計(jì)劃采購(gòu)部二級(jí)采購(gòu)管理程序

1、計(jì)劃采購(gòu)部管理程序 編 號(hào)： 文件狀態(tài)： 持 有 人： 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 2014年08月01日發(fā)布 2014年 月 日實(shí)施貴陽(yáng)南明老干媽風(fēng)味食品有限責(zé)任公司、貴陽(yáng)南明春梅釀造有限公司guiyang nanming laoganma special flavor foodstuffs co., ltd& guiyang nanming chun-mei brewing company co., ltd文件修訂記錄修訂日期版本章節(jié)修訂內(nèi)容修訂審核批準(zhǔn)2014/08/010全部新版發(fā)行注：根據(jù)公司發(fā)展需要和執(zhí)行情況，每年修訂一次。1.目的 根據(jù)公司采購(gòu)管理程序，進(jìn)一步明確本部門各崗位的

2、職責(zé)及工作內(nèi)容，使部門各項(xiàng)工作有一個(gè)明確的指導(dǎo)方向，確保公司各類物資及項(xiàng)目采購(gòu)工作有序進(jìn)行。2.適用范圍適用于集團(tuán)公司各類原輔材料、機(jī)物料、燃料、機(jī)物料和設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)施工及維修等所有采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理、供應(yīng)商的合同洽談、合同簽訂，合同執(zhí)行、采購(gòu)訂單、物資調(diào)度等全過程控制。3.術(shù)語(yǔ)和定義3.1日常調(diào)度物資：指已確定一定的期間價(jià)格或是已簽訂期間采購(gòu)合同的物資（具體見附件清單），日常調(diào)度物資采購(gòu)實(shí)際上就是一個(gè)物資調(diào)度的過程，其余物資由相應(yīng)的采購(gòu)員根據(jù)公司生產(chǎn)用量及庫(kù)存情況自行安排到貨計(jì)劃。3.2不銹鋼訂制品：指不銹鋼定制加工產(chǎn)品，如不銹鋼風(fēng)管、不銹鋼料斗、不銹鋼拉料車、不銹鋼桶等根據(jù)

3、公司要求定制加工的不銹鋼產(chǎn)品。4.職責(zé)4.1部門經(jīng)理：負(fù)責(zé)部門全面工作。4.2部門副經(jīng)理：協(xié)助部門經(jīng)理負(fù)責(zé)部門全面工作；負(fù)責(zé)部門績(jī)效考核。4.3采購(gòu)主管：負(fù)責(zé)所管轄范圍內(nèi)的所有工作及采購(gòu)員的管理工作。4.4原輔材料（含燃料）采購(gòu)員：負(fù)責(zé)分管物資的全面采購(gòu)工作，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商開發(fā)與管理、供應(yīng)商評(píng)審、物資成本核算、合同洽談與擬定、物資計(jì)劃與調(diào)度、到貨跟進(jìn)、合同執(zhí)行情況跟進(jìn)、質(zhì)量問題處理等。4.5機(jī)物料采購(gòu)員：負(fù)責(zé)所有機(jī)物料的單據(jù)審核和訂單錄入；負(fù)責(zé)機(jī)物料的調(diào)價(jià)、詢價(jià)、談價(jià)、報(bào)批等采購(gòu)工作；負(fù)責(zé)機(jī)物料到貨跟進(jìn)、卸貨協(xié)調(diào)及后續(xù)工作的跟進(jìn)；負(fù)責(zé)省外機(jī)物料的收貨工作。4.6設(shè)備采購(gòu)員：負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)要

4、求、參數(shù)等的審查與對(duì)接；負(fù)責(zé)供方與使用部門對(duì)接過程的協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研、調(diào)價(jià)、詢價(jià)、談價(jià)、供方選擇、擬定合同和報(bào)批；負(fù)責(zé)款項(xiàng)支付、到貨情況、合同執(zhí)行情況跟進(jìn)和驗(yàn)收協(xié)調(diào)的采購(gòu)工作。4.7土建采購(gòu)員：負(fù)責(zé)土建、基建設(shè)施等的新建及維修工作；負(fù)責(zé)工程量的測(cè)量及審核；負(fù)責(zé)工程造價(jià)及成本預(yù)算；負(fù)責(zé)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接工作的協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)供方的選擇、價(jià)格洽談、合同簽訂、工程進(jìn)度跟蹤、工程驗(yàn)收協(xié)調(diào)等采購(gòu)工作。4.8物資日常調(diào)度：負(fù)責(zé)物資日常物資的調(diào)度工作和供方送貨通知、訂單和收料錄入等工作；負(fù)責(zé)日常調(diào)度物資因質(zhì)量問題或其它特殊情況對(duì)生產(chǎn)造成影響的協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)日常調(diào)度物資的到貨情況跟蹤和協(xié)調(diào)。4.9合同訂單管理員：

5、日常合同和文件管理；負(fù)責(zé)土建、設(shè)備類審批流程的進(jìn)度跟進(jìn)和合同執(zhí)行情況匯總；負(fù)責(zé)其他或采購(gòu)行政性事務(wù)（如內(nèi)部會(huì)議安排、值班安排、供應(yīng)商會(huì)議召開等）等。5.文件及合同管理5.1文件、合同由合同訂單管理員統(tǒng)一接收，文件接收后應(yīng)認(rèn)真審核文件的有效性（即審批流程是否完成），然后交由相應(yīng)的采購(gòu)人員進(jìn)行處理，并作好文件接收時(shí)間和轉(zhuǎn)交時(shí)間記錄。所有的文件及合同處理完所有相關(guān)事項(xiàng)后，統(tǒng)一交由合同訂單管理員整理歸檔保存。5.2各相應(yīng)的采購(gòu)人員接收到合同訂單管理員傳達(dá)的文件后，按流程進(jìn)行報(bào)批、跟進(jìn)和發(fā)放。并對(duì)報(bào)批時(shí)間、返回時(shí)間和發(fā)放時(shí)間等作好詳細(xì)的時(shí)間記錄，在流程的審批過程中，次日文件尚未返回的，應(yīng)及時(shí)跟蹤了解審批

6、情況。5.3合同（及協(xié)議）編號(hào)統(tǒng)一由合同訂單管理人員按規(guī)定進(jìn)行編排和登記，以確保合同及編號(hào)的唯一性。5.4收到審批完畢的合同（公司已蓋章），應(yīng)立即轉(zhuǎn)交相關(guān)的采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員組織供方進(jìn)行簽字蓋章，雙方簽字蓋章完畢后于當(dāng)日交行政綜合部按公司流程進(jìn)行發(fā)放和存檔；收到已經(jīng)雙方簽字蓋章的合同（系統(tǒng)內(nèi)）時(shí)，統(tǒng)一由合同訂單管理員打印存檔，并知曉相關(guān)采購(gòu)人員，如合同需返供方一份的，由采購(gòu)人員及時(shí)處理并作好相關(guān)的接收和確認(rèn)記錄。5.5收到外來文件時(shí)，由采購(gòu)人員作好接收時(shí)間記錄，并按流程及時(shí)處理相關(guān)事項(xiàng)；如收件人不是不是相關(guān)事務(wù)負(fù)責(zé)人員，應(yīng)立即告知相關(guān)事務(wù)負(fù)責(zé)人員并轉(zhuǎn)交文件。5.6公司所有文件（合同、采購(gòu)訂單

