白領(lǐng)們不得不知的Email收發(fā)禮儀

1、白領(lǐng)們不得不知的白領(lǐng)們不得不知的Email收發(fā)禮儀收發(fā)禮儀 電子郵件的重要性 經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)使我們不可或缺的溝通工具， 現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。據(jù)統(tǒng)計(jì)， 如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半 是垃圾郵件或不必要的。 “在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人， 首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要 方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的 人。 郵件的標(biāo)題： 標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件標(biāo)題是電子郵件和信箋的主要 不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的 內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。 郵件的標(biāo)題： 1一定不要空白標(biāo)題

2、，這是最失禮的。 2標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用才能顯示 完你的標(biāo)題。 郵件的標(biāo)題： 3.最好寫上來自*公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于 留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成， 寫了反而累贅。 4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不 清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的 主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 郵件的標(biāo)題： 5一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多 件事情，以便于日后整理。 6可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突 出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就 用“緊急”之類的字眼。 郵件的標(biāo)題：

3、7回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題， 不要RERE一大串。 8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順 之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題 是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。 郵件中稱呼與問候： 1恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 2Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 郵件中稱呼與問候： 1恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此 郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可 以稱呼大家、ALL。 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職 務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼

4、，但要把性別先搞清楚。 郵件中稱呼與問候： 1恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也 不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用 個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。 關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。 郵件中稱呼與問候： 2Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開 頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就 可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng) 完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行 開頭空兩

5、格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有 些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待 郵件的正文： 1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 2.注意Email的論述語氣 3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。 4.一次郵件交待完整信息 郵件的正文： 5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 6.合理提示重要信息 7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這 樣顯得比較輕佻 郵件的正文： 1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份

6、，姓名或你代表 的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要， 最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理 解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最 后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名 檔中表明。 郵件的正文： 1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文 應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn) 讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件， 千萬不要學(xué)唐僧。 郵件的

7、正文： 2.注意Email的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì) 的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！ 郵件的正文： 3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。 保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大 論。 郵件的正文： 4.一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之 后再發(fā)一

8、封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。 郵件的正文： 5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫 檢查 這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好 把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱 智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫 是否有錯(cuò)誤。 郵件的正文： 6.合理提示重要信息 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì) 一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓 不住重點(diǎn)，影響閱度。 郵件的正文： 7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對(duì)于很多帶有技術(shù)介

9、紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述 清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。 郵件的正文： 8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函 里面這樣顯得比較輕佻 BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些 你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在:) 郵件的附件： 1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人 查看附件 2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概 括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理 3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有 多個(gè)附件時(shí) 郵件的附件： 4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮 成一個(gè)文件 5

10、.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打 開方式，以免影響使用 6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾 個(gè)小文件分別發(fā)送， 郵件語言的選擇和漢字編碼： 1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件 2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件 3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用 中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中 某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉 及問題的解決。 4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體 郵件語言的選擇和漢字編碼： 1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果 收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)

11、 家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你 的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。 郵件語言的選擇和漢字編碼： 2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件 如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵 件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。 郵件語言的選擇和漢字編碼： 4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體 中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或 10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。 不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的

12、事情；也不 要過小，費(fèi)神又傷眼睛。 郵件的結(jié)尾簽名： 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的 知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中 認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。 郵件的結(jié)尾簽名： 1.簽名信息不宜過多 2.不要只用一個(gè)簽名檔 3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁 體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比 正文字體小一些。 郵件的結(jié)尾簽名： 1.簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、 公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息， 自然會(huì)與你聯(lián)系。

13、 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或 公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。 郵件的結(jié)尾簽名： 2.不要只用一個(gè)簽名檔 對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。 過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多 個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 郵件的回復(fù)技巧： 1.及時(shí)回復(fù)Email 2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 3.回復(fù)不得少于10個(gè)字 郵件的回復(fù)技巧： 4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 5要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回 復(fù)全體） 6.主動(dòng)控制郵件的來往 郵件的回復(fù)技巧： 1.及時(shí)回復(fù)Emai

14、l 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還 是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小 時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先 級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24 小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的 回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回 復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)， 哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā) 件人，以免影響工作。 郵件的回復(fù)技巧： 2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回

15、件中， 然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行 必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi) 資源。 郵件的回復(fù)技巧： 3.回復(fù)不得少于10個(gè)字 對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、 “謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么 著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。 郵件的回復(fù)技巧： 4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢， 說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電 子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE 越高，

16、這將導(dǎo)致郵件過于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討 論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。 郵件的回復(fù)技巧： 5要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體） 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家 都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。 如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件 人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！ 郵件的回復(fù)技巧： 6.主動(dòng)

17、控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人 給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無 需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。 正確使用郵件的發(fā)送，抄送，密送： 要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人） 正確使用郵件的發(fā)送，抄送，密送： 1To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng) 對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 2而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù) 對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回 Email。 3而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人 了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。 正確使用郵件的發(fā)送，抄送，密送： 4TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比 如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。 適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提