公文及督辦管理辦法

1、公文及督辦管理辦法第一章 總 則第一條 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工 作的效率和公文質(zhì)量， 督促各項(xiàng)已決策工作高效、 及時(shí)開(kāi)展和完成， 特制定本辦 法。第二條 公司綜合部是公文處理和事務(wù)督辦的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)公司的公文處 理和事務(wù)督辦工作。 綜合部對(duì)公司公文進(jìn)行統(tǒng)一收發(fā)、 編號(hào)、分辦、傳遞、用印、 立卷、存檔和銷毀。第二章 公文處理第三條 依照公司實(shí)際情況，公文分為三大類：（一 ） 收文類1、各級(jí)政府部門及業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)發(fā)布的對(duì)公司具有指示性、指導(dǎo)性、 規(guī)定性的各類政策、法規(guī)文件。2、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東單位向公司發(fā)出的公文。3、被控股企業(yè)向公司及公司內(nèi)部

2、管理機(jī)構(gòu)（如企業(yè)管理委員會(huì)、招投 標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組等）報(bào)送的公文。4、與公司具有法律、經(jīng)濟(jì)關(guān)系或相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的單位向公司發(fā)出的公 文。（二 ） 發(fā)文類1、 公司向?qū)揪哂袠I(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的政府部門及其業(yè)務(wù)主管部門報(bào)送 的請(qǐng)示、報(bào)告等公文。2、公司向股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東單位發(fā)出的報(bào)告、議案、請(qǐng) 示、通知等公文。3、 公司向與公司具有法律、經(jīng)濟(jì)關(guān)系的單位發(fā)出的通知、通告、公函 等公文。4、 公司內(nèi)部發(fā)布的及向被控股公司發(fā)出制度、規(guī)定、辦法、通知、決 定、通報(bào)、批復(fù)等具有規(guī)定性、指令性、指示性、知照性的公文。5 、 公司內(nèi)部部門之間、公司內(nèi)部與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)之間印發(fā)、傳遞的商 洽性、證明性、知照性的公

3、函、證明信、說(shuō)明、通知等公文。（三 ） 專項(xiàng)類1、 法定代表人授權(quán)委托書(shū)。2、 辦公例會(huì)及各種專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要。第四條 各公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（包括董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總師）的公文處 理責(zé)任：（一 ） 審定、簽發(fā)以公司、部門名義印發(fā)的重要公文并承擔(dān)其法律和行政 責(zé)任。（二 ） 閱處重要收文并指示處置原則與方法。（三 ） 直接承辦最重要的收文。第五條 綜合部部長(zhǎng)的公文處理責(zé)任：（一 ） 審核各類綜合性公文，并承擔(dān)其相應(yīng)的行政責(zé)任。（二 ） 閱處或經(jīng)總經(jīng)理明確授權(quán)代為閱處部分收文并指示處置原則與方（三 ） 擬辦和承辦重要的收文。（四 ） 制定公司公文處理方面的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)并督促檢查實(shí)施情況，組 織規(guī)劃

4、公文處理流程， 建立公文處理質(zhì)量與效率保障體系， 確保公文處理的質(zhì)量 與效率。（五 ） 協(xié)調(diào)公司內(nèi)外行文關(guān)系，指導(dǎo)解決公司內(nèi)部公文處理中的一般隨機(jī) 事件。第六條 其他部門負(fù)責(zé)人的公文處理責(zé)任：（一 ） 審核本部門分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)發(fā)出的公司公文，并承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé) 任。（二 ） 閱處由本部門直接辦理的收文并確定具體處置方案。（三 ） 擬辦和承辦重要收文。（四 ） 督導(dǎo)本部門的公文處理工作，保證其質(zhì)量，確保工作效率，向公司 領(lǐng)導(dǎo)或綜合部反映公文處理中的有關(guān)問(wèn)題， 解決本部門公文處理中的矛盾和問(wèn)題 等。第七條 專職文秘人員的公文處理責(zé)任：（一 ） 分類集中承擔(dān)公文處理作業(yè)，特別是其中具有管理性質(zhì)的作業(yè)

5、，即 收發(fā)、分辦、啟封、登記、編號(hào)、摘編、用印、歸卷、清退、銷毀、保管、提供 借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、注發(fā)、對(duì)外傳遞以及審核公文等。（二 ） 組織公文的具體運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，初步審核公司的各類公文。（三 ） 輔助設(shè)計(jì)、制定公文處理的制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程等。第八條 部門內(nèi)勤人員的公文處理責(zé)任：（一 ） 分類集中承擔(dān)部門內(nèi)部公文處理作業(yè)，特別是其中具有管理性質(zhì)的 作業(yè)，即收發(fā)、分辦、啟封、登記、編號(hào)、摘編、用印、歸卷、清退、銷毀、保 管、提供借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、注發(fā)、對(duì)外傳遞等，并對(duì)報(bào) 送公文進(jìn)行初步審核。（二 ） 組織部門內(nèi)部公文的具體運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程。第九條 一般業(yè)務(wù)人員的公文處理