7、及供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)對(duì)策表等正常傳遞除外）需對(duì)外傳遞和發(fā)放時(shí)，一律須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意；原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放還須作好發(fā)放登記表，以便跟蹤和追溯，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放原則上僅針對(duì)有強(qiáng)烈合作意向的供應(yīng)商進(jìn)行發(fā)放，或作合同附件時(shí)用，一般情況下口頭進(jìn)行交流。5.7收到公司內(nèi)部管理文件時(shí)，應(yīng)作好相應(yīng)的記錄和歸檔，及時(shí)更新過時(shí)無(wú)效的文件，以確保文件的有效性和唯一性。5.8合同訂單管理員每周一須對(duì)各采購(gòu)員（指設(shè)備、土建項(xiàng)目類）處理的報(bào)告文件處理進(jìn)度和合同執(zhí)行情況（預(yù)付款項(xiàng)支付情況、貨物交期等）進(jìn)行匯總并報(bào)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)，以及業(yè)務(wù)歸口部門及其分管負(fù)責(zé)人。原輔材料、包裝材料、燃料等采購(gòu)合同須適時(shí)跟進(jìn)合同期限，合同到

8、期前一個(gè)月務(wù)必提醒相關(guān)采購(gòu)員。原輔材料、包裝材料、燃料等采購(gòu)合同執(zhí)行情況由各采購(gòu)員時(shí)時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每半月匯報(bào)一次。5.9所有的文件和合同存檔應(yīng)建立檔案清單，規(guī)整、有序，以便于查詢。部門內(nèi)部存檔的文件及合同必須確保唯一性，其他任何人員不得私自留存和復(fù)印。所有文件及合同查閱由合同訂單管理員調(diào)取，如因其他用途須進(jìn)行復(fù)印的，且使用完畢后返回本部門的，須交由合同文件管理員處理。部分原材料合同因需時(shí)刻下系統(tǒng)訂單使用頻繁的，可暫由采購(gòu)人員履行保存職責(zé)并負(fù)保管責(zé)任，但仍需按正常的合同及文件管理入檔登記，同時(shí)合同文件管理人員須作好記錄。合同履行完畢或終止后立即將合同交由合同文件管理員歸檔。6.采購(gòu)管理工作6.1原

9、輔材料采購(gòu)、包裝材料及燃料采購(gòu)6.1.1首批試樣6.1.1.1產(chǎn)品原輔材料及燃料首次采購(gòu)（或供貨）須要求供應(yīng)商提供有效的相關(guān)資質(zhì)證明（鮮活類物資還須對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察和評(píng)定），經(jīng)審核符合公司供應(yīng)商管理機(jī)制相關(guān)規(guī)定后，根據(jù)公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求通知供應(yīng)商送樣。收到供應(yīng)商樣品后，填制原輔材料首批送樣申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后一并交質(zhì)量技術(shù)部（科）組織試樣，試樣合格后方能進(jìn)行批量采購(gòu)。根據(jù)試用結(jié)果，必要時(shí)可多次試用進(jìn)一步論證（原則上不超過三次）。6.1.1.2包裝材料采購(gòu)。根據(jù)公司實(shí)際需求情況，確實(shí)需要整合和變更供應(yīng)商的，要求供應(yīng)商提供有效的資質(zhì)證明，通過審核符合公司供應(yīng)商管理機(jī)制相關(guān)規(guī)定后報(bào)部門負(fù)責(zé)人。經(jīng)

10、部門負(fù)責(zé)人同意后，可先提供公司樣品要求供應(yīng)商參考報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比。如價(jià)格與公司現(xiàn)行價(jià)格相比存在一定優(yōu)勢(shì)的，匯報(bào)總經(jīng)理同意并簽訂樣版保密協(xié)議后方能發(fā)放公司樣板文稿給供應(yīng)商進(jìn)行打樣（書面通知質(zhì)量技術(shù)部提供）。打樣完畢，樣品經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部（科）檢驗(yàn)達(dá)到要求后進(jìn)行小批量試用，試用合格方能進(jìn)行批量采購(gòu)并簽訂合同。6.1.1.3各類物資的試樣數(shù)量與質(zhì)量技術(shù)部（科）進(jìn)行溝通后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行決定。如涉及財(cái)務(wù)結(jié)算的，須按流程對(duì)價(jià)格進(jìn)行審批同意后方能安排送樣。樣品價(jià)格原則上不得高于當(dāng)時(shí)同類物資的執(zhí)行價(jià)格。6.1.2供應(yīng)商管理6.1.2.1合格供方管理公司穩(wěn)定的合格供方，每半年需對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)資料進(jìn)行一次梳理和更新，以

11、確保供應(yīng)商資質(zhì)的有效性。同時(shí)根據(jù)公司供應(yīng)商管理機(jī)制按月進(jìn)行評(píng)審（包括送貨及時(shí)度、質(zhì)量情況、合同執(zhí)行情況、售后服務(wù)等），同時(shí)每季度進(jìn)行一次綜合評(píng)審（公司質(zhì)量部們和生產(chǎn)部門參與），按規(guī)定對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)、優(yōu)化和淘汰，并保留相關(guān)的評(píng)審記錄資料。6.1.2.2新供應(yīng)商管理新供應(yīng)商（老供應(yīng)商供應(yīng)新物料亦視為新供應(yīng)商）首批送樣試用合格后，根據(jù)公司計(jì)劃需求安排批量供貨，并對(duì)其供貨情況及質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，批量送貨達(dá)三次后，須根據(jù)供應(yīng)商管理機(jī)制進(jìn)行一次綜合評(píng)定（公司質(zhì)量部們和生產(chǎn)部門參與），評(píng)定是否納入合格供方，并保留相關(guān)的評(píng)審記錄。6.1.2.3潛在供應(yīng)商管理 在接收到潛在供應(yīng)商的資質(zhì)資料時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司供應(yīng)商的準(zhǔn)

12、入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選，對(duì)符合公司要求的供應(yīng)商進(jìn)行建檔保存，并不定期進(jìn)行回訪和跟進(jìn)。6.1.3市場(chǎng)調(diào)研每周必須對(duì)原輔材料及燃煤進(jìn)行一次市場(chǎng)調(diào)研和淺析，并以書面形式報(bào)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)。并建立市場(chǎng)調(diào)研檔案，每三個(gè)月對(duì)每種原料作一次市場(chǎng)走勢(shì)分析并繪制趨勢(shì)圖表。紙箱、玻瓶、商標(biāo)等包裝材料已簽訂全年期間采購(gòu)合同的物資平時(shí)可不作具體市場(chǎng)調(diào)研，但也應(yīng)該不定期關(guān)注，發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)。6.1.4采購(gòu)流程6.1.4.1物資使用部門填寫并錄入采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)物流部（科）核庫(kù)簽字后，報(bào)計(jì)劃采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。按原輔材料、包裝材料、燃料安全庫(kù)存管理目錄中的采購(gòu)周期提前申購(gòu)，提前申購(gòu)時(shí)間原則上不得低于采購(gòu)周期。6.1.4.2

