印后簽字(獨(dú)立核算體由主辦會(huì)計(jì)簽字，公司由 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定的專人簽字); 銀行余額調(diào)節(jié)表與銀行對(duì)賬單分銀行，按 1-12 月順序裝訂成冊(cè); 其他會(huì)計(jì)檔案按類分別裝訂成冊(cè)，并具名編制人、保管人。 四、會(huì)計(jì)檔

12、案的歸檔保管 1、獨(dú)立核算體的會(huì)計(jì)檔案管理員為主辦會(huì)計(jì)，公司設(shè)立專職會(huì)計(jì)檔案管 理員。 會(huì)計(jì)檔案管理員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、裝箱、保管、調(diào)閱、銷 毀等一系列工作。 2、出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。 3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從 會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類，且以下會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細(xì)化 檔案名稱的，可比照類似檔案的保管期限。 (詳見(jiàn)附表)。 (1)保管期限為3年的：月/季度財(cái)務(wù)報(bào)告、內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬表、會(huì)計(jì)檔案 借閱登記清冊(cè)。 (2)保管期限為 5 年的：銀行存款余額調(diào)

13、節(jié)表、銀行對(duì)賬單。 (3)保管期限為 10 年的：月度納稅申報(bào)表。 (4)保管期限為 15 年的：會(huì)計(jì)憑證類、除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 以外的其他賬薄、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。 (5)保管期限為 25 年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 (6)保管期限為永久的：固定資產(chǎn)卡片(以記賬憑證和原始發(fā)票代替)、 年度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 五、 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的建立 1、根據(jù)會(huì)計(jì)檔案立卷編號(hào)，按年分月順序登記會(huì)計(jì)檔案的保管清冊(cè)。 2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)以書(shū)面形式建立，次年裝訂成冊(cè)。 六、 會(huì)計(jì)檔案的借閱使用規(guī)定 1 借閱對(duì)象:財(cái)務(wù)人員、法務(wù)部、審計(jì)部、外審機(jī)構(gòu)等。 2

14、 借閱地點(diǎn)：除國(guó)家行政執(zhí)法部門(mén)以外的借閱人，借閱地點(diǎn)只能在公司及所屬門(mén) 店的辦公區(qū)域內(nèi)，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出;如遇特殊情況，須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可攜帶外出。 3 借閱時(shí)間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內(nèi)歸還，如需延期使用，須再次辦理 借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門(mén)的除外。 4 借閱要求:借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散 原卷冊(cè)，更不得抽換。 不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫(huà)檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到 歸還檔案完好無(wú)損。 需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，也應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理 人員負(fù)責(zé)辦理。 5 借閱登記:建立會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門(mén)、日期、內(nèi)容、用 途、審批人、歸還時(shí)間

15、等情況逐項(xiàng)登記清楚。 借閱登記清冊(cè)歸檔保管。 6 借閱審批管理: 6.1 公司財(cái)務(wù)及內(nèi)審人員借閱會(huì)計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.1.1 除出納外財(cái)務(wù)及內(nèi)審人員借閱當(dāng)年憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案：需報(bào)檔案 保管員登記備查。 6.1.2 除出納外財(cái)務(wù)及內(nèi)審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案：需到 檔案保管員處登記，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。 6.1.3 出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案。 6.2 獨(dú)立核算門(mén)店財(cái)務(wù)人員借閱會(huì)計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.2.1 除出納外財(cái)務(wù)人員如需借閱憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案均需經(jīng)主辦會(huì)計(jì)審 批，由檔案保管員登記，如無(wú)檔案保管員的由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)登記。 6.2.2 出

16、納與主辦會(huì)計(jì)在同一地點(diǎn)辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿 等會(huì)計(jì)檔案; 出納與主辦會(huì)計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的，如有其他財(cái)務(wù)人員則出納人 員一律不得借閱憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案; 出納與主辦會(huì)計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的， 且無(wú)其他財(cái)務(wù)人員的則需將借閱用途由主 辦會(huì)計(jì)報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后方可。 6.3 非財(cái)務(wù)人員借閱會(huì)計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.3.1 一律憑內(nèi)部工作聯(lián)系單經(jīng)所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管員處登記， 經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。 6.3.2 為確保公司財(cái)務(wù)信息安全，除財(cái)務(wù)人員及公司內(nèi)審人員外不得開(kāi)通 30 天 (含)以上的財(cái)務(wù)核算軟件(eas)操作權(quán)限。 如確有工作需要的，需經(jīng)分管 財(cái)務(wù)副總審批

