合同管理制度

1、合同管理制度總則第一條 為規(guī)范集團、各公司對外簽訂合同行為，加強合同管理，提高法律風(fēng)險的事前防范能力，促進合同糾紛的預(yù)防與解決，從而維護集團利益，特制定本制度。第二條 集團、各公司發(fā)生經(jīng)濟活動，除即時結(jié)清的之外，均應(yīng)訂立書面形合同式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真，送貨單，發(fā)票，對帳單等均為合同的組成部分。第三條 凡以集團、各公司名義對外簽訂合同的，適用本制度。第四條 集團法務(wù)部負責(zé)合同審查、管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立及履行等工作，具體內(nèi)容以及集團運營中心、其它相關(guān)職能部門審核內(nèi)容見第三章第一章 合同的訂立第四條 以下經(jīng)營行為應(yīng)訂立相關(guān)合同土地獲取、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)融資等，以及與之相

2、關(guān)的經(jīng)營行為。前期工程：如三通一平、臨水電、臨路、方案咨詢、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工圖審查等。建安工程：如地基工程、住宅建安、設(shè)備安裝、工程監(jiān)理、水電費、質(zhì)檢費、沉降觀測費、材料設(shè)備的采購等?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)：如供電、供水、供熱、煤氣、視話、智能化工程費、環(huán)衛(wèi)、郵政、排水、綠化、供熱、區(qū)內(nèi)道路等。公用配套設(shè)施：如非經(jīng)營性公建費、小配套等。銷售策劃：如廣告費、項目推廣費、樣板間裝飾等。大宗固定資產(chǎn)的購置，以及與酒店、售票中心等的長期合作類合同。除上述合同外，主管領(lǐng)導(dǎo)認為需要簽訂的合同第六條 主辦部門應(yīng)遵照事前簽訂原則進行合同的簽訂，合同必須事先簽訂，然后開始實施。嚴(yán)禁未簽合同即先行實施的現(xiàn)象。第七條

3、 所有與項目成本相關(guān)的經(jīng)濟合同一般應(yīng)采取包死總價或固定單價的方式進行合同價款的簽訂，若不具備條件，必須明確造價取費原則及結(jié)算方式。第八條 所有不能簽訂合同或協(xié)議的，各主辦人員必須說明并經(jīng)主管副總和公司總經(jīng)理簽字認可，然后執(zhí)行合同審批流程，經(jīng)過各級審批后方可生效實施。第九條 對于臨時突發(fā)的、不可預(yù)見的等情況下不能事先簽訂合同的，可以填寫事先不能簽訂合同申請單，主辦人應(yīng)將事件緣由、合作方選擇依據(jù)、結(jié)算方式、工作計劃安排等事項進行說明，由主辦部門負責(zé)人簽字，經(jīng)項目公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，報公司運營部、集團運營中心備案后實施，并在10天內(nèi)按正式合同審批程序完成補辦手續(xù)。但由此合同產(chǎn)生的任何聯(lián)帶后果，均由項目公

4、司總經(jīng)理承擔(dān)。第十條 資信調(diào)查：如屬非招標(biāo)后訂立的合同，訂立合同前，經(jīng)辦部門必須了解、掌握對方的資信等情況，要求對方提供經(jīng)過年檢的有效營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相應(yīng)的資質(zhì)證明，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合同。第十一條 所有合同必需明確合同具體內(nèi)容及范圍，并注明以下內(nèi)容：合同必須具備標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款或者酬金（合同總價或合同單價），雙方或各方的權(quán)責(zé)，履行的期限、地點、和方式，結(jié)算原則及方式，違約責(zé)任等主要條款，并要考慮爭議解決的管轄法院。若有其它特殊事項需要說明，需在合同審批單的備注中詳細填寫。第十二條 對于合同標(biāo)的沒有國家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存

5、，加蓋公章或合同章，分別保管。第十三條 每一合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號。合同雙方必需在合同文書中簽寫合同簽訂日期。第十四條 關(guān)于合同文本簽字、蓋章的規(guī)定土地合同、與金融單位簽訂的合同、戰(zhàn)略合作框架類的合同需由法定代表人在合同文本上簽字；除上述以外的所有合同文本，由集團各中心（或部門）簽訂的合同均需總經(jīng)理或主管總裁在合同文本上簽字，項目公司簽訂的合同均需項目公司總經(jīng)理在合同文本上簽字；所有簽署的合同均需甲乙雙方簽字、蓋章后，才能生效實施；與合同相關(guān)的合同附件必需經(jīng)合同雙方或各方蓋章確認，并附于合同后。第十五條 對外訂立的合同原則上先由對方簽字蓋章后我方才予

