對聲像檔案管理工作的加強探討像檔案一樣的節(jié)目

1、對聲像檔案管理工作的加強探討_像檔案一樣的節(jié)目摘要：摘要：聲粽檔宰是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從爭各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、 影片、皤片、錄音帶、錄粽帶等不同材料沏戟體以影像、聲言為主并輔以文字說明的歷史記錄從而形成:r硬件硬、 軟件軟的現(xiàn)狀,而且軟”的方面直接彩蕊了 硬的方面作用的發(fā)揮.最終造成一要活初沒能及時遇錄,檔案沒能完整 保存下來，給以后聲粽檔聿的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患.對人鳳設(shè)備、檔幸管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提衙，在開發(fā)利 用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔宰管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、制s翻導(dǎo)和監(jiān)管,促冥逐 步規(guī)范管理;對冋題較多、基酬

2、薄弱的單垃要限期建檔.加大指導(dǎo)監(jiān)管力度，不留死角摘要：聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保 存價值的照片、底片、影片、唱片、錄昔帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主， 并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。關(guān)鍵詞：聲像檔案;檔案管理;管理工作刖旨隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更 好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像 檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn),聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混 亂等問題,直接影響了檔案的完

3、整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工 作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻 不容緩。、聲像檔案管理存在的問題()聲像設(shè)備存在看一硬一軟的現(xiàn)象硬是指聲像設(shè)備數(shù)臺多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了 很大改善。在調(diào)查的161個單位中,僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13%, 87%的單位都 有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺(架)。從總體講,聲像設(shè)備可算比較硬。一軟 是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制走聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求,占 62% ,致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用;有的

4、設(shè)備存放在科室或個人手中, 沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了 硬件 硬、軟件軟的現(xiàn)狀，而且軟的方面直接影響了 硬的方面作用的發(fā)揮,最終造成一些重要 活動沒能及時攝錄，檔案沒完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。（二）攝錄人員中存在著一強一弱的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū) 攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決走著聲像檔案的數(shù)星和質(zhì)呈。 調(diào)查反映出在攝錄人員中存在看一強一弱的現(xiàn)狀。強表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員 中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%0隊伍強大、 年齡適中、文化程度較高這是

5、強的一面;弱表現(xiàn)在443人中,專業(yè)工齡1至5年者381人， 占86%, 5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16% ,其中1至3個月短訓(xùn) （攝錄專業(yè)）的66人,?？飘厴I(yè)2人，有84%的人都屬自打?qū)I(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普 遍較低這是弱的一面。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲 像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、 錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任勢了 ,不需要歸檔保存;另一種是部分人誤以為 誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。事實

6、證明,攝錄人員弱的一面影響了強的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū),造成了聲像 檔案管理上的不規(guī)范。也就是說,產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān),待用時再靠 檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是亡羊補牢了。（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜1、管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理 調(diào)查中有75個單位制走了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47%,有半數(shù)以上的單位處于無章可 循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,聲像檔案的管理主要存在看3種形式:是檔案室集 中統(tǒng)一管理,隨時形成隨時移交，僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室，占35%;三是由 科室分散保管或個人保存，占39%。由此表明有五分之二的單

7、位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理， 缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保嚏扌昔施。2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔 聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明， 如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單 位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很 珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的 歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是一盤帶子反復(fù)用，原始錄音（像）沒有保存 下來。另外有些部門或個人手

8、里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去 收集時,往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù) 幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi) 與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變 質(zhì),磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晩矣！4、管理狀況喜憂懸殊,發(fā)展不平衡調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位,占6.8%;而無

9、設(shè)備無聲像 檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40%,兩極所占比 例懸殊。從照片數(shù)呈看：最多的一個檔案室存有20000余張,其余160個單位20860張，平 均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為11乏。基層 單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來 沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全, 檔案館的聲像檔案也就沒了來源

10、。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢,造成今？6、區(qū)域性重大活動檔案失控,聲像檔案流失嚴(yán)重眾所周知,每次區(qū)里或基層單位組織重大活動,召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許 多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻 找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié) 調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后,檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所 難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服勢工

11、作， 也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理,形成的檔案不 及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議（）加強宣傳、提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視 是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支 持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一 種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服勢中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓 住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、

12、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身 的宣傳教育作用。（二）加強監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把具作為檔 案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指 導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要譏固提高,在開發(fā) 利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章 立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弓的單位，要限期建檔,加 大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)勢培訓(xùn),全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識

13、和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠走良好的基岀。（三）加強管理,制走辦法,狠抓制度落實 要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制走一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔 案局將與有關(guān)部門配合出臺房山區(qū)聲像檔案管理辦法伺時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的 管理制度,強化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制走一套 嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī) 走。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)走期向區(qū)檔案館移交;在此基5岀上要狼抓落實。要確保有關(guān) 法規(guī)和制度落到實處，必須制走有效的配套措施，明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法 必依，

14、使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)呈。（四）全面出擊，形式多樣,疏通收集渠道 要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道，運用多種 形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。 主要有：通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。重點單位、重點科 室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案t匕較集中的,要有重點地強化 收集,經(jīng)常溝通及時掌握情況。重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本 單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、夕卜事活 動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力，登門收集和征集。廣 泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案,運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取 有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。（五）結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管從長久保護和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像 檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我獄為結(jié)合實 際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)勢之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