如何做好采購計(jì)劃與預(yù)算

1、如何做好采購計(jì)劃與預(yù)算采購計(jì)劃是指采購人員在了解市場(chǎng)供求情況，認(rèn)識(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)過程中和掌握物料消耗 規(guī)律的基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料采購管理活動(dòng)所做的預(yù)見性的安排和部署。采購計(jì)劃是根據(jù)生產(chǎn)部 門或其他使用部門的計(jì)劃制定的包括采購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容的計(jì)劃表格。采購預(yù)算是保障企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃的執(zhí)行，確保企業(yè)組織目標(biāo)一致；協(xié)調(diào)企業(yè)各部門 之間的合作經(jīng)營以及在企業(yè)各部門之間合理安排有限的資源，保證資源分配的效率性。對(duì)企業(yè)物 流成本進(jìn)行控制、監(jiān)督。那么做好采購計(jì)劃與預(yù)算就顯得尤為重要了，采購人員在做采購計(jì)劃和 預(yù)算時(shí)要注意哪些問題？采購人員應(yīng)該如何做好采購計(jì)劃與預(yù)算呢？此份資料包含了以下

2、內(nèi)容：一、采購數(shù)量計(jì)劃二、采購預(yù)算(用款計(jì)劃)編制三、影響采購計(jì)劃于預(yù)算的因素一、采購數(shù)量計(jì)劃1編訂采購數(shù)量計(jì)劃的目的企業(yè)的經(jīng)營自購人原料、物料開始，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再通過銷售過程獲 取利潤。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購數(shù)量計(jì)劃的重點(diǎn)所在。因此，采購數(shù)量 計(jì)劃是在某一特定的期間內(nèi)，應(yīng)在何時(shí)購入何種材料及材料多少的估計(jì)作業(yè)?？偟膩碚f，數(shù)量計(jì)劃應(yīng)達(dá)到以下目的(1) 預(yù)估材料需用數(shù)量與時(shí)間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動(dòng)。(2) 避免材料儲(chǔ)存過多，積壓資金，占用倉儲(chǔ)空間。(3) 配合公司生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度。(4) 使采購人員事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購人材料。(5) 確立材料耗

3、用標(biāo)準(zhǔn)，以便控制用料成本。2. 采購數(shù)量決定流程采購數(shù)量決定流程圖3. 需運(yùn)用的資料(1)生產(chǎn)計(jì)劃由銷售預(yù)測(cè)，加上人為的判斷，即可擬訂銷售計(jì)劃或目標(biāo)。銷售計(jì)劃，是表明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷售數(shù)量：而生產(chǎn)計(jì)劃則依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。(2)用料清單生產(chǎn)計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，若想直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，則須借 助用料清單。該清單是由研發(fā)或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門擬訂的，內(nèi)容列示各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組 合而成。根據(jù)該清單可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。用料清單所列的耗用量，即 通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，與實(shí)際用量相互比較，可作為用料控制的依據(jù)。(3)存量

4、管制卡若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同樣，若材料有庫存數(shù)量，則材料采購 數(shù)量也不一定要等于根據(jù)用料清單所計(jì)算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以 表明某一物料目前的庫存狀況：再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購料的作業(yè)時(shí)間和安全存量水準(zhǔn)， 算出正確的采購數(shù)量，然后才開具請(qǐng)購單，進(jìn)行采購活動(dòng)。4. 采購數(shù)量計(jì)算綜上所述，生產(chǎn)計(jì)劃、用料清單或材料需求計(jì)劃以及存量管制卡，是決定采購數(shù)量的主要依 據(jù)，因而，可依以下公式計(jì)算采購數(shù)量：本期應(yīng)購數(shù)量 =本期生產(chǎn)需用材料數(shù) +本期期末預(yù)定庫存量一前期預(yù)估庫存量一前期已購未入 庫數(shù)量5填寫采購數(shù)量計(jì)劃表用料計(jì)劃表只表示某一物料某月份應(yīng)予訂購

5、的總量，至于某一物料應(yīng)在何時(shí)訂購、訂購多少 及何時(shí)到貨，則必須填寫采購數(shù)量計(jì)劃表。二、采購預(yù)算（用款計(jì)劃）編制1什么是采購預(yù)算 采購預(yù)算是指采購部門在一定計(jì)劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購的用款計(jì)劃。2采購預(yù)算的目的 采購部門可以憑采購預(yù)算進(jìn)行采購和控制采購用款支出，并使財(cái)務(wù)部門據(jù)此籌措和安排所需 資金，協(xié)調(diào)采購與財(cái)務(wù)部門之間的關(guān)系。國內(nèi)外采購，有的以延期付款的方式進(jìn)行。例如采用承兌交單、遠(yuǎn)期信用證及遠(yuǎn)期本票或支票。這些延期付款方式，不但到期日相當(dāng)確定，而且金額很大（例如D/A和P/N在到期日必須支付 100%的貸款，遠(yuǎn)期信用證支付 90%的貸款）。因此，若采購預(yù)算（即付款計(jì)劃）分為到

