匯文系統(tǒng)3.5版在編目模塊中的應(yīng)用

1、匯文系統(tǒng)3.5版在編目模塊中的應(yīng)用 【摘 要】本文闡述了匯文系統(tǒng)3.5版在編目工作中的應(yīng)用,從編目模塊的應(yīng)用、使用匯文編目模塊應(yīng)注意的問題以及有待改善之處3個方面的談了使用匯文libsys3.5系統(tǒng)的體會,并提出了一些改進建議。 【關(guān)鍵詞】匯文系統(tǒng) 編目模塊 圖書編目 武警上海政治學院圖書館從2008年開始引進匯文系統(tǒng),使用1年多的時間里,我館marc著錄的速度和正確率都有明顯提高,深刻體會到匯文系統(tǒng)為我館的各項工作帶來的便利,下面就編目模塊談一下使用匯文系統(tǒng)的體會。 1 匯文系統(tǒng)編目模塊的應(yīng)用 1.1各種編目數(shù)據(jù)均能適應(yīng) 匯文編目模塊能夠有效地處理各種編目數(shù)據(jù),包括cn-marc以及us-m

2、arc。各類型marc均按照原格式存放、編輯,并且在必要時可互相轉(zhuǎn)換,除了對常見的中外文普通書刊編目外,還能對視聽資料、光盤等進行編目。 1.2復本合并 圖書編目時,會經(jīng)常對復本進行合并著錄。復本合并是在編目查重時發(fā)現(xiàn)有相同的圖書,為了防止一書兩種記錄的現(xiàn)象而將兩個記錄實施合并。復本合并不僅要合并業(yè)務(wù)窗口,同時要合并marc記錄。操作時,先打開兩個記錄,必須置于瀏覽狀態(tài),在視圖中選擇橫向平鋪,點擊右鍵將工具欄條拖到另一個marc記錄的相應(yīng)位置,并將不用的marc記錄刪除。 1.3一般保存與審校存盤 匯文系統(tǒng)的正常編目需要一般保存和審校存盤(待編、已編、審校),要求相當嚴格。編目后首先要對mar

3、c記錄進行一般保存,一般保存后的marc記錄狀態(tài)是已編。在marc字段檢查無誤后才能審校存盤,正常編目的圖書只有經(jīng)過審校存盤才能進行典藏。一般保存適用于回溯編目,但有時會出現(xiàn)“經(jīng)過檢測marc存在錯誤,不能存盤”的現(xiàn)象。其解決辦法是在系統(tǒng)設(shè)置中取消“普通保存是否檢測marc正確性”這一選項,再次保存即可。 1.4快捷鍵的使用 匯文系統(tǒng)還提供了很多快捷鍵。以提高編目速度。例如:fl是字段提示幫助快捷鍵。同時在分配索書號窗口里也是種次號自動生成快捷鍵:f2是自動生成拼音字段快捷鍵。 1.5正常編目與回溯編目 匯文系統(tǒng)適用正常編目和回溯編目。一般情況下,圖書必須經(jīng)過采訪環(huán)節(jié),通過送編交接才能正常編目

4、。正常編目的圖書必須分配索書號,經(jīng)過典藏環(huán)節(jié)確定每本書的狀態(tài)、是否送交等事項。回溯編目,適用圖書回溯建庫。此類書不必經(jīng)過采訪和典藏兩個環(huán)節(jié),因為回溯的圖書均有索書號,只需錄入原有的索書號即可。 2 編目中容易出現(xiàn)的問題及注意事項 (1)編目數(shù)據(jù)時,最好嚴格遵循“采訪編目典藏”這一正規(guī)工作流程,盡量不在回溯狀態(tài)下編輯記錄。根據(jù)筆者的經(jīng)驗.凡在回溯狀態(tài)下編輯的數(shù)據(jù),統(tǒng)計工作比較麻煩。 (2)發(fā)現(xiàn)多余或無效的marc數(shù)據(jù)須及時刪除,以免日積月累,書目數(shù)據(jù)庫變得龐大、繁雜,影響檢索效率。同時應(yīng)注意,只有在無下掛財產(chǎn)號、索書號的情況下marc才可以刪除。 (3)種次號建立要嚴格把關(guān)。在編目過程中,經(jīng)常會

