計調采購工作流程

1、計調采購工作流程計調采購工作流程 任務一任務一 建立采購協(xié)作網(wǎng)絡建立采購協(xié)作網(wǎng)絡 任務二任務二 進行采購進行采購 任務三任務三 采購業(yè)務的管理采購業(yè)務的管理 知識目標知識目標 1熟悉旅行社的協(xié)作關系網(wǎng)絡 2掌握采購合同的基本寫法 3掌握旅游相關產(chǎn)品的采購工作流程 4掌握采購的技巧 5了解采購業(yè)務管理的內容 技能目標技能目標 1能夠收集協(xié)作關系信息，建立采購協(xié)作網(wǎng)絡 2能夠擬定采購合同 3能夠按照工作流程對旅游相關產(chǎn)品進行采購 4能進行采購業(yè)務的管理，有效地采購。 計調采購工作流程圖計調采購工作流程圖 ： 流程流程 工作內容工作內容重點重點標準標準 選擇采 購對象 1.根據(jù)本旅行社的經(jīng)營計劃及外

2、聯(lián)部的業(yè)務計劃，組織采購人 員調查、收集餐飲部門、賓館、交通部門、游覽單位、娛樂部 門、購物商店、地接社的相關信息資料。 2.經(jīng)過初步篩選后，對基本符合旅行社要求的協(xié)作單位實地考 察。 3經(jīng)過實地考察后，綜合考慮各方面的因素，與符合旅行社要 求的協(xié)作單位聯(lián)系，初步協(xié)商合作事宜。 采購對象的 調查與選擇 調查資料要求全面 、準確、有效。 簽訂 合作協(xié) 議書 1.采購人員根據(jù)協(xié)商的結果，利用本社的標準采購合同文本， 擬訂合作協(xié)議書。 2.經(jīng)簽署的合作協(xié)議書編號存檔后，送外聯(lián)部、接待部、 財務部等相關部門備案。 合作協(xié)議 書的擬訂 保證旅行社的合法 利益 整理相 關資料 把簽約單位的相關資料及規(guī)定整

3、理成列表，并發(fā)給相關部門， 相關部門的工作人員應熟悉列表中的內容，以便開展工作。 整理簽約單 位的相關資 料及規(guī)定 相關資料及規(guī)定的 內容要求全面、詳 細 落實訂 購工作 計調根據(jù)外聯(lián)人員的業(yè)務開展情況，制訂接待計劃，并落實具 體的訂購工作。 訂購工作的 開展 準確、清楚、完整 地填寫*預訂單 、*變更/取消 單，特別注明團 中的特殊要求。 報賬結 算 計調部及接待部工作人員根據(jù)合作協(xié)議書中的相關規(guī)定， 及時將發(fā)生的費用及明細賬報給財務部，財務部根據(jù)本社的財 務管理規(guī)定及合作協(xié)議書中的規(guī)定，審核、確認相關賬目 無誤后辦理結算和付款。 與協(xié)作單位 進行結算 符合旅行社的財務 管理規(guī)定 任務引入任

4、務引入 華信旅行社安排你負責食、住、行、游、購、 娛等相關產(chǎn)品的采購，你認為旅行社應與哪些部 門建立協(xié)作關系，以及如何建立協(xié)作關系？ 任務一任務一 建立采購協(xié)作網(wǎng)絡建立采購協(xié)作網(wǎng)絡 任務認知任務認知 案例1：無奈放棄旅游團隊 案例2：黃金周出游沒有住處成問題 旅行社采購工作非常重要，在采購時應遵循：供給保證原 則、質量保證、成本領則等原則。 為保證所需旅游服務的供給，旅行社必須建立廣泛的采購協(xié) 作網(wǎng)絡。建立采購協(xié)作網(wǎng)絡是指旅行社通過與其他旅游企業(yè) 以及與旅游業(yè)相關的各個行業(yè)、部門洽談合作內容與合作方 式，簽訂經(jīng)濟合同或協(xié)議書，明確雙方權利、義務及違約責 任，建立起廣泛而且相對穩(wěn)定的旅游服務供應

