高校二級學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)研究

1、高校二級學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)研究 【摘 要】在高校二級管理體制下，教學(xué)秘書工作對二級學(xué)院的發(fā)展乃至整個學(xué)校教學(xué)管理工作水平的提升具有重要作用。通過分析二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)，明確教學(xué)工作要求，探討教學(xué)秘書工作存在的問題，著重從思想認(rèn)識、體制保障和自身建設(shè)等方面提出做好二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的建議，希望能為教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)提供有益的啟示。 【關(guān)鍵詞】高校；二級管理；教學(xué)秘書；教學(xué)管理 近年來，隨著招生規(guī)模逐步擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，學(xué)科、專業(yè)數(shù)量日益增多，不少高校相繼設(shè)立二級學(xué)院，在教學(xué)管理上實(shí)行校院二級分層管理。在這種新的教學(xué)管理體制下，教學(xué)秘書工作的重要性日益突顯，其作用能否有

2、效發(fā)揮關(guān)乎二級學(xué)院教學(xué)工作的有序開展，對二級學(xué)院的發(fā)展乃至整個學(xué)校教學(xué)管理水平的提升具有不可忽視的作用。因此，有必要主動把握新形勢、新任務(wù)，建立健全教學(xué)管理制度，完善相應(yīng)考核激勵機(jī)制，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)，充分調(diào)動教學(xué)秘書工作積極性、主動性，推動教學(xué)改革取得更大成績。 一、二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的特點(diǎn) 1、綜合性 在二級管理體制下，教學(xué)秘書工作涉及教務(wù)、考務(wù)、科研、行政等諸多方面，管理范圍更廣，內(nèi)容更多，具有明顯的綜合性特點(diǎn)。在教務(wù)方面，教學(xué)秘書要做好教材征訂、發(fā)放，教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況檢查，教學(xué)過程中突發(fā)問題處理等各項(xiàng)教學(xué)工作。在考務(wù)方面，教學(xué)秘書要做好各類考試的考務(wù)工作，比如落實(shí)監(jiān)考人員，

3、統(tǒng)計(jì)出卷、閱卷工作量等。在科研方面，教學(xué)秘書要協(xié)助科研處做好各類課題項(xiàng)目的申報工作。在行政方面，教學(xué)秘書要組織、參與各種會議，負(fù)責(zé)接待，采購所需教學(xué)用具等。因此，教學(xué)秘書的教學(xué)管理是教務(wù)、考務(wù)、科研、行政全方位的綜合管理，具有典型的綜合性特征。 2、協(xié)調(diào)性 二級學(xué)院作為學(xué)校的基層教學(xué)單位，要貫徹落實(shí)學(xué)院下達(dá)的各項(xiàng)指令、任務(wù)，組織教學(xué)、科研、行政等各項(xiàng)活動，與學(xué)校各職能部門、其他院系溝通聯(lián)系。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理隊(duì)伍的基層人員，負(fù)有具體落實(shí)、執(zhí)行的重要職責(zé)。因此，教學(xué)秘書工作具有協(xié)調(diào)性的特點(diǎn)，教學(xué)秘書需要具備一定的協(xié)調(diào)能力。一是要發(fā)揮教學(xué)秘書承上啟下作用，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)，做好任務(wù)傳達(dá)

4、、跟蹤了解、情況反饋等各個環(huán)節(jié)，不折不扣抓好落實(shí)。二是發(fā)揮教學(xué)秘書聯(lián)系紐帶作用，在教務(wù)處、其它院系、各職能部門之間進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)辦理相關(guān)事宜，推動工作開展。三是發(fā)揮密切各級領(lǐng)導(dǎo)與師生關(guān)系的橋梁作用，將教師和學(xué)生的意見、建議和需求及時反饋給各級領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)掌握全面情況，做出科學(xué)決策。 3、專業(yè)性 二級管理體制下，教學(xué)秘書工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性特征。首先，教學(xué)秘書要及時了解國家關(guān)于高等教育和管理的各項(xiàng)方針、政策、法規(guī)，熟悉本校的教學(xué)管理規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則。其次，教學(xué)秘書要懂得教學(xué)規(guī)律、教學(xué)基本過程、教學(xué)方法，懂得學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)評估等規(guī)律，這樣才能以專業(yè)化的視角去

