農(nóng)業(yè)科學(xué)院行政公文處理辦法

1、農(nóng)業(yè)科學(xué)院行政公文處理辦法第一章 總 則第一條 為使我院公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，全面提高公文質(zhì)量和辦 文效率，根據(jù)國(guó)務(wù)院發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 （國(guó)發(fā)2000 23 號(hào)）和省政 府發(fā)布的山西省人民政府辦公廳關(guān)于認(rèn)真貫徹 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 做好公文 處理工作有關(guān)事項(xiàng)的通知 （晉政辦發(fā) 200118 號(hào)）文件精神，結(jié)合我院實(shí)際，制定本辦 法。第二條 公文是指本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書， 是 依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有 序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)

2、、高效的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密 法規(guī)，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室是山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu)， 負(fù)責(zé) 管理指導(dǎo)院屬各單位的公文處理工作。第六條 院屬各單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作， 加強(qiáng)對(duì)本單位公文處理 工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和檢查。第七條 院屬各單位要指定專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。 公文處理人員應(yīng)當(dāng) 具有較高的政策水平、公文寫作能力和相關(guān)的農(nóng)業(yè)科技知識(shí)以及高度的責(zé)任心；要堅(jiān)持 原則，忠于職守。各級(jí)管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)和掌握一定的公文處理知識(shí)。第二章 常用公文種類及其適用范圍第八條 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院常用公文種類及其適用范圍如下：（ 一） 決定 適用于對(duì)重

3、要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排；獎(jiǎng)懲下屬單位及有關(guān)人員；變 更或者撤銷下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等。（ 二） 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳 達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位協(xié)調(diào)、配合或者執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章制度；任免 人員等。（ 三） 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤；傳達(dá)重要精神和情況。（ 四） 報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況；答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（ 五） 請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。（ 六） 批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)基層單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（ 七） 意見 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出指導(dǎo)性見解和處理辦法。（ 八） 函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作

4、、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部 門請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批的一般事項(xiàng)等。（ 九） 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)、通報(bào)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。第三章 公文格式第九條 公文一般由密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā) 人、會(huì)簽人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題 詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng) 排列在前。（二）發(fā)文字號(hào)，應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文 字號(hào)。（三）向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系 人的姓名和電話。

5、（四）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng) 標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)之外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（五）主送機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（六）公文如有附件， 應(yīng)當(dāng)在正文下一行位置， 成文日期之前， 注明附件順序和名稱。 序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字和圓點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)、電子郵件形式發(fā)出的之外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián) 合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（ 八） 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日 期為準(zhǔn)。電報(bào)、電傳、電子郵件以發(fā)

6、出的日期為準(zhǔn)。（ 九） 涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中“絕密” 、“機(jī)密”公文應(yīng) 當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。；其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別（十）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程序分別標(biāo)明“特急”或“急件”標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（十一） 主題詞。公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容標(biāo)注主題詞，院發(fā)文按照山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院公 文主題詞表標(biāo)注。（十二） 抄送機(jī)關(guān)，指主送機(jī)關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用 全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。第十條 公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙（210mnK 297mm）左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十

7、二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。因 特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。第十三條 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院可以向省政府和有關(guān)廳局及院屬各單位行文。 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院正式行政文件包括：山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件、山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 辦公室文件、山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （中心、公司 ）文件。除上述正式行政文件對(duì)外行文外， 院機(jī)關(guān)各部門以函的形式與上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)基層 單位商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。第十四條 同級(jí)單位可以聯(lián)合行文。第十五條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外， 不得以本單位名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù) 責(zé)人或省直部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示” 、“意見”和“報(bào)告” 。第十六條 “請(qǐng)示

8、”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如果確需同時(shí)發(fā)送其 他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十七條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)注明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，需 要答復(fù)的問(wèn)題由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng) 抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。第五章 發(fā)文辦理第十八條 發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過(guò)程，一般包括擬稿、審核、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)、登記、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)等程序。第十九條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（ 一 ） 符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確， 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)， 條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范

9、， 標(biāo)點(diǎn)正確，層次分明，文字精練，篇幅力求短簡(jiǎn)。（三）根據(jù)行文目的、單位的職權(quán)及與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定公文文種。（四）人名、地名、物名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字 號(hào)。引用外文應(yīng)注明中文含義。日期應(yīng)寫明具體年、月、日。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“ （一） ”，第三層為“ 1.”， 第四層 為“ （1） ”。（ 六 ） 使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （七）文中使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織的外文名 稱或其縮寫形式，在文中第一次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（八）公文中的數(shù)字， 除成文日期、 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、 詞組、慣用詞、縮略