13、簽收受理采購(gòu)申請(qǐng)單后，首先應(yīng)對(duì)采購(gòu)數(shù)量級(jí)時(shí)間的進(jìn)行審核和調(diào)研，并結(jié)合即時(shí)市場(chǎng)情況，可對(duì)申購(gòu)數(shù)量進(jìn)行一定的調(diào)整。但如果數(shù)量突破公司最高庫(kù)存限量的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)同意并報(bào)內(nèi)控部審核后報(bào)總經(jīng)理審批，最終審批同意后執(zhí)行。6.1.4.3采購(gòu)前須對(duì)該物資的市場(chǎng)情況進(jìn)一步摸底和了解，并結(jié)合前期的市場(chǎng)調(diào)研所分析的預(yù)期情況進(jìn)行對(duì)比和論證，同時(shí)應(yīng)充分考慮市場(chǎng)情況、公司的生產(chǎn)計(jì)劃、日用量、庫(kù)存情況（含庫(kù)存能力）等，以及交期內(nèi)市場(chǎng)的預(yù)期變動(dòng)情況，進(jìn)行科學(xué)合理的分析，作出充分合理的采購(gòu)計(jì)劃和決策。并根據(jù)公司成本核算模板進(jìn)行核算價(jià)格，以作定價(jià)依據(jù)。成本核算時(shí)應(yīng)綜合考慮其他成本指標(biāo)的現(xiàn)時(shí)情況、質(zhì)量情況和其他客觀存

14、在的影響（如季節(jié)性或是需求的緊急情況等），并進(jìn)行說明，以確保采購(gòu)價(jià)格的合理性。6.1.4.4菜油、大豆、味精、干辣椒、馬口鐵、大豆、花生、白糖、燃煤、雞腿等采購(gòu)量較大且易受市場(chǎng)影響的大宗物資采購(gòu)時(shí)，通過充分的即時(shí)市場(chǎng)調(diào)研后，還應(yīng)提取近3個(gè)月至半年的市場(chǎng)走勢(shì)記錄進(jìn)行分析，綜合參考往年同期市場(chǎng)情況和同期采購(gòu)價(jià)格以及同時(shí)期之后的市場(chǎng)走勢(shì)情況。6.1.4.5通過市場(chǎng)調(diào)研分析、詢價(jià)和選擇供應(yīng)商（原則上從合格供方考慮，新供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審核和試樣）后，根據(jù)成本核算單價(jià)與供應(yīng)商進(jìn)行充分議價(jià)并確定最終采購(gòu)價(jià)格，并采取適合的采購(gòu)方式。如與供應(yīng)商在洽談后，對(duì)方未能在要求時(shí)間內(nèi)到貨的，應(yīng)及時(shí)反饋給物資申請(qǐng)部門和物流

15、部（科）。注：1、菜油、大豆、味精、干辣椒、馬口鐵、商標(biāo)、大頭菜、大豆、花生、白糖、燃煤、香辣菜包裝袋、雞腿、雪里蕻等用量大、日用量較為穩(wěn)定，公司具備足夠的庫(kù)存能力和足夠安全庫(kù)存的物資無(wú)需使用部門或物流部（科）申報(bào)需求計(jì)劃，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和市場(chǎng)情況直接進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)申請(qǐng)單和訂單按已審批的合同或訂購(gòu)單錄制后報(bào)內(nèi)控部審核。2、每次合同簽訂或定價(jià)時(shí)，各相關(guān)的采購(gòu)人員應(yīng)作好的市場(chǎng)即時(shí)價(jià)格、采購(gòu)價(jià)格紀(jì)錄表，以供下次簽訂合同時(shí)對(duì)比和參考，充分把握和了解價(jià)格差異的原因。6.1.4.5.1非合同采購(gòu)6.1.4.5.1.1確定供應(yīng)商、價(jià)格及數(shù)量等后，編制采購(gòu)單（含供應(yīng)商、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)、付款方式、票據(jù)類型、到貨時(shí)

16、間等）經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或分管負(fù)責(zé)人審批后報(bào)內(nèi)控部按公司采購(gòu)管理程序進(jìn)行審批。最終審批同意后，將單據(jù)按約定的聯(lián)系方式傳遞給供方確認(rèn)，并要求供應(yīng)商按約定及時(shí)組織送貨。特殊情況與供應(yīng)商達(dá)成一致協(xié)議后，可先行錄制采購(gòu)訂單，注明屆時(shí)以入庫(kù)單進(jìn)行簽價(jià)，通知供應(yīng)商按要求先行送貨。但原則上采購(gòu)價(jià)格不得高于同一種物資當(dāng)時(shí)執(zhí)行價(jià)格。6.1.4.5.1.2收到經(jīng)審批的采購(gòu)單后，及時(shí)錄制相應(yīng)的系統(tǒng)采購(gòu)訂單報(bào)內(nèi)控部審核，并在紙質(zhì)單按上注明相應(yīng)的系統(tǒng)訂單編號(hào)及錄單日期，以確保單據(jù)的唯一性，避免重復(fù)錄單。已錄系統(tǒng)的采購(gòu)訂單統(tǒng)一由合同訂單管理員保管。6.1.4.5.1.3將經(jīng)內(nèi)控部審核的采購(gòu)訂單轉(zhuǎn)化成收料通知/請(qǐng)檢單并審核，并將相

17、關(guān)的系統(tǒng)訂單編號(hào)和收料單號(hào)知曉供應(yīng)商，以便對(duì)方填寫貨物銷售清單相關(guān)信息。6.1.4.5.1.4通知供應(yīng)商及時(shí)按要求組織發(fā)貨并跟催，在計(jì)劃到貨時(shí)間期限前2日內(nèi)，必須再行一次跟催，以確保物資按時(shí)到貨。6.1.4.5.2合同采購(gòu)6.1.4.5.2.1確定供應(yīng)商、價(jià)格和數(shù)量等后，根據(jù)雙方的洽談的事項(xiàng)及約定，擬定采購(gòu)合同并填寫經(jīng)濟(jì)合同評(píng)審記錄表。合同經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，報(bào)內(nèi)控部按公司采購(gòu)管理程序進(jìn)行報(bào)批。6.1.4.5.2.2最終審批同意后，通知供應(yīng)商簽字蓋章并進(jìn)行簽約監(jiān)督。如以傳真或其它形式進(jìn)行傳遞的，嚴(yán)格按合同上約定的聯(lián)系方式進(jìn)行傳遞，并作好收發(fā)確認(rèn)記錄。6.1.4.5.2.3合同經(jīng)雙方簽字