5、系統(tǒng)。協(xié)作網(wǎng) 絡的建立是旅游服務采購的基礎工作。 相關分析相關分析 一、選擇采購對象一、選擇采購對象 （一）應建立采購協(xié)作關系的對象（一）應建立采購協(xié)作關系的對象 1與交通運輸部門建立協(xié)作關系 2與住宿部門建立協(xié)作關系 3與餐飲部門建立協(xié)作關系 4與景區(qū)景點建立協(xié)作關系 5與購物商店建立協(xié)作關系 6與娛樂部門建立協(xié)作關系 7與保險公司建立協(xié)作關系 8與相關旅行社建立協(xié)作關系 （二）收集采購對象的信息資料。（二）收集采購對象的信息資料。根據(jù)本旅行社的經(jīng)營計劃及外聯(lián) 部的業(yè)務計劃，組織采購人員調查、收集餐飲部門、賓館、交 通部門、游覽單位、娛樂部門、購物商店、地接社的相關信息 資料。 （三）實地考

6、察。（三）實地考察。經(jīng)過初步篩選后，對基本符合旅行社要求的協(xié)作 單位進行實地考察。 （四）協(xié)商合作事宜。（四）協(xié)商合作事宜。經(jīng)過實地考察后，綜合考慮各方面的因素， 與符合旅行社要求的協(xié)作單位聯(lián)系，初步協(xié)商合作事宜。 （五）選定合作對象。（五）選定合作對象。采購人員通過對采購對象的評估，選定服務 合作單位。 二、簽訂采購合同二、簽訂采購合同 旅游采購合同的基本內容包括下述五個方面。 （一）合同標的（一）合同標的 （二）數(shù)量和質量（二）數(shù)量和質量 （三）價格和付款辦法（三）價格和付款辦法 （四）合同期限（四）合同期限 （五）違約責任（五）違約責任 三、整理相關資料三、整理相關資料 （一）把簽約單位

7、的相關資料及規(guī)定整理成列表。并發(fā)給相關 部門，相關部門的工作人員應熟悉列表中的內容，以便開展工 作。 （二）印制相關單據(jù)。為了便于落實訂購工作，旅行社還應與 業(yè)務部、財務部等相關部門協(xié)商、設計、印制專用單據(jù)。如 XX訂購單、XX變更通知單、XX取消通知單、 XX費用結算單等。 任務解決任務解決 旅游產(chǎn)品的組合特點決定了旅行社業(yè)務合作的廣泛性，也 決定了旅行社與旅游相關行業(yè)建立網(wǎng)絡關系的必要性。旅行社 應與交通部門、住宿部門、餐飲部門、景區(qū)景點、娛樂部門、 保險公司以及相關旅行社建立協(xié)作關系，并與其簽訂旅游服務 采購合同。服務采購合同一般包括合同標的、數(shù)量和質量、價 格和付款辦法、合同期限、違約

8、責任五大部分的內容。旅行社 與協(xié)作部門之間簽訂經(jīng)濟合同非常必要，它可以預防各種糾紛 的發(fā)生。 實踐練習實踐練習 案例：案例：情境介紹情境介紹：李小姐利用周末參加了一家旅行 社組織的“周末郊區(qū)觀光二日游”活動，并與旅行社簽訂 了旅游合同，雙方約定住宿標準為三星級酒店。星期六的 游覽活動結束后，導游員將旅游團安排在一家酒店入住。 李小姐進入房間后發(fā)現(xiàn)，客房設施陳舊，水龍頭里流出的 水都是渾濁的，房間似乎很久都沒人住了，散發(fā)著霉味。 李小姐當即找到旅行社導游，認為入住的酒店不是三星級 ，要求更換。導游員堅持所安排的酒店是三星級，并拉著 李小姐來到酒店大堂，讓李小姐查看懸掛在大堂墻上的由 國家旅游局頒

9、發(fā)的三星級酒店的標牌。但是，李小姐仍然 對酒店的星級表示懷疑，并向旅行社投訴。 情境思考情境思考：該案例對旅行社計調人員采購相關服 務產(chǎn)品有何啟發(fā)？ 實踐練習實踐練習 實訓項目實訓項目 項目名稱進行當?shù)夭惋嫛⒆∷?、景區(qū)（點）、購物、交通、娛樂部門的信息收 集 實訓目的通過信息收集，了解各單位情況，掌握采購資源。 實訓要求1餐飲信息收集 安排學生收集本地特色餐館，整理其位置、口味特點、特色菜肴、接 待能力、聯(lián)系電話等信息，并列出一覽表。 2住宿信息收集 安排學生收集23家不同星級酒店的相關信息（位置、接待能力、房 價、聯(lián)系電話等），并列出一覽表。 3旅游車隊信息搜集 安排學生走訪旅游汽車公司，收

