行政文件管理辦法

1、最新 精品 Word 歡迎下載 可修改文件管理制度 總則第一條 為使公司的制度、文件管理工作規(guī)范化、科學化，使文件在使用過程中不發(fā)生內(nèi)容重復、遺漏，便于文件的檢索、存檔，特制定本辦法。第二條適用于重慶佳秀商貿(mào)有限公司和重慶艾斯特建材有限公司所有制度和文件的處理。第三條行政辦公室是公司制度梳理、文件審核的歸口管理部門，負責公司制度、文件發(fā)放的審核、較稿、正式下發(fā)、歸檔及銷毀處理。第四條總經(jīng)理負責公司制度、重要文件的審批。 管理辦法第五條 文件的分類1、 公司文件總體上分為外來文件和內(nèi)部文件兩大類。2、 外來文件包括國家機關、行業(yè)部門等下發(fā)的文件，其編號執(zhí)行外來文件原編號。3、 內(nèi)部文件包括以公司

2、對各部門和對外發(fā)放的各類文件。具體可分為公司各類公文以及規(guī)章制度。第六條公文的分類公文主要包括:決定、指示、報告、通知、通報、請示、批復、函，會議紀要。決定適用于對重要事項或者重大行動作出部署，安排，獎勵有關部門及員工，變更或撤消部門的決定事項。通知適用于轉發(fā)或傳達上級單位要求下屬部門需要知悉或者執(zhí)行的事項。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。報告適用于各部門向上級匯報工作，反映情況，答復詢問。請示適用于向上級單位請求指示，批準有關事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不具隸屬關系的同級單位之間商洽工作，詢問或答復問題。會議紀要適用于記載，傳達會議情況或議定情況。第七條

3、公文格式公文一般由秘密等級和保密期限，緊急程度，發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。1、涉及企業(yè)秘密的公文應當標明密級和保密期限。2、緊急公文應當根據(jù)程度分別標明“特急”，“急件”。3、公文標題應當準確地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。一般應當標明發(fā)文機關，一般不用標點符號。4、主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規(guī)范簡稱。如：如向全公司發(fā)文一般簡稱為：公司各部門。5、公文如有附件，應當注明附件順序和名稱6、公文除用專門的會議紀要格式和以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。7、公文的排版格

4、式如字體,字號,間距等見附件。8、成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。第八條公文行為規(guī)則1、公文行文應當確有必要性,注重實效。2、蓋發(fā)公司印章的公文，適用于公司重要會議精神，重要批示，重要決定，重要規(guī)章制度的發(fā)布；蓋有相關職能部門印章的公文，適用于專業(yè)性事項和一般性，臨時性工作事項的部門發(fā)布。3、下屬各單位的職能部門如需要向公司請示或報告事項,須以下屬各單位名義按發(fā)文辦理流程進行辦理。4、請示應一事一文，一般只寫一個主送機關，需同時送其他單位的應當用抄送形式，但不得抄送其下屬單位，同級單位可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應確有必要，聯(lián)合行文單位不應過多。5、“報告”中不得夾帶請示事項。第九條公文發(fā)文流程：擬

5、稿人擬稿填寫發(fā)文閱辦處理箋-部門審核會簽部門行政辦公室審核總經(jīng)理審批行政專員校稿，排版，編號，加蓋印章，分發(fā)和存檔。第十條公文擬制條款1、符合國家的法律，法規(guī)及公司本部有關規(guī)定。2、情況屬實，觀點明確，表達準確，條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力度簡短。3、結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“1”，第三層為“（1）”。第十一條公文校稿1、校稿的內(nèi)容有:行文是否符合黨和國家方針，政府及相關法律條款，是否準確反映出領導的意圖和意見，文件格式是否符合該類公文寫作要求，文字是否準確，語法是否規(guī)范；文件涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，審批，簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，發(fā)送單位是否準確。2、以公司名

6、義發(fā)放的一般性公文（涉及政策，規(guī)章制度等重要文件），由擬稿部門負責人擬稿，公司總經(jīng)理簽發(fā)；以部門名義發(fā)放的公文，由擬稿部門負責人擬稿，分管領導簽發(fā)。第十二條公文編號1、 紅頭文件編號佳秀艾斯特【】號 順序號 年份代號 公司代號2、一般文書及規(guī)章編號JXAST（X）-XXX-XXXX如:JXAST（G）101-2022表示行政辦公室2022年發(fā)出的第一份規(guī)章.JXAST （X） X XX XXXX 年份代號 順序號 部門代號 文件類別號 公司代號 3、一般表格編號（B-XXX-XXXX）如：B-101-2022表示行政辦公室2022年發(fā)出的第一份表格. （B） X XX XXXX 年份代號 順序

7、號 部門代號 表格類別號 4、一般文書類別簡稱表行文類別 簡 稱行文類別簡 稱管理規(guī)章規(guī)會議紀要紀請示請方案、計劃、總結、報告綜通知、通報、通告通各類表格表5、部門簡稱部門代碼部門代碼行政部1財務部2運營部3采購部4營銷部（佳秀）5工程部（佳秀）6營銷部（艾斯特）7設計部8工程部（艾斯特）9第十三條公文處理時限及相關要求1、各類文件:原則上在2個工作日內(nèi)處理完畢。2、急件：1個工作日內(nèi)處理完畢。3、特急件:隨到隨辦。4、超過處理時限的文件:由文件傳閱部門催辦，督查相關部門辦理。第十四條文件及資料的立卷、歸檔公文辦理完畢后，應當根據(jù)公司相關規(guī)定，及時將文件整理歸檔，歸檔時應當根據(jù)相互聯(lián)系，特征和

