總裁辦公室全套崗位職責(zé)

1、總裁辦公室全套崗位職責(zé)向總裁、副總裁匯報(bào)各部門（公司）的報(bào)件申請(qǐng)和請(qǐng)款情況，督查、匯總各部門（公司）已批報(bào)件工作內(nèi)容完成情況，接待來訪客人，接聽電話，兼顧總裁、副總裁日常服務(wù)和采購工作；管理小會(huì)議室,負(fù)責(zé)總裁會(huì)議的籌備工作，整理會(huì)議紀(jì)要，需傳達(dá)會(huì)議紀(jì)要的轉(zhuǎn)發(fā)，重要文件的分類歸檔?！緧徫痪幹啤靠偛妹貢?人，副總裁秘書1人?！韭氊?zé)范圍】1. 報(bào)件、請(qǐng)款及轉(zhuǎn)件。2. 重要文件的分類歸檔。3. 接聽電話及接待工作。4. 辦公室的軟硬件維護(hù)。5. 對(duì)內(nèi)對(duì)外關(guān)系及工作的組織協(xié)調(diào)。6. 辦公、會(huì)議環(huán)境的清掃與維護(hù)。7. 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作?？偨?jīng)辦工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)（一）部門內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)

2、1、日常工作流轉(zhuǎn)程序1）秘書負(fù)責(zé)審核各部門、各公司及各副總報(bào)送的文件和請(qǐng)款單，對(duì)于不符合報(bào)件規(guī)定的一律返回給報(bào)件人，對(duì)于可以正常報(bào)批的文件和請(qǐng)款單在每天早晨9：00前報(bào)給總裁審批后，轉(zhuǎn)到相關(guān)部門。2）對(duì)于在報(bào)件時(shí)間以外送到的急件可以隨時(shí)報(bào)批。3）秘書室每天集中收取各部門報(bào)件的時(shí)間為當(dāng)天17：00，各部門也可以按福佳文化的相關(guān)規(guī)定自行送件。4）秘書室報(bào)總裁的文件和請(qǐng)款單必須符合公司的報(bào)件標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)的，秘書室有權(quán)退還報(bào)件人。5）各部門的文件和請(qǐng)款的呈報(bào)時(shí)限：當(dāng)日早8：30以前的文件，秘書當(dāng)日呈報(bào)總裁；當(dāng)日早9：00以后報(bào)的文件，秘書第二日呈報(bào)總裁；每周六不請(qǐng)款只批示文件，特殊情況除外。6

3、）所有的報(bào)件和轉(zhuǎn)件必須登記簽字備查，對(duì)有工作完成時(shí)間批示的文件按時(shí)限要求督促各部門報(bào)件。7）集團(tuán)公司文件的存檔歸檔參照文件存檔目錄，按各公司、各部門的類別進(jìn)行歸檔。2、接待工作1）接聽尋找總裁的電話，要有禮貌問清對(duì)方的身份、理由，并留下對(duì)方的姓名和電話后通知總裁。2）接聽尋找副總的電話，要禮貌問清對(duì)方的身份及理由后轉(zhuǎn)入副總辦公室。3）接聽關(guān)于投訴的電話要問清事由，但不可以直接給對(duì)方任何決定，事后應(yīng)以書面形式通知有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)解決。4）來訪的總裁客人，如果是事先預(yù)約的，安排客人在會(huì)議室等待，待通知總裁后引見。對(duì)于事先未預(yù)約的客人，要禮貌詢問具體事由后安排具體的引見工作，接待副總的客人參照以上要

4、求執(zhí)行。5）所有安排客人的等待及引見時(shí)間不可超過5分鐘，對(duì)于總裁因有事而未及時(shí)接見客人的情況，要及時(shí)向客人說明理由，解釋清楚。3、文件批轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)程序1）對(duì)于總裁批示的文件，秘書必須當(dāng)日向各部門指定的文件接收人簽字發(fā)放；總裁特殊批準(zhǔn)的，特殊簽字發(fā)放；總裁不批的文件當(dāng)日向文件接收人講明理由后，簽字發(fā)放。2）總裁批示后的請(qǐng)款，秘書當(dāng)日要把請(qǐng)款單轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)中心副總秘書處，簽字發(fā)放；總裁不批的請(qǐng)款，請(qǐng)款單放至秘書處存檔，同時(shí)秘書要把不批的理由以書面的形式當(dāng)日向申請(qǐng)人或其所在部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字發(fā)放。3）對(duì)于副總簽完字的文件可以直接向報(bào)件部門簽字發(fā)放。（二）部門間工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)1、與財(cái)務(wù)部門1）對(duì)于批轉(zhuǎn)到財(cái)