5、審視專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和人才培養(yǎng)模式，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定更具科學(xué)化、規(guī)范化、指導(dǎo)性的教學(xué)管理制度。另外，教學(xué)秘書還要具備一定的管理學(xué)、心理學(xué)和教育學(xué)方面的專業(yè)知識，探索教學(xué)管理的特點(diǎn)和規(guī)律，提高自己的管理素質(zhì)和水平。 4、服務(wù)性 教學(xué)管理是以人為主體的管理活動。做好教學(xué)管理工作，要求教學(xué)秘書牢固樹立“以人為本”的服務(wù)意識，寓管理于服務(wù)之中，堅(jiān)持服務(wù)優(yōu)先，想方設(shè)法改善服務(wù)質(zhì)量，改進(jìn)服務(wù)方法，提高服務(wù)成效，盡可能為師生提供滿意服務(wù)。要換位思考，做到細(xì)心、耐心、虛心，以細(xì)心的眼光發(fā)現(xiàn)教師服務(wù)需求，以耐心的態(tài)度提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以虛心的態(tài)度接受服務(wù)建議，為教學(xué)、科研活動提供便利條件，做好信息傳達(dá)提醒、資料收集匯總、工

6、作協(xié)商協(xié)調(diào)等輔助性工作，為教師工作、學(xué)生成長營造良好的環(huán)境。 二、目前二級學(xué)院教學(xué)秘書工作存在的主要問題 為適應(yīng)新一輪的教學(xué)改革需求，教學(xué)秘書工作亟需在專業(yè)性方面再上新的臺階。然而，目前的教學(xué)秘書工作還存在一些不足，教學(xué)管理的作用沒有得到充分發(fā)揮。 1、教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定、人員結(jié)構(gòu)參差不齊 高校在選聘教學(xué)秘書時，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)歷和專業(yè)沒有硬性要求，導(dǎo)致教學(xué)秘書在學(xué)歷、年齡、專業(yè)、知識結(jié)構(gòu)等方面存在較大差異。部分教學(xué)秘書屬于聘任制、勞務(wù)派遣制人員，缺乏體制保障，無法享受相關(guān)福利待遇，導(dǎo)致教學(xué)秘書歸屬感不強(qiáng)，一有合適機(jī)會，容易選擇跳槽，造成教學(xué)秘書隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。 2、教學(xué)秘書工作缺少量化考核機(jī)

7、制和激勵機(jī)制、缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃 教學(xué)秘書處于高校教學(xué)管理隊(duì)伍的基層，工作任務(wù)繁重，責(zé)任大，“教務(wù)無小事”，任何教學(xué)管理環(huán)節(jié)上的疏漏都可能引發(fā)不同程度的教學(xué)事故。然而，教學(xué)秘書的工作業(yè)績沒有量化的考核機(jī)制，更缺乏必要的激勵機(jī)制，使得教學(xué)秘書工作難以得到公正的體現(xiàn)和認(rèn)可，這勢必挫傷教學(xué)秘書工作的積極性，影響教學(xué)秘書工作的穩(wěn)定性。另外，教學(xué)秘書的發(fā)展沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，教學(xué)秘書缺乏專業(yè)發(fā)展空間，使其對未來的職業(yè)發(fā)展信心不足，久而久之產(chǎn)生倦怠感，失去工作熱情。與之形成鮮明對比的是高校輔導(dǎo)員職業(yè)。由于輔導(dǎo)員隊(duì)伍較為龐大，其訴求比較容易得到校內(nèi)外的認(rèn)可、重視。經(jīng)過近年來各方的共同努力，輔導(dǎo)員的福利待遇、社會地位和

