報告和原始記錄的編寫及注意事項

1、v1.0可編輯可修改71.記錄記錄和報告的編寫及注意事項記錄和報告的編寫及注意事項記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成的活動的證據(jù)的一種文件。 證據(jù)是建立在通過觀察、測量、試驗或其它手段所獲得的事實基礎(chǔ)上， 證明是事實的信息。記錄是完成檢測活動過程的客觀證據(jù)；是質(zhì)量體系 有效性的客觀證據(jù)；是提供質(zhì)量活動可追溯性的依據(jù)。記錄包括質(zhì)量記 錄和技術(shù)記錄。質(zhì)量記錄包括內(nèi)審、管理評審、糾正措施、預防措施、 投訴、供應商評價、培訓、各類計劃等；技術(shù)記錄是進行檢測所得數(shù)據(jù) 和信息的累積，它表明檢測是否達到了規(guī)定的質(zhì)量或規(guī)定的過程參數(shù)。 技術(shù)記錄包括合同、任務單、采樣單、原始記錄、報告、圖譜、控制圖、 修正值、

2、外部和內(nèi)部的檢測報告、客戶信函、文件和反饋等。觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)和計算應在工作時予以記錄，所有記錄應及時、清 晰、正確、客觀，并能按照特定任務分類識別，不能追記、抄錄。實驗 室應將原始觀察記錄、導出數(shù)據(jù)、開展跟蹤審核的足夠信息、校準記錄、 員工記錄以及發(fā)出的每份檢測報告的副本按規(guī)定的時間保存。如可能， 每項檢測的記錄應包含足夠的信息，以便識別不確定度的影響因素，并 保證該檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠復現(xiàn)。記錄還應包括負責 抽樣的人員、從事各項檢測的人員和結(jié)果校核人員的標識。所有記錄應以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質(zhì)、 丟失等適宜環(huán)境的設(shè)施中。記錄可存于任何形式的載體上，例如硬拷

3、貝 或電子媒體。實驗室所有記錄應予安全保護和保密，應有程序來保護和 備份以電子形式存儲的記錄，并防止未經(jīng)授權(quán)的侵入或修改，同時實驗 室應規(guī)定記錄的保存期。2.原始記錄原始記錄是檢驗工作有效開展的證據(jù)，是填寫檢驗報告的依據(jù)，為 保證記錄的原始性、規(guī)范性和可追溯性，一定要注意原始記錄的正確設(shè) 計、填寫。當原始記錄中出現(xiàn)錯誤時，每一錯誤應劃改，不可擦涂掉， 以免字跡模糊或消失，并將正確值填寫在其旁邊。對原始記錄的所有改 動應有改動人的簽名或簽名縮寫。對電子存儲的記錄也應采取同等措施， 以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或改動。合理設(shè)計原始記錄設(shè)計完整、合理的原始記錄應包含足夠的信息，使檢驗過程能夠再 現(xiàn)。通常一份

4、完整的原始記錄表格應包含記錄名稱、檢測執(zhí)行的標準號、 記錄編號、共幾頁第幾頁、樣品編號或樣品名稱、分析時間、使用設(shè)備 編號及狀態(tài)、溫度計及其它計量器具的編號、 修正值、室溫或環(huán)境條件、 試驗溫度、以及與檢測相關(guān)的需要記錄的計算項目、計算公式、結(jié)果的 報告形式、精密度要求、備注、試驗者、審核者、復審者等。原始記錄 的編號，有利于表格的存檔和管理；當某個產(chǎn)品需要檢驗若干個項目、 填寫若干張原始記錄時，共幾頁第幾頁的信息表明檢驗一共包含多少張 原始記錄及本原始記錄是第幾頁；樣品編號可以是盲碼，應與任務單上 的編號一致，也可以設(shè)計成樣品名稱直接在這一欄填寫樣品的名稱；分 析時間是記錄追溯的依據(jù)之一，一

5、定要真實填寫；設(shè)備的不同會導致系 統(tǒng)誤差的不同，只有狀態(tài)正常時出具的數(shù)據(jù)才有效；溫度計的修正值或 量筒的修正值有時可能參與計算，所以一定要記錄使用的溫度計及其修 正值；當試驗受室溫或環(huán)境條件影響時，一定要填寫室溫或環(huán)境條件； 試驗的溫度會對試驗的結(jié)果產(chǎn)生巨大的影響，所以試驗的溫度一定要正 確填寫；與檢測相關(guān)的需要記錄及計算的項目一定要設(shè)計全面，以便能 夠再現(xiàn)整個試驗和計算過程，利于審核者審核；記錄中最好還要有計算 公式、結(jié)果報告形式、精密度要求等信息，這樣不僅便于原始記錄的填 寫，同時也方便了記錄的審核者和查閱者。規(guī)范填寫原始記錄原始記錄應使用本實驗室專用的原始記錄表格填寫，最好使用仿宋 體書