5、務(wù)部門的文件，當(dāng)日要向主管財(cái)務(wù)副總秘書簽字發(fā)放。2）對(duì)于批轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門的請(qǐng)款單，當(dāng)日要和文件接收人核對(duì)后簽字發(fā)放。2、物業(yè)公司、新天地 因物業(yè)公司、新天地屬于外圍單位，故批轉(zhuǎn)的文件和請(qǐng)款單需轉(zhuǎn)件人轉(zhuǎn)送。1）對(duì)于要報(bào)批的文件和請(qǐng)款單，秘書必須審核是否達(dá)到報(bào)件標(biāo)準(zhǔn)后方可報(bào)批。2）對(duì)于總裁已批轉(zhuǎn)的文件和請(qǐng)款單，秘書要當(dāng)日返還給文件轉(zhuǎn)件人，不批的文件說明理由。3、公司其他部門1）對(duì)于總裁已批示的文件，秘書須當(dāng)日向報(bào)件部門簽字后發(fā)放。2）對(duì)于總裁未批示的文件，秘書須當(dāng)日把文件返還給報(bào)件部門，并說明未批示的理由。3）對(duì)于總裁未批示的請(qǐng)款單，秘書須當(dāng)日以文字形式向報(bào)件部門說明理由。 集團(tuán)公司有關(guān)對(duì)外業(yè)務(wù)的溝

6、通協(xié)調(diào)以實(shí)際工作情況為準(zhǔn)。針對(duì)報(bào)件、轉(zhuǎn)件流程的具體說明1) 收取報(bào)件的時(shí)間：每日早8：30以前和17：00為集中收取各部門（公司）及各副總報(bào)送文件和請(qǐng)款單的時(shí)間，各部門（公司）也可以按照福佳文化的相關(guān)規(guī)定自行送件。具體說明（針對(duì)有時(shí)限要求的文件）：例如：按照時(shí)限截止年8月5日必須上報(bào)的文件最遲必須在8月4日17：00報(bào)到秘書室，最晚不允許超過8月5日早8：30，如果超時(shí)將視為晚報(bào)件，秘書有權(quán)不接收此件，必須由報(bào)件責(zé)任人寫明晚報(bào)的合理原因方可將此件上報(bào)，否則將不予以接收，責(zé)任由報(bào)件責(zé)任人承擔(dān)。 2) 固定上報(bào)文件時(shí)間：每日對(duì)可以正常報(bào)批的文件和請(qǐng)款單在早9：00報(bào)送總裁審批。當(dāng)日早8：30以前的

7、文件秘書當(dāng)日呈報(bào)總裁；當(dāng)日早9：00以后報(bào)的文件，秘書第二日呈報(bào)總裁，對(duì)于在報(bào)件時(shí)間以外送到的急件可以隨時(shí)報(bào)批。每周六不請(qǐng)款只批示文件，特殊情況除外。3) 文件流轉(zhuǎn)的程序：a、由總裁批示的一般類文件按照流轉(zhuǎn)程序轉(zhuǎn)入下一個(gè)部門。b、由總裁批示的有時(shí)限的文件根據(jù)批示要求流轉(zhuǎn)到相關(guān)部門及人員,并根據(jù)時(shí)限要求和批示意見核實(shí)各部門（公司）的報(bào)件內(nèi)容落實(shí)情況。c、由總裁批示的請(qǐng)款單轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)中心（對(duì)有特殊批示的明確告知）。d、由總裁批示的存檔類文件需檔案室存檔的轉(zhuǎn)入檔案室存；需秘書室存檔的文件按文件類別、部門等進(jìn)行相應(yīng)歸檔?？偛妹貢鴯徫回?zé)、權(quán)、利崗位要求： 21-30歲，大學(xué)本科以上學(xué)歷，三年以上工作經(jīng)歷，

