文件與資料管制程序

1、procedures/instructions文件與資料管制程序文件編號: qes-b001文件版本:b制訂日期:擬案單位:文控中心確定日期核準(zhǔn)審核擬案xx化妝品文件與資料管制程序文件編號：xx-qes-b001修訂日期: 版本：b頁號：1 of 7版本修 訂 內(nèi) 容修訂日期修訂者xx化妝品文件與資料管制程序文件編號：xx-qes-b001制訂日期：xxx版本：x頁號：3 of 7 1目的：11 規(guī)范文件管制的權(quán)責(zé)及要求。12 建立文件分類、編號、制作、核發(fā)、修訂、保存與作廢方式作為文件管制依據(jù)。2范圍： 本程序適用于質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理系統(tǒng)各類文件與資料。3權(quán)責(zé)： 文件類別擬案審核核

2、準(zhǔn)一體化管理手冊文控中心管理者代表總經(jīng)理程序文件部門指定人員部門經(jīng)理以上（含）管理者代表工作指導(dǎo)文件部門指定人員部門經(jīng)理處長記錄表單部門指定人員部門主管以上（含）處長 *文件分發(fā)單位及份數(shù)由該文件核準(zhǔn)人決定。4定義： 文件分為四階： 41 a階文件（管理手冊）：敘述質(zhì)量、環(huán)境、安全政策與目標(biāo)，涵蓋iso9000、iso14000、ohsas18000國際標(biāo)準(zhǔn)各項要求之綱要性文件。 42 b階文件（程序文件）：文件管制、不合格品管制等，管理手冊內(nèi)系統(tǒng)要項包含之各項作業(yè)程序。 43 c階文件（工作指導(dǎo)文件）：補(bǔ)充及相關(guān)之作業(yè)細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等工作指導(dǎo)性文件。 44 d階文件（記錄表單）：記錄體系運

3、作之表格。5作業(yè)流程： （附后）。6作業(yè)內(nèi)容： 61 文件制訂作業(yè)： 611 視業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)部門依第3點之權(quán)責(zé)進(jìn)行文件擬案、審核、核準(zhǔn)。 612 文件擬訂內(nèi)容包含： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)流程 6作業(yè)內(nèi)容 7相關(guān)文件8記錄表單 613 文件的編號原則：1文件類型代碼：一體化管理手冊：qes-a（q-質(zhì)量，e-環(huán)境，安全-s；a表示一階文件）程序文件：qes-b （qes-b一體化共用程序，es-b環(huán)境安全兼容程序 q-b質(zhì)量程序，e-b環(huán)境程序，s-b安全程序）工作指導(dǎo)文件：cxxx化妝品文件與資料管制程序文件編號： x-qes-b001制訂日期： xx版本：a頁號：4 o

4、f 7記錄表單：d 2. 公司名稱： 3部門代碼： qc品質(zhì)部 pe-工程部 pur-采購部 acc-財務(wù)處 mis-電腦部（erp、中央制碼、維修部） npd-開發(fā)部 cus-關(guān)務(wù)處 whs-貨倉部 sal-營業(yè)部 pmc-pmc部（計劃、物控） adm-行政處 hr-人資處 mfg-生產(chǎn)部 ls-口紅室 lot-乳液室 np-指甲油室 pow-粉體室 a&p-排粉室 mass-mass課 lx-生產(chǎn)硬箱 rb-生產(chǎn)軟包 hb-生產(chǎn)手袋 pla -map塑膠部 exp-出口 lab-化驗室dcc-文控中心 main-工務(wù)部sa-樣品室 4文件流水號：以三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示：001，002，00

5、3999。 5版本：以大字英文字母表示：a、b、cz，a1、b1、c1z1。xxx化妝品文件與資料管制程序文件編號：xxx制訂日期： xxxx版本：b頁號：5 of 76文件編號范例：a001 表示此文件為xx公司一體化管理手冊，編號為001。-b001 表示此文件為xx環(huán)境與安全共用程序，編號為001。-c001 表示此文件為xxx公司生產(chǎn)部作業(yè)指導(dǎo)書，編號為 001。map-qc-d001a 表示此表格為xxx品質(zhì)部表單，編號為001，版次 為a。 614 一、二階文件制作格式、表單格式以本份文件或參考文件制作管制規(guī)范為范本并請參考以下范例之格式，原則上段落及條理應(yīng)分明且整齊美觀，在段落里

