四、盤點作業(yè)

1、四、盤點作業(yè)四、盤點作業(yè)貨品因不斷的進出庫，在長期的累積下庫存資料容易與實血數(shù)量產生不符的現(xiàn) 象?；蛘哂行┊a品因存放過久、不恰當，致使品質機能受影響，難以滿足客戶 的 求。為了有效的控制貨品數(shù)量，而對各儲存場所進行數(shù)量清點的作業(yè)，謂 之盤點作業(yè)。盤點結果的盈虧往往差異很大，若公司未能多加注意且適時、確 實施行，對公司的損益將有重大影響。1. 盤點作業(yè)的目的(1) 為了確定現(xiàn)存量，并修正料帳不符產生的誤差。通常物料在一段時 間不斷接收與發(fā)放後，容易產生誤差，這些誤差的形成主因有：(a) 庫存資料記錄不確實，如多記、誤記、漏記等。(b) 庫存數(shù)量有誤，如損壞、遺失、驗收與出貨清點有誤。(c) 盤點

2、方法選擇不恰當，如誤盤、重盤、漏盤等。這些差異必須在盤點後察覺錯誤的起因，并予以更正。(2) 為了計算企業(yè)之損益。企業(yè)的損益與總庫存金額有相當密切的關系, 而庫存金額又與庫存量及其單O成正比。因此為了能準確地計算出企業(yè) 實血的損益，就必 針對現(xiàn)有數(shù)量加以盤點。一旦發(fā)覺庫存太多，即表 示企業(yè)的經營受到壓迫。(3) 為了稽核貨品管理的績效，使出入庫的管理方法和保管狀態(tài)變得清 晰。如呆、廢品的處理狀況，存貨周轉率、物料的保養(yǎng)維修，均可藉盤 點發(fā)覺問題，以謀改善之策。2. 盤點作業(yè)的步驟一般盤點必須依循下列步驟逐步實施，如圖4-1圖4-1盤點作業(yè)的步驟(1) 事先準備盤點作業(yè)的事先準備工作是否充份，攸

3、關盤點作業(yè)進行的順利程 度，為了使盤點得在短促的時間內，利用有限的人力達到迅速確 實的目標，事先的準備工作內容如下：(a) 明確建立盤點的程序方法(b) 配合會計決算進行盤點(c) 盤點、復盤、監(jiān)盤人員必須經過訓練(d) 經過訓練的人員必須熟悉盤點用的表單(e) 盤點用的表格必須事先印制完成(f) 庫存資料必須確實結清(2) 盤點時間的決定 一般性貨 品就貨帳相符的目標而言盤點次數(shù)愈多愈好，但因每次 實施盤點必須投入人力、物力、財力這些成本耗資不眥，故也很 難經常為之。事實上，導致盤點誤差的關鍵主因是在於出入庫的 過程，可能是因出入庫作業(yè)傳票的輸入，檢查點數(shù)的錯誤，或是 出入庫搬運造成的損失，

4、因此一旦出入庫作業(yè)次數(shù)多時，誤差也 會隨之增加。所以，以一般生產廠而言，因其貨品流動速度不快， 半年至一年實施一次盤點即可。但以物流中心貨品流動速度狻快 的情況下，我們既要防止過久盤點對公司造成的損失，但又礙於 可用資源的限制，因而最好能視物流中心各貨品的性質制定不同 的盤點時間，例如，在有建立商品別 ABC管理的公司，我們建議：A類主要貨品：每天或每周盤點一次B類貨品：每二、三周盤點一次C類較不重要貨品：每月盤點一次即可而未實施商品別ABC!理的業(yè)者，至少也應對較容易損耗毀壞及 高單。之貨品增加其盤點次數(shù)。申外注意的，當實施盤點作業(yè)時，時程應盡可能縮短，以2_3日內完成較佳。至於選擇的日期

5、一般會選擇在：(a) 財務決算前夕一一因便利決算損益以及表達財務狀況。(b) 淡季進行因淡季儲貨量少盤點容易，人力的損失相 對降低，且調動人力較為便利。(3) 決定盤點方法因盤點場合、 求的不同，盤點的方法亦有差異，為符合不同狀 況的產生，盤點方法的決定必須明確以利盤點時不致混淆，至於 其細節(jié)於下節(jié)中加以敘述。(4) 盤點人員之組訓為使盤點工作得以順利進行，盤點時必須增派人員協(xié)助進行，至 於由各部門增援的人員必須組織化并且施以短期訓練，使每位參 與盤點的人員能適切發(fā)揮其功能。而人員的組訓必須分為兩部份：(a) 針對所有人員進行盤點方法訓練。其中對盤點的精神程 序、表格的填寫必須充份解，工作才能