18、蓋章完畢后，將原件交給行政綜合部，由行政綜合部存檔和分發(fā)。收到行政綜合部分發(fā)的合同文本后，須返供應(yīng)商一份的，立即按約定的聯(lián)系方式傳給對(duì)方并作好收文確認(rèn)記錄。6.1.4.5.2.4根據(jù)公司集團(tuán)總公司及各分子公司實(shí)際用量進(jìn)行分配和錄制采購(gòu)申請(qǐng)單和采購(gòu)訂單后報(bào)內(nèi)控部審核。根據(jù)實(shí)際情況，可分批錄制采購(gòu)訂單，但必須在合同上注明相應(yīng)的訂單編號(hào)、錄單日期和交貨地點(diǎn)，且錄單人署名。6.1.4.5.2.5采購(gòu)訂單錄制完畢后，根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、用量和庫(kù)存等情況，給供應(yīng)商下達(dá)發(fā)貨計(jì)劃，發(fā)貨計(jì)劃必須以和素面形式或可以記錄追溯的通訊方式（如郵件）。6.1.4.5.2.6根據(jù)對(duì)方的發(fā)貨數(shù)量、車號(hào)、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等下推收料通

19、知/請(qǐng)檢單，并將相關(guān)的訂單編號(hào)和收料單號(hào)發(fā)給供應(yīng)商，要求對(duì)方嚴(yán)格按公司規(guī)定填寫貨物銷售清單。原則上，一份貨物銷售清單對(duì)應(yīng)一份收料通知/請(qǐng)檢單和一批次（車次）貨物，確保收料單、檢驗(yàn)單、車次、到貨時(shí)間的一一對(duì)應(yīng)。6.1.4.5.2.7跟催貨物到貨情況，并協(xié)調(diào)收貨和驗(yàn)收等事宜。如味精、白糖等公司庫(kù)存及卸貨能力有限，且一次性到貨數(shù)量較大又不能耽誤時(shí)間的物資，在貨物發(fā)出后，應(yīng)提前將預(yù)計(jì)到貨時(shí)間通知相應(yīng)的物流部（科）。6.1.5日常調(diào)度（指日常調(diào)度物資）6.1.5.1簽收受理采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的審核，如發(fā)現(xiàn)異常或存在疑問等應(yīng)及時(shí)和物資申請(qǐng)部門對(duì)接和了解情況，全部落實(shí)清楚后，根據(jù)數(shù)量按既定的供應(yīng)商和價(jià)

20、格將系統(tǒng)采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行分配并轉(zhuǎn)化成采購(gòu)訂單，然后報(bào)內(nèi)控部審核。6.1.5.2輸錄采購(gòu)訂單時(shí)，因注意核實(shí)各供應(yīng)商物料單價(jià)、稅率及交貨時(shí)間等，特別是農(nóng)副產(chǎn)品類物資的稅率，應(yīng)重點(diǎn)予以關(guān)注和了解。6.1.5.3采購(gòu)訂單審核完畢后，立即轉(zhuǎn)化成收料通知/請(qǐng)檢單并審核。同一供應(yīng)商同一到貨批次同一交貨地點(diǎn)可用同一份收料通知/請(qǐng)檢單。同時(shí)將到貨時(shí)間、數(shù)量、訂單號(hào)和收料單號(hào)等用名商通（或書面形式和其他固定的可以直觀追溯的聯(lián)系方式）通知供應(yīng)商按時(shí)保質(zhì)保量送貨。為了確保生產(chǎn)的物資供應(yīng)，正常情況下，須于每日10:30之前將所有的單據(jù)處理完畢并下發(fā)至供應(yīng)商。同時(shí)，因要求各供應(yīng)商每天如11:00還未收到計(jì)劃通知的，應(yīng)主動(dòng)打

21、電話咨詢物資調(diào)度人員，以免因網(wǎng)絡(luò)及信號(hào)不暢等原因收不到計(jì)劃通知。6.1.5.4供應(yīng)商接到通知后，如個(gè)別供應(yīng)商無(wú)法按要求到貨的，應(yīng)立即調(diào)整和更改采購(gòu)訂單并重新報(bào)內(nèi)控部審核。如某類物資無(wú)法按時(shí)到貨的，應(yīng)及時(shí)反饋各物資申請(qǐng)部門和物流部（科）。6.1.5.5如物資數(shù)量、到貨時(shí)間出現(xiàn)了重大差異，或是臨時(shí)進(jìn)行計(jì)劃的，受理采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)第一時(shí)間先與供應(yīng)商溝通后再按流程處理訂單，如供應(yīng)商無(wú)法按要求到貨的，應(yīng)及時(shí)反饋給物資申請(qǐng)部門和物流部（科）。6.1.5.6日常調(diào)度物資必須嚴(yán)格按公司規(guī)定要求供應(yīng)商填寫公司專用的貨物銷售清單（即送貨單），并對(duì)應(yīng)通知的訂單號(hào)、收料單號(hào)、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等按時(shí)保質(zhì)保量送貨。原則

22、上收貨數(shù)量不得高于公司的收貨偏差規(guī)定。6.1.5.7要求供應(yīng)商在加工及送貨的過程中，如發(fā)生停電、停水和交通事故的突發(fā)情況時(shí)，應(yīng)立即通知物資調(diào)度人員，物資調(diào)度人員立即向物資申請(qǐng)部門和物流部（科）反饋情況，并盡力協(xié)調(diào)其他供應(yīng)商補(bǔ)貨或調(diào)整生產(chǎn)。6.1.5.8加強(qiáng)與各物流部（科）的溝通，要求物流部（科）予以充分配合，無(wú)物資在計(jì)劃到貨時(shí)間前30分子至1小時(shí)內(nèi)物資尚未到貨的，應(yīng)立即告知物資調(diào)度人員，以便跟催，以確保公司生產(chǎn)正常進(jìn)行。6.1.5.9加強(qiáng)與生產(chǎn)部門和財(cái)務(wù)部（生產(chǎn)計(jì)劃安排）的溝通，鮮活類物資在需要暫停生產(chǎn)或暫停一段時(shí)間（3天以上）后重新計(jì)劃的，需提前至少3日通知計(jì)劃采購(gòu)部。6.1.6質(zhì)量管理6.

23、1.6.1來料檢驗(yàn)6.1.6.1.1貨物按計(jì)劃到貨后，由物流部（科）報(bào)檢和組織卸貨事宜。檢驗(yàn)無(wú)質(zhì)量問題正常收貨入庫(kù)，如經(jīng)驗(yàn)收存在質(zhì)量問題的，由質(zhì)量技術(shù)部（科）根據(jù)來料驗(yàn)收管理控制程序啟動(dòng)讓步接收流程。6.1.6.1.2受理讓步接收流程以后，應(yīng)仔細(xì)審核各項(xiàng)指標(biāo)，特別是不合格項(xiàng)。應(yīng)充分考慮物資的特性、該指標(biāo)對(duì)物資在存儲(chǔ)及使用過程中的影響、公司該物資的即時(shí)庫(kù)存和驗(yàn)收結(jié)果等情況，拿出合理的處理意見。涉及處罰及扣項(xiàng)的必須處理意見先行與供應(yīng)商溝通，對(duì)方同意后才能進(jìn)入下一流程。如最終對(duì)方不同意，則作退貨處理并要求及時(shí)將貨物拉離公司，流程下一步轉(zhuǎn)入物流部（科），并知會(huì)各相關(guān)部門及人員。6.1.6.1.3如質(zhì)量

