OA使用管理規(guī)定.doc

1、OA 使用管理規(guī)定一、 總則1、為了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司實際，制定本制度。2、公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱 OA 系統(tǒng)）是以通達(dá) OFFICE ANYWHERE網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務(wù)器 / 客戶端 / 移動端 / 瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司所有人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。 OA 系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。3、為了加強對公司OA 系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)計算機使用管理規(guī)定 、 文控管理規(guī)定等有關(guān)規(guī)定，

2、結(jié)合公司實際，制定本制度。二、 組織職責(zé)OA 系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：1、公司 OA 小組是公司辦公自動化OA 系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為：（ 1）、負(fù)責(zé)制定 OA 系統(tǒng)規(guī)章制度；（ 2）、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改；（ 3）、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計的審核；（ 4）、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管 OA 系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；（ 5）、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；（ 6）、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（ 7）、協(xié)助各 OA 使用部門組織操作培訓(xùn)；（ 8）、協(xié)助各部門搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；（ 9）、負(fù)責(zé) O

3、A 系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；（ 10）、負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；（ 11）、負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督；2、信息部門（暫為 OA 小組）負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運行。主要職責(zé)為：（ 1）、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；（ 2）、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；（ 3）、負(fù)責(zé)制定 OA 系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；（ 4）、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、 OA 管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；（ 5）、負(fù)責(zé) OA 服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運行；（ 6）、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管

4、理；（ 7）、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。3、人力資源部負(fù)責(zé)為 OA 辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構(gòu)設(shè)置， 提供 OA 辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責(zé)為：（ 1）、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核，修正等；（ 2）、負(fù)責(zé)提供用戶（新建，變更或注銷）信息給OA 小組。4、其他部門主要職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)制定本部門OA 系統(tǒng)相應(yīng)管理制度；（2）、負(fù)責(zé)指定部門 OA 聯(lián)絡(luò)員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門 OA 系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等支持工作；（3）、部門 OA 聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)本部門參與 OA 系統(tǒng)人員權(quán)限變更時，及時提供給公司 OA 小組申請調(diào)整；負(fù)責(zé)處理 OA 系

5、統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；（ 4）、負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。三、 文件管理1、公司各部門發(fā)出、報送的各類文件（包括發(fā)通知、請示、報告、簡報、報表、信息等）原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動化OA 系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)暫不啟用電子印鑒。2、OA 系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的公司辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸， 是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。3、公司人事企管中心負(fù)責(zé)對電子公文傳輸工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。4、電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、附

6、注、主題詞、抄送部門等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。5、電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，暫不加電子印鑒。如需要對外提供紙質(zhì)文件，各部門可向公司人事企管中心申請正式文件。6、各類電子公文處理程序按照文控管理規(guī)定在公司辦公自動化OA 系統(tǒng)中辦理。 在 OA系統(tǒng)中， 公司收文辦理程序為公司人事企管中心起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程， 公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。7、各部門在 OA 系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由部門主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)意見后歸檔。8、在 OA 系統(tǒng)中， 公司發(fā)文辦理程序為各部門擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如需要會簽

7、部門協(xié)助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會簽，會簽后主辦部門交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司人事企管中心審閱公文，由人事企管中心總監(jiān)交公司總經(jīng)理簽發(fā)。9、文簽發(fā)后，由公司人事企管中心編號、制作電子公文，使用OA 系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司各部門主要負(fù)責(zé)人和OA 管理員各一份， 并根據(jù)實際需要確認(rèn)是否打印紙質(zhì)文件并歸檔。10、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝通。四、 OA 登陸規(guī)范1、OA 系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個

8、小時內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進(jìn)OA 辦公。2、OA 用戶必須建立個人密碼，填寫個人信息，保護(hù)好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停 OA 辦公需及時注銷或退出 OA 系統(tǒng)，以免他人進(jìn)入工作環(huán)境。3、登陸 OA 系統(tǒng)用戶密碼應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。五、 安全保密1、所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例和公安部計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法，嚴(yán)格遵守公司計算機使用管理規(guī)定有關(guān)規(guī)定。2、按照公司計算機

9、使用管理規(guī)定的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用電驢、迅雷、愛奇藝、騰訊視頻、pplive 等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)BT、的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件。3、OA 系統(tǒng)的所有用戶，不得利用 OA 系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、 傳播有礙社會治安和不健康的信息， 不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。4、OA 系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。5、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系

10、統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；6、 發(fā)生泄密的情況，將按員工手冊及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。六、 網(wǎng)絡(luò)維護(hù)為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運行，全體員工都有對 OA 系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)；1、公司 OA 管理員是公司 OA 系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；2、禁止在 OA 系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA 系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4、不得對網(wǎng)絡(luò)運行進(jìn)行人為設(shè)限。七、 回復(fù)實現(xiàn)信息的暢通，實現(xiàn)“知情”管理：1、 相關(guān)人員按照職責(zé)對于相關(guān)信息， 必須及時給予回復(fù)； 上級要求必須回復(fù)的， 格式為（點擊回復(fù)）；涉及到全體員工或每團(tuán)隊員工格式為 （點擊全體回復(fù)） ；具體回復(fù)時間根據(jù) 4 小時復(fù)

11、命制及部門要求。2、 公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目內(nèi)容涉及全體員工的，每個員工必須在3日內(nèi)給予回復(fù)，涉及相關(guān)人員的必須在3 日內(nèi)給予回復(fù)；3、 其他欄目，若下級要求必須回復(fù)的，格式為（請回復(fù)）；并應(yīng)在三天內(nèi)給予回復(fù)；4、 急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明“急辦”，對急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在4小時內(nèi)給予回復(fù)；5、申請欄目內(nèi)容發(fā)布，應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人的審核意見；6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復(fù)。7、相關(guān)人員按照職責(zé)對于相關(guān)信息，必須及時給予回復(fù)；（相關(guān)處罰略）八、 不良記錄為強化 OA 系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。1、對未按規(guī)定及時回復(fù)的由人事企管

12、中心進(jìn)行記錄，每月進(jìn)行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；2、不按期、按時報送信息的，如：工作日志、工作計劃、工作總結(jié)、項目簡報、管理周報等按漏報次數(shù)給予主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)考核；3、發(fā)生影響OA 系統(tǒng)維護(hù)管理的，視情節(jié)給予相應(yīng)的考核。九、 應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失；2、需要進(jìn)行歸檔管理的資料、信息由各部門負(fù)責(zé)人指定相關(guān)人員進(jìn)行備份；3、OA 管理員對 OA 系統(tǒng)要及時進(jìn)行維護(hù)管理， 防止發(fā)生系統(tǒng)失效， 每周進(jìn)行一次系統(tǒng)清理，每周進(jìn)行一次資料備份，對服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù)。十、 其它要求1、鼓勵全體員工對 OA 系統(tǒng)的維護(hù)管理提出建議；2、在工作時間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看與 OA 無關(guān)的網(wǎng)站，避免影響正常的工作；凡是違反此規(guī)定的， 第一次予以 10 元經(jīng)濟(jì)處罰， 第二次予以 50 元經(jīng)濟(jì)