17、后， 僅開(kāi)通工作期內(nèi)與工作內(nèi)容相關(guān)的賬套查詢權(quán)限，該工作期不 得超過(guò) 30 天。 七、會(huì)計(jì)檔案的交接 1、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。 2、單位機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔 案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并將全部裝箱逐一點(diǎn)交，接管人員逐 一接收。 3、 單位機(jī)構(gòu)變動(dòng)如公司終止的.，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔 案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的上級(jí)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人安排落實(shí)檔案存放地點(diǎn)及相關(guān)人員代管; 如公司之間合并的， 原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合 并

18、后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 4、會(huì)計(jì)檔案交接時(shí)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及上級(jí)財(cái)務(wù)指定人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。 5、 會(huì)計(jì)檔案交接時(shí)由于未按照規(guī)定及時(shí)辦理交接手續(xù)進(jìn)行檔案移交導(dǎo)致責(zé)任不 清的，一律由接替人承擔(dān)。 八、會(huì)計(jì)檔案的銷毀 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 1、由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì) 檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷 毀時(shí)間等內(nèi)容。 2、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。 3、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)

19、部門(mén)、保安部門(mén)共同監(jiān)銷。 4、 監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前， 應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所 要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，報(bào)上一級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)審批;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 上簽名蓋章。 5、保管期限已滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑 證，產(chǎn)權(quán)憑證、注冊(cè)資本入賬憑證、股權(quán)轉(zhuǎn)讓?xiě){證等，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出 立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案 銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 九、會(huì)計(jì)檔案的檢查 1、公司、門(mén)店會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，不定期進(jìn)行 自查，如因個(gè)人主觀原因造成會(huì)計(jì)檔案的散失、損壞、被竊取，則按公司員工

20、手 冊(cè)規(guī)定給予處理;如給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失，則全額賠償損失。 2、財(cái)務(wù)核算主管或內(nèi)控督導(dǎo)(或以財(cái)務(wù)核算輔導(dǎo)小組自查、互查的形式)需每 年對(duì)下屬每家核算體的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行不少于 1 次檢查，檢查后需做好檢查記錄， 對(duì)不符合規(guī)定的，責(zé)令限期整改。公司財(cái)務(wù)檔案管理制度措施范文三 一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容及分類 1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證; 2、賬簿類。主要有總賬、明細(xì)賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。 3、報(bào)告類。主要有月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析及管理報(bào)告、專題報(bào)告、其他報(bào)告; 4、銀行資料; 5、稅務(wù)資料; 6、各類合同; 7、財(cái)務(wù)人事檔案; 8、公司制度文件; 9、其

21、他類：主要有會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)、稅務(wù)申報(bào)資料、各類證照、銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿、其他財(cái)務(wù)檔案、其他日常核算和財(cái)務(wù)管理過(guò)程中形成的檔案材料。 二、憑證的管理： 1、票據(jù)粘貼、填制、裝訂規(guī)范，詳見(jiàn)財(cái)務(wù)操作指引。 2、附件標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及粘貼順序參照?qǐng)?bào)銷付款操作規(guī)范。 三、賬冊(cè)的打印裝訂及存檔 1、會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細(xì)賬和其他輔助性賬簿。 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對(duì)賬單或者其他方法代替。 3、會(huì)計(jì)賬簿必須在年度終了后2個(gè)月內(nèi)打印裝訂。 4、賬簿打印一律用a4紙打印，按照賬務(wù)設(shè)置的要求打印數(shù)量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且

22、必須打印到最明細(xì)級(jí)。應(yīng)當(dāng)按實(shí)際使用的賬頁(yè)順序編定連續(xù)頁(yè)號(hào)，不得缺號(hào)或重號(hào) 5、明細(xì)帳只打印末級(jí)科目。往來(lái)賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁(yè)。 6、賬簿原則上按“資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、成本費(fèi)用”分類裝訂，考慮的裝訂成本和裝訂厚度問(wèn)題，可適當(dāng)合并裝訂，每?jī)?cè)內(nèi)封后附賬簿科目目錄。 7、分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司logo、報(bào)告名稱、報(bào)告年度”。 8、會(huì)計(jì)賬簿由封面、賬頁(yè)、封底三部分組成，裝訂應(yīng)符合美觀、牢固、易于保管的原則。每本厚度適中，以不超過(guò)3cm為宜。 四、檔案歸檔管理 1、財(cái)務(wù)檔案歸檔總體要求 1.1歸檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)具有連續(xù)