5、在設(shè)置完最大種次號后,由于合并記錄等情況,使某些原先設(shè)定好的種次號間出現(xiàn)斷號現(xiàn)象。遇到這種情況,應(yīng)及時將此分類號下的“最大種次號”刪除,這樣便于提醒編目人員在下次著錄數(shù)據(jù)碰到此分類號時將空號及時補上。 (4)修改已審校存盤的marc記錄的索書號時,必須在編輯狀態(tài)下點開“分配索書號”窗口進行修改,否則索書號字段無法自動更正。 (5)回溯編目中,在查到書時一定要點擊“回溯一添加”功能鍵,然后添加相應(yīng)的數(shù)據(jù)。回溯編目結(jié)束,取消回溯功能鍵。 (6)復本合并時,應(yīng)從低級記錄向高級記錄合并或平級向平級合并,否則合并操作就不能成功。 3 匯文模塊改進建議 3.1提供“回收站”功能,對誤刪的數(shù)據(jù)可以恢復。 為

6、確保數(shù)據(jù)安全,須提供被刪除記錄的恢復功能,即類似于回收站的功能,以備在對數(shù)據(jù)刪除后隨時可以進行補救。 3.2改進撤銷功能鍵 編目模塊中有撤銷功能鍵。但只能在編輯狀態(tài)下撤銷前一次的刪除、復制、剪切等操作的結(jié)果。應(yīng)增強撤銷功能,對任何狀態(tài)下前一步或前幾步的誤操作均能撤銷。 3.3錯誤信息提示自動顯示功能 希望匯文系統(tǒng)錯誤信息提示能夠明確詳細些。例如增加索書號時遇索書號重復,系統(tǒng)都會提示錯誤信息“主鍵唯一沖突”。此時只得退出索書號分配窗口,通過圖書檢索窗口查看檢索結(jié)果,手工找到?jīng)_突原因,再重新打開索書號窗口,分配正確的索書號,這樣既費時又費力。應(yīng)設(shè)計為沖突書目記錄能自動顯示,使編目員能夠方便的修改索

7、書號。 3.4完善編目模塊的統(tǒng)計功能 編目模塊的統(tǒng)計功能雖然使用方便,但是此模塊下統(tǒng)計出的工作量數(shù)據(jù)只是單一工號的數(shù)據(jù)。根據(jù)編目部的實際需要,應(yīng)該可以統(tǒng)計所有編目員的工作量情況,以便通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計,發(fā)現(xiàn)問題,適時調(diào)整工作進度。 3.5書標打印靈活性不足 匯文系統(tǒng)書標打印對于采用回溯建庫方式編目加工的圖書,無法進行批打印。這樣個別處理打印書標比較麻煩,而且書標打印輸出時都是從整張的開始位置打印。但在實際工作中,每批書標到最后一頁大部分都很難用完,有的甚至只有了兩三個書標,造成了很大浪費。應(yīng)在書標打印輸出設(shè)置處增加一項設(shè)置輸出位置選項,讓書標從書標紙的某個特定位置開始打印,以減少浪費。 3.6索書號查重設(shè)置有待改進 該系統(tǒng)索書號查重設(shè)置欠缺。同一類目同一著者的2種圖書,一種是單本,一種是上下冊,匯文系統(tǒng)不做區(qū)分查重處理,容易造成異書同號。建議該系統(tǒng)在更新版本時對這一問題加以考慮。 與國內(nèi)其它圖書館集成管理系統(tǒng)比較而言,匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)較為成熟、穩(wěn)定,具有較好的適應(yīng)性,適合大中型圖書館使用。但在各個模塊功能方面還需不斷反復推敲和精雕細刻,汲取國內(nèi)外最新技術(shù),在多媒體檢索技術(shù)、海量信息存儲管理、個性化和自動化服務(wù)等諸方面進行新的探索和研究,盡早構(gòu)筑新型的適應(yīng)數(shù)字圖書館