24、問題非常嚴(yán)重，按來料驗(yàn)收管理控制程序直接作退貨處理，同時(shí)通知供應(yīng)商及時(shí)退貨并作好時(shí)間記錄。如兩個(gè)部門不同意接收，受理讓步接收流程后及時(shí)將質(zhì)量情況反饋給供應(yīng)商。如供應(yīng)商存在異議的，可書面向質(zhì)量技術(shù)部（科）書面提出復(fù)檢，或組織內(nèi)控部一起現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查看后拿出處理意見并按讓步接收流程進(jìn)行辦理。影響口感及質(zhì)量安全的指標(biāo)超標(biāo)一律不予讓步接收和復(fù)檢。6.1.6.1.4因質(zhì)量問題需增加人工費(fèi)用的，可預(yù)先和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，對(duì)產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行大概估算，參考估算的數(shù)額按“收支兩條線”的原則進(jìn)行處罰，由公司按流程對(duì)產(chǎn)生的人工進(jìn)行審核后支付，不直接由供應(yīng)商承擔(dān)產(chǎn)生的人工費(fèi)用。6.1.6.1.5公司專用的商標(biāo)標(biāo)簽、紙箱、玻

25、瓶、瓶蓋等物資，經(jīng)檢驗(yàn)不能投入使用的，一律不能退貨，必須就地銷毀。6.1.6.1.6無(wú)論是退貨（含銷毀）還是讓步接收的物資，均應(yīng)及時(shí)將質(zhì)量問題反饋給供應(yīng)商，并要求對(duì)方提高質(zhì)量意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)質(zhì)量問題進(jìn)行分析和總結(jié)，加強(qiáng)生產(chǎn)管理，以避免類似問題的再次出現(xiàn)。6.1.6.1.7應(yīng)加強(qiáng)與物流部（科）溝通，退貨物資在約定時(shí)間內(nèi)尚未拉走的，要求物流部（科）及時(shí)反饋給計(jì)劃采購(gòu)部。根據(jù)物流部（科）反應(yīng)的情況，及時(shí)和供應(yīng)商溝通并要求說明原因。如因特殊原因延時(shí)的可限定時(shí)間拉走，如故意拖延的，應(yīng)進(jìn)行處罰并報(bào)內(nèi)控部審核。6.1.6.2不合格品處置6.1.6.2.1受理經(jīng)行政綜合部審批“屬供方責(zé)任”的不合格品處置審批表后（

26、涉及半成品和成品的，還須財(cái)務(wù)部們進(jìn)行成本核算后方能受理），應(yīng)仔細(xì)審核物資供應(yīng)商、進(jìn)貨批次、車次、供貨數(shù)量、質(zhì)量原因以及來料驗(yàn)收和處罰記錄等，以免處罰不合理或重復(fù)處罰。同時(shí)應(yīng)對(duì)物資單價(jià)、剩余數(shù)量、款項(xiàng)支付情況及供方保證金等進(jìn)行仔細(xì)審查，以避免風(fēng)險(xiǎn)。6.1.6.2.2對(duì)物資的相關(guān)信息進(jìn)行了解和審查完畢后，將相關(guān)的質(zhì)量問題及使用情況等反饋給供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法和決定。與供應(yīng)商對(duì)接達(dá)成一致處理意見經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)內(nèi)控部審核。涉及到經(jīng)濟(jì)處罰或由供方承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的，處理完畢后應(yīng)要求供應(yīng)商確認(rèn)和簽章。6.1.6.2.3內(nèi)控部審核同意后，將文件發(fā)放至財(cái)務(wù)部、質(zhì)量技術(shù)部（科）、物流部（科）和相應(yīng)的

27、生產(chǎn)部門并作好相關(guān)的發(fā)放記錄，最后由合同訂單管理員對(duì)文件整理歸檔保存。6.1.6.2.4最終判定需作退貨處理的物資，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商并要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物拉走。公司專用物資以及涉及的半成品和成品一律不能作退貨處理，由公司自行處置，但屬供應(yīng)商責(zé)任的應(yīng)由供方承擔(dān)相應(yīng)的損失。6.1.6.3質(zhì)量違約及改進(jìn)6.1.6.3.1同一供應(yīng)商供應(yīng)的物資在供貨及使用過程中質(zhì)量問題發(fā)生比較頻繁或比較嚴(yán)重的，質(zhì)量技術(shù)部（科）可下發(fā)供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)對(duì)策表或供應(yīng)商質(zhì)量違約判定表。6.1.6.3.2采購(gòu)人員收到供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)對(duì)策表后，應(yīng)與當(dāng)日傳真或通知供應(yīng)商前來處理（應(yīng)作好發(fā)放時(shí)間記錄），并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)質(zhì)量原因

28、、整改措施等進(jìn)行詳細(xì)的分析和填寫后傳至質(zhì)量技術(shù)部（科）和計(jì)劃采購(gòu)部，并進(jìn)行跟催。采購(gòu)人員收到供應(yīng)商返回的供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)對(duì)策表后，對(duì)應(yīng)同原供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)對(duì)策表空白底稿一起交由合同訂單管理員進(jìn)行存檔。6.1.6.3.3 采購(gòu)人員收到供應(yīng)商質(zhì)量違約判定表后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和洽談，作出處理意見經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后報(bào)內(nèi)控部審核。文件處理完畢后發(fā)至財(cái)務(wù)部、質(zhì)量技術(shù)部（科），物流部（科）和相關(guān)生產(chǎn)單元負(fù)責(zé)人或指定人員，發(fā)放完畢后交合同訂單管理員整理歸檔。 6.1.7物資入庫(kù)及結(jié)算6.1.7.1物資到貨經(jīng)驗(yàn)收完畢后由物流部（科）進(jìn)行辦理入庫(kù)，入庫(kù)完畢將入庫(kù)單傳遞財(cái)務(wù)部（科）進(jìn)行辦理結(jié)算事宜

29、。如經(jīng)財(cái)務(wù)部（科）審核該物資未簽訂合同或未定價(jià)的，將入庫(kù)單據(jù)轉(zhuǎn)給計(jì)劃采購(gòu)部進(jìn)行定價(jià)。6.1.7.2收到財(cái)務(wù)部（科）遞交的未確定價(jià)格的入庫(kù)單后，對(duì)物資的各項(xiàng)檢測(cè)指標(biāo)進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際檢測(cè)結(jié)果，結(jié)合調(diào)貨時(shí)雙方洽談的價(jià)格進(jìn)行確定價(jià)格后按流程進(jìn)行報(bào)批。6.1.7.3如供應(yīng)商為新供應(yīng)商的，應(yīng)在入庫(kù)單上注明扣留一定的質(zhì)量保證金，具體根據(jù)該批次貨物總價(jià)值確定。6.1.7.4入庫(kù)單據(jù)報(bào)批完畢后發(fā)給財(cái)務(wù)部（科）按流程進(jìn)行辦理結(jié)算事宜。6.7.8質(zhì)保金退還6.1.8.1收到供應(yīng)商要求退還質(zhì)保金的書面申請(qǐng)后（原件、簽字蓋章），及時(shí)與財(cái)務(wù)部對(duì)接，查核一下對(duì)方的質(zhì)保金扣留情況，然后報(bào)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后發(fā)給財(cái)