23、性、系統(tǒng)性、綜合性和完整性，必須真實(shí)準(zhǔn)確地反映財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程和歷史面目。 1.2歸檔分類及順序，參照總部的財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄，詳見(jiàn)附件。 1.3歸檔時(shí)，各種會(huì)計(jì)檔案都必須按規(guī)定裝訂成冊(cè)，按統(tǒng)一規(guī)格，內(nèi)容詳細(xì)填寫(xiě)封面和端面，并將單位、年月、名稱、卷號(hào)等全部寫(xiě)明，不得隨意省略，填寫(xiě)時(shí)要用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆，鉛筆或紅筆。 1.4會(huì)計(jì)檔案的封面及檔案文件盒側(cè)封，詳見(jiàn)附件，要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。要求按照標(biāo)準(zhǔn)順序進(jìn)行擺放。 1.5財(cái)務(wù)人員在接收各類檔案前必須進(jìn)過(guò)嚴(yán)格審查，審查各檔案要輸是否填寫(xiě)完整，相關(guān)簽字是否齊全，審查合格后與送達(dá)方當(dāng)面共同簽收。 1.6財(cái)務(wù)人員在接收到各類會(huì)計(jì)檔案后，必須在當(dāng)

24、天進(jìn)行登記歸檔。 2、各類檔案的歸檔要求舉例 2.1每類檔案要求資料齊全、完整，以打開(kāi)該檔案資料不用翻閱其他資料為標(biāo)準(zhǔn)，以納稅申報(bào)資料檔案為例，所需檔案資料說(shuō)明如下： 1)封皮; 2)目錄(若資料較多); 3)納稅申報(bào)表; 4)各稅種稅款計(jì)算清單(若有); 5)稅票、完稅證(若有)、撥款回單(若有)復(fù)印件; 6)付款審批單、納稅oa審批(若有)復(fù)印件。 2.2裝訂要求 2.2.1分檔案類別按月或按次整理、按年裝訂。 2.2.2按月或按次整理時(shí)，每月或每次都要有用a4白紙打印的封皮，封皮打印上公司logo。 2.2.3分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名

25、稱、公司logo、檔案名稱、檔案年度”。 2.2.4此類檔案日常進(jìn)行整理，歸入檔案盒，會(huì)計(jì)年度結(jié)束后統(tǒng)一進(jìn)行裝訂。 2.2.5圖片 3、各類檔案的存檔方式 3.1訂本式。零散度高、查閱頻度低的文檔，通常采用訂本式存檔，防止散失。適用類型通常有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)報(bào)表等。 3.2活頁(yè)式.零散度高、查閱頻度高的文檔，通常采用活頁(yè)式存檔，裝入、取出方便。適用類型通常有合同、公文、公司制度、臺(tái)賬等。 3.3盒裝式。零散度低、查詢頻度低的文檔，通常采用盒裝式存檔。適用類型通常有審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等。 3.4袋裝式。零散度低、查詢頻度高的文檔，通常采用袋裝式存檔，便于翻閱

26、、查找、抽取。適用類型通常有稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證等證照類型的檔案。存放同類檔案的檔案袋應(yīng)裝入檔案盒中存檔。 4、經(jīng)濟(jì)合同檔案管理 4.1 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同存檔分類 4.2 合同接收前的審查 1)使用集團(tuán)規(guī)定的文本，是否未經(jīng)審批改動(dòng)集團(tuán)規(guī)范文本，不能使用集團(tuán)規(guī)定文本的，是否經(jīng)過(guò)相關(guān)審批; 2)審查公司法律顧問(wèn)出具的書(shū)面意見(jiàn)。 3)經(jīng)辦人按合同審批意見(jiàn)完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內(nèi)容一致; 4)合同文本(含附件)超過(guò)兩頁(yè)(含兩頁(yè))的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁(yè)均有印痕; 5)合同簽章頁(yè)必須含有正文內(nèi)容，不得單獨(dú)成頁(yè); 6)當(dāng)事人主體名稱與印章是否一致; 7)如有授權(quán)代理人，則需查驗(yàn)是否有授權(quán)