10、集不同汽車公司的情況（車量、車型 、車況、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等），列出一覽表。 4景區(qū)（點）信息收集 安排學生收集各景區(qū)（點）的接待信息，包括所處位置、開放時間、 票價、游覽所需時間、游覽線路、周邊交通等，列出概況一覽表。 5安排學生進行購物點和娛樂單位信息的收集。 6工作分小組進行 7注重信息收集的全面、準確 實訓地點不限 實訓成果信息列表 相關鏈接相關鏈接 擴展閱讀擴展閱讀 獲知供應商的渠道獲知供應商的渠道 任務引入任務引入 華信旅行社安排你負責團隊食、住、行、游、 購、娛等相關產(chǎn)品訂購的落實工作，你應如何采 購？ 任務二任務二 進行采購進行采購 任務認知任務認知 案例：派車失誤 評析：計調

11、工作人員在工作時應全面細致，比如， 在向用車單位下訂單時，不僅要就用車時間、接 車地點、座位數(shù)進行落實，還要對車容、車貌、 車況進行了解。在航空票務方面不僅要對票務中 心報計劃，還要對機型、航空公司、航班時間等 進行跟蹤。 一、計調部門對交通服務的采購一、計調部門對交通服務的采購 （一）航空交通服務采購（一）航空交通服務采購 航空交通服務采購分為兩種形式，即定期航班機票的采購和旅 游包機的預訂。 （二）鐵路交通服務采購（二）鐵路交通服務采購 鐵路交通服務的采購業(yè)務包括火車票的預訂與購買、退票、車 票簽證和變更線路。 （三）公路交通服務采購（三）公路交通服務采購 （四）水運交通服務（四）水運交通

12、服務 相關分析相關分析 二、計調部門對住宿服務的采購二、計調部門對住宿服務的采購 （一）認真研究組團社發(fā)來的傳真或客人的要求，弄清楚旅游 者要求的住宿標準。 （二）根據(jù)旅游者的住宿要求，在已簽訂協(xié)議的合作賓館中選 擇符合要求的賓館。 （三）電話聯(lián)系該賓館營銷部，傳真發(fā)送訂房通知單。在訂房 通知單上準確填寫訂房要求，尤其是對團號、入住時間、人住 標準、入住人數(shù)、房價(是否含早餐)、有無特殊要求等項目必 須正確、清楚、完整地填寫。 （四）注意查收賓館的回傳。賓館收到旅行社的訂房傳真后， 一般會較快地做出決定，并在旅行社發(fā)去的傳真上簽注相應意 見，再回傳給旅行社。 （五）登記存檔。收到賓館的確認傳真

13、后，計調人員應立即登 記，并按照發(fā)團日期順序排列存檔。若同一天有幾個團隊確認 傳真，可按收到回傳的時間先后排列存檔。 三、計調部門對餐飲服務的采購三、計調部門對餐飲服務的采購 （一）認真研究組團社發(fā)來的傳真或客人的要求，弄清楚旅 游者要求的餐飲標準 （二）根據(jù)旅游者的餐飲要求，在已簽訂協(xié)議的合作餐廳中 選擇符合要求的餐廳。 （三）電話聯(lián)系該餐廳營銷部，傳真發(fā)送訂餐通知單。 （四）注意查收餐廳的回傳。 （五）登記存檔。 四、計調部門對參觀游覽項目的采購四、計調部門對參觀游覽項目的采購 一般情況下，旅行社不需要對參觀游覽的部門提前訂購。 但若團隊人數(shù)過多，應提前通知一下參觀游覽部門，讓其提 前做好

14、接待準備。 五、計調部門對文娛項目的采購五、計調部門對文娛項目的采購 （一）根據(jù)接待計劃發(fā)送訂票單實施訂票，并把訂票情況如 實轉告接待部或陪同。 （二）若有變更，及時辦理變更手續(xù)。 六、計調部門對旅游保險業(yè)務的采購六、計調部門對旅游保險業(yè)務的采購 （一）將每一個投保的旅游團的旅游計劃(含名單)按時傳真 到保險公司作為投保依據(jù)。 （二）注意接收和保存保險公司的承保確認書 （三）按投保的準確人數(shù)向保險公司交納保險費 （四）當旅游途中發(fā)生意外事故或遇到自然災害，須及時向 在第一線的導游了解情況，必要時去現(xiàn)場考察并以最快速度 通知保險公司。 （五）索賠時，須向保險公司提供有關方面的證明。 七、（組團）