10、詞、 具有修辭色彩的語(yǔ)名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條 擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān) 部門協(xié)商，取得一致意見并會(huì)簽。經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的，要如實(shí)將不同意見附上，供 領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。第二十一條 公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前， 應(yīng)當(dāng)由發(fā)文單位辦公室負(fù)責(zé)審核， 審核的重點(diǎn)是： 是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格 式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十二條 以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽 發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他 負(fù)責(zé)人簽發(fā)。上行文需標(biāo)

11、明簽發(fā)人。第二十三條 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù) 是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì) 性修改的應(yīng)按程序復(fù)審。第六章 收文辦理第二十四條 收文辦理，是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等過(guò)程。第二十五條 接收公文必須履行簽收、登記手續(xù)。登記內(nèi)容應(yīng)包括收文日期、發(fā)文 機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位、緩急程序及辦理時(shí)限等。第二十六條 文秘部門負(fù)責(zé)公文 （含電文 ）的簽收、啟封、審核、登記 （包括傳閱文 件登記、機(jī)要文件交換登記 ） 、分送、擬辦、催辦、注辦等工作。第二十七條 收到下級(jí)

12、機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是： 是否符合行文規(guī)則，公文內(nèi)容是否符合國(guó)家方針政策和院有關(guān)規(guī)定，文種的使用、公文 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)等公文格式是否符合規(guī)范。經(jīng)審核，對(duì)符合各項(xiàng)規(guī)范的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)送有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，待其提出擬辦意見 后，送領(lǐng)導(dǎo)批示；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，交有關(guān)部門辦理。對(duì)不符合有關(guān)規(guī)定和規(guī)范的公文， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。第二十八條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得拖延、推諉。緊急公 文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬地本部門業(yè)務(wù)和職權(quán) 范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，及時(shí)退

13、回文秘部門并說(shuō)明理 由。第二十九條 分發(fā)公文應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、 及時(shí)、主次分明、手續(xù)嚴(yán)密。 無(wú)時(shí)限的公文， 應(yīng)當(dāng)在收文的當(dāng)日分送。特急公文應(yīng)當(dāng)隨到隨分，不得拖延、積壓。第三十條 各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合督查工作建立健全公文的催辦制度， 加強(qiáng)公文的催辦工 作。要做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第七章 公文歸檔第三十一條 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)按照山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案管理辦法的有關(guān) 規(guī)定，及時(shí)整理立卷歸檔。任何個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立 卷，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利 用

14、。第三十三條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限， 按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門 移交。第三十四條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要 求。第八章 公文管理第三十五條 公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十六條 涉密公文的使用和管理按照有關(guān)保密法規(guī)進(jìn)行管理。第三十七條 公文被撤銷，自撤銷之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢止，自廢止之日起 不產(chǎn)生效力。第三十八條 不具備保存和查考價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以 銷毀。第三十九條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所，由不少于 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不 漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第九章 附則第四十條

15、本辦法自 2007年5月12日起施行。 1989年5月 23日下發(fā)關(guān)于統(tǒng)一 院、所發(fā)文編號(hào)的通知 （1989 晉農(nóng)院辦字第 31 號(hào)）文件同時(shí)廢止。第四十一條 本辦法由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件二山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院行政公文處理辦法實(shí)施細(xì)則第一條 為了切實(shí)貫徹落實(shí)山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院行政公文處理辦法 ，便于全院管 理人員學(xué)習(xí)掌握辦法的具體要求和操作規(guī)程，制定本細(xì)則。第二條 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院正式行政文件包括：山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件、山西省農(nóng) 業(yè)科學(xué)院辦公室文件、山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （中心、公司 ） 文件。（一）山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件發(fā)文采用院發(fā)形式，適用于下列事項(xiàng)：1. 需要向省政府請(qǐng)示、報(bào)告的重大事項(xiàng)；2

16、. 發(fā)布我院制定的有關(guān)政策、重大措施；3. 制定或調(diào)整院中長(zhǎng)期規(guī)劃；4. 重大獎(jiǎng)懲決定；5. 其他確需以山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院名義行文的重要事項(xiàng)；6. 確定或調(diào)整院屬各單位方向任務(wù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制等重大事項(xiàng)；7. 向省政府或有關(guān)廳局業(yè)務(wù)部門請(qǐng)示或通報(bào)有關(guān)情況；8. 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在山西省農(nóng)科院重要會(huì)議上的講話；9. 下達(dá)或調(diào)整院年度計(jì)劃和財(cái)務(wù)、物資、基建計(jì)劃等；10. 與有關(guān)單位的聯(lián)合發(fā)文；11. 重要的外事活動(dòng)；12. 對(duì)院屬單位請(qǐng)示重大問(wèn)題的批復(fù)；13. 其他確需以山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院名義行文的事項(xiàng)。（二）山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室文件發(fā)文采用院辦發(fā)形式，適用于下列事項(xiàng)：1. 向院屬各單位行文；2.