30、務(wù)部并知曉各生產(chǎn)單元物流部（科）。6.1.8.2如該供應(yīng)商物的資尚未全部使用完畢的，應(yīng)及時(shí)與物流部（科）進(jìn)行協(xié)調(diào)，原則上優(yōu)先安排使用。6.1.8.3如該供應(yīng)商的物資已全部使用完畢的，督促和跟催各相關(guān)部門及時(shí)予以辦理質(zhì)保金退還事宜。6.2設(shè)備采購(gòu)（此處的設(shè)備采購(gòu)是指區(qū)別于機(jī)物料范疇的簡(jiǎn)易設(shè)備、小型設(shè)備等的設(shè)備）6.2.1采購(gòu)流程6.2.1.1常規(guī)采購(gòu)6.2.1.1.1受理經(jīng)審批同意的報(bào)告文件后，必須詳細(xì)審核。文件是否按程序簽署完畢，方案、技術(shù)參數(shù)及要求等是否完整。審核無(wú)異議后，便進(jìn)行具體的市場(chǎng)調(diào)研，選擇符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)接。如供方為新供應(yīng)商的，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的背景(包括信譽(yù)和技術(shù)能力等)進(jìn)行調(diào)查

31、和了解，對(duì)供方資質(zhì)進(jìn)行收集和審核，同時(shí)應(yīng)在合同擬定時(shí)考慮如何進(jìn)行一些必要的約定，以避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。6.2.1.1.2通過市場(chǎng)調(diào)研和摸底，經(jīng)過了解和對(duì)比后，選擇至少2家較優(yōu)的供應(yīng)商，并協(xié)調(diào)供方與使用部門和設(shè)備部（科）進(jìn)行充分溝通和交流，對(duì)技術(shù)要求、方案等進(jìn)行探討、優(yōu)化和確認(rèn)。如方案及技術(shù)參數(shù)等需供方提供的，供方提供詳細(xì)的方案和技術(shù)參數(shù)后必須經(jīng)使用部門和設(shè)備部（科）確認(rèn)。使用部門和設(shè)備部（科）屬分子公司或是有分管領(lǐng)導(dǎo)的，還須經(jīng)分子公司負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。6.2.1.1.3技術(shù)要求及方案等最終確認(rèn)完畢后，要求供應(yīng)商根據(jù)雙方認(rèn)可的技術(shù)要求和方案進(jìn)行報(bào)價(jià)（報(bào)價(jià)文件應(yīng)蓋章，屬個(gè)人的應(yīng)簽字）。然后比價(jià)、

32、談價(jià)、和洽談合同及相關(guān)約定（洽談時(shí)，原則上不主張預(yù)付款）。成熟設(shè)備采購(gòu)，應(yīng)提取之前的采購(gòu)合同及相關(guān)資料文件進(jìn)行參考和對(duì)比，對(duì)合同條款、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行認(rèn)真比較，同時(shí)參考之前的采購(gòu)價(jià)格，以確保采購(gòu)的合理性。6.2.1.1.4根據(jù)雙方洽談的結(jié)果，最終選擇一家最優(yōu)（包括技術(shù)、價(jià)格、付款方式等）的供應(yīng)商進(jìn)行簽訂合同，合同報(bào)批應(yīng)附經(jīng)使用部門和設(shè)備部（科）及其分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)和方案、申購(gòu)報(bào)告、各家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)表、供方聯(lián)系人的身份證及授權(quán)證明等。6.2.1.1.5合同擬定并填寫經(jīng)濟(jì)合同評(píng)審記錄表后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，報(bào)使用部門和設(shè)備部（科）及其分管負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)和方案等相關(guān)條款進(jìn)行審核和確

33、認(rèn)同意后，報(bào)內(nèi)控部審批。內(nèi)控部按公司采購(gòu)管理程序規(guī)定進(jìn)行報(bào)批。6.2.1.1.6合同審批通過后，通知供方進(jìn)行簽約（簽字蓋章）。合同經(jīng)雙方蓋章完畢后，必須按合同規(guī)定的聯(lián)系方式完整的傳遞到對(duì)方并有相關(guān)的傳遞記錄和確認(rèn)依據(jù)，必須確保雙方所留存合同的手續(xù)完整性和可追溯性，同時(shí)將原件交由行政部進(jìn)行分發(fā)和存檔。6.2.1.1.7合同執(zhí)行跟蹤（包括預(yù)付款項(xiàng)支付、到貨情況及其他相關(guān)約定事項(xiàng)等跟進(jìn)），并建立跟進(jìn)臺(tái)賬，全程跟進(jìn)款項(xiàng)支付情況。6.2.1.2招投標(biāo)采購(gòu)6.2.1.2.1原則上大型新增設(shè)備均應(yīng)以招投標(biāo)的形式進(jìn)行采購(gòu)。根據(jù)經(jīng)審批的報(bào)告內(nèi)容、方案及技術(shù)要求等擬定招標(biāo)書和供方準(zhǔn)入條件，并提出議標(biāo)小組名單后報(bào)內(nèi)

34、控部審核。除內(nèi)控部和計(jì)劃采購(gòu)部外，議標(biāo)小組成員還必須包含使用部門和設(shè)備部（科）及其分管領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)實(shí)際情況需要，可增加其他人員參與。6.2.1.2.2議標(biāo)小組名單經(jīng)內(nèi)控部審核同意后，立即知曉各小組成員，同時(shí)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和供應(yīng)商調(diào)查，選擇符合要求的供應(yīng)商，然后下發(fā)邀標(biāo)函。6.2.1.2.3在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)將所有供方投標(biāo)文件收集到位，確定議標(biāo)時(shí)間并通知議標(biāo)小組成員及供應(yīng)商，組織議標(biāo)事宜。6.2.1.2.4議標(biāo)完畢后，由議標(biāo)小組成員對(duì)供方資質(zhì)、相關(guān)的技術(shù)方案、報(bào)價(jià)、付款方式等進(jìn)行對(duì)比和總結(jié)后確認(rèn)合作供應(yīng)商。如有必要，可以選擇其中較優(yōu)的一家或幾家再進(jìn)行一次了解和對(duì)比。6.2.1.2.5最終確定合作供應(yīng)商后，

35、由議標(biāo)小組成員與供方進(jìn)行最終洽談，洽談完畢相關(guān)約事項(xiàng)及條件后擬定合同。6.2.1.2.6合同擬定并填寫經(jīng)濟(jì)合同評(píng)審記錄表后，附相關(guān)的招投標(biāo)及審批文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，先報(bào)其他議標(biāo)小組成員簽字審核后再報(bào)內(nèi)控部審核（內(nèi)控部同時(shí)執(zhí)行成員職權(quán)和部門職權(quán)），然后按公司采購(gòu)管理程序進(jìn)行報(bào)批。6.2.1.2.7合同審批通過后通知供方簽約（簽字蓋章）。合同經(jīng)雙方蓋章完畢后，必須按合同規(guī)定的聯(lián)系方式完整的傳遞到對(duì)方并有相關(guān)的傳遞記錄和確認(rèn)依據(jù)，必須確保雙方所留存合同的手續(xù)完整性和可追溯性，同時(shí)將原件交由行政部進(jìn)行分發(fā)和存檔。6.2.1.2.8合同執(zhí)行跟蹤（包括預(yù)付款項(xiàng)支付、到貨情況及其他相關(guān)約定