15、計調部門對合作旅行社的采購七、（組團）計調部門對合作旅行社的采購 （一）根據(jù)旅游行程安排，在已簽訂協(xié)議的合作旅行社中 選擇符合要求的地接社。 （二）預報旅游計劃。 （三）計劃變更。 （四）發(fā)出正式旅游計劃。 任務解決任務解決 旅行社計調采購業(yè)務是整個旅行社業(yè)務運作的 中心環(huán)節(jié)。計調工作人員應按照一定的工作程序對 交通服務、住宿服務、餐飲服務、游覽服務、文娛 服務、購物服務、保險業(yè)務、合作旅行社等旅游服 務進行采購，以保證旅行社業(yè)務的順利開展。采購 程序一般包括發(fā)送計劃、變更、確認，進行費用的 結算。 實踐練習實踐練習 實訓項目實訓項目 項目名稱訂車單、訂房單、訂餐單、變更單等相關文本的撰寫 實

16、訓目的讓學生熟悉訂車單、訂房單、訂餐單、變更單等相關文本的撰寫 實訓要求1不提供給學生表格范本，讓學生自行編寫訂車單、訂房單、 訂餐單、變更單等相關文本 2要求學生考慮全面，不要漏項。 3可采用情景模擬法 實訓地點不限 實訓成果訂車單、訂房單、訂餐單、變更單 相關鏈接相關鏈接 擴展閱讀擴展閱讀 訂房業(yè)務中常見的問題及應對措施訂房業(yè)務中常見的問題及應對措施 （見課本）（見課本） 任務引入任務引入 作為華信旅行社的計調工作人員或計調經(jīng)理，你在為旅 行社采購產(chǎn)品的過程中，如何進行采購業(yè)務的管理，以降 低旅行社的采購價格，保證采購的供應和質量？ 任務三任務三 采購業(yè)務的管理采購業(yè)務的管理 任務認知任務

17、認知 案例：天津觀光旅行社在西柏坡村包租客房的策略 一、建立多層次、多渠道的采購協(xié)作網(wǎng)絡一、建立多層次、多渠道的采購協(xié)作網(wǎng)絡 為了保證供應，旅行社計調部門應該和有關的旅游服 務供應企業(yè)，特別是賓館、交通運輸業(yè)等，建立起廣泛的、 相對穩(wěn)定的、多層次多渠道的協(xié)作關系，尤其是在出現(xiàn)旅游 服務供不應求時，協(xié)作網(wǎng)絡越廣泛，渠道越多，旅行社取得 這些緊缺服務的能力就越強。在出現(xiàn)供過于求的情況時，采 購工作的重點轉向取得優(yōu)惠價格方面，而為了得到最便宜的 價格，也同樣需要有一個廣泛的多層次多渠道的協(xié)作網(wǎng)絡。 相關分析相關分析 二、正確處理保證供應和降低成本的關系二、正確處理保證供應和降低成本的關系 保證供應與

18、降低成本，是旅行社采購工作中同等重要的兩 大任務。正確處理保證供應和降低成本的關系的含義，就是“ 既要保證供應，又要降低成本”，聽上去有點自相矛盾，因為 保證供應與降低成本，本身就是一對矛盾。因此，在實際工作 中，旅行社針對不同情況在這兩者之間有不同的側重，或者說 ，在不同時期用不同的策略來協(xié)調這對矛盾。也就是說，在供 應緊張時，側重供應，調動所有關系，全力以赴地保證供應； 在供應充足時，側重降低成本，盡可能多地擴大利潤空間。 三、正確處理集中采購與分散采購的關系三、正確處理集中采購與分散采購的關系 按照商業(yè)慣例，批發(fā)價格低于零售價格，批發(fā)量越大， 價格也就越低。因此，旅行社作為中間商，應把旅

19、游者的需 求集中起來向旅游服務供應企業(yè)采購，也就是說，應該集中 自己的購買力以增強自己在采購方面的還價能力。這種采購 叫批量采購，也叫集中采購，通常有兩種方式：一是把本旅 行社各部門和全體銷售人員接到的訂單集中起來，統(tǒng)一以一 個渠道對外采購；二是把集中起來的訂單盡可能集中地投向 一家或盡可能少的供應商進行采購，以最大的購買量獲得最 優(yōu)惠的價格。 四、正確處理預訂和退訂、預訂和增訂的關系四、正確處理預訂和退訂、預訂和增訂的關系 旅游屬于預約性交易，旅行社一般在年底根據(jù)其計劃采購 量，與旅游相關行業(yè)洽談其第二年的業(yè)務合作。計劃采購量 一般是由旅行社參照前幾年的實際客流量，并根據(jù)對來年的 市場預測確定的。計劃數(shù)額與實際需求之間總會有差距，這 就要求旅行社有良好的預測、約定和應急能力，能處理好預 訂和退訂、預訂和增訂的關系。 五、正確處理計劃