17、通知召開全院性的會(huì)議和以院的名義組織召開的全省、全國(guó)性專業(yè)會(huì)議等；3. 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)部門文件，印發(fā)院工作會(huì)議報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)講話等；4. 其他確需以山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室名義行文的事項(xiàng)。（三）山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （中心、公司 ）文件發(fā)文采用規(guī)定的代字加年份、 序號(hào)固定使用，適用于下列事項(xiàng)：1. 向院的請(qǐng)示、報(bào)告；2. 向有關(guān)單位行文；3. 向下屬機(jī)構(gòu)行文；4. 確需以山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （中心、公司 ）名義行文的其他事項(xiàng)。第三條 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)文由院機(jī)關(guān)各處室根據(jù)代字負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)； 山西省農(nóng) 業(yè)科學(xué)院辦公室發(fā)文由院辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)；山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （ 中心、公司 ） 發(fā)文由該

18、單位的辦公室統(tǒng)一編號(hào)。第四條 公文審核實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，審核人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，控制公文 數(shù)量，保證公文質(zhì)量。（ 一 ） 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)文和山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室發(fā)文：1. 主辦單位科長(zhǎng) （ 副科長(zhǎng)）負(fù)責(zé)初審，重點(diǎn)審核文稿內(nèi)容、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，是否符合 草擬公文的有關(guān)要求。2. 主辦單位處級(jí)領(lǐng)導(dǎo) （部門、公司負(fù)責(zé)人 ）負(fù)責(zé)復(fù)審，重點(diǎn)審核文稿的內(nèi)容是否符合 國(guó)家方針、政策和有關(guān)法規(guī)以及農(nóng)業(yè)部的有關(guān)規(guī)定，文稿的觀點(diǎn)是否正確，文稿中所提 措施是否切實(shí)可行，是否超越本部門業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍，文字表述是否準(zhǔn)確等。3. 公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由院辦公室主任 （副主任 ） 負(fù)責(zé)審核，審核的重點(diǎn)是：是 否

19、確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則，公文格式、行文程序是否符合規(guī) 范，是否符合擬制公文的有關(guān)要求。4. 凡涉及其他部門的業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍的公文， 文稿在送院辦公室主任 （ 副主任） 審核 之前，應(yīng)當(dāng)先送有關(guān)部門會(huì)審。未協(xié)調(diào)一致和未經(jīng)審核的公文，不得送院領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽 發(fā)。（二）山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （中心、公司 ）發(fā)文：1. 主辦科（ 室） 領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)初審，重點(diǎn)審核文稿的內(nèi)容是否符合院總體規(guī)劃和有關(guān)規(guī) 定，文稿的觀點(diǎn)和數(shù)據(jù)是否正確，文稿中所提措施是否切實(shí)可行，文字表述是否準(zhǔn)確， 是否符合草擬公文的有關(guān)要求。2. 本單位的辦公室領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)復(fù)審，復(fù)審的重點(diǎn)是：是否確需行文，是否符合行文規(guī) 則，

20、文種的使用、文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、附件的標(biāo)注等公文格式和辦文程序 是否符合規(guī)范，是否符合擬制公文的有關(guān)要求。文字表述是否正確、精練，結(jié)構(gòu)是否嚴(yán) 謹(jǐn)，條理是否清楚，篇幅是否過(guò)長(zhǎng)。此外，應(yīng)對(duì)文稿作全面的審核、修改，嚴(yán)格把好公 文的質(zhì)量關(guān)。3. 凡涉及其他部門的業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍的公文， 文稿在送本單位的辦公室領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審之 前，應(yīng)先送有關(guān)科 （ 室） 會(huì)審。未協(xié)調(diào)一致和未經(jīng)復(fù)審的公文， 不得送所領(lǐng)導(dǎo)審閱、 簽發(fā)。第五條 發(fā)文一律采用發(fā)文稿紙撰寫。 草擬和修改文稿應(yīng)當(dāng)使用藍(lán)色或黑色墨水的 鋼筆、簽字筆或毛筆。 不得使用鉛筆和圓珠筆， 字跡要工整。 用計(jì)算機(jī)草擬和修改文稿， 應(yīng)當(dāng)保留領(lǐng)導(dǎo)的修改稿，作為