6、責(zé)任：（一 ） 按規(guī)定時(shí)限閱讀處理收文，提供辦理意見(jiàn)。（二 ） 具體承接辦理公文，解決其中涉及的問(wèn)題。（三 ） 起草和修改具體承辦的公文第十條 必須按工作關(guān)系行文。具體要求是：上級(jí)向下級(jí)發(fā)出指導(dǎo)性、質(zhì)詢 性、規(guī)定性的下行文件； 下級(jí)只能以自己的名義向上級(jí)呈送陳述性、 呈請(qǐng)性的上 行文件；有平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的部門和單位之間只能相互送發(fā)商洽性、 知 照性、證明性的平行文件。第十一條 嚴(yán)格按照公司文件處理流程和公文規(guī)范格式行文。 一般不得越級(jí) 行文。公司內(nèi)部各部門之間傳遞公文時(shí)， 應(yīng)按公司組織結(jié)構(gòu)層次逐級(jí)上傳下達(dá)文 件。報(bào)海科建公司董事長(zhǎng)、 總經(jīng)理、 副總經(jīng)理閱批的各類公文由?？平ňC合部統(tǒng) 一

7、處理。第十二條 行文前要對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致。 各部門行文， 如內(nèi)容涉及公司其 他部門分管的業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍， 必須對(duì)其中的有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致， 否則一律不得 按自己的意見(jiàn)各自行文。第十三條 收文處理流程為：（公文請(qǐng)示處理單樣本見(jiàn)附件 3）簽收-登記-擬辦-閱批 -分辦-歸檔第十四條 收文管理方式為：（一 ） 設(shè)置詳細(xì)的分類文件夾存放。（二 ） 在領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示后，如有對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或其它主管單位的發(fā)文進(jìn)行 下發(fā)批示，一律復(fù)印下發(fā)。（三 ） 各部門對(duì)接收到的文件，必須進(jìn)行簽收。第十五條 對(duì)收文的歸檔管理按公司發(fā)布的檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十六條 公司發(fā)文處理流程為：（一 ） 擬稿：由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬稿，

8、稿件必需是規(guī)范的打印件，用紙規(guī)范， 填寫(xiě)文件簽發(fā)單 （見(jiàn)附件 2），同時(shí)將文件電子版一并交綜合部。（二 ） 會(huì)簽：如公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)部門的職權(quán)范圍，需進(jìn)行部門負(fù)責(zé) 人間的會(huì)簽 （如沒(méi)有會(huì)簽內(nèi)容可省此步驟 ）。（三 ） 核稿：公司發(fā)文須經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審核，部門發(fā)文須 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，綜合部對(duì)文稿進(jìn)行全面核查。（四 ） 簽發(fā)：公司發(fā)文由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司 內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)發(fā)文由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，部門發(fā)文由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（五 ） 修改、排版：綜合部文秘人員或擬稿人依領(lǐng)導(dǎo)修改意見(jiàn)對(duì)文件電子 版進(jìn)行修改后，由綜合部文秘人員依公文格式進(jìn)行排版。（六 ） 出清樣、校對(duì)

9、：綜合部將文件編排后出一份清樣，交擬稿部門進(jìn)行 校對(duì)、確認(rèn)無(wú)誤后，正式出紅頭文件。（七 ） 出紅頭：綜合部印制紅頭文件。（八 ） 用?。河‘叺墓囊由w公司章，表明公文的正式性和法定效力。（九 ） 發(fā)送：由綜合部文秘人員或項(xiàng)目承辦人將公文送達(dá)主送和抄送單位， 并跟蹤公文運(yùn)轉(zhuǎn)。（十 ） 歸檔：公司發(fā)文由綜合部文秘人員立卷歸檔 ,部門發(fā)文由發(fā)文部門歸 檔。第十七條 公司發(fā)文管理方式： 設(shè)置專門的文件夾保存、 備查；必須嚴(yán)格執(zhí) 行發(fā)文規(guī)范流程；如違背發(fā)文規(guī)程，綜合部有權(quán)不予辦理、不予用印，以保障公 司發(fā)文規(guī)程的嚴(yán)格執(zhí)行。第十八條 部門發(fā)文是以部門名義向公司（企業(yè)集團(tuán)）內(nèi)部其他部門 （分支 機(jī)構(gòu)、被控