27、文件; 8)合同內(nèi)容是否完整; 9)附件是否完整; 10)簽署時(shí)間是否填寫(xiě)等。 4.3 合同歸檔 4.3.1 財(cái)務(wù)部必須以合同原件歸檔; 4.3.2 按4.1合同類別分類歸集、裝訂、保管合同檔案，合同文本超過(guò)一個(gè)檔案盒時(shí)，在檔案的側(cè)封上標(biāo)注“一、二、三”進(jìn)行分類; 4.3.3合同補(bǔ)充條款或補(bǔ)充文件，必須同主合同一起保管; 4.3.4直接委托審批資料附在合同后面，招投標(biāo)合同僅把合同審批oa附后，其他招標(biāo)資料單獨(dú)存放。 4.4采購(gòu)合同的檔案要求 4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1)合同審批oa; 2)符合制度的直接委托審批表(原件); 3)詢價(jià)函(三方比價(jià)為所有供方反饋的詢價(jià)函)(原件

28、); 4)三方比價(jià)會(huì)簽表(2萬(wàn)元以上直接委托業(yè)務(wù))(原件); 5)價(jià)格及合同談判會(huì)議紀(jì)要(原件); 6)擬委托單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)(如有)等文件(復(fù)印件加蓋單位公章); 7)外聘律師審核意見(jiàn)。 4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1)不符合制度的直接委托審批表(原件); 2)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告(原件); 3)擬委托單位原始報(bào)價(jià)單(蓋章)(原件); 4)價(jià)格及合同談判會(huì)議紀(jì)要(原件); 5)擬委托單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)(如有)等文件(復(fù)印件加蓋單位公章); 6)外聘律師審核意見(jiàn)。 4.4.3招投標(biāo)合同的后附要件： 1)后附合同簽訂審批oa; 2)合同談判記要(原件); 3)合同審批表

29、(原件); 4)中標(biāo)單位調(diào)整報(bào)價(jià)(若有); 5)律師審核意見(jiàn)書(shū)(原件)。 4.4.4續(xù)簽合同后附要件： 1)合同續(xù)簽審批oa; 2)履約評(píng)估表(原件); 3)價(jià)格及合同談判會(huì)議紀(jì)要。 4.5招投標(biāo)采購(gòu)檔案管理 4.5.1年度招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃 1)審批oa; 2)年度招標(biāo)(采購(gòu))計(jì)劃審批表(各公司) (原件); 3)年度招標(biāo)(采購(gòu))計(jì)劃調(diào)整表。 4.5.2入圍單位及招標(biāo)文件審批資料 4.5.2.1無(wú)合格供方庫(kù)入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求： 1)入圍單位及招標(biāo)文件審批oa; 2)招標(biāo)小組成員審批表(原件); 3)單項(xiàng)招標(biāo)計(jì)劃倒排表 ; 4)入圍單位評(píng)定資料， 包括：投標(biāo)單位推薦表， 擬入圍單位基

30、本信息評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)， 投標(biāo)單位基本信息調(diào)查表(加蓋投標(biāo)單位公章)， 擬入圍單位評(píng)審表， 現(xiàn)場(chǎng)考察計(jì)劃， 現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)分表， 擬入圍單位現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)定表， 投標(biāo)承諾函， 入圍單位評(píng)定會(huì)簽表; 5)入圍單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證明( 加蓋對(duì)方印鑒的復(fù)印件)包括但不限于：有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件加蓋單位公章)， 稅務(wù)登記證(復(fù)印件加蓋單位公章)， 組織機(jī)構(gòu)代碼(復(fù)印件加蓋單位公章)， 有效的企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書(shū)(復(fù)印件加蓋單位公章)， 企業(yè)近三年的財(cái)務(wù)報(bào)表(如有)(復(fù)印件加蓋單位印章)， 企業(yè)安全生產(chǎn)許可證(如有)(復(fù)印件加蓋單位公章)， 質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全認(rèn)證證書(shū)(如有)(復(fù)印件加蓋單位公章)， 近三年內(nèi)所承攬