6、以簽字蓋章。嚴(yán)禁在空白文本上蓋章。合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第十六條 合同蓋章生效后，各公司按集團確定的規(guī)范對合同進行編號登記并報集團法務(wù)部備案。第十七條 原則上不允許同合同對方的分公司簽訂合同，如確需同分公司簽訂合同的，必須要求合同對方提供總公司出具的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書上應(yīng)載明授權(quán)事項、授權(quán)期限并加蓋總公司公章。第十八條 簽訂合同時，應(yīng)要求對方加蓋公章或合同專用章，除公章、合同專用章外，其他蓋章（財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)部門章等）均屬無效，各部門不得審核通過。第二章合同的審批第十九條 合同文本擬定完畢，憑合同審批表按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、運營部、各公司總經(jīng)理、集團運營部、法務(wù)部等職能部

7、門審批簽字后方可簽訂。 第二十條 合同及說明的審批流程一般合同審批流程及報審方式（銷售費用合同除外）:天津公司合同：主辦部門填寫合同審批表部門主管副總簽署意見運營部簽署意見并將合同編號公司總經(jīng)理審批報集團法務(wù)部審核報集團運營中心審核合同蓋章異地公司合同主辦部門填寫合同審批表部門主管副總簽署意見法務(wù)部(或法律顧問)審核運營部簽署意見并將合同編號公司總經(jīng)理審批報集團運營中心審核合同蓋章集團簽署合同主辦部門填寫合同審批表并將合同編號部門主管副總簽署意見集團法務(wù)部審核集團運營中心審核報總裁（或主管總裁）審批合同蓋章銷售費用合同審批流程：天津公司:主辦部門填寫合同審批表部門主管副總簽署意見運營部簽署意見

8、并將合同編號報集團法務(wù)部審核報集團運營中心審核公司總經(jīng)理審批合同蓋章異地公司：主辦部門填寫合同審批表部門主管副總簽署意見公司法務(wù)部(或法律顧問)審核運營部簽署意見并將合同編號公司總經(jīng)理審批合同蓋章異地公司合同報審方式：合同文本以電子郵件或傳真的形式，報送集團審核；合同審批單以傳真的形式，報送集團審批。第二十一條 以下合同必須經(jīng)集團法務(wù)部審批：以集團本部名義對外簽訂的協(xié)議、合同、承諾、確認函、對外擔(dān)保等各類合同。以收購目標(biāo)公司股權(quán)的形式獲取土地及除政府出讓外的其他方式獲取土地的系列合同，針對此類合同，法務(wù)人員將參與合同前期的資信調(diào)查、談判以及合同的擬制、修改及談判至最終簽訂合同的全過程。非銀行機

9、構(gòu)融資（信托融資、房產(chǎn)典當(dāng)）等事項的合同。不適用合同范本或各公司認為必須由集團法務(wù)部審查的各類合同。 各項目銷售合同及其附件、補充協(xié)議必須經(jīng)集團法務(wù)部審核并由集團各職能部門審批后方可使用，未經(jīng)審批禁止使用；未經(jīng)集團法務(wù)部認可，不得就銷售合同及其附件、補充協(xié)議之條款進行任何變動。除以上合同外，已經(jīng)由各公司法務(wù)人員或法律顧問審核后的合同，無需報集團法務(wù)部審查。第二十二條 以下合同必須經(jīng)集團運營中心審批:前期合同：三通一平（包含臨時工程）等施工合同、各項設(shè)計合同等與前期費相關(guān)的合同；建安合同：工程類合同、材料及設(shè)備采購安裝合同；市政配套合同：環(huán)境施工及材料設(shè)備采購合同、小區(qū)智能化施工及材料設(shè)備采購合

10、同 、所有區(qū)內(nèi)管網(wǎng)施工合同；銷售費用合同：天津公司的銷售費用合同由集團運營中心銷售管理部審核，并由集團運營中心銷售管理部編號并建立合同臺帳；異地公司的銷售費用由各異地公司運營部審核、編號并建立相應(yīng)合同臺帳。第二十三條 流程中各審核意見簽署于合同審批單上，合同審批單作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。第二十四條 各部門審核職責(zé)：主辦部門:主辦部門負責(zé)合同文本的起草，組織合同的審批和簽訂；主辦部門需審核合同的各項條款，包括合同的價款、履行日期、付款方式、結(jié)算方式、雙方或各方權(quán)責(zé)、獎懲規(guī)定等條款；并且負責(zé)審核合同是否符合公司目標(biāo)管理的總體框架，涉及的合同價款是否確定