6、寫，至少要保證字體端正、數(shù)字清晰、不能有連筆，且易于辨認。 原始記錄要使用黑色鋼筆或中性筆，不能用鉛筆、圓珠筆或其它顏色的 自來水筆填寫。原始記錄信息要填寫完整，除備注外不能留空格，記錄 表格存在空白行或列時，要加蓋表征空白的戳或從左下角向右上角劃實 線。原始記錄內(nèi)容因填寫錯誤需要更改時，應在錯誤處劃橫實線，并加 蓋記錄人印章，在其右上方填寫修改內(nèi)容，不得涂抹或撕掉。核查人員 如發(fā)現(xiàn)記錄有錯誤時，可責成記錄人更正，但校核人員無權(quán)更改記錄。原始記錄可以使用紙張做載體，也可以用電子媒體做載體，當采用 電子媒體存儲記錄時應制作備份，并設(shè)置口令，防止記錄遭受未經(jīng)授權(quán) 者的入侵或修改，造成原始數(shù)據(jù)的丟失

7、或改動。修改電子媒體記錄時， 由原記錄人在錯誤處劃線，在其后寫上修改內(nèi)容并加括號以明示，并在 修改處用比記錄字體小一號的字體輸入修改人姓名，不能用刪除法修改 當原始記錄的一部分數(shù)據(jù)或全部數(shù)據(jù)由儀器自動打印輸出時，要將儀器 輸出的結(jié)果粘貼在原始記錄單上；如結(jié)果無法打印輸出時，要在記錄單 上正確填寫，原始數(shù)據(jù)也應妥當保存，并設(shè)置密碼防止誤刪。原始記錄的數(shù)據(jù)一般按照試驗的精度要求填寫，既不能位數(shù)太多也 不能位數(shù)太少，要充分兼顧儀器的測量精度和試驗的精度要求。記錄中 的小數(shù)點、負號等標識要清楚，單位要明確。原始記錄一定要實事求是 地填寫，不能因為超差等原因而擅自修改數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)超差意味著試驗失 敗，此時

8、應引起試驗者足夠重視，及時查清造成試驗失敗的原因，消除 原因后重新試驗并重新填寫記錄，原始記錄不允許銷毀，新記錄在備注 中應注明復查。原始記錄不允許部分填寫，試驗因某種原因中途取消時， 應在原始記錄上加蓋作廢章，表明此記錄作廢。正確填寫的原始記錄經(jīng) 審核確認后按實驗室規(guī)定分類存放，注意保密，不允許實驗室以外的人 員私自借閱，不能隨意丟棄，應嚴格按實驗室建立的記錄的管理程序執(zhí) 行。3檢測報告的編寫實驗室進行的每項檢測結(jié)果，均需按照檢測方法中的規(guī)定要求出具 準確、清晰、明確、客觀地檢測報告。其內(nèi)容應包括客戶要求的、說明 檢測結(jié)果所必需的和所用方法要求的全部信息。在為內(nèi)部客戶進行檢測 或與客戶有書面

9、協(xié)議的情況下，結(jié)果的報告可以簡化，但通常情況下， 每份檢測報告至少包括以下信息：a）標題（如檢測報告）b）實驗室名稱與地址，進行檢測的地點（如果與實驗室地址不同的話）c）進行檢測報告的唯一性標識（如系列號），每一頁上的標識，檢測報告 結(jié)尾的清晰標識d）客戶的名稱和地址e）所采用方法的識別f）檢測物品的描述、狀態(tài)及明確的標識g）檢測樣品的接收日期（有必要時）和進行檢測的日期h）對實驗室或其他機構(gòu)所用抽樣計劃和程序的說明（有必要時）i）檢測結(jié)果和測量單位j）批準檢測報告的人員姓名、職務、簽字或等效的標識k）結(jié)果僅與所檢測或校準物品有關(guān)的聲明l）對檢測方法的偏離、增添或刪除，以及特定檢測條件的信息，如環(huán)境 條件的說明m）符合/不符合要求和（或）規(guī)范的聲明n）評定檢測結(jié)果不確定度的聲明（適用和需要時）o）特定方法、客戶或客戶群體要求的附加信息如果是抽檢報告，除了包含檢測報告中所列的抽樣結(jié)果要求外，還 應包括：抽樣日期；抽取物質(zhì)、材料或產(chǎn)品的清晰標識；抽樣位置，包 括任何簡圖、草圖或照片；所用的抽樣計劃和程序；抽樣過程中可能影 響檢測結(jié)果解釋的環(huán)境條件詳細信息；關(guān)于抽樣方法或程序的所有標準 或規(guī)范，以及對有關(guān)規(guī)范的偏離、增添或刪節(jié)。編寫報告的注意事項設(shè)計的檢測報告格式應適