36、事項(xiàng)等跟進(jìn)），并建立跟進(jìn)臺(tái)賬。6.2.2質(zhì)量驗(yàn)收6.2.2.1在簽訂合同或合同執(zhí)行的過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商加強(qiáng)合同執(zhí)行力度，確保合同按約定時(shí)間正常執(zhí)行，根據(jù)合同質(zhì)量驗(yàn)收約定條款，供方應(yīng)在達(dá)到驗(yàn)收條件后二日內(nèi)及時(shí)提交書面驗(yàn)收申請(qǐng)。6.2.2.2收到供方書面驗(yàn)收申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)查閱雙方簽訂的合同，如采購(gòu)合同約定為供方安裝調(diào)試，且合同總額在5萬(wàn)元及以下的，應(yīng)于1個(gè)工作日內(nèi)將驗(yàn)收申請(qǐng)?zhí)峤粯I(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)人，由業(yè)務(wù)歸口部門組織驗(yàn)收；如采購(gòu)合同約定為供方安裝調(diào)試，且合同總額在5萬(wàn)元以上的，應(yīng)于1個(gè)工作日內(nèi)將驗(yàn)收申請(qǐng)?zhí)峤恍姓C合部，由行政綜合部組織驗(yàn)收6.2.2.3合同約定為我方自行安裝，且合同總額在5萬(wàn)元及以

37、下的，安裝運(yùn)行后業(yè)務(wù)歸口部自行驗(yàn)收；合同總額在5萬(wàn)元以上的，安裝運(yùn)行后2日內(nèi)業(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)人（或現(xiàn)場(chǎng)代表）書面通知（含oa）行政綜合部，由行政綜合部組織驗(yàn)收。6.2.2.4驗(yàn)收結(jié)果存在違約情況的，應(yīng)結(jié)合驗(yàn)收?qǐng)?bào)告各部門簽署的意見與供方進(jìn)行溝通，協(xié)商處理辦法，協(xié)商完畢后將協(xié)商結(jié)果形成書面文件后報(bào)內(nèi)控部審核，形成的書面文件須供方簽章確認(rèn)。6.2.2.5最終審批完畢后，將文件分發(fā)給財(cái)務(wù)部及其他相關(guān)部門。文件發(fā)放完畢交由合同訂單管理員整理歸檔。6.2.3質(zhì)保金退還6.2.3.2設(shè)備約定質(zhì)保期滿后，由供方提出書面退回申請(qǐng)。收到供方書面申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)質(zhì)保期進(jìn)行審核，并于1個(gè)工作日內(nèi)將書面申請(qǐng)?zhí)峤唤o業(yè)務(wù)歸口部

38、門簽署意見后辦理完質(zhì)保金退還手續(xù)。6.2.3.3質(zhì)保期內(nèi)存在質(zhì)量問題的，應(yīng)結(jié)合驗(yàn)收?qǐng)?bào)告各部門簽署的意見與供方進(jìn)行溝通，協(xié)商處理辦法，協(xié)商完畢后將協(xié)商結(jié)果形成書面文件后報(bào)內(nèi)控部審核，形成的書面文件須供方簽章確認(rèn)。6.3土建工程（不銹鋼訂制品參照此執(zhí)行）6.3.1采購(gòu)流程6.3.1.1受理經(jīng)審批同意的實(shí)施報(bào)告文件后，仔細(xì)查看實(shí)施方案、圖紙、流程手續(xù)等是否完整。審核完畢后組織內(nèi)控部一同前往現(xiàn)場(chǎng)與申請(qǐng)部門進(jìn)行對(duì)接，充分溝通和了解具體實(shí)施方案，并測(cè)量和核實(shí)工程量。工程量須在場(chǎng)人員現(xiàn)場(chǎng)共同簽字確認(rèn)（至少有兩個(gè)部門的人員）。根據(jù)工程實(shí)施的復(fù)雜程度，必要時(shí)可以邀請(qǐng)幾家符合要求的供應(yīng)商一同現(xiàn)場(chǎng)查看和對(duì)接。6.3

39、.1.2根據(jù)測(cè)量和核實(shí)的工程量，選擇至少2家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。同時(shí)根據(jù)測(cè)量和確認(rèn)的工程量進(jìn)行內(nèi)部工程造價(jià)預(yù)算，分別明細(xì)出材料費(fèi)、人工費(fèi)、稅率、利潤(rùn)等。如供方為新供應(yīng)商的，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的背景(包括信譽(yù)和能力等)進(jìn)行調(diào)查和了解，對(duì)供方資質(zhì)進(jìn)行收集和審核，審核通過后納入備選供應(yīng)商。6.3.1.3結(jié)合各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和造價(jià)預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，分別與各供應(yīng)商進(jìn)行談后選擇合作供應(yīng)商，并確定合理價(jià)格、工期及其他約定事項(xiàng)等。6.3.1.4根據(jù)最終洽談的結(jié)果，并結(jié)合工程造價(jià)和施工復(fù)雜程度，確定是否合同采購(gòu)。原則上造價(jià)達(dá)兩萬(wàn)元及以上的應(yīng)以合同形式進(jìn)行采購(gòu)，低于兩萬(wàn)元的也應(yīng)該綜合分析施工復(fù)雜程度及安全等問題后。6.3.1.4.

40、1常規(guī)采購(gòu)方式6.3.1.4.1.1選擇合作供應(yīng)商并確定價(jià)格、工期及其他約定事項(xiàng)等后，擬定報(bào)告評(píng)審記錄表并附工程量、工程預(yù)算表、各供方報(bào)價(jià)表等經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后報(bào)使用部門及其分管負(fù)責(zé)人審核。然后報(bào)內(nèi)控部按公司采購(gòu)管理程序進(jìn)行審批。報(bào)告評(píng)審記錄表應(yīng)重點(diǎn)明確工程項(xiàng)目名稱、供方名稱（個(gè)體應(yīng)證明身份證號(hào)）、工程造價(jià)（含材質(zhì)要求、規(guī)格等）、稅票類型、工期、付款方式、雙方現(xiàn)場(chǎng)代表、質(zhì)保要求以及違約責(zé)任等。6.3.1.4.1.2報(bào)告評(píng)審記錄表最終審批同意后，通知供方前來確認(rèn)并在報(bào)告評(píng)審記錄上簽章。簽章完畢按流程進(jìn)行發(fā)放至相關(guān)部門后交由合同訂單管理員整理歸檔。6.3.1.4.1.3通知和協(xié)調(diào)供方進(jìn)