11、，是否在預(yù)算目標(biāo)的總額范圍之內(nèi)，并負責(zé)組織監(jiān)督執(zhí)行；審核對方單位（法人）的資格是否真實、合法，合同項目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)，當(dāng)事人的名稱或者姓名和地址是否記錄清楚準(zhǔn)確；并對上述內(nèi)容進行分析、判斷，確認該合同不存在任何問題和風(fēng)險后，由部門主管簽名，并明確同意或不同意及需要整改的內(nèi)容。部門主管簽字后，部門主管對以上合同審核內(nèi)容負主責(zé)。公司運營部：對合同的價款、結(jié)算原則、方式進行審核，并比較這些內(nèi)容與目前市場水平的差異，審核后由公司運營主管簽字，并簽署意見，將需要調(diào)整的反饋主辦部門整改。若合同乙方為通過招投標(biāo)方式確定，則還需審核合同內(nèi)容是否與乙方投標(biāo)確認的價格和原則統(tǒng)一，以上內(nèi)容確認后將合同編號。

12、法務(wù)部（或法律顧問）對合同是否存在法律風(fēng)險進行審核，并簽署意見。集團運營中心負責(zé)審核合同簽訂是否執(zhí)行本管理規(guī)定；并對合同中的價款、結(jié)算原則進行審核，對其有詢問權(quán)，對價格差異較大的，結(jié)算原則不利于公司的條款提出整改建議。負責(zé)審核合同中與工程技術(shù)有關(guān)的條款和技術(shù)參數(shù)指標(biāo)。集團研發(fā)中心：負責(zé)審核合同中與設(shè)計相關(guān)的條款和設(shè)計參數(shù)指標(biāo)。第二十五條 各相關(guān)部門審核合同內(nèi)容應(yīng)盡職盡責(zé)，集團審核合同中發(fā)現(xiàn)由于合同簽訂部門、合同審核各部門未盡到上述責(zé)任造成合同延誤或給公司造成損失的，集團將通報批評并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第二十六條 關(guān)于合同審批時間的規(guī)定：司運營部：接受合同后2個工作日法務(wù)部：接收合同后2個工作日

13、集團運營中心：接收合同后2個工作日。上報集團運營中心合同（除銷售合同外）時間為每周一、周三下午，各公司提前制定合同簽訂計劃，避免因合同審核延誤合同簽訂而造成的對項目不利影響。第二十七條 合同存檔集團或公司內(nèi)部合同存檔一式五份，正本交綜合管理部統(tǒng)一保管，主辦部門、運營部、法務(wù)部、財務(wù)部執(zhí)副本實施，相關(guān)部門應(yīng)分別建立合同臺帳，以便備查。合同存檔內(nèi)容：合同、合同審批單、合同附件等一切與合同相關(guān)的資料一并存檔。第三章 合同的履行第二十八條 業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部、運營部應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳，分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記。第二十九條 財務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作，收付款單位與合同對方當(dāng)事人名

14、稱不一致的，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)要求對方單位出具代收付款證明。第三十條 在合同履行過程中，如合同對方先開具發(fā)票的，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)各公司總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。第三十一條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借制度。第三十二條 合同的實施過程管理合同執(zhí)行過程中，合同簽訂部門對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。相關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向各公司總經(jīng)理匯報并通知集團法務(wù)部。如合同在實施過程中發(fā)生變化，凡超出合同規(guī)定范圍的部分，應(yīng)及時辦理書面簽證手續(xù)（另詳設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證規(guī)定）報上級審

15、批，必要時簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議的簽訂流程執(zhí)行第二十條。 第四章 合同的變更和解除第三十三條 各部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在3天內(nèi)向各審核部門匯報。合同的變更或解除必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、運營部、公司總經(jīng)理、集團法務(wù)部、集團運營中心等相關(guān)部門負責(zé)人審核通過方可，合同終止要填報合同終止報告單，終止協(xié)議的簽訂執(zhí)行第二十條。第三十四條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，必須以掛號或快遞形式發(fā)送，掛號或快遞簽收憑證作為合同組成部分交由各公司綜合管理部保管，天津公司及集團本部之前述憑證由集團綜合管理部保管。第三十五條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分

16、或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。第三十六條 合同變更后，合同編號不予改變。第五章 相關(guān)職責(zé)第三十七條 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，經(jīng)辦人員應(yīng)就合同內(nèi)容、條款嚴(yán)格保密。第三十八條 各經(jīng)辦人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。第三十九條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，經(jīng)辦人員應(yīng)承擔(dān)經(jīng)濟和行政責(zé)任。第六章 合同檔案第四十條 各公司應(yīng)建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復(fù)或遺漏。每

