公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營(yíng)提案

1、 公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營(yíng)提案公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營(yíng)提案制 作核 準(zhǔn)侯 金二0一一年一月十三日目錄1企業(yè)行政管理體系的功能42企業(yè)行政管理體系的職能53. 企業(yè)行政管理體系的任務(wù)64. 企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建74.1企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖74.2管理職責(zé)84.2.1行政管理體系組織84.2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)84.2.3管理評(píng)審84.3行政管理體系文件94.3.1行政管理手冊(cè)94.3.2程序文件（管理制度）94.3.3記錄文件（表、卡）94.4文件和記錄控制 104.4.1文件控制 104.4.2記錄控制 104.5企業(yè)文化控制 114.6辦公事務(wù)控制 124.6.1行政公文管理 124

2、.6.2辦公物品管理 134.6.3檔案管理134.6.4會(huì)議管理134.7規(guī)章制度控制144.8人力資源控制154.9后勤事務(wù)控制164.10公共關(guān)系控制 174.11管理改進(jìn) 184.12其他過(guò)程改進(jìn) 19一、企業(yè)行政管理體系的功能 一個(gè)好的企業(yè)，首先要有一個(gè)堅(jiān)實(shí)、高效的團(tuán)隊(duì)。企業(yè)行政管理體系，可以說(shuō)是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)，由行政總監(jiān)分工負(fù)責(zé)，由行政各個(gè)部門(mén)具體組織實(shí)施、操作的一個(gè)完整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運(yùn)作過(guò)程，其深度設(shè)計(jì)到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行政管理

3、之外的工作，都是某個(gè)方面的“業(yè)務(wù)”。行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的技術(shù)（設(shè)計(jì)）、工程（服務(wù)）、資金（財(cái)務(wù)）、發(fā)展（營(yíng)銷(xiāo)）幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過(guò)是行政管理這顆大樹(shù)上的枝枝葉葉而已。概括起來(lái)說(shuō)，行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實(shí)質(zhì)是服務(wù)。二、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門(mén)應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來(lái)，可以集中精

4、力、輕裝上陣，研究市場(chǎng)形勢(shì)，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構(gòu)，任用公司的各級(jí)干部，實(shí)施公司的經(jīng)營(yíng)方針，解決公司所面臨的重大問(wèn)題，以及專(zhuān)心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，就必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門(mén)的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門(mén)的“法治”秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊(duì)伍：同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件（如辦公設(shè)施、生活設(shè)施）、軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人員隊(duì)伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來(lái)，整個(gè)行政管理體系在很大程度上就會(huì)成為一部自動(dòng)機(jī)器一樣

5、運(yùn)轉(zhuǎn)，只在較少的場(chǎng)合才需要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)輔以“人治”。行政管理體系工作基本包括：會(huì)議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān)管理、各種實(shí)物資產(chǎn)管理、車(chē)輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù)，以及人力資源管理等等，參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作；以全面提高組織效能，提供必要管的保障為目的，而對(duì)企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素及其理流通過(guò)程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的，人、財(cái)、物、信息、制度方法等等都要參與其中，共同發(fā)揮作用，這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效，使要素之間有最佳的配合關(guān)系。 企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過(guò)對(duì)事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素及其流

6、通過(guò)程實(shí)施科學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)，為企業(yè)職能活動(dòng)的高效開(kāi)展創(chuàng)造條件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到： 人盡其才，即為事務(wù)活動(dòng)的有效運(yùn)行提供人力資源保證，要通過(guò)科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓(xùn)與激勵(lì)、合理配置各類(lèi)從事事務(wù)處理工作的人員，明確其職位，提高其素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，充分發(fā)揮他們的作用。 物盡其才，即為企業(yè)職能活動(dòng)提供必需的物質(zhì)條件，要合理分配，正確使用各種設(shè)備、工具、材料和能源，充分發(fā)揮其作用，厲行節(jié)約，努力降低消耗，力爭(zhēng)供求平衡。 財(cái)盡其用，即為企業(yè)職能活動(dòng)提供基本的財(cái)力保證，要量入為出，量力而行，講究成本效益，講究核算，使有限的資金得到合理利用。時(shí)