10、股公司、相關(guān)公司 ）或公司（企業(yè)集團(tuán)）外部相關(guān)機(jī)構(gòu)發(fā)出的洽商事 務(wù)、知照或交流情況、證明或證實(shí)、說(shuō)明狀況的一般性公文。第十九條 綜合部有權(quán)以綜合部名義就法定節(jié)日休假及休假期間公司各項(xiàng) 值班安排等特殊事務(wù)發(fā)出規(guī)定性公文， 其他部門均無(wú)權(quán)以本部門名義發(fā)出規(guī)定性 公文。第二十條 辦公例會(huì)、研討會(huì)及各種專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要（見(jiàn)附件 6）處理流程及管理方式如下：（一 ） 由會(huì)議召集人指定參會(huì)人員和會(huì)議記錄人，會(huì)議記錄人使用會(huì)議記錄本或按會(huì)議記錄格式（見(jiàn)附件 7）做會(huì)議記錄，重要會(huì)議參會(huì)人員應(yīng)填寫(xiě)簽到由記錄人根據(jù)會(huì)議記錄，通過(guò)整理、歸納、綜合，形成會(huì)議紀(jì)要初會(huì)議紀(jì)要初稿報(bào)會(huì)議召集人審閱、修改、簽批后，打印成稿。

11、會(huì)議紀(jì)要成稿按照會(huì)議召集人指定的范圍發(fā)送。會(huì)議紀(jì)要（含會(huì)議記錄、會(huì)議備忘）原稿存檔備查，并送綜合部備條 簽報(bào)（見(jiàn)附件 8 ）是公司各部門在日常工作中，根據(jù)需要或表。稿。案。（二）（四）（五）要求，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、回答質(zhì)詢、提出建議的報(bào)告。簽報(bào)須一 事一報(bào)，嚴(yán)禁多事一報(bào)或一事多報(bào)。處理流程和管理方式為：（一 ） 上報(bào)部門將打印規(guī)范并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)審定、相關(guān)部門會(huì)簽（沒(méi)有會(huì)簽內(nèi)容可省此步驟）的簽報(bào)報(bào)送到綜合部。（二 ） 綜合部登記、統(tǒng)一編號(hào)，綜合部部長(zhǎng)填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。（三 ） 綜合部將簽報(bào)報(bào)送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。（四 ） 綜合部登記并依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)批示進(jìn)行分辦處理。（五 ） 簽

12、報(bào)原件退承辦部門存檔，綜合部留存復(fù)印件備查。第三章 督辦管理第二十二條 督辦工作職責(zé)綜合部是督辦工作責(zé)任部門， 公司各級(jí)管理人員、 各部門要積極配合綜合部， 認(rèn)真做好督查督辦工作。第二十三條 督辦工作的范圍和內(nèi)容（一 ） 公文督辦：1、督促收回以公司名義外發(fā)文件的批復(fù)（或批示） 、回函等文件；2、包含要求公司內(nèi)部相關(guān)人員、部門辦理有關(guān)事項(xiàng)內(nèi)容的公司內(nèi)部發(fā) 文，督辦部門負(fù)責(zé)督促事項(xiàng)發(fā)出部門；3、公司領(lǐng)導(dǎo)在各類公文上所做的重要批示和交辦落實(shí)的重要事項(xiàng)；（二 ） 其他事項(xiàng)：1、上級(jí)政府部門和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重要批示或交辦事項(xiàng)；2、公司重要會(huì)議上，公司領(lǐng)導(dǎo)的重要工作部署、決策中需要落實(shí)的重 要事項(xiàng)；3、公司

13、各部門年度工作（計(jì)劃）目標(biāo)完成情況（每季度督辦） ；4、公司領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)其他方式（包括通過(guò)非公文渠道報(bào)送的信息、信函、 內(nèi)部資料、報(bào)刊等文字材料上的批示和口頭指示）決定或交辦的重要事項(xiàng)；第二十四條 立項(xiàng)重要事項(xiàng)督辦部門登記、 立項(xiàng)辦理。 由兩個(gè)以上部門共同落實(shí)的事項(xiàng)需明確 主辦部門；一般事項(xiàng)無(wú)需立項(xiàng)，但要適時(shí)督辦和記錄。第二十五條 交辦督辦人及督辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)交辦事項(xiàng)確認(rèn)后，由督辦人交由主辦部門（人） 辦理，特殊情況也可電話或口頭交辦第二十六條 催辦督辦部門要及時(shí)了解督辦事項(xiàng)的辦理情況， 跟蹤督查， 根據(jù)事項(xiàng)的重要、 緊 急程度，適時(shí)向承辦部門（人）發(fā)出文字或口頭通知，加以催辦。辦理過(guò)程中如 遇到矛盾和問(wèn)題，承辦部門（人）要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便協(xié)調(diào)解決。第二十七條 承辦 承辦部門（人）指定的承辦人負(fù)責(zé)按要求辦理交辦事項(xiàng)