41、場(chǎng)，時(shí)時(shí)跟進(jìn)工程進(jìn)度并建立跟進(jìn)臺(tái)賬。6.3.1.4.2合同采購(gòu)方式6.3.1.4.2.1選擇合作供應(yīng)商并確定價(jià)格、工期及其他相關(guān)事項(xiàng)后，擬定合同和填寫經(jīng)濟(jì)合同評(píng)審記錄表并附工程量、工程預(yù)算表、各供方報(bào)價(jià)表等經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后報(bào)使用部門及其分管負(fù)責(zé)人審核，然后報(bào)內(nèi)控部按公司采購(gòu)管理程序進(jìn)行審批。合同應(yīng)明確工程項(xiàng)目名稱、供方名稱（個(gè)體應(yīng)證明身份證號(hào)）、工程造價(jià)（含材質(zhì)要求、規(guī)格等）、稅票類型、工期、付款方式、雙方現(xiàn)場(chǎng)代表、質(zhì)保要求以及違約責(zé)任等。6.3.1.4.2.2合同審批通過后，通知供方進(jìn)行簽約（簽字蓋章）。合同經(jīng)雙方蓋章完畢后，必須按合同規(guī)定的聯(lián)系方式完整的傳遞到對(duì)方并有相關(guān)的傳

42、遞記錄和確認(rèn)依據(jù)，必須確保雙方所留存合同的手續(xù)完整性和可追溯性，同時(shí)將原件交由行政部進(jìn)行分發(fā)和存檔。6.3.1.4.2.3通知和協(xié)調(diào)供方進(jìn)場(chǎng)，時(shí)時(shí)跟進(jìn)工程進(jìn)度并建立跟進(jìn)臺(tái)賬。6.3.2質(zhì)量驗(yàn)收6.3.2.1在簽訂合同或合同執(zhí)行的過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商加強(qiáng)合同執(zhí)行力度，確保合同按約定時(shí)間正常執(zhí)行，根據(jù)合同質(zhì)量驗(yàn)收約定條款，供方應(yīng)在達(dá)到驗(yàn)收條件后二日內(nèi)及時(shí)提交書面驗(yàn)收申請(qǐng)。6.3.2.2收到供方驗(yàn)收申請(qǐng)后，應(yīng)立即調(diào)閱雙方簽訂的合同，如合同總額在5萬(wàn)元及以下的，于1個(gè)工作日內(nèi)將驗(yàn)收申請(qǐng)?zhí)峤粯I(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)人，由業(yè)務(wù)歸口部門進(jìn)行驗(yàn)收；如合同總額在5萬(wàn)元以上的，于1個(gè)工作日內(nèi)將驗(yàn)收申請(qǐng)轉(zhuǎn)交行政綜合部，由行

43、政綜合部組織驗(yàn)收。6.3.4質(zhì)保金退還6.3.4.1項(xiàng)目約定質(zhì)保期滿后，由供方提出書面退回申請(qǐng)。收到供方書面申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)質(zhì)保期進(jìn)行審核，并于1個(gè)工作日內(nèi)將書面申請(qǐng)?zhí)峤唤o業(yè)務(wù)歸口部門簽署意見后辦理完質(zhì)保金退還手續(xù)。6.3.4.2質(zhì)保期內(nèi)存在質(zhì)量問題的，應(yīng)結(jié)合驗(yàn)收?qǐng)?bào)告各部門簽署的意見與供方進(jìn)行溝通，協(xié)商處理辦法，協(xié)商完畢后將協(xié)商結(jié)果形成書面文件后報(bào)內(nèi)控部審核，形成的書面文件須供方簽章確認(rèn)。6.4機(jī)物料采購(gòu)6.4.1常規(guī)采購(gòu)6.4.1.1受理采購(gòu)申請(qǐng)單后，必須詳細(xì)審核物料名稱（含樣品照片）、規(guī)格型號(hào)和到貨時(shí)間等，然后進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研。6.4.1.2與供應(yīng)商洽談好價(jià)格及交貨時(shí)間等后，應(yīng)與前期同類物資價(jià)格進(jìn)

44、行對(duì)比或參考，以確保價(jià)格的合理性，同時(shí)如果供方未能按時(shí)間交貨的，應(yīng)及時(shí)將情況反饋給申購(gòu)部門。6.4.1.2價(jià)格確定和供應(yīng)商確定后，錄制系統(tǒng)采購(gòu)訂單報(bào)內(nèi)控部按公司采購(gòu)管理程序進(jìn)行審核同意后，通知供方按要求進(jìn)行送貨。6.4.1.3如供方要求預(yù)付款，且同一供應(yīng)商同一批次采購(gòu)金額達(dá)5000元的，應(yīng)以合同的方式進(jìn)行采購(gòu)。合同擬定并經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后報(bào)內(nèi)控部按采購(gòu)合同審批流程進(jìn)行審批，審批同意后通知供方簽子蓋章。合同經(jīng)雙方簽字蓋章后，要求供方按約定組織供貨，并將合同原件交行政綜合部分發(fā)和存檔，同時(shí)錄制采購(gòu)訂單報(bào)內(nèi)控部審核。6.4.1.4根據(jù)交貨時(shí)間的緩急情況，建立到貨跟蹤臺(tái)賬，確保物資按時(shí)按量

45、到貨。如有預(yù)付款的，應(yīng)及時(shí)跟催到貨情況和發(fā)票，預(yù)付款按公司財(cái)務(wù)管理制度及流程規(guī)定執(zhí)行。6.4.2緊急采購(gòu)6.4.2.1部門負(fù)責(zé)人接到使用部門的緊急申請(qǐng)（電話或書面形式）后通知采購(gòu)員。采購(gòu)員根據(jù)提供的物料名稱及要求，與申購(gòu)部門對(duì)接好具體的規(guī)格型號(hào)及相關(guān)要求（包括送貨時(shí)間）后立即調(diào)研、詢價(jià)并按相關(guān)流程安排采購(gòu)。同時(shí)督促申購(gòu)部門及時(shí)按公司機(jī)物料采購(gòu)管理程序規(guī)定補(bǔ)辦申購(gòu)手續(xù)。6.4.2.2受理補(bǔ)辦的采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)仔細(xì)審核，如存在差異或錯(cuò)誤的，立即與物資申購(gòu)部門對(duì)接更改后錄制采購(gòu)訂單報(bào)內(nèi)控部按流程進(jìn)行審核。6.4.2.3如供方未能按要求時(shí)間進(jìn)行送貨的，應(yīng)及時(shí)反饋給物資申購(gòu)部門和物流部（科），并落實(shí)是否需繼續(xù)采購(gòu)。6.4.2.4緊急采購(gòu)物資需預(yù)付款的，填寫公司現(xiàn)金借款單報(bào)部門負(fù)責(zé)人簽字后到財(cái)務(wù)部（科）進(jìn)行辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，超出權(quán)限的按總經(jīng)理授權(quán)書規(guī)定進(jìn)行報(bào)批。6.4.2.5通知供方按時(shí)送貨，并跟蹤到貨情況及票據(jù)。在物資到貨期限前一日，應(yīng)再次跟蹤和落實(shí)物資到貨情況。6.4.3供應(yīng)商送貨時(shí)，應(yīng)要求填寫詳細(xì)的貨物銷售清單（或送貨清單）并隨物資一起到貨，以便收貨。6.4.4機(jī)物料到貨后，由物流部（科）負(fù)責(zé)收貨并按流程組織驗(yàn)收和辦理入庫(kù)手續(xù)。省外采購(gòu)的機(jī)物料到貨后，統(tǒng)一由相關(guān)的采購(gòu)人員接收后交物流部（科）按流程辦理收貨、驗(yàn)收、入庫(kù)等事宜。7.注意