8、保存價值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，以便保管和利用，確保電子文檔及紙質穩(wěn)當?shù)陌踩院屯暾浴?、電子版歸檔：文件管理員于每月對各級文件進行整理，年底以光盤形式刻錄歸檔。2、紙質版歸檔：按“文件資料管理目錄”，進行登記，并于年底分類裝訂成冊。第十五條文件，資料的銷毀1、外來文件和自制文件（紙質版）確需銷毀的，由總經(jīng)辦統(tǒng)一銷毀。2、作廢資料由各部門資料員填寫“文件留用/銷毀審批表”，經(jīng)部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。3、文件保密期限：一般公文一年、紅頭公文2年、機密文件三年。 附則第十八條 本辦法由佳重慶秀商貿(mào)有限公司和重慶艾斯特建材有限公司行政部制定并負責解釋。第

9、十九條 本辦法從公司批準之日起正式執(zhí)行，原有相關制度和表格作廢。本辦法作業(yè)記錄：1、“文件閱辦處理箋” 2、“外來文件處理單”3、“文件借閱申請單”4、“文件留用/銷毀申請單” 5、“文件資料保存登記表” 6、“文件發(fā)放/回收記錄表”附件一：紅頭文件編寫規(guī)范附件二：報告/請示編寫規(guī)范附件三：會議紀要編寫規(guī)范附件四：一般性通知編寫規(guī)范附件五：通報編寫規(guī)范附件一：紅頭文件編寫規(guī)范 佳秀艾斯特【XXXX】XXX號 簽發(fā)人：發(fā)文標題黑體、二號、加粗、居中發(fā)文對象：黑體、Arial、四號、加粗、左對齊 文書楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符特此通知XXXX年 XX 月 XX日主題詞：X

10、X XX XX報：XX XX XX 送：XX XX XX發(fā)：XX XX XX行政部年月日共印份 附件二：公司制度編寫規(guī)范 XXXXX管理制度（辦法、規(guī)定）黒體、小二、左對齊 JXAST（G）XXX-XXXX楷體、四號、右對齊 文書內(nèi)容 總則字體要求：宋體、五號、加粗行距1.5位、首行空2格 第一條 制度制訂的目的。 第二條 制度的適用范圍。 第三條 制度執(zhí)行的職責區(qū)分以及制度的批準審批權限 具體辦法第X條正文包括三部分：總則、具體辦法和附則三部分1、（1）、結構層次：第一層為“一”，第二層為“1”，第三層為“（1）”。附則 第X條 本辦法由XX部門制定并負責解釋。 第X條 本制度從XXXX年X

11、月X日起執(zhí)行。 附件： 附件1、附件2、附件3、附件三：報告/請示編寫規(guī)范 領導批示： 黑體、二號、加粗、居中報告主題JXAST(Q）XXX-2022楷體、GB2312、Arial小四、加粗、居中報告對象：文書黑體、Arial、四號、加粗、左對齊楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符妥否，請批示。 重慶佳秀商貿(mào)有限責任公司重慶艾斯特建材有限公司（部門）XXXX年 XX 月 XX日 附件四：會議紀要編寫規(guī)范 會議紀要JXAST (J）XXX-2022 簽發(fā)：XXXX 整理：XXXX 時間：XXXX年XX月XX日 地點： X X X X 主持人：XXX 與會人員： XXX XXX X

12、XX XXX 主題：XX XX XX XX XX XX 文書主題詞：XX XX XX報：XX XX XX 送：XX XX XX發(fā)：XX XX XX年月日共印份 附件五：一般性通知編寫規(guī)范 黑體、二號、加粗、居中一般性通知標題JXAST(T）XXX-2022楷體、GB2312、Arial小四、加粗、居中發(fā)文對象：文書黑體、Arial、四號、加粗、左對齊楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符特此通知重慶佳秀商貿(mào)有限責任公司重慶艾斯特建材有限公司（部門）XXXX年 XX 月 XX日主題詞：XX XX XX報：XX XX XX 送：XX XX XX發(fā)：XX XX XX年月日共印份 附件六

13、：通報編寫規(guī)范 黑體、50號、加粗、居中通 報JXAST(T）XXX-2022黑體、二號、加粗、居中通報主題發(fā)文對象：文書黑體、Arial、四號、加粗、左對齊楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符特此通報重慶佳秀商貿(mào)有限責任公司重慶艾斯特建材有限公司（部門）XXXX年 XX 月 XX日主題詞：XX XX XX報：XX XX XX 送：XX XX XX發(fā)：XX XX XX總經(jīng)辦年月日共印份 重慶佳秀商貿(mào)有限責任公司重慶艾斯特建材有限公司文件閱辦處理箋編號：B101-2022文件名稱發(fā)文范圍擬稿人年 月 日部門審核年 月 日部門會簽年 月 日行政部意見年 月 日公司領導意見年 月 日文件較稿文件編號印發(fā)份數(shù)備注外來文件處理單 編號：B102-2022來文單位文件字號份數(shù)密級辦文編號 （ ） 字第 號收文日期 年 月 日文件標題主要內(nèi)容行政部意見領導批閱備 注文件借閱申請單編號：B103-2022文件名稱文件編號申請部門申請人申請日期擬歸還日期批準意見負責人： 年 月 日 文件留用/銷毀申請單編號：B10