8、組織協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，文字表達(dá)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高，品行端正，形象良好，熟練操作辦公軟件，責(zé)任心強(qiáng)，遵守組織紀(jì)律崗位描述： 1、嚴(yán)格遵守和執(zhí)行集團(tuán)公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，補(bǔ)充規(guī)定及下發(fā)的各種文件 2、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司所有的文件和請(qǐng)款單的審核、報(bào)批和流轉(zhuǎn) 3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司重要文件的存檔、歸檔 4、負(fù)責(zé)匯報(bào)各部門（公司）的工作及人員情況，提出合理建議 5、接聽來訪電話并詳細(xì)記錄內(nèi)容，及時(shí)傳達(dá)到位，尤其是關(guān)于投訴的電話 6、接待來訪客人，合理安排會(huì)談時(shí)間及會(huì)談地點(diǎn)，需特殊布置應(yīng)提前準(zhǔn)備 7、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司有關(guān)對(duì)外業(yè)務(wù)的溝通、協(xié)調(diào)并將結(jié)果及時(shí)反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 8、負(fù)責(zé)總裁的日常采購和服務(wù) 9、負(fù)責(zé)總裁辦公室的衛(wèi)生清掃及辦

9、公用品、設(shè)備和家具的維護(hù) 10、總裁日常費(fèi)用報(bào)銷和請(qǐng)款 11、完成總裁交辦的其它工作考評(píng)、監(jiān)督人：集團(tuán)總裁崗 位 職 責(zé)工 作 流 程完 成 標(biāo) 準(zhǔn)完成時(shí)限相關(guān)部門1、對(duì)各部門（公司）上報(bào)的文件和請(qǐng)款單進(jìn)行審核、報(bào)批審核部門上報(bào)的文件和請(qǐng)款單（對(duì)有問題報(bào)件和請(qǐng)款單問清原因，問題嚴(yán)重的讓上報(bào)部門規(guī)范后上報(bào)）將上報(bào)文件分部門整理裝入報(bào)件文件夾報(bào)送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示（對(duì)需加以說明的文件做正確解釋）1、明確熟知上報(bào)文件的內(nèi)容和目的2、正確反饋文件的內(nèi)容和想得到的批示3、對(duì)不規(guī)范的報(bào)件讓報(bào)件部門規(guī)范后上報(bào)當(dāng)日?qǐng)?bào)件部門及財(cái)務(wù)中心2、負(fù)責(zé)各部門（公司）上報(bào)的文件和請(qǐng)款單的流轉(zhuǎn)認(rèn)真記錄領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件的批示流轉(zhuǎn)給對(duì)應(yīng)部門

10、和相關(guān)人員并告知其領(lǐng)導(dǎo)的批示內(nèi)容讓部門負(fù)責(zé)人簽字接收整理核對(duì)好請(qǐng)款單轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)中心（對(duì)有特殊批示的明確告知）1、傳達(dá)到位、及時(shí)2、流轉(zhuǎn)全面、準(zhǔn)確3、請(qǐng)款單必須一一對(duì)應(yīng)當(dāng)日?qǐng)?bào)件部門及財(cái)務(wù)中心3、對(duì)集團(tuán)公司重要文件進(jìn)行存檔、歸檔按文件的類別進(jìn)行分檔裝訂歸檔列清文件的目錄和編號(hào)1、準(zhǔn)確、細(xì)致，正確分類和歸檔2、寫清楚目錄和編號(hào)當(dāng)日辦公室4、如實(shí)匯報(bào)各部門（公司）的工作及人員情況有問題出現(xiàn)了解真實(shí)情況，弄清事情的原因如實(shí)匯報(bào)（如有指示）按指示做下一步工作反饋進(jìn)展和結(jié)果1、真實(shí)反映情況，如實(shí)匯報(bào)2、達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求標(biāo)準(zhǔn)3、及時(shí)反饋事情的發(fā)展和結(jié)果當(dāng)日5、接聽電話來訪，傳達(dá)到位，尤其是關(guān)于投訴電話接聽電話先要說