21、原稿存檔。第六條 公文簽發(fā)的權(quán)限與方法：（ 一 ） 簽發(fā)權(quán)限1. 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)文由院長(zhǎng)或分管副院長(zhǎng)簽發(fā)。 涉及到分管副院長(zhǎng)工作的重大 事項(xiàng)，經(jīng)分管副院長(zhǎng)會(huì)簽后，由院長(zhǎng)簽發(fā)。2. 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室發(fā)文原則上由辦公室主任簽發(fā)。 重要的發(fā)文經(jīng)辦公室主 任或副主任審閱后，由院長(zhǎng)或主管副院長(zhǎng)簽發(fā)。3. 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究所 （中心、公司 ）發(fā)文由所（中心、公司 ）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4. 已經(jīng)簽發(fā)的文稿，其他人員不得再作改動(dòng)，確需修改的，須經(jīng)簽發(fā)人同意。（二）簽發(fā)方法1. 簽發(fā)、會(huì)簽、審核、修改公文一律使用藍(lán)色或黑色墨水的鋼筆、簽字筆、毛筆。2. 簽發(fā)人應(yīng)在發(fā)文稿紙首頁(yè)的簽發(fā)欄中寫明“發(fā)” 、“同意

22、”等字樣的批示意見，并 簽上姓名和年、月、日。如果文稿還需征求有關(guān)負(fù)責(zé)同志的意見，可注明“請(qǐng)XXX同 志閱后發(fā)”，其他審閱人圈閱視為同意。3. 簽發(fā)和審核文稿時(shí)，不要把審改意見寫在文稿左側(cè)裝訂線外，以免裝訂壓字，影 響文稿查閱。第七條 公文簽發(fā)后，應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門負(fù)責(zé)復(fù)核簽發(fā)等手續(xù)是否完備，進(jìn) 行編號(hào)、登記，并根據(jù)事項(xiàng)輕重緩急，標(biāo)注緊急程度，即行發(fā)稿、繕印。第八條 要嚴(yán)格控制公文印制數(shù)量，公文承辦單位應(yīng)按主送、抄送單位、分送領(lǐng)導(dǎo) 和留存數(shù)量計(jì)算印制份數(shù)。第九條 用印?！吧轿魇∞r(nóng)業(yè)科學(xué)院”、“山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室”印章，由院辦 公室負(fù)責(zé)監(jiān)印。院屬各單位印章由本單位辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)印。第十條

23、公文由主辦單位封發(fā)。 郵寄的公文應(yīng)掛號(hào)郵寄。 送省政府和各部門的公文， 通過(guò)省機(jī)要交換站發(fā)送，重要文件由主辦單位編號(hào)，院機(jī)要通訊員簽收。送省政府公文 要有電子稿。第十一條 公文版式要求：（一）公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙（2IOmmX 297mm）雙面印刷，版芯為：156mrX 225mm不含頁(yè)碼）；附件用紙應(yīng)當(dāng)與主件一致，并與主件一起左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。張貼 的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。（ 二） 眉首，由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人 等部分組成。1. 秘密等級(jí)和保密期限： 涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文的首頁(yè)右上角標(biāo)明密級(jí)和 保密期限，用 3 號(hào)黑體。2.

24、 緊急程度：如需標(biāo)識(shí)緊急和程度，用 3 號(hào)黑體。3. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加上“文件”兩個(gè)字。4. 發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)下空2行，用3 號(hào)仿宋體字，居中排布：年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用括號(hào) 括入；序號(hào)不編虛位 （即1 不編為 001），不加“第”字。5. 簽發(fā)人：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3 號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（三）主體，包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文日期、附注等部分組 成。1. 公文標(biāo)題：用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，可分

25、一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意 完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。2. 主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。3. 公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下 1行，用 3號(hào)仿宋字體，文中如有小標(biāo)題可用 3號(hào)小 標(biāo)宋體字或黑體字，一般以每頁(yè) 22 行，每行 28 個(gè)字。4. 附件：公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2字用 3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件” ； 附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1. XXXX” ）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5. 成文日期：用漢字將年、月、日標(biāo)全，不用阿拉伯?dāng)?shù)字。應(yīng)右空 4 字。6. 附注：“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，用 3 號(hào)仿宋體字，居左