6、得心應手。(b) 針對復盤與監(jiān)盤人員進行認識貨品之訓練。 因為復盤與 監(jiān)盤人員對貨品大多數(shù)并不熟悉，故而應加強貨品的認識， 以利盤點工作之進行。(5) 儲存場所之清理(a) 在盤點前，對廠商交來的物料必須明確其所有數(shù)， 如已 驗收完成屬本中心，應即時整理歸庫，若尚未完成驗收程序 屬廠商，應劃分清楚避免混淆。(b) 儲存場所在關閉前應通知各求部門預 所 之物項。(c) 儲存場所整理整頓完成，以便計數(shù)盤點。(d) 預先鑒定呆料、廢品、不良品，以便盤點時之鑒定。(e) 帳卡、單據(jù)、資料均應整理後加以結清。(f) 儲存場所的管理人員在盤點前應自行預盤，以便提早發(fā) 現(xiàn)問題并加以預防。(6) 盤點工作盤點

7、時，因工作單調瑣碎，人員較難以持之以恒，為確保盤點的 正確性，除人員組訓時加強宣導外，工作進行期間應加強導與監(jiān)督。差異因素追查當盤點結束後，發(fā)現(xiàn)所得數(shù)據(jù)與帳簿資料不符時，應追查差異的 主因。其著手的方向有：(a) 是否因記帳員素質不足，致使貨品數(shù)目無法表達。(b) 是否因料帳處理制度的缺點，導致貨品數(shù)目無法表達。(c) 是否因盤點制度的缺點導致貨帳不符。(d) 盤點所得的數(shù)據(jù)與帳簿的資料，差異是否在容許誤差 內。(e) 盤點人員是否盡責，產生盈虧時應由誰負責， 是否產生漏盤、重盤、錯盤等狀況。(g) 盤點的差異是否可事先預防，是否可以降低料帳差異的 程度。(8)盤盈、盤虧之處理差異原因追查後，

8、應針對主因適切的調整與處理，至於呆廢品、 不良品減O的部份 與盤虧一并處理。物品除了盤點時產生數(shù)量的盈虧外，有些貨品在O格上會產生增 減，這些變遷在經主管審核後必須利用貨品盤點盈虧及O目增減 更正表(表4-1)修改。表4-1貨品盤點數(shù)量盈虧O目增減更正表年 月曰貨 品 編 號貨 品 名 稱單位:帳面資料T盤點實存數(shù)數(shù)量單O金額數(shù)量單O金額盤數(shù) 量數(shù)量盈虧O目增減差異 因 素負責人備注盈盤虧T增O減O金 額數(shù) 量金 額單O金 額單O金 額3. 盤點的種類與方法3.1盤點的種類就像帳面庫存與現(xiàn)貨庫存一樣，盤點也分為帳面盤點及現(xiàn)貨盤點 所謂帳面盤點又稱為永續(xù)盤點，就是把每天入庫及出庫 貨品的數(shù)量及單

9、O,記錄在電腦或帳簿上，而後不斷地累計加總 算出帳面上的庫存量及庫存金額。而現(xiàn)貨盤點亦稱為實地盤點或實盤，也就是實血去 點數(shù)調查倉庫內的庫存數(shù)，再依貨品單O計算出實血庫存金額的 方法。因而如要得到最正確的庫存情況并確保盤點無誤，最直接的方法 就是確定帳面盤點與現(xiàn)貨盤點的結果要完全一致。如一旦存在差 異，即是產生料帳不符的現(xiàn)象，究竟是帳面盤點記錯或是現(xiàn) 貨盤點點錯，則須再多費一層工夫來找尋錯誤原因，才能得出正 確結果及賦予責任歸屬。3.2盤點的方法(1)帳面盤點法帳面盤點的方法系將每一種貨品分別設帳，然後將每一種貨品之 入庫與出庫情況詳加記載，不必實地盤點即能隨時從電腦或帳冊 上查悉貨品之存量，