8、發(fā)展空間已經(jīng)得到極大改善。 3、教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化素質(zhì)不高 由于教學(xué)秘書在選聘、考核和激勵機(jī)制上的不完善，教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化素質(zhì)不高。一些教學(xué)秘書服務(wù)精神不夠，對于教師和學(xué)生的需求不能及時滿足。與人交往時，不能換位思考，導(dǎo)致溝通不暢。專業(yè)不對口、工作的繁忙，培訓(xùn)體制的缺失，使得教學(xué)秘書客觀上難以提高專業(yè)知識水平。再加上教學(xué)秘書主動更新知識的意識不強(qiáng)，沒有一定的教學(xué)經(jīng)歷或教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致工作無法做精，缺乏創(chuàng)新能力。 三、做好二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的對策 在二級教學(xué)管理體制中，教學(xué)秘書的作用不可或缺。加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)成為當(dāng)前高校管理體制改革中認(rèn)真思考的問題。對于如何建立一支穩(wěn)定、高效和專

9、業(yè)的教學(xué)秘書隊(duì)伍，為二級學(xué)院的發(fā)展提供持久的推動力，筆者提出以下幾點(diǎn)建議。 1、轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視教學(xué)秘書工作 新的教學(xué)管理體制對教學(xué)秘書的工作提出了更高的要求。為進(jìn)一步做好教學(xué)管理工作，學(xué)校及二級學(xué)院要對教學(xué)秘書的工作性質(zhì)給予明確定位，客觀評價教學(xué)秘書崗位的重要性，改變長期以來教學(xué)秘書工作一直被視為沒有技術(shù)含量、無需專業(yè)知識即可勝任的片面認(rèn)識，從思想觀念上增強(qiáng)對教學(xué)秘書工作重要性的認(rèn)識，鼓勵更多優(yōu)秀人才主動投入教學(xué)管理事業(yè)，不斷增強(qiáng)該職業(yè)的吸引力，提高教學(xué)秘書對本職崗位的認(rèn)同感、歸屬感和榮譽(yù)感。 2、完善工作機(jī)制，為教學(xué)秘書工作提供保障 制度是做好一切工作的可靠保證。為進(jìn)一步提高教學(xué)管理

10、質(zhì)量，需要加強(qiáng)教學(xué)秘書管理的規(guī)范性，不斷完善教學(xué)秘書選聘、培訓(xùn)、考核和激勵制度，提供健全的保障機(jī)制。 首先，嚴(yán)把“入口關(guān)”。傳統(tǒng)的教學(xué)秘書選聘模式是隨意的，缺乏針對性的，既沒有思想素質(zhì)的要求，又無專業(yè)背景和學(xué)歷上的硬性規(guī)定。要打破傳統(tǒng)模式，建立健全教學(xué)秘書的選任程序和準(zhǔn)入機(jī)制，對學(xué)歷層次、專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)等提出明確要求，優(yōu)先選拔那些思想政治素質(zhì)好、熱愛學(xué)生、責(zé)任心強(qiáng)、肯吃苦耐勞、具有扎實(shí)的專業(yè)知識和良好行政管理技能的優(yōu)秀人才。 其次，加強(qiáng)教育培訓(xùn)。要進(jìn)一步提升教學(xué)秘書的職業(yè)精神和工作能力，離不開后續(xù)的培訓(xùn)深造。高校要適時開展專門的教學(xué)秘書培訓(xùn)工作，比如職前、職后培訓(xùn)。在職前培訓(xùn)中，重點(diǎn)圍繞增

11、強(qiáng)教學(xué)秘書對崗位的適應(yīng)能力，加強(qiáng)專業(yè)知識和行政技能的培訓(xùn)，應(yīng)包括教育學(xué)、管理學(xué)、教學(xué)心理學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識，以及有效的教學(xué)管理和行政管理方法。在職后培訓(xùn)中，要經(jīng)常組織教學(xué)秘書參加教育部門或其它相關(guān)兄弟院校舉行的專題輔導(dǎo)、研討交流會等培訓(xùn)項(xiàng)目；鼓勵教學(xué)秘書到相關(guān)院校和單位參觀、考察、交流，學(xué)習(xí)吸收先進(jìn)的教學(xué)秘書管理經(jīng)驗(yàn)，從而提高其教學(xué)管理水平和工作效率。 再次，完善考核評價機(jī)制。目前，國內(nèi)很少有高校擁有一套對教學(xué)秘書工作的考核評估方案，導(dǎo)致教學(xué)秘書對工作的投入無法直觀地呈現(xiàn)，這就無法調(diào)動廣大教學(xué)秘書工作的積極性，更使原本愛崗敬職的教學(xué)秘書的工作熱情受到影響。因此，要完善考核評價機(jī)制，形成正確的工作