6、分小點時，應(yīng)注意格式： 1.1.1 1.1.1 .(1) .a. b. c. (2) .615 三階文件制作格式內(nèi)容原則上應(yīng)包括公司名稱、文件名稱、文件編號、制訂日期、版本、頁碼、擬案、審核、核準(zhǔn)等。 616 文件必須以版本管制，版本代號從“a”開始，修訂日期應(yīng)與擬案人簽名日期一致，文件生效日期以文件發(fā)行日期為準(zhǔn)。 62 文件的分發(fā)作業(yè)： 621 文件制作完成，且經(jīng)權(quán)責(zé)人員核準(zhǔn)后，一律交由文控中心統(tǒng)一分發(fā)。 622 文控中心依據(jù)該文件核準(zhǔn)人決定之分發(fā)單位，復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，并在該份文件每頁加蓋“文件發(fā)行章”（章樣見附件一），文控中心在分發(fā)前應(yīng)填好文件分發(fā)回收記錄表，連同文件送相關(guān)單位，并要求受文單

7、位在文件分發(fā)回收記錄表上作好簽收記錄。 63 文件修訂、作廢、回收作業(yè)： 631 文件有不適而需新增、修訂或作廢時，須由修訂單位填寫文件申請單寫明欲修訂或作廢的原因及內(nèi)容，經(jīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后由原文件擬案人或部門主管指定人員進(jìn)行修改。文件內(nèi)容修改較少時，可采用手寫劃改，將原文劃掉，在行間填寫更改內(nèi)容并簽名。應(yīng)保證更改的內(nèi)容有足夠的空間填寫。同一頁上手寫更改達(dá)3處以上或更改內(nèi)容較多，不能保證清楚明了時，應(yīng)采用換 化妝品文件與資料管制程序文件編號： 制訂日期： 版本：b頁號：6 of 7頁方式。如一次性修改過多，更改次數(shù)過多，影響使用或體系發(fā)生重大變化及編制依據(jù)發(fā)生重大變化時，須進(jìn)行換版。文件更改情況均

8、應(yīng)在修改內(nèi)容里注明清楚。632 文件修訂后，文件之版本得變更版號。 633 文控中心將新版文件依6.2分發(fā)原受文單位，回收相應(yīng)數(shù)量之舊版文件，加蓋“作廢章”（章樣見附件一）并在文件分發(fā)回收記錄表注明回收情形。 634 文件作廢時，文控中心依6.3.3進(jìn)行回收作業(yè)。 635 舊版文件需由文控中心統(tǒng)一銷毀，如為了法律規(guī)定或提供資訊之參考，可保留一份舊版原稿文件于文控中心，但需于文件上加蓋“僅供參考章”（章樣見附件一），舊版文件須保留前三版以便追溯。636 表單修訂時，由使用單位填寫文件申請單，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)后使用。64 文件之檔案管理作業(yè)：641 文件最新版本管制（1） 文控中心應(yīng)建立

9、文件資料一覽表，包括文件編號，檔案名稱，最新版本于每半年發(fā)行一次文件資料一覽表供文件持有單位核對，以管制文件之版本，同時回收前一次發(fā)行之文件資料一覽表。（2） 因業(yè)務(wù)需要，需將正式文件交客戶或供應(yīng)商時，視為參考文件加蓋“僅供參考章”或“與正本相符” 章，文件變更時，視需要通知對方，發(fā)行新版資料于客戶或供應(yīng)商時，要確認(rèn)是否收到并回簽，舊版文件不作回收。642 文件之保管（1） 非生產(chǎn)或操作現(xiàn)場使用之文件，須由各部門主管設(shè)專人集中管理。各文件應(yīng)按類別整理、保存。（2） 文件加蓋文件發(fā)行章后，方可生效。各類文件不得隨意復(fù)印或攜出。（3） 任何人均不可于正式文件上加以標(biāo)記或書寫文字符號等，若因文字錯誤

10、得由原制訂人蓋章或簽名勘誤之。（4） 除文控中心外，任何單位不得保存舊版之文件。643 文件補(bǔ)發(fā)作業(yè) 文件如發(fā)現(xiàn)破損，少頁，字跡模糊，份數(shù)不夠或遺失時，應(yīng)由需求單位填寫文件申請單，寫明欲補(bǔ)發(fā)的原因及內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后交文控中心依6.2作業(yè)分發(fā)。 65 外來文件之管理 651 外來文件包括國際、國家標(biāo)準(zhǔn)（如iso9000、iso14000及ohsas18000國際標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)國家法規(guī)等）及客戶或供應(yīng)商提供之資料或圖面。 652 外來文件須以外來文件資料一覽表管制，各權(quán)責(zé)確認(rèn)單位應(yīng)與每年 一月查檢其最新版本情況，相關(guān)的法令法規(guī)一旦有變更，則應(yīng)確認(rèn)其最新 版本。 653 外來文件如因業(yè)務(wù)需要轉(zhuǎn)發(fā)時，文控中心依6.2之程序分發(fā)。外來文件 變更時，得須收回舊版文件。 654 對于適用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等