31、的類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)清單，并附主要項(xiàng)目合同復(fù)印件; 6)招標(biāo)文件會(huì)簽表(原件); 7)招標(biāo)文件。 4.5.2.2有合格供方庫(kù)入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求： 1)入圍單位及招標(biāo)文件審批oa; 2)招標(biāo)小組成員審批表(原件); 3)邀請(qǐng)投標(biāo)的合格品牌庫(kù)名錄; 4)邀請(qǐng)單位投標(biāo)承諾函( 原件); 5)招標(biāo)文件會(huì)簽表( 原件); 6)招標(biāo)文件。 4.5.3定標(biāo)審批資料要求： 1)定標(biāo)審批oa; 2)定標(biāo)審批表(原件); 3)評(píng)標(biāo)報(bào)告(原件)包括：(包括封皮、回標(biāo)登記表、開(kāi)標(biāo)記錄表、符合性與完整性評(píng)審表、技術(shù)標(biāo)評(píng)分表、技術(shù)標(biāo)評(píng)分匯總表、商務(wù)評(píng)分表、評(píng)分匯總表、定標(biāo)會(huì)簽表等原件); 4)各單位投標(biāo)文件(包

32、括技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo))( 原件); 5)對(duì)招標(biāo)過(guò)程的特別說(shuō)明(會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要等)。 1、財(cái)務(wù)部須購(gòu)置專用移動(dòng)硬盤(pán)，用于電子財(cái)務(wù)檔案的備份管理。 2、財(cái)務(wù)電子檔案須每季度集中進(jìn)行電子檔案的存檔。 3、電子檔案目錄的建立參照附件：財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄 4、電子文檔收集需要編制電子版的電子文件登記表，該表與電子文件同時(shí)保存。重要書(shū)面文檔需要進(jìn)行掃描存檔。 5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后存入相關(guān)檔案目錄。 6、歸檔載體的保管。歸檔載體應(yīng)由兼職檔案管理人負(fù)責(zé)保管，防止丟失;存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;環(huán)境溫度選定范圍：17-20;

33、相對(duì)濕度選定范圍：35%-45%。 7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外接;未經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制電子文件。 六、檔案室的管理 1、檔案室要求 1.1財(cái)務(wù)部爭(zhēng)取設(shè)立部門(mén)獨(dú)立的檔案室。 1.2檔案室必須安裝防盜門(mén)、防盜窗。窗戶不易過(guò)大，保持通風(fēng)。 1.3檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設(shè)備、設(shè)施。 1.4不得使用木質(zhì)檔案櫥柜。 1.5環(huán)境溫度選定范圍：14-20;相對(duì)濕度選定范圍：50%-60%。 2、檔案管理員的崗位職責(zé) 2.1財(cái)務(wù)部指定一名財(cái)務(wù)人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。 2.2按照本指引要求建立財(cái)務(wù)檔案。 2.3要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業(yè)

34、知識(shí)。負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 2.4集中統(tǒng)一管理本部門(mén)各種門(mén)類載體的檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。 2.5按規(guī)定向公司檔案室移交應(yīng)相關(guān)檔案。 2.6辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。 3、檔案室安全規(guī)范 3.1財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為財(cái)務(wù)檔案室安全管理第一責(zé)任人。 3.2檔案庫(kù)房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應(yīng)配備降溫、去濕、溫濕度測(cè)試等設(shè)備。及時(shí)清理雜物，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。 3.3嚴(yán)謹(jǐn)存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險(xiǎn)品和化學(xué)品，嚴(yán)謹(jǐn)任何火種帶入室內(nèi)，嚴(yán)謹(jǐn)使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準(zhǔn)使用蠟燭照明。室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。 3.4除財(cái)務(wù)裝訂機(jī)和室內(nèi)空調(diào)外，嚴(yán)謹(jǐn)在檔案時(shí)內(nèi)使用其他任何電氣設(shè)備，裝訂機(jī)使用完畢必須拔除電源。 3.5檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。檔案室門(mén)、箱柜門(mén)應(yīng)堅(jiān)固防盜及時(shí)上鎖，鑰匙應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)保管，工作人員隨手關(guān)窗鎖門(mén)。非檔案管理人員