17、一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管。第四十一條 各公司、部門應(yīng)建立合同管理臺帳。各公司應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的總臺帳和分類臺帳。每個公司綜合管理部門必須設(shè)一個總臺帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、經(jīng)辦人、簽約日期、合同標(biāo)的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時、完整。各公司總臺帳由各公司綜合管理部負責(zé)，同時由各公司綜合管理部定期匯總報集團綜合管理部備案。綜合管理部門建立總臺帳的分類方式如下：重大合作合同：包括土地出讓合同、非政府出讓形式獲取土地合同、戰(zhàn)略合作合同

18、、股權(quán)收購及轉(zhuǎn)讓合同建設(shè)工程類合同：包括建設(shè)工程勘察設(shè)計合同、工程咨詢服務(wù)合同、建設(shè)工程總包合同、建設(shè)工程分包合同、建設(shè)工程保險合同、建設(shè)工程物資采購合同、建設(shè)工程擔(dān)保合同、建設(shè)工程監(jiān)理合同、建筑工程裝修裝飾合同、供水供熱供電供氣等配套工程合同等融資擔(dān)保類合同：包括借（貸）款合同、抵押合同、質(zhì)押合同、擔(dān)保合同、典當(dāng)合同、信托合同等策劃類合同：包括廣告制作合同、廣告發(fā)布合同、宣傳活動合同等物業(yè)管理類合同：包括物業(yè)管理合同、清潔保潔合同等商業(yè)地產(chǎn)類合作合同：包括對外招商合同、租賃合同、合作合同等勞動合同其他合同公司各部門根據(jù)需要建立各自的分類臺帳，分類臺帳的分類方式可以與總臺分類方式、編號可以不同

19、，但編號之間不可沖突。第四十二條 集團及天津公司已簽訂的合同原件留存集團綜合管理部存檔，同時 復(fù)印件報集團法務(wù)部備案。各異地公司已簽訂的合同原件由各公司自行存檔保管，各異地公司簽訂的重大合作合同復(fù)印件，須報集團法務(wù)部備案。第四十三條 已簽訂的合同建立出借制度，借出人須憑主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的合同借閱單查閱、復(fù)印合同，無特殊情況，借出的合同應(yīng)當(dāng)日歸還。第七章 附則第四十四條 本辦法不適用于各項目銷售過程中同客戶按照房管局統(tǒng)一版本簽訂的商品房買賣合同。第四十五條 本制度的制訂、修改、廢除由集團總裁批準(zhǔn)。第四十六條 本制度自簽發(fā)之日起生效，由集團運營中心、法務(wù)部進行解釋，并根據(jù)集團在合同管理中的實際情況加以

20、完善和修正。第四十七條 相關(guān)表格合同審批表（天津公司工程及其它類）合同審批表（異地公司工程及其它類）合同審批表（天津公司設(shè)計類）合同審批表（異地公司設(shè)計類）合同審批表（天津公司銷售類）合同審批表（異地公司銷售類）合同審批表（集團簽署類）說明事先不能簽訂合同申請單合同終止報告單合同審批表（天津公司工程及其它類）項目：年 月 日單位：元合同名稱費用類別合同編號甲方乙方合同金額結(jié)算方式付款方式主辦人年 月 日部門主管副總（或總監(jiān)） 年 月 日公司運營部 年 月 日公司總經(jīng)理 年 月 日集團法務(wù)部 年 月 日集團運營中心 年 月 日備注合同審批表（異地公司工程及其它類）項目：年 月 日單位：元合同名稱

21、費用類別合同編號甲方乙方合同金額結(jié)算方式付款方式主辦人年 月 日部門主管副總（或總監(jiān)） 年 月 日公司法務(wù)部(或法律顧問) 年 月 日公司運營部 年 月 日公司總經(jīng)理 年 月 日集團運營中心 年 月 日備注合同審批表（天津公司設(shè)計類）項目：年 月 日單位：元合同名稱費用類別合同編號甲方乙方合同金額結(jié)算方式付款方式主辦人年 月 日部門主管副總（或總監(jiān)） 年 月 日公司運營部 年 月 日公司總經(jīng)理 年 月 日集團法務(wù)部 年 月 日集團研發(fā)中心年 月 日集團運營中心 年 月 日備注合同審批表（異地公司設(shè)計類）項目：年 月 日單位：元合同名稱費用類別合同編號甲方乙方合同金額結(jié)算方式付款方式主辦人年 月 日部門主管副總（或總監(jiān)） 年 月 日公司法務(wù)部(或法律顧問) 年 月 日公司運營部 年 月 日公司總經(jīng)理 年 月 日集團研發(fā)中心年 月 日集團運營中心 年 月 日備注合同審批表（天津公司銷售類）項目：年 月 日單位：元合同名稱費用類