公司檔案管理制度

1、某公司檔案管理制度現(xiàn)實的市場競爭平臺上， 產(chǎn)業(yè)化鏈條已逐漸形成。 把握勝算 的要件是，運用市場化、專業(yè)化、集約化等方式，將企業(yè)管理的 產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后等諸多環(huán)節(jié)整合成一個完整的產(chǎn)業(yè)鏈，以達到 企業(yè)管理的規(guī)?；?、 專業(yè)化經(jīng)營與管理， 從而實現(xiàn)企業(yè)管理資源 的優(yōu)化配置， 增加企業(yè)管理的附加值， 不斷提高企業(yè)的現(xiàn)代化管 理水平。 市場競爭平臺上， 大規(guī)模的集團化作戰(zhàn)對企業(yè)管理的要 求更高； 企業(yè)管理的思想將更多的注入企業(yè)經(jīng)營管理的理念； 常 規(guī)經(jīng)營是企業(yè)管理經(jīng)營之本將成為企業(yè)經(jīng)營管理的基礎。 在這過 程中，企業(yè)內(nèi)部管理的系統(tǒng)性，精細化對企業(yè)經(jīng)營管理的成功， 將是不可或缺的。 因此企業(yè)需要不遺余力地實

2、行精致管理， 推進 精致管理，提升精致管理，練達精致管理。同時，在新的勞動合同法背景下， 企業(yè)的規(guī)章制度對提升企 業(yè)的管理水平和能力有了新意，規(guī)章制度的作用和功效更加突 顯。為了供企業(yè)管理階層提高管理水平和能力， 我們特將我們提 供法律服務的亞洲某物業(yè)管理 100 強企業(yè)的相關規(guī)章制度提供 給企業(yè)管理者參考。但愿，這些管理制度對朋友們有所幫助。 四川高揚律師事務所 高級合伙人 張洪律師1、定義 本制度所指檔案為： 一個單位在各項活動中形成的， 具有保存價 值的各種文字、圖表、聲像、實物以及其他以各種方式和載體出現(xiàn)的真實反映歷史紀錄的材料。2、管理要求1) 人事檔案由人力資源管理部管理，財務檔案

3、由財務部負責 管理，其余如合同、行政發(fā)文等由行政管理不負責管理。2) 檔案應妥善保管，任何個人和部門不應私自保存、對外交 流。3、收集與歸檔1) 歸檔范圍 凡公司經(jīng)營管理活動及其他工作中形成的各種文字、聲像、證 書、榮譽獎品、圖表實務模型等材料均屬歸檔范圍。2) 收集 檔案管理員根據(jù)歸檔范圍，按文書處理和歸檔要求，進行預立 卷。因公外出參觀學習、考察、調(diào)查研究、參加上級部門早開的會 議者，應將會議的主要文件資料交檔案室歸檔。有關人員應做好文件材料的形成，積累、收集、整理，對正在 歸檔的檔案負責補充、完善。3) 歸檔要求 歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)，能真實反映公司各項活 動和歷史過程。歸檔

4、的文件材料， 應使用 A4 型紙，并不可使用圓珠筆、 鉛筆等 易褪色筆書寫。凡收到易褪色文件應及時復印，原收件和復印件一起歸檔。4) 歸檔時間 各類形成、收集到的檔案材料，最遲應在第二年第一季度內(nèi)立 卷歸檔。照片、錄音、錄像材料和設備說明書、證書等其他一些材料性 文件，應在與這些材料有關的活動結束后及時歸檔。4、整理和保管1) 檔案整理 檔案整理就是把處于相對零散狀態(tài)的檔案，經(jīng)過分類組合、排 列和編目，使檔案系統(tǒng)化、條理化，便于保管和利用。 檔案的編碼及立卷根據(jù)各公司實際情況進行。2) 檔案的保管 立卷的案卷應按照檔案的要求套上硬紙封面或裝盒 設立專門的檔案室，室內(nèi)應保持清潔衛(wèi)生，并裝好窗簾，

5、防止 日光直射。5、保密1) 檔案管理員與借、查閱者應認真學習和自覺遵守檔案保密 規(guī)定，正確處理保密與利用的關系2) 企業(yè)檔案的保密劃分為絕密、機密、秘密三個等級。3) 案卷應根據(jù)內(nèi)容及價值，正確劃分保密類別、保管期限， 并定期對各類檔案進行密級審查。4) 存放檔案案卷，文件資料的文件柜等應加鎖，鑰匙由檔案保管員專管。5) 對檔案保密范圍內(nèi)的文件，謹防泄密，因隨意泄密造成不 良影響和損失等后果的，應視情節(jié)給予處罰。6、借閱與查閱1) 需查、借閱檔案的，應說明理由、要求及內(nèi)容，并應出示 已辦妥的檔案查、借閱手續(xù)，查閱僅在檔案室內(nèi)進行。2) 外單位借閱檔案者，應憑單位介紹信，經(jīng)執(zhí)行董事批準， 辦妥

6、借閱手續(xù)后方可借閱。3) 外單位借閱檔案應在檔案室借閱，不得外借4) 查、借閱檔案應妥善保管所借檔案，負責其安全保密，不 得涂化案卷、拆卷、遺失和損毀等。5) 復制檔案應經(jīng)相關負責人同意后方可實施。7、安全1) 檔案管理員應保管好文件柜鑰匙， 未經(jīng)同意， 不允許增配。 遺失鑰匙應及時報告。2) 檔案室嚴禁煙火，嚴禁危險品進入。3) 非工作需要，任何人不得進入檔案室。4) 檔案管理員下班時應注意鎖好檔案室的門窗。8、鑒定與銷毀1) 按統(tǒng)一的鑒定原則和標準來判定各類檔案的價值意義，從 而確定不同的檔案為不同的保管期限。2) 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，永久保存指無 限期盡可能長遠地保存下去，長期保存年限為 16 年至 50 年，短期保存 為 15 年以下3) 超過保存期限的，檔案管理員提出鑒定銷毀申請報告，經(jīng) 公司組織相關人員對已到期檔案進行鑒定后，由檔案管理 員按批復進行銷