怎樣做好行政管理

1、怎樣做好行政管理行政管理工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。 企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過(guò)是行政 管理這棵大樹(shù)上的枝枝葉葉而已。概括起來(lái)說(shuō)，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三 大功能；其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。 行政部門(mén)還必須在 “管理“、“協(xié)調(diào)“和“服務(wù) “三方面再上一個(gè)檔次，才算是一個(gè)合格的現(xiàn)代企業(yè)的 行政管理者。從“管理“方面來(lái)說(shuō)，行政部門(mén)不能滿(mǎn)足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的 “參謀和助手 “， 還必須在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問(wèn)題上有自己的 思考，并且高

2、屋建瓴地在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)， 成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的 “高參和臂膀 “。這就要 求行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿(mǎn)足于做一個(gè)事務(wù)主義者，而是要做一個(gè)有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的 領(lǐng)導(dǎo)者；換句話(huà)說(shuō)，他不能僅僅滿(mǎn)足于做好一個(gè)戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個(gè)戰(zhàn)略家。很顯然， 也只有一個(gè)有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好、再上一個(gè)檔次。從“協(xié)調(diào)“方面來(lái)說(shuō)，行政管理者不能簡(jiǎn)單地以傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿(mǎn) 足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨(dú)特地位對(duì)各個(gè)部門(mén)頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門(mén)應(yīng)主動(dòng)做好 上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒(méi)有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為 真正的協(xié)調(diào)。從“

3、服務(wù)“上說(shuō)，行政部門(mén)要甘當(dāng)幕后英雄的角色。因?yàn)樾姓?wù)干得再出色，畢竟是服務(wù) 于企業(yè)的最終目的的。 行政部門(mén)的工作， 特別是后勤服務(wù)工作， 永遠(yuǎn)不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的 “中 心“。不但不可能，而且不應(yīng)該。因?yàn)槿绻粋€(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門(mén)，那只能說(shuō)明 一點(diǎn)，即行政工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實(shí)現(xiàn)， 以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想境界應(yīng)該是 “潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲 “。行政部門(mén)最忌諱處處顯示自己的存在，與其它 部門(mén)搶鏡頭，爭(zhēng)榮譽(yù)。行政部門(mén)應(yīng)該象一部自動(dòng)化程度很高的機(jī)器，這頭原料（任務(wù) ）進(jìn)去，那頭成品（結(jié)果）出來(lái)；其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之

4、內(nèi)，切忌為自己評(píng)功擺好，四 處張揚(yáng)，浪費(fèi)別人的時(shí)間、精力和感情。要反對(duì)利用自己對(duì)公司資源的支配權(quán)只顧為自己謀取 私利或便利的行為，特別要反對(duì)把行政部門(mén)變成 “門(mén)難進(jìn)，臉難看，事難辦 “的官府衙門(mén)。管理是 要執(zhí)行制度的；但執(zhí)行制度也是一門(mén)藝術(shù)，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質(zhì)人才集中的地方，更要注意對(duì)人的尊重。行政工作要做得有人情味。各企業(yè)行政部定位不同，工作內(nèi)容也不相同例如：一家外企集團(tuán)中國(guó)區(qū)行政部，下屬有二十多家子公司，工作內(nèi)容主要包括以下：1. 中國(guó)區(qū)總部辦公室管理2. 中國(guó)區(qū)總部與集團(tuán)總部信息溝通3. 辦公文具 設(shè)備的采購(gòu)和管理4. 車(chē)輛的管理5. 電話(huà)的管理6. 指導(dǎo)和

5、督促子公司安全生產(chǎn)管理7. 對(duì)子公司行政部門(mén)進(jìn)行考核8. 企業(yè)文化管理 （公司月刊 ）9. 各子公司行政費(fèi)用監(jiān)控 （宿舍 食堂 文具 水電費(fèi)等行政報(bào)表 ）10. 統(tǒng)籌各子公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)和意外傷害保險(xiǎn)等商業(yè)保險(xiǎn)辦理11. 固定資產(chǎn)的管理12. 公文管理 （公司及行政發(fā)文的擬稿和發(fā)行工作 ）13. 各子公司印章及證照使用的監(jiān)督 （每季度報(bào)表 ）14. 預(yù)訂機(jī)票 酒店的管理15. 新成立注冊(cè)公司 （注銷(xiāo) ）的辦理16. 名片的管理17. 保安的管理18. 公司大型會(huì)議及活動(dòng)的籌劃19. 到各子公司進(jìn)行督導(dǎo)和檢查工作20. 負(fù)責(zé)對(duì)子公司行政經(jīng)理 （主管 ）進(jìn)行培訓(xùn)及工作指導(dǎo)21. 及時(shí)解決各職能部門(mén)或子