10、帳面盤點法的記載型式如表4-2。通常量少而 單。高的貨品較適合采用此方法。表4-2貨品總帳品名編號：請購點：經濟訂購量：日期訂購入庫出庫現(xiàn)存附注月日數(shù)量請 購 單數(shù)量單00值數(shù)量貨單數(shù)量總0(2)現(xiàn)貨盤點(實地盤點)法現(xiàn)貨盤點依其盤點時間頻度的不同又分為期末盤點及循環(huán) 盤點。期末盤點系指在期末一起清點所有貨品數(shù)量的方法，而 循環(huán)盤點則是在每天、每周即作少種少量的盤點，到了月末或期 末則每項貨品至少完成一次盤點的方法。(a)期末盤點法由於期末盤點是將所有品項貨品一次盤完，因而必要全體員 工一 出動,采取分組的方式進行盤點.一般來說，每組盤點 人員至少要三人，以便能互相核對減少錯誤，同時也能彼此

11、牽制避免流弊。其盤點方法程序如下：步驟1：將全公司員工作分組。步驟2:由一人先清點所負責區(qū)域的貨品，將清點結 果填入各貨品之盤存單之上半部(盤存單如表4-3)。步驟3:由第二人復點，填入盤存單的下半部。步驟4：由第三人核對，檢查前二人之記錄是否相同 且正確。步驟5:將盤存單繳交給會計部門，合計貨品庫存總 量。步驟6:等所有盤點結束後，再與電腦或帳冊資料進 行對照。表4-3盤存單日期盤存單號碼品項號碼 存放位置 數(shù)量 盤點人日期盤存單號碼品項號碼存放位置數(shù)量查核人(b)循環(huán)盤點法循環(huán)盤點既是將每天或每周當作一周期來盤點， 其目 的除了減少過多的損失外，對於不同貨品施以不同管 理亦是主要原因，就如

12、同前述商品別 ABC管理的作 法，。格愈高或愈重要的貨品，盤點次數(shù)愈多，。格 愈低愈不重要的貨品，就盡量減少盤點次數(shù)。循環(huán)盤 點因一次只進行少量盤點，因而只 專門人員負責即 可，不動用全體人員。循環(huán)盤點法最常用的單據(jù)為現(xiàn)品卡，形式如表4-4，其使用方式為：每次出入庫一面查看出入庫傳 票，一面把出入庫年月、出入庫數(shù)量、 傳票編號、庫 存量登記在現(xiàn)品卡上，主要目的在於：1. 使作業(yè)者對出入庫數(shù)量及庫存量有具體的數(shù)字認 知。2. 可協(xié)調進行出入庫的分配管理，并在錯誤發(fā)生時能 立即調查。3.隨時掌握庫存品的流動性及庫存量控制的情況。表4-4現(xiàn)品卡貨品編號001貨品 名稱肥皂交貨單位存放 位置A1包裝單

13、位箱月日出入庫地點傳票編號入庫數(shù)出庫數(shù)庫存數(shù)6/1轉入N1231002006/5轉出N20050150然而現(xiàn)品卡的必要與否見仁見智，一般若不采用現(xiàn)品卡，只 以單純點數(shù)核對的方式進行循環(huán)盤點，其步驟如下：步驟1 :決定當天欲盤之貨品。步驟2:由專門人員負責，利用空檔至現(xiàn)場清點這些 貨品之實血庫存數(shù)。步驟3 :核對盤點貨品之電腦庫存數(shù)。步驟4:對照的結果，如發(fā)現(xiàn)兩庫存數(shù)沒有差異，則 維持原狀，若發(fā)現(xiàn)有差異，則調查原因，并馬上作修 正。而若使用現(xiàn)品卡者，其除了在每一次貨品出入庫都要予以記 載外，對於在盤點時的點數(shù)核對工作亦較詳細， 雖作法上較 麻煩，但對於盤點差異原因的追溯卻較為快速、正確。以下為使

14、用現(xiàn)品卡的循環(huán)盤點方式：15R：實血庫存量r :現(xiàn)品卡上的庫存量K:上月底的電腦庫存量k :上月底的現(xiàn)品卡庫存量步驟1 :決定將要進行循環(huán)盤點的品項，并把上月底 的電腦庫存數(shù)K記錄下來(記錄於表4-5之循環(huán)盤點 單)。步驟2:前往盤點貨品的位置，記錄現(xiàn)品卡中的上月 底庫存數(shù)k(記錄於表4-5之循環(huán)盤點單)。步驟3 :清點盤點貨品，將實血庫存數(shù) R以及現(xiàn)品 卡中的庫存數(shù)r記錄下來。(記錄於表4-5之循環(huán)盤 點單)。步驟4 :進行R- r的運算。當R- r = 0步驟6 R r工0步驟5 步驟5 :檢查現(xiàn)品卡的出入庫及庫存數(shù)的記錄中是否 有計算錯誤：(I )若有錯誤，則修改。(n)若無錯誤，再次計