6、期與新購 兩部分，由于到期部分可以相當(dāng)準(zhǔn)確地估算，因而采購預(yù)算有助于資金需求計(jì)劃的正確性。3采購預(yù)算編制的內(nèi)容 列入采購預(yù)算的各種材料的采購數(shù)量和金額，以企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)和經(jīng)營維修所需的原材料、零 部件、備件等為主。設(shè)備更新和基本建設(shè)所需的機(jī)器設(shè)備和工程材料，則應(yīng)另編單項(xiàng)采購預(yù)算， 不包括在計(jì)劃期間的采購預(yù)算內(nèi)。4采購預(yù)算編制的目的采購預(yù)算通常根據(jù)以下依據(jù)編制：（1）計(jì)劃期間生產(chǎn)和經(jīng)營維修所需材料的計(jì)劃需用量。由生產(chǎn)計(jì)劃管理部門在銷售計(jì)劃的基礎(chǔ)上根據(jù)所編制的生產(chǎn)計(jì)劃，以及前期材料消耗資料和 材料清單計(jì)算確定。（2）預(yù)計(jì)本期期末庫存量預(yù)計(jì)本期期末庫存量，加上由編制預(yù)算之日起至本期期末止這一期間的預(yù)計(jì)

7、收入量再減去同 期預(yù)計(jì)發(fā)出量來確定。預(yù)計(jì)本期期末庫存量即為計(jì)劃期期初庫存量。(3) 計(jì)劃期期末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。由倉管和采購部門根據(jù)各種材料的安全儲(chǔ)備量和提前訂購期共同確定。(4) 材料計(jì)劃價(jià)格。由采購部門根據(jù)材料的當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)格，以及其他各種影響因素如國際政治經(jīng)濟(jì)因素來確定。三、影響采購計(jì)劃于預(yù)算的因素 影響采購計(jì)劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素，采購人員應(yīng)詳加注意，具體來說有下列各項(xiàng)： 1年度營銷計(jì)劃 除非市場(chǎng)出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營計(jì)劃多以營銷計(jì)劃為起點(diǎn)，而營銷計(jì)劃 的擬訂，叉受到銷售預(yù)測(cè)的影響。銷售預(yù)測(cè)的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國內(nèi)外經(jīng) 濟(jì)發(fā)展情況(GDP失業(yè)率、物價(jià)、利率等)

8、、技術(shù)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如 財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。2年度生產(chǎn)計(jì)劃 一般而言，生產(chǎn)計(jì)劃源于營銷計(jì)劃，若營銷計(jì)劃過于樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的 財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)：反之，過度保守的營銷計(jì)劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤的機(jī)會(huì)。 因此，常因營銷人員對(duì)市場(chǎng)的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改，也使得采購計(jì)劃與預(yù)算 必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長久處于失衡狀況。3用料清單 若產(chǎn)品、工程變更層出不窮，致使用料清單難作及時(shí)的反應(yīng)與修訂，以致根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出 來的物料需求數(shù)量，與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購數(shù)量過多或不及

9、，物料規(guī)格過時(shí) 或不易購得。因而，采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性，有賴于維持最新、最正確的用料清單。4存量控制卡 由于應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因而，存量控制卡記載是否正確，也會(huì)影響采購計(jì)劃的準(zhǔn) 確性。這包括料賬是否一致， 以及物料存量是否全為良品。 若賬上數(shù)量與倉庫架臺(tái)上的數(shù)量不符， 或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確物料，這將使倉儲(chǔ)的數(shù)量低于實(shí)際的可取用數(shù)量，故采購計(jì)劃中 的應(yīng)購數(shù)量將會(huì)偏低。5. 物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定在編訂采購預(yù)算時(shí)，對(duì)將來擬購物料的價(jià)格預(yù)測(cè)不容易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代。如果該標(biāo)準(zhǔn) 成本的設(shè)定，缺乏過去的采購資料為依據(jù)，也無工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造費(fèi) 用等的總成本，貝U其正確性會(huì)

10、降低。因而，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購人價(jià)格的差額，即是采購預(yù)算準(zhǔn)確 性的評(píng)估指標(biāo)。6. 生產(chǎn)效率生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低， 會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢(shì) 時(shí)，采購計(jì)劃必須將此額外的耗用率計(jì)算進(jìn)去，才不會(huì)發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象。7. 價(jià)格預(yù)期在編訂采購金額預(yù)算時(shí)，應(yīng)對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度、市場(chǎng)景氣狀況等多加預(yù)測(cè)，甚至列為調(diào)整 預(yù)算的因素。由于個(gè)人主觀的判定與事實(shí)的演變常有差距，也可能會(huì)造成采購預(yù)算的偏差。由于影響采購計(jì)劃與預(yù)算的因素頗多，故采購計(jì)劃與預(yù)算擬訂后，必須與產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常 的聯(lián)系，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)的狀況作必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動(dòng)的目標(biāo)，并協(xié)助財(cái) 務(wù)