6、公司的行政問(wèn)題22. 各子公司工作匯報(bào)的收集和整理23. 對(duì)外相關(guān)單位的公關(guān)和關(guān)系維護(hù)24. 寫(xiě)字樓租金 水電費(fèi) 管理費(fèi) 宿舍的管理再來(lái)談行政助理又是做些什么呢行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開(kāi)展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營(yíng)保障為主，工作 內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門(mén)內(nèi)部日常事務(wù)工作2、協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理3、各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行4、參與公司績(jī)效管理、考勤等工作5、獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行6、協(xié)助行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門(mén)提供及時(shí)有效的行政服務(wù)7、會(huì)務(wù)安排：做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作8、負(fù)責(zé)

7、公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞9、參與公司行政、采購(gòu)事務(wù)管理10、負(fù)責(zé)公司各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作11、做好材料收集、檔案管理、文書(shū)起草、公文制定、文件收發(fā)等工作12 、 對(duì)外相關(guān)部門(mén)聯(lián)絡(luò)接待，對(duì)內(nèi)接待來(lái)訪、接聽(tīng)來(lái)電、解答咨詢(xún)及傳遞信息工作13 、 協(xié)助辦理面試接待、會(huì)議、培訓(xùn)、公司集體活動(dòng)組織與安排，節(jié)假日慰問(wèn)等14 、 協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作公司行政部工作流程具體流程 :1 各部門(mén)根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求（內(nèi)容具 體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。2行政部根據(jù)各部門(mén)現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)各

8、部門(mén)要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申 請(qǐng)?jiān)瓌t，提出解決建議和意見(jiàn)（調(diào)撥或購(gòu)買(mǎi)）。 3如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃 上報(bào)行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施； 4如果采取“購(gòu)買(mǎi)”程序，行政部將參照“江蘇大 軟件股份有限公司財(cái)務(wù)審批流程暫行規(guī)定”（蘇股財(cái)字 02第 003 號(hào)）有關(guān)規(guī)定具體 執(zhí)行。 5采購(gòu)由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購(gòu)買(mǎi)、費(fèi)用攤銷(xiāo)，過(guò)程遵循“價(jià)廉物美”的原則， 在滿(mǎn)足各部門(mén)需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備采購(gòu)結(jié)束 后統(tǒng)一由行政部和市場(chǎng)部組織驗(yàn)收核查； 固定資產(chǎn)登記后，由各部門(mén)登記領(lǐng)用， 責(zé)任到人。6所 有資產(chǎn)在使用者離開(kāi)公司或調(diào)離本部門(mén)時(shí)應(yīng)收歸行政

9、部倉(cāng)庫(kù)，并在部門(mén)設(shè)備管理員處登記。八、午餐飯票 1. 員工到職，由本部門(mén)內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。 2. 每月 3031日，各部門(mén)內(nèi)勤根據(jù)本部門(mén)正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。 3.每月 12日，由各部門(mén) 內(nèi)勤統(tǒng)計(jì)本部門(mén)上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。行政部不 接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。 4. 如出現(xiàn)帳款不齊或錯(cuò)漏，由各部門(mén)內(nèi)勤負(fù)責(zé)?？惋埐腿念I(lǐng)用需 填寫(xiě)客飯領(lǐng)用申請(qǐng)單，并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。 5. 非正式員工（實(shí)習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全 額付款，研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。九、訂餐、訂票、訂房申請(qǐng)流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。現(xiàn)將有 關(guān)訂餐、

10、 訂票、訂房的申請(qǐng)流程匯總?cè)缦拢?1、各部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際需要， 提出訂餐、訂票、 訂房申請(qǐng)，并填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)表（內(nèi)容具體詳實(shí)），部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。 2、各部門(mén)在訂餐、訂 票、訂房之前，先行申請(qǐng)好費(fèi)用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行 政部結(jié)款。 3、各部門(mén)承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過(guò)程中由于自身失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，例如承擔(dān)退 票費(fèi)、退房費(fèi)等。 4、費(fèi)用超過(guò) 500 元以上，申請(qǐng)需要其部門(mén)主管副總簽字確認(rèn)。 5、訂餐、訂 票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前 23 天知會(huì)行政部，訂餐、訂房一般提前 12 天）。 6、各部門(mén)申請(qǐng)不得提高出實(shí)際需要的要求。十，禮品 1、禮品由行

11、政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購(gòu)， 選擇原則為高雅、 大方、實(shí)用 , 能體現(xiàn)公司形象。 2、各部門(mén)根據(jù)禮品清單（見(jiàn)附表 2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門(mén)經(jīng)理提出申 請(qǐng)，填寫(xiě)禮品領(lǐng)用單，簽字確認(rèn)費(fèi)用來(lái)源。 3、各級(jí)部門(mén)經(jīng)理 （ 必要時(shí)由總裁或分管行政副總 ） 簽 字后到行政部領(lǐng)取禮品。 4、禮品費(fèi)用每季度攤銷(xiāo)一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部 暫停向該部門(mén)發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。一、宣傳品 1、公司宣傳品包括手提袋（長(zhǎng)、短）、宣傳彩頁(yè)、公司簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。 2、領(lǐng)用宣傳品在 5份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記。 3、領(lǐng)用宣 傳品在 5 份以上的，需填寫(xiě)宣傳用品領(lǐng)