12、導(dǎo)向。比如，建立領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生三級評價體系，年底采用問卷打分形式，經(jīng)加權(quán)匯總得出考核分?jǐn)?shù)，作為學(xué)院評價教學(xué)秘書的重要參考指標(biāo)。 最后，采取有效的激勵措施。哈佛大學(xué)管理學(xué)教授詹姆斯說過，“如果沒有激勵，一個人的能力發(fā)揮不過20%-30%，如果施以激勵，一個人的能力則可以發(fā)揮80%-90%?！笨梢?，激勵對發(fā)揮一個人的潛能具有重要的作用。獎勵和懲罰作為最基本的激勵措施，兩者對立統(tǒng)一。高校每年可以開展有關(guān)教學(xué)秘書崗位的各類爭優(yōu)活動，以此對那些工作認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、工作成績突出的教學(xué)秘書給予精神和物質(zhì)方面的表彰和獎勵，而對那些在工作中應(yīng)付了事，態(tài)度較差的教學(xué)秘書給予一定的處罰。引入激勵機(jī)制，

13、不但可以極大激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，還可以增強(qiáng)他們對職業(yè)的責(zé)任感，自豪感，形成“比、學(xué)、趕、幫”的良好工作氛圍。 3、明確努力方向，自覺提高自身綜合素質(zhì) 要成為一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書，既需要外界提供有利條件，更離不開自身的努力。教學(xué)秘書只有不斷修煉內(nèi)功，才能在職業(yè)發(fā)展道路上走得更寬、更遠(yuǎn)。 一要踏實(shí)做事。教學(xué)秘書要樹立實(shí)踐第一的觀點(diǎn)，堅(jiān)持埋頭苦干、講求實(shí)效，努力創(chuàng)造良好工作業(yè)績。要保持一流的工作狀態(tài)和兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，把心思放在工作上，把注意力放在推動教學(xué)管理水平提高上。要勇于承擔(dān)工作重任，為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)，在實(shí)踐中不斷增長才干。要從小事做起，從點(diǎn)滴做起，注意工作方法，提高工作

14、效率，忠實(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。 二要不斷學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書要結(jié)合崗位要求，孜孜不倦地學(xué)習(xí)，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，在日常工作中培養(yǎng)學(xué)習(xí)樂趣，把握學(xué)習(xí)機(jī)會，增強(qiáng)學(xué)習(xí)動力。不僅要學(xué)會實(shí)際的工作技能，比如各種現(xiàn)代化的辦公手段，良好的書面表達(dá)能力，還要加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)，不斷改善知識結(jié)構(gòu)，將理論聯(lián)系實(shí)際，多反思，多總結(jié)，探索適合自己的學(xué)習(xí)和工作方法。要正視自身在理念認(rèn)識、業(yè)務(wù)能力、個人修養(yǎng)上的差距，自覺學(xué)習(xí)與教學(xué)管理相關(guān)的新知識。通過學(xué)習(xí)，努力實(shí)現(xiàn)思想認(rèn)識上的跨越，提高眼界，提高工作水平，爭取早日在崗位上成才，為教學(xué)改革貢獻(xiàn)更多的智慧和力量。 三要積極創(chuàng)新。一個具備創(chuàng)新意識的人，才會在工作中主動發(fā)現(xiàn)問題，一個具備良好創(chuàng)新能力的人，才能不斷改進(jìn)工作方法，追求卓越。教學(xué)秘書要加強(qiáng)創(chuàng)新意識，學(xué)會在繁雜的教學(xué)管理事務(wù)中發(fā)現(xiàn)可以改進(jìn)的地方，并通過積極的思考，找到改進(jìn)的方法，使工作變得簡單而高效。 【參考文獻(xiàn)】 1裴凌風(fēng)，王瑞華.高校教學(xué)秘書的心理失調(diào)及其調(diào)適策略j.山西大同大學(xué)學(xué)