26、空 2 字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下 1 行。7. 特殊情況說(shuō)明： 當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)， 應(yīng)采取調(diào)整行距、 字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法 解決。（ 四 ） 版記，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。1. 主題詞：“主題詞”用 3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)；詞目用 3號(hào)小標(biāo)宋體字。2. 抄送機(jī)關(guān)：在主題詞下 1 行，左右各空 1 字，用 3 號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“抄送” ；抄送 機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期： 位于抄送機(jī)關(guān)之下 （ 無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下

27、） 占 1 行位置， 用 3 號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1 字，印發(fā)日期右空 l 字。印發(fā)日期以公文付印的日期 為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。第十二條 信函式公文格式：只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，不標(biāo)識(shí)“文件”二字，用于處 理日常事務(wù)的平行文或下行文，除不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人以外，其他各要素均與“文件式”公文 相同。第十三條 院屬各單位應(yīng)當(dāng)建立收文辦理制度。 各單位的辦公室負(fù)責(zé)來(lái)文 （ 含電文 ） 的簽收、啟封、登記 （ 包括傳閱文件登記、機(jī)要文件交換登記 ） 、分送、擬辦、催辦、注 辦、立卷、歸檔等工作。第十四條 院辦公室負(fù)責(zé)我院的收文工作。 收到省政府等上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位主送 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的公文，院辦公室要及

28、時(shí)登記，由院辦公室領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見，送院 領(lǐng)導(dǎo)批示后，交有關(guān)部門辦理。第十五條 院領(lǐng)導(dǎo)和院機(jī)關(guān)各處室領(lǐng)導(dǎo)從各種渠道收到的需要通過(guò)院里辦理的有 關(guān)廳局文件和主送山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的公文，應(yīng)主動(dòng)送院辦公室登記。第十六條 收文辦理程序： （一）各單位辦公室收到需辦理的公文，應(yīng)及時(shí)將公文送本單位領(lǐng)導(dǎo)批閱，并指定專 人負(fù)責(zé)辦理，不得延誤。對(duì)省領(lǐng)導(dǎo)的重要批示文件， 省下發(fā)或交辦的公文以及院領(lǐng)導(dǎo)批示上報(bào)省政府等上級(jí) 機(jī)關(guān)的批示件，應(yīng)作為緊急公文優(yōu)先辦理。辦理完畢應(yīng)主動(dòng)將辦理情況及復(fù)辦時(shí)間及時(shí) 報(bào)院辦公室，以便及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)反饋。（二）各承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)辦完。文中沒(méi)有規(guī)定時(shí)限的，按下列規(guī)定的時(shí)限 辦理：省

29、政府等上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，一般不超過(guò) 5 個(gè)工作日；其他有關(guān)單位來(lái)文，一般不超 過(guò) 10 個(gè)工作日。（三）院領(lǐng)導(dǎo)交辦送取的緊急機(jī)要公文，應(yīng)按時(shí)限要求辦理。特急件隨時(shí)辦理，一般 公文不得超過(guò) 2 天。第十七條 院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各公文承辦單位的催辦工作。 院屬各單位辦公室負(fù)責(zé)對(duì) 本單位承辦公文的催辦。（一） 催辦范圍包括：1. 省政府等上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文需要辦復(fù)的事項(xiàng)。2. 地市有關(guān)單位、及其他有關(guān)單位來(lái)文需辦復(fù)的事項(xiàng)。3. 院屬各單位上報(bào)山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的請(qǐng)示、報(bào)告、函等需要辦復(fù)的事項(xiàng)。 （二）催辦辦法：1. 催辦可采取電話、發(fā)公文催辦單、到各單位了解情況等方式進(jìn)行。2. 承辦單位對(duì)承辦公文拖延時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或?qū)掖?/p>

30、不辦的， 院辦公室負(fù)責(zé)催辦工作的同志 可直接向承辦單位的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)公文催辦單；凡拖延辦理時(shí)間的，均需說(shuō)明情況，并由單位領(lǐng)導(dǎo)簽字3. 呈送院領(lǐng)導(dǎo)批閱的公文， 2 個(gè)工作日內(nèi)未得到批復(fù)的，主辦單位可到院辦公室查 詢。第十八條 本細(xì)則自 2007年 5月12日起施行。第十九條 本細(xì)則由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件三山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院行政發(fā)文單位的代字1. 院辦公室(辦）2. 人事教育處(人）3. 科研管理處(研）4. 計(jì)劃財(cái)務(wù)處(計(jì)）5. 監(jiān)察室(監(jiān)）6. 后勤處(后勤）7. 老干部處(老）8.技術(shù)推廣處(推廣）9. 科技成果轉(zhuǎn)化處(轉(zhuǎn)化）10.院學(xué)術(shù)委員會(huì)辦公室(學(xué)）11. 棉花研究所(棉花）12. 小麥研究