7、盡其能，即為企業(yè)職能活動(dòng)的有效性提供必要的時(shí)間資源，要維護(hù)事務(wù)的時(shí)效，以有力措施充分發(fā)掘時(shí)間的利用價(jià)值，合理配置時(shí)間，充分利用時(shí)間。& p! 文暢其流，即為企業(yè)職能活動(dòng)提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源，要?jiǎng)?chuàng)造、充分利用、有效維護(hù)信息資源，使信息流通過(guò)程有序、順暢、有效。 四、企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖建議：董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理： 馬啟業(yè) 副董事長(zhǎng)兼財(cái)務(wù)總監(jiān)：劉 德 營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)： 耿 軍 技術(shù)部總監(jiān)： 楊蘇平 行政部總監(jiān)： 侯 金 總經(jīng)理秘書(shū)廈門(mén)辦事處北京辦事處市場(chǎng)部公關(guān)部營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)技術(shù)部設(shè)計(jì)部工程部技術(shù)總監(jiān)行政辦公室人力資源部行政總監(jiān)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)重慶辦事處潢川辦事處副董事長(zhǎng)總經(jīng)

8、理董事長(zhǎng)1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖2、管理職責(zé)2.1行政管理體系組織根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系組織。 2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對(duì)行政管理負(fù)責(zé)，任命行政總監(jiān)和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員。行政總監(jiān)應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，具有行政管理體系建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)的管理職責(zé)和權(quán)限。行政總監(jiān)對(duì)公司行政管理工作分工負(fù)責(zé)，任命行政控制系統(tǒng)（如企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過(guò)程控制系統(tǒng)等）責(zé)任人員，規(guī)定各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨(dú)立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)，明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政總監(jiān)與各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間

9、、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。2.3管理評(píng)審每年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評(píng)審，確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性，滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求，并保存管理評(píng)審記錄。3、行政管理體系文件 行政管理體系文件包括行政管理手冊(cè)、程序文件（管理制度）和記錄文件（表、卡）等。3.1行政管理手冊(cè)行政管理手冊(cè)應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系，并至少包括以下內(nèi)容：（1）術(shù)語(yǔ)和縮寫(xiě)；（2）體系的適應(yīng)范圍；（3）管理方針和目標(biāo)；（4）行政管理體系組織及管理職責(zé)；（5）行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)的要求。3.2程序文件（管理制度）程序文件（管理制度

10、）應(yīng)當(dāng)與管理方針一致，滿足行政管理手冊(cè)基本要素的要求，并且具有可操作性。3.3記錄文件（表、卡）管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，滿足程序控制實(shí)施過(guò)程的需求。文件格式及其包括的項(xiàng)目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。4、文件和記錄控制4.1文件控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）受控文件的類(lèi)別確定，包括行政管理體系文件、外來(lái)文件、其他需要控制的文件等；（2）文件的編制、會(huì)簽、審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改、回收，其中外來(lái)文件控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購(gòu)買(mǎi)、接收等規(guī)定；（3）行政管理體系實(shí)施的相關(guān)部門(mén)、人員及場(chǎng)所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定；（4）文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷(xiāo)毀的規(guī)定。4.2記錄控制記錄控制范圍、程

11、序、內(nèi)容如下：（1）行政管理過(guò)程所形成的記錄的填寫(xiě)、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等；（2）記錄的保管和保存期限等；（3）行政保證體系實(shí)施部門(mén)、人員及場(chǎng)所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）企業(yè)文化責(zé)任部門(mén)的建立、建設(shè)和職能，企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。（2）企業(yè)文化控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（3）企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。（4）企業(yè)文化戰(zhàn)略實(shí)施的計(jì)劃、過(guò)程和記錄。（5）企業(yè)文化理念識(shí)別系統(tǒng)情況，包括：價(jià)值觀念（核心理念）、各類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理理念、宣傳口號(hào)以及員工認(rèn)知和

12、認(rèn)同程度。（6）企業(yè)文化行為識(shí)別系統(tǒng)情況，包括：組織對(duì)內(nèi)、外行為，團(tuán)體對(duì)內(nèi)、外行為，個(gè)體對(duì)內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。（7）企業(yè)文化視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)情況，包括：工作（生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)）、生活各類(lèi)標(biāo)志、色彩，以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺(jué)識(shí)別；員工對(duì)視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度。（8）理念、行為、視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)的相互符合情況。（9）企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個(gè)層面，并起到導(dǎo)向作用。6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責(zé)任部門(mén)的建立、建設(shè)和職能，辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)；辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。6.1行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）行政公文的起草、撰寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、傳閱

13、（抄送）、存檔、銷(xiāo)毀規(guī)定。（2）不同公文行文規(guī)范和格式的要求。（3）發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。（4）行政公文的可追溯性。（5）外來(lái)文件的管理（上級(jí)部門(mén)、下級(jí)單位、平級(jí)單位、其他外來(lái)文件等），包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實(shí)、反饋等。（6）行政公文管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。6.2辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）辦公物品管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2）辦公物品的范圍和分類(lèi)。（3）辦公用品的采購(gòu)程序及供方選擇。（4）辦公用品的入庫(kù)、保管、領(lǐng)用、更換、報(bào)廢等過(guò)程控制。（5）非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材（能源）節(jié)約規(guī)定。（6）辦公用品使用說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等附帶資料的管理。（

