業(yè)務(wù)外包管理辦法09678.doc

1、4.8.1業(yè)務(wù)外包管理制度1. 總則1.1為了加強(qiáng)業(yè)務(wù)外包管理， 規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為， 防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和 企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范 ，制定本制度。 1.2 業(yè)務(wù)外包，是指公司利用專業(yè)化分工優(yōu)勢， 將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給本公司以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織 （以下簡稱承包方）完成的經(jīng)營行為。本制度不涉及工程項(xiàng)目外包。1.3 外包業(yè)務(wù)通常包括：研發(fā)、資信調(diào)查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶服務(wù)、 IT 服務(wù)等。2. 部門職責(zé)需進(jìn)一步明確3. 不相容崗位3.1外包方案的立項(xiàng)與審批；3.2外包方的選擇與審批；3.3外包的執(zhí)行與驗(yàn)收。4. 業(yè)務(wù)外包管理風(fēng)險4.1外包范圍不合理

2、， 核心業(yè)務(wù)外包， 可能導(dǎo)致公司失去競爭優(yōu)勢。4.2外包價格確定不合理， 承包方選擇不當(dāng)， 可能導(dǎo)致公司遭受損失。4.3業(yè)務(wù)外包監(jiān)控不嚴(yán)、 服務(wù)質(zhì)量低劣， 可能導(dǎo)致公司難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢。4.4 業(yè)務(wù)外包存在商業(yè)賄賂等舞弊行為， 可能導(dǎo)致公司相關(guān)人員涉案。5. 工作流程制定外包實(shí)施方案未通過審核批準(zhǔn)通過招標(biāo)選擇承包方合同管理派員現(xiàn)場管理組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包外包過程是否是終止合同違約否否驗(yàn)收辦理追償是否合格是驗(yàn)收入庫 /認(rèn)可服務(wù)會計(jì)核算及財務(wù)控制5.1制定及審核外包實(shí)施方案5.1.1公司業(yè)務(wù)外包包括貼牌生產(chǎn)、IT 服務(wù)、資信調(diào)查、可行性研究、研發(fā)等。5.1.2公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)

3、度、對外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場成熟度等標(biāo)準(zhǔn)， 合理確定業(yè)務(wù)外包范圍，制定外包實(shí)施方案； 并根據(jù)是否對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理， 以突出管控重點(diǎn)。5.1.3公司應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃， 對實(shí)施方案的重要方面進(jìn)行深入評估以及復(fù)核， 包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險、 外包合同期限、 外包方式、員工培訓(xùn)計(jì)劃等， 確保方案的可行性。 外包方案包括但不僅限于業(yè)務(wù)外包范圍、 方式、條件、程序和實(shí)施等內(nèi)容，避免將核心業(yè)務(wù)外包， 同時確保方案的完整性。5.1.4公司制定外包方案時， 應(yīng)聽取外部專業(yè)人員對業(yè)務(wù)外包的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實(shí)施方案。5.1.5公

4、司應(yīng)建立完善業(yè)務(wù)外包審核批準(zhǔn)制度， 明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定各層級人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限審批。5.1.6在對業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案進(jìn)行審查和評價時， 應(yīng)當(dāng)著重對比分析該業(yè)務(wù)項(xiàng)目在自營與外包情況下的風(fēng)險和收益，確定外包的合理性和可行性。5.2招標(biāo)及選擇承包方5.2.1公司應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)范圍， 組成有相應(yīng)專業(yè)人員構(gòu)成的承包方評估小組， 并對外發(fā)布投標(biāo)公告， 與候選承包商建立聯(lián)系，發(fā)放外包項(xiàng)目競標(biāo)邀請書及相關(guān)材料。5.2.2參與競標(biāo)的候選承包商應(yīng)在指定期限之內(nèi)提交投標(biāo)書及相關(guān)材料，主要內(nèi)容包括項(xiàng)目解決方案、實(shí)施計(jì)劃、資源配置、報價等。公司應(yīng)引入競爭機(jī)制，

5、 按照有關(guān)法律法規(guī)，遵循公開、公平、公正的原則，采用招標(biāo)方式等適當(dāng)方式，擇優(yōu)選擇承包方。5.2.3評估小組應(yīng)通過實(shí)地調(diào)研等多種方法，調(diào)查候選承包方的合法性、專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力、質(zhì)量環(huán)保意識等情況，并考察候選承包方從事類似項(xiàng)目的成功案例、 業(yè)界評價和口碑；同時綜合考慮公司內(nèi)外部因素， 對業(yè)務(wù)外包的成本進(jìn)行測算分析， 合理確定外包價格， 嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。5.2.4調(diào)研結(jié)束后，評估小組應(yīng)編制考核報告， 提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.2.5公司應(yīng)根據(jù)評估小組反饋的各種信息， 從候選承包方中做出選擇，并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度， 避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。5.3簽訂業(yè)務(wù)外包

6、合同5.3.1在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識別出的重要風(fēng)險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。5.3.2在合同的內(nèi)容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，以及明確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、 作業(yè)方式、作業(yè)時間、服務(wù)費(fèi)用等細(xì)節(jié)。5.3.3在合同的權(quán)利和義務(wù)方面， 明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法，承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè)， 并對存在問題進(jìn)行有效溝通。5.3.4在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面， 應(yīng)當(dāng)規(guī)定外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的補(bǔ)救措施。 5.3.5 在合同的保密事項(xiàng)方面， 應(yīng)具體約定對于涉及本企業(yè)機(jī)密的

7、業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。5.3.6在費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面， 綜合考慮內(nèi)外部因素， 合理確定外包價格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。5.3.7在違約責(zé)任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。5.3.8業(yè)務(wù)外包合同的評審及簽訂流程參見合同管理制度。5.4組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包5.5.45.5.35.5.25.5 驗(yàn)收5.5.15.4.1對于貼牌生產(chǎn)，公司應(yīng)至少派駐兩名員工到貼牌廠進(jìn)行現(xiàn)場管理。在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中， 公司應(yīng)密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力， 采取承包方動態(tài)管理方式，對承包方開展日?？冃гu價和定期考核。5.4.2建立即時監(jiān)

8、控機(jī)制， 一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況，應(yīng)及時要求承包方調(diào)整改進(jìn)。5.4.3對重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計(jì)， 建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制， 制定臨時替代方案， 避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。5.4.4有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為， 并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的， 應(yīng)當(dāng)及時終止合同， 并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。5.4.5切實(shí)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。質(zhì)量管理部門應(yīng)對貼牌生產(chǎn)活動的全過程進(jìn)行控制， 確保業(yè)務(wù)外包產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求， 保證產(chǎn)品質(zhì)量；質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)貼牌產(chǎn)品的進(jìn)廠檢驗(yàn)； 負(fù)責(zé)對貼牌產(chǎn)品質(zhì)量證明資料的收集、 整理及歸檔， 建立質(zhì)量檔案； 負(fù)責(zé)對貼牌廠家質(zhì)量保證能力和業(yè)績進(jìn)行評價。產(chǎn)品進(jìn)廠后，庫管員應(yīng)對貼牌產(chǎn)品的、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量證明書等相關(guān)信息進(jìn)行審查， 確保送貨單上的型號、數(shù)量等內(nèi)容與實(shí)物相一致， 確保質(zhì)量證明資料完整無誤。進(jìn)廠檢驗(yàn)員按產(chǎn)品檢驗(yàn)和試驗(yàn)控制程序 及相關(guān)的技術(shù)條件實(shí)施檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)及時通知庫房。需到現(xiàn)場驗(yàn)收的產(chǎn)品由質(zhì)量管理部派專