公司文件保管規(guī)定（完整版）

1、公司文件保管規(guī)定第一條此處所指的文件，包括各種規(guī)定、來往文件、信件調(diào)查 書、報(bào)告、契約、憑證類文件、決議、參考文件、賬簿及其傳票、統(tǒng) 計(jì)表等一切業(yè)務(wù)用文件。第二條公司的文件處理，必須收、發(fā)的分清責(zé)任所在。第三條賬簿等財(cái)會(huì)資料按我國相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其他文件從組卷 時(shí)算起，保存期限分為如下5種：（1）永久保存。（2）保存10年。（3）保存5年。（4）保存3年。（5）保存1年。第四條文件的保管期限依照以下標(biāo)準(zhǔn)制定。（1）永久保存的文件： 公司法規(guī)及公司代表大會(huì)文件。 董事會(huì)及其他重要會(huì)議的文件。 有關(guān)經(jīng)營方針及事業(yè)規(guī)劃。 預(yù)、決算材料。 各項(xiàng)規(guī)章的制定及修改和廢止情況。 公司總部機(jī)構(gòu)的指示及決定。 重

2、要的權(quán)利、財(cái)產(chǎn)的得失保全及其變更的情況。 重要契約、合同的締結(jié)、解除及其變更。 有關(guān)公司員工的升降、賞罰及授予的重要內(nèi)容。 向官方提請(qǐng)的文件及官方批復(fù)文件中的重要部分。重要的訴訟文件。重要的統(tǒng)計(jì)及調(diào)查。除上述內(nèi)容之外被認(rèn)為重要的文件。（2）需要保存10年的文件： 上述各種文件中不需要永久保存的。 與永久保存文件有關(guān)的手續(xù)、報(bào)告等。 事業(yè)規(guī)劃及經(jīng)營方針的實(shí)施細(xì)則。 預(yù)算的統(tǒng)一制定及實(shí)施細(xì)則。 權(quán)利和財(cái)產(chǎn)的得失、保全及其變更。 訴訟及登記。 與各規(guī)定相關(guān)的指示事項(xiàng)。 員工的升降、賞罰。 有關(guān)員工的衛(wèi)生保健和福利設(shè)施。 遞交官方的文件及官方下達(dá)的命令。有關(guān)調(diào)查的內(nèi)容。業(yè)務(wù)上的差錯(cuò)及事故。除以上內(nèi)容之

3、外，不屬于永久保存的具有重要意義的文件。（3）需保存5年的文件：以上兩項(xiàng)所列各業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的報(bào)告、調(diào)查及參考資料。參照前記 各項(xiàng)相關(guān)的文件。（4）需保存3年的文件： 與經(jīng)營無關(guān)的一般往來文書，但過于簡單的除外。 比較一般的通知書、報(bào)告書、調(diào)查書及參考文件，特別簡單的 除外。 比照其他各項(xiàng)相關(guān)文件。（5）需保存1年的文件： 簡單的來往文件。 特別簡單的通知、報(bào)告、調(diào)查及參考文件。 用途單一的文件。第五條辦理完畢的文件需進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?、裝訂，此項(xiàng)工作由 辦公室進(jìn)行。第六條整理過的文件，應(yīng)在附頁上注明文件號(hào)碼、名稱、保管 期限、單位名稱及起止年月日，并將其記入同樣內(nèi)容的文件清單，分 門別類地保管。第七條各科需要保存的文件向辦公室移交時(shí)，依照另行規(guī)定執(zhí) 行。移交時(shí)間一般定在賬目封存和其他文件歸類完成時(shí)。第八條需要查閱已歸檔的文件時(shí)，需要履行有關(guān)手續(xù)。查閱時(shí) 不得將需查閱的文件從裝訂的文件集合中取下。第九條文件在保管期限中，如果失去了最初認(rèn)定的保管意義， 可通過有關(guān)部門合議，縮短保管期限。需要保密的文件，要特別注意其內(nèi)容不得外泄。需經(jīng)適當(dāng)?shù)呢?zé)任 認(rèn)可方可查閱。第十條當(dāng)機(jī)構(gòu)取消或合并、分設(shè)時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行文件的移交， 明確其保管單位。第十一條重要文件應(yīng)選擇安全的場所保管，如遇緊急情況，需 要提前轉(zhuǎn)移文件時(shí)，須持特別許可證方可辦理。第十二條文件的銷毀。（1）已過保管期限的文件，可考慮銷毀。（