14、7）辦公物品管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。6.3檔案管理檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）檔案管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2）檔案的范圍和分類(lèi)。（3）檔案的入檔、保管、借閱、銷(xiāo)毀等過(guò)程控制。（4）貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。（5）檔案管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。6.4會(huì)議管理會(huì)議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1） 會(huì)議管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2） 外部會(huì)議的信息收知、分類(lèi)、傳達(dá)，批準(zhǔn)參會(huì)，會(huì)議反饋、批準(zhǔn)落實(shí)，信息收集和過(guò)程保存，全程的控制。（3） 內(nèi)部固定會(huì)議（例會(huì)）的召開(kāi)類(lèi)型、形式，參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)變化的記錄，會(huì)議記錄，落實(shí)及效果分析。（4） 臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)原因、類(lèi)型、形式，告知

15、方式、會(huì)議記錄，落實(shí)及效果分析。（5）會(huì)議管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1） 規(guī)章制度控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2） 明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門(mén)和第一責(zé)任人。（3）規(guī)章制度的頒布，應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文部門(mén)、批準(zhǔn)人、頒布時(shí)間、實(shí)施時(shí)間、應(yīng)用范圍和解釋部門(mén)等要素，并不得與國(guó)家法律、法規(guī)相違背。（4）規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求，分類(lèi)明確，內(nèi)容健全。（5）規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類(lèi)：生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）類(lèi)、行政類(lèi)、崗位管理類(lèi)。其中崗位管理類(lèi)，應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。（6）規(guī)章制度規(guī)定了獎(jiǎng)懲原則和措施。（7）規(guī)章制度的落實(shí)記錄，如獎(jiǎng)懲通

16、報(bào)、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追溯。（8）規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。（9）規(guī)章制度控制過(guò)程與企業(yè)文化相符合。8、人力資源控制人力資源控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）人力資源控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2）人力資源責(zé)任部門(mén)的建立、建設(shè)和職能，人力資源責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。（3）員工入崗管理的招聘、面試、培訓(xùn)、錄用等各環(huán)節(jié)的控制，應(yīng)當(dāng)有組織、有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行，并做記錄，并應(yīng)當(dāng)在過(guò)程中執(zhí)行企業(yè)文化的指導(dǎo)性和傳承性。（4）職務(wù)的升、降和崗位的調(diào)動(dòng)所具備的條件，以及交接、培訓(xùn)等實(shí)施過(guò)程的控制。（5）員工離職管理，如辭職、辭退、開(kāi)除等規(guī)定及落實(shí)情況。（6）員工考核、獎(jiǎng)懲方式，如量化、績(jī)效等

17、規(guī)定和實(shí)施情況。（7）員工福利待遇制定、落實(shí)情況。（8）考勤、假期規(guī)定和落實(shí)。（9）人事檔案管理，如勞動(dòng)合同、黨團(tuán)關(guān)系、保險(xiǎn)等。（10）人力資源控制過(guò)程與企業(yè)文化相符合。9、后勤事務(wù)控制后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）后勤事務(wù)控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2）后勤事務(wù)控制實(shí)施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。（3）公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實(shí)際需要，安全、適應(yīng)、美觀。（4）生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）需要，執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務(wù)客戶的原則。（5）支持性設(shè)施，如：通訊、運(yùn)輸（車(chē)輛）、餐飲、娛樂(lè)、安保等各環(huán)節(jié)的規(guī)定、落實(shí)規(guī)定和責(zé)任人員等

18、情況。（6）后勤事務(wù)控制過(guò)程與企業(yè)文化相符合。10、公共關(guān)系控制公共關(guān)系控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）公共關(guān)系控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。（2）公共關(guān)系控制的實(shí)施的責(zé)任部門(mén)和各環(huán)節(jié)責(zé)任人。（3）信息控制,包括內(nèi)、外部信息，國(guó)家有關(guān)本行業(yè)所涉及到的信息，信息的收集、匯總、分析、反饋、處理等。（4）對(duì)外公關(guān)活動(dòng)的過(guò)程控制，包括與政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、客戶（顧客）等公關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展情況和記錄。（5）對(duì)內(nèi)公關(guān)活動(dòng)的過(guò)程控制，包括部門(mén)與部門(mén)之間、企業(yè)與員工之間等公關(guān)協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展情況和記錄。（6）企業(yè)宣傳公關(guān)策劃活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程控制，包括各類(lèi)媒體廣告、產(chǎn)品展銷(xiāo)會(huì)（促銷(xiāo)會(huì)）、對(duì)外贊助等過(guò)程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。（7）公共關(guān)系控制過(guò)程與企業(yè)文化