12、用申請(qǐng)單，由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，在宣傳用品領(lǐng)用臺(tái) 帳上登記后領(lǐng)用。 4、宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷(xiāo)一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行 政部暫停向該部門(mén)發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。 5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫(xiě)或 領(lǐng)用數(shù)目超過(guò)填寫(xiě)數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫(xiě)外，并向其部門(mén)經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。十二、會(huì)議管理 1.公司行政部統(tǒng)一管理會(huì)議制度， 所有會(huì)議均須及時(shí)通知行政部 , 便于 安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會(huì)議通知確認(rèn)。 2. 會(huì)議承辦人需提交會(huì)議時(shí)間、會(huì)議 地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等（見(jiàn)附表 3），便于行政部配合工作。會(huì)前由行政部派人做好會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備 調(diào)試。3. 除其他部門(mén)主辦

13、的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政部整理、立卷、存檔。4. 會(huì)議結(jié)束后由行政部派人清理會(huì)場(chǎng)，查收設(shè)備。 5. 會(huì)議室使用費(fèi)用按部門(mén)使用比例每季度攤銷(xiāo)一 次。十三、車(chē)輛管理 1、公司現(xiàn)有車(chē)輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用， 公司人員 如要用車(chē)， 請(qǐng)遵循以下管理?xiàng)l例： 2、公司車(chē)輛由行政部門(mén)負(fù)責(zé)管理， 分別按車(chē)號(hào)設(shè)冊(cè)登記管理。 3、公司車(chē)輛的使用實(shí)行“派車(chē)單”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)“派車(chē)單”，交由所在部門(mén)一級(jí)部門(mén) 經(jīng)理簽字。若有預(yù)計(jì)用車(chē)需要，應(yīng)提前 23天向行政部門(mén)提交“派車(chē)單”申請(qǐng)。 4、“派車(chē)單” 經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車(chē)輛統(tǒng)一調(diào)度。 5、車(chē)輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須 填

14、寫(xiě)“車(chē)輛使用實(shí)際情況記錄單”，交行政部備案。 6、行政部門(mén)每月將耗油量及行駛旅程記錄 簽報(bào)分管副總查核一次，以防浪費(fèi)，如超過(guò)耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)（指不正常）應(yīng)送請(qǐng)調(diào)整修理。7、公司車(chē)輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下 : 市內(nèi)用車(chē)：普通轎車(chē)?yán)锍藤M(fèi) 1.5 元/ 公里，面包車(chē)?yán)锍藤M(fèi) 2元/ 公里。 等候計(jì)費(fèi)：等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)，免計(jì)費(fèi)用，超過(guò)半小時(shí)部分，按 0.5 元/ 分鐘計(jì)費(fèi)。長(zhǎng)途用 車(chē)：普通轎車(chē)?yán)锍藤M(fèi) 1.0 元/ 公里；面包車(chē)?yán)锍藤M(fèi) 2元/ 公里。直接費(fèi)用（如 汽油費(fèi)、過(guò)橋過(guò)路 費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等），由各用車(chē)部門(mén)自理。各部門(mén)車(chē)輛使用費(fèi)每季度結(jié)算，并由部門(mén)經(jīng)理簽字確 認(rèn)后交財(cái)務(wù)部。十四、設(shè)備維修流程 1報(bào)修人員先將報(bào)修信

15、息反饋給各部門(mén)的設(shè)備管理員； 2部門(mén)設(shè)備管理員初步檢查后，填寫(xiě)設(shè)備報(bào)修單（提供設(shè)備編號(hào)和故障現(xiàn)象），部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后 送交行政部； 3行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號(hào)，聯(lián)系廠商，組織及時(shí)維修； 4通過(guò)暫借、調(diào)撥 等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用； 5機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào) 修者使用； 6涉及到的維修費(fèi)用，由各部門(mén)承擔(dān)。十五、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用 主體合格，信息確認(rèn)有效，發(fā)布時(shí)間合理等，特制定本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。 2、行政事業(yè)部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。 3、電子 屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時(shí)實(shí)施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時(shí)間表，制定信息更新計(jì)劃，電 子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護(hù)，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。4、電子屏責(zé)任人對(duì)行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。（二）發(fā)布內(nèi)容 1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。 2、日常型信息 內(nèi)容包含： 公司宣傳介紹、 公司新聞動(dòng)態(tài)、 業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)。 3、特別型信息內(nèi)容包含： 各類(lèi)通知、 各類(lèi)公告、各類(lèi)賀詞及其他信息。 4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。 5、特別型信 息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門(mén)完成。（三）發(fā)布時(shí)間 1、電子屏的使用時(shí)間為