11、“您好，福佳集團(tuán)”問清楚對(duì)方來電目的詳細(xì)記錄（事情的內(nèi)容、對(duì)方聯(lián)系人和聯(lián)系方式）匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如需回復(fù)）及時(shí)回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見 1、態(tài)度要禮貌，用詞得當(dāng)，說普通話2、不隨便透露公司的事情3、對(duì)需做出回復(fù)的要及時(shí)回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見當(dāng)日6、接待并安排好來訪客人，合理安排會(huì)談時(shí)間及會(huì)談地點(diǎn)對(duì)提前預(yù)約的客人：提前準(zhǔn)備出會(huì)議室（需特殊布置的提前準(zhǔn)備就緒）將客人請(qǐng)到指定的會(huì)議室就坐通知總裁。對(duì)臨時(shí)來訪（經(jīng)總裁同意約見）的客人：準(zhǔn)備出洽談所需的會(huì)議室通知總裁 1、確保來訪客人有洽談所需的會(huì)議場地2、為客人提供滿意的服務(wù)隨時(shí)辦公室7、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司有關(guān)對(duì)外業(yè)務(wù)的溝通和協(xié)調(diào)明確對(duì)外業(yè)務(wù)的主旨及具體作法及時(shí)與對(duì)方進(jìn)

12、行溝通（電話或當(dāng)面）準(zhǔn)確表述意見及時(shí)反饋結(jié)果（如需繼續(xù)溝通采取同樣流程） 1、必須有明確的結(jié)果2、及時(shí)將事情的進(jìn)展程度或結(jié)果反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)辦公室、法務(wù)辦及相關(guān)部門8、負(fù)責(zé)總裁的日常采購和服務(wù)工作隨時(shí)檢查總裁日常用品使用情況如果發(fā)現(xiàn)用品剩余量不足及時(shí)申請(qǐng)請(qǐng)購或請(qǐng)領(lǐng)保證用品充足，質(zhì)量可靠不影響總裁的使用隨時(shí)招投標(biāo)辦公室9、負(fù)責(zé)總裁辦公室的衛(wèi)生及辦公用品、家具的維護(hù)工作每天早晨對(duì)總裁辦公室進(jìn)行仔細(xì)清掃對(duì)辦公用品、家具、花卉進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)需維修或更換的物品及時(shí)提出申請(qǐng)督促維修或更換的落實(shí)1、清潔干凈程度必須達(dá)到95以上2、辦公用品、家具、花卉正常使用率100當(dāng)日辦公室、物業(yè)保潔部10、負(fù)責(zé)

13、總裁日常費(fèi)用報(bào)銷和請(qǐng)款收集整理需報(bào)銷票據(jù)分類填報(bào)銷單副總裁審批總裁審批財(cái)務(wù)付款1、全面審查票據(jù)是否符合要求2、按財(cái)務(wù)報(bào)銷制度辦理當(dāng)日財(cái)務(wù)中心副總裁秘書崗位責(zé)、權(quán)、利崗位要求： 21-30歲，大學(xué)本科以上學(xué)歷，三年以上工作經(jīng)歷，組織協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，文字表達(dá)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高，品行端正，形象良好，熟練操作辦公軟件，責(zé)任心強(qiáng)，遵守組織紀(jì)律。崗位描述： 1、 嚴(yán)格遵守和執(zhí)行集團(tuán)公司的各項(xiàng)規(guī)章制度及下發(fā)的各種文件。 2、 接聽來訪電話并詳細(xì)記錄內(nèi)容，及時(shí)傳達(dá)到位，尤其是關(guān)于投訴的電話。 3、 接待來訪客人，合理安排會(huì)談時(shí)間及會(huì)談地點(diǎn)，需特殊布置應(yīng)提前準(zhǔn)備。 4、 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司副總裁辦公會(huì)的組織安排、會(huì)議紀(jì)要