15、算實血庫存 Ro步驟6 :計算上月底的電腦庫存數(shù) K與同為上月底的 現(xiàn)品卡庫存數(shù)k間的差(K k):當K k= 0步驟8K0步驟7步驟7:調查上月底現(xiàn)品的出庫是否轉入次月，假如是，以F表示其數(shù)量。步驟8 :利用以上步驟對照下式：(I )(R r) (K k) F= 0盤點無誤差(n )(R r) (K k) FK盤點有誤差，應實施誤差原因再調查步驟9 :作修正記錄表4-5循環(huán)盤點單(異常出入庫單)循環(huán)盤點單No. 年月日項目記號初次再檢杳誤差理由實血庫存數(shù)R當日庫存現(xiàn)品卡庫存數(shù)r差R-r電腦庫存數(shù)K上月末庫存現(xiàn)品卡庫存數(shù)k差K-k上月未作出庫 指示，但在次月 才出庫數(shù)對照公式(R-r)-(K-

16、k)-F=0無誤差，不工0有誤差， 調查異常過剩數(shù) 不足數(shù)出入庫發(fā)現(xiàn)部門我們將采用期末盤點及循環(huán)盤點的差異整理於下表（表4-6） 公司以本身情況選擇較適用的盤點方式，但大體而言，循環(huán)盤點較 能針對各貨品須要作適時管理，且易收盤點成效。事實上，有些 公司是將兩種盤點同時并用，平時針對重要貨品作循環(huán)盤點，而 至期末再將所有貨品作一期末大盤點，如此不僅循環(huán)盤點的誤差 能漸漸減少，就算是期末的大盤點，其誤差率也因循環(huán)盤點的配 合進行而有所大幅降低，同時期末盤點的所時間也會因平時循環(huán)盤點的整理與管理改善而縮短許多。所人員盤差情況全體動員（或臨時雇用）多且發(fā)現(xiàn)得晚專門人員少且發(fā)現(xiàn)得早對營運的影響須停止作業(yè)

17、數(shù)天表4-6期末盤點與循環(huán)盤點之差異比較盤點方式比較內容期末盤點循環(huán)盤點時間期末、每年僅數(shù)次平常、每天或每周一次所時間長短對品項的管理平等A類重要貨品：仔細管理C類不重要貨品：稍微管理盤差原因追究不易容易4. 盤點結果評估檢討進行盤點的目的主要就是希望能藉由盤點來檢討如今貨品的出入庫及保 管狀況，因而藉由盤點欲 解的問題即在：在這次盤點中，實血存量與帳面存量的差異是多少？這些差異是發(fā)生於那些品項？平均每一差異量對公司損益造成多大影響？每次循環(huán)盤點中，有幾次確實存在誤差？平均每品項貨品發(fā)生誤差的次數(shù)又為何？對於這些問題，我們可由以下六項指標來找到答案：當盤點數(shù)量誤差率高，但盤點品項誤差率低時，表

18、示雖發(fā)生誤 差的貨品品項減少，但每一發(fā)生誤差品項之數(shù)量卻有提高的趨勢。此時 應檢討負責此些品項的人員有無盡責？以及這些貨品的置放區(qū)域是否得 當？有無必要加強管理？相反的，若當盤點數(shù)量誤差率低，但盤點 品項誤差率高時，表示雖然整個盤點誤差量有下降趨勢，但發(fā)生誤差 的貨品種類卻增多。誤差品項太多將使後續(xù)的更新修改工作更為麻煩， 且避可能影響出貨速度，因此亦對此現(xiàn)象加強管制。盤差誤差金額(4) 平均每件盤差品金額=盤差誤差量若一旦此指標高，表示高。位產品的誤差發(fā)生率較大，可能是公司未實 施物品重點管理的結果，對公司營運將造成很不利影響。因此最好的改 善方式是確實施行商品別ABC分類管理。盤點誤差次數(shù)(5)