31、所(小麥）13. 谷子研究所(谷子）14. 經(jīng)濟(jì)作物研究所(經(jīng)作）15. 果樹研究所(果樹）16.高粱研究所(高粱）17. 高寒區(qū)作物研究所(高寒）18. 玉米研究所(玉米）19. 畜牧獸醫(yī)研究所(牧醫(yī)）20. 園藝研究所(園藝）21. 作物遺傳研究所(作物）22.土壤肥料研究所(土肥）23. 農(nóng)業(yè)科技情報(bào)研究所(情報(bào)）24. 蔬菜研究所(蔬菜 ）25. 農(nóng)產(chǎn)品綜合利用研究所(綜利）26. 植物保護(hù)研究所(植保）27. 食用菌研究所(食用菌）28. 農(nóng)產(chǎn)品儲(chǔ)藏保鮮研究所(保鮮）29. 農(nóng)業(yè)資源綜合考察研究所(綜考）30. 品種資源研究所(品資 ）31. 山西省農(nóng)業(yè)生物研究中心(生物）32. 旱

32、地農(nóng)業(yè)研究中心(旱農(nóng)）33. 飼料科技研究中心(飼料）34.山西省農(nóng)業(yè)高新技術(shù)園區(qū)管理服務(wù)中心（園區(qū) ）35. 大豐種業(yè)公司(大豐）附件四山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文主題詞表 維修 整頓 承包 專項(xiàng) 出口 分配 產(chǎn)業(yè) 產(chǎn)業(yè)化 招標(biāo) 投標(biāo) 設(shè)計(jì)書 預(yù)算書 技術(shù) 轉(zhuǎn)讓 科技產(chǎn)品 生物制品 產(chǎn)后加工 科技興農(nóng) 股份 股份制 土地 租賃 注冊(cè)、計(jì)劃管理基建開發(fā)規(guī)劃 計(jì)劃 管理 基建 項(xiàng)目外資投資公司 實(shí)體 集團(tuán)調(diào)整價(jià)格合作 儀器 設(shè)備 經(jīng)營(yíng) 展銷進(jìn)口引進(jìn)開發(fā)評(píng)估 效益科技扶貧房地產(chǎn) 房改 經(jīng)濟(jì)適用房 科研樓住宅樓 圖紙電力 水電 合同變更方式二、財(cái)務(wù) 審計(jì)財(cái)務(wù) 經(jīng)費(fèi) 國(guó)有資產(chǎn) 處置 免稅 稅務(wù) 稅收 貸款 資

33、金 補(bǔ)貼 審計(jì) 檢查 預(yù)算 決算 核算 資金 基金 租金 指標(biāo) 撥款 事業(yè)費(fèi) 會(huì)計(jì) 外匯 周轉(zhuǎn)金 電算化 調(diào)撥 統(tǒng)計(jì) 監(jiān)督 折舊費(fèi) 附加費(fèi) 固定資產(chǎn)三、科技 教育 環(huán)能科技 科研 推廣 項(xiàng)目 專題 課題 標(biāo)準(zhǔn) 培訓(xùn) 專利 成果 展覽 鑒定 論證 報(bào)告 申報(bào) 刊物 研究生 技術(shù) 研究 進(jìn)步獎(jiǎng) 發(fā)明獎(jiǎng) 自然科學(xué)獎(jiǎng) 博士生 導(dǎo)師 專家 特派員 指導(dǎo)員 考試 評(píng)審 學(xué)位 節(jié)能 能源 環(huán)境保護(hù) 生物工程 基因工程 實(shí)驗(yàn)基地 中試 品種審定 資源 信息 研討會(huì) 動(dòng)物 植物 生態(tài) 污染環(huán)境 無(wú)公害 綠色食品 生物多樣性 軟科學(xué) 宏觀四、農(nóng)業(yè)農(nóng)業(yè) 化肥 救災(zāi) 糧食 蔬菜 水果 棉花 油料 煙草 農(nóng)藥 植保病蟲害 農(nóng)產(chǎn)品 生物 作物 基地 種子 種植業(yè) 畜牧業(yè) 畜牧 獸醫(yī)