14、的整理打印及會(huì)議內(nèi)容完成情況的反饋。 5、 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司有關(guān)文件的打印及發(fā)放。 6、 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司小會(huì)議室的管理。 7、 負(fù)責(zé)本辦公室的衛(wèi)生，物品的領(lǐng)用及辦公設(shè)施的維護(hù)。 8、 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司副總裁的日常采購和服務(wù)。 9、 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司副總裁報(bào)銷和請(qǐng)款。 10、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室的環(huán)境衛(wèi)生管理及辦公家具的維護(hù)。 11、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。考評(píng)、監(jiān)督人：集團(tuán)副總裁崗 位 職 責(zé)工 作 流 程完 成 標(biāo) 準(zhǔn)完成時(shí)限相關(guān)部門1、接聽電話來訪，傳達(dá)到位，尤其是關(guān)于投訴電話接聽電話先要說“您好，福佳集團(tuán)”問清楚對(duì)方來電目的詳細(xì)記錄（事情的內(nèi)容、對(duì)方聯(lián)系人和聯(lián)系方式）匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如需回復(fù)）

15、及時(shí)回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見 1、態(tài)度要禮貌，用詞得當(dāng)，說普通話2、不隨便透露公司的事情3、對(duì)需做出回復(fù)的要及時(shí)回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見當(dāng)日2、接待并安排好來訪客人，合理安排會(huì)談時(shí)間及會(huì)談地點(diǎn)1、對(duì)提前預(yù)約的客人：提前準(zhǔn)備出會(huì)議室（需特殊布置的提前準(zhǔn)備就緒）將客人請(qǐng)到指定的會(huì)議室就坐通知副總裁2、對(duì)臨時(shí)來訪的客人：準(zhǔn)備出洽談所需的會(huì)議室通知副總裁 1、確保來訪客人有洽談所需的會(huì)議場地2、為客人提供滿意的服務(wù)隨時(shí)辦公室3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司副總裁辦公會(huì)的組織安排及會(huì)議紀(jì)要的整理打印提前準(zhǔn)備會(huì)議室及總裁、副總裁開會(huì)所需資料做好會(huì)議記錄會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要參會(huì)副總裁審查總裁審批合格后轉(zhuǎn)辦公室下發(fā)各相關(guān)部門1、會(huì)議紀(jì)要

16、內(nèi)容全面、完整、準(zhǔn)確，沒有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)2、整理要及時(shí)當(dāng)日辦公室4、負(fù)責(zé)集團(tuán)有關(guān)文件的打印及發(fā)放仔細(xì)閱讀文件的內(nèi)容及批示按內(nèi)容及批示整理成文請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱修改后正式發(fā)放文件接收人簽字1、文件打印準(zhǔn)確，語言流暢2、排版符合格式要求 3、準(zhǔn)確發(fā)放給文件接收人隨時(shí)辦公室5、負(fù)責(zé)集團(tuán)小會(huì)議室的管理接到借用小會(huì)議室的預(yù)約整理會(huì)議室衛(wèi)生將相關(guān)安排通知會(huì)議室使用人使用完畢隨時(shí)清掃1、使用安排不能有沖突 2、清掃要及時(shí)隨時(shí)辦公室、物業(yè)保潔部6、負(fù)責(zé)本辦公室的設(shè)施維護(hù)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決或與招投標(biāo)辦公室、辦公室、電腦部等相關(guān)部門聯(lián)系解決1、及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)異常情況2、盡可能避免更大的損失隨時(shí)辦公室、物業(yè)保潔部7、負(fù)責(zé)公司副總裁的日常采購及時(shí)查看用品使用情況及時(shí)組織購買不能出現(xiàn)用品缺少的情況隨時(shí)招投標(biāo)辦公室8、負(fù)責(zé)公司副總裁及本辦公室的衛(wèi)生每天早晨對(duì)副總裁辦公室及本辦公室進(jìn)行仔細(xì)清掃對(duì)辦公用品、家具進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)需維修或更換的物品及時(shí)提出申請(qǐng)督促維修或更換的落實(shí)1、清潔干凈程度必須達(dá)到95以上2、辦公用品、家具正常使用率100當(dāng)日辦公室、物業(yè)保潔部9、負(fù)責(zé)所轄部門(公司)上報(bào)文件和請(qǐng)款審核流程審核各部門上報(bào)的文件和請(qǐng)款單（對(duì)有問題報(bào)件和請(qǐng)款單問清楚原因，問題嚴(yán)重的讓上報(bào)部門規(guī)范后上報(bào)）將上報(bào)文件