醫(yī)院改擴建工程檔案的管理

1、醫(yī)院改擴建工程檔案的管理 【摘要】近幾年來，醫(yī)院對內科綜合大樓、門診大樓等建筑進行改造，由于改造工程工期比較緊，工程投資資金較少，且對醫(yī)院的正常醫(yī)務活動產生了較大的干擾，因此在改造工程建設時，工程檔案管理人員都未重視這方面的工作，未能和新建大樓那樣展開全面的檔案管理工作，從而導致了改造擴建工程檔案資料缺失，影響了檔案資料的利用，因此，做好醫(yī)院改擴建工程檔案管理，為醫(yī)院保留好珍貴的歷史財富，成為醫(yī)院檔案管理人員不可推卸的責任 。 【關鍵詞】建改;擴建;工程檔案;管理 右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院成立于1980年，經過30多年的發(fā)展，已經由昔日的草棚醫(yī)院發(fā)展為桂西及周邊地區(qū)規(guī)模最大的集醫(yī)療、教學、科研于

2、一體的綜合性三級甲等醫(yī)院，在防病治病、醫(yī)學教育、重大災害事故及疫情防治中發(fā)揮了重要的作用，為革命老區(qū)經濟建設、社會和諧作出了應有的貢獻。 一、重視醫(yī)院基建改擴建工程檔案管理 （一）醫(yī)院基建改擴建工程項目文件作為醫(yī)院基礎設施建設的真實的記錄，具有參考、憑證、再利用和增值等作用。每位參與改擴建項目工作人員必須高度重視，增強檔案管理意識，并積極配合檔案管理人員的工作?；üこ坦芾聿块T在項目工程開始時，把有關技術文件材料收集工作落實到人，檔案資料管理人員要重視基建資料的完整性，在建設項目的各個段階產生的檔案資料，要及時收集、整理、移交，并辦理移交手續(xù)，分類留存，以避散失，保持資料的完整性。 （二）醫(yī)院

3、基建改擴建項目與新建項目一樣要經過提議、立項、審批、勘察、設計、施工、竣工、驗收并投入使用一個完整周期。同時醫(yī)院基建改擴建項目作為配合醫(yī)學發(fā)展的基礎配套設施，為了與現(xiàn)代設計理念相吻合，我們利用近年來新的施工技術對醫(yī)院大樓進行改造，新的建筑設計要比過去的建筑有進一步的創(chuàng)新，且新的設計在改造工程正式施工的過程中會形成很多新的檔案資料，這些檔案資料非常有利用價值且不可再生，因此檔案管理人員必須要及時收集并整理這些文件材料。 （三）在改擴建工程基建檔案的管理中，必須嚴格遵循基礎建設項目檔案的有關法律和法規(guī)、有關業(yè)務文件、有關標準文件，不斷完善基礎建設改造工程檔案管理制度。在正式施工時，必須要嚴格遵守相

4、關規(guī)章制度，明確施工過程中各方的主要職責，參與方都必須要對檔案管理工作制度有一定的了解，同時根據相關規(guī)定向檔案管理人員提供必須歸檔的材料，比如說建設單位的項目申請、資金預算審批表、改造擴建施工圖紙等材料，項目監(jiān)理單位的管理文檔、表格通知等資料也應該第一時間進行歸檔。最后是在施工管理工作中應該規(guī)范有序地對檔案資料進行收集，明確各方參與人的職責，檔案收集歸檔作業(yè)過程中必須做到獎懲分明，第一時間通報相關情況，避免由于主觀因素而忽略了檔案管理工作，從而造成有價值的檔案材料流失。 二、充分利用原始基建檔案資料，做好變更記錄 （一）原始基本建設檔案是工程設計、施工、使用、管理活動過程中形成的、最原始的真實

5、客觀的記錄文件，也是改造擴建工程項目重要的參照資料，在工程建設的各個環(huán)節(jié)中都需要以其作為依據和參考。原始檔案材料中，我們能夠發(fā)現(xiàn)很多對工程用的材料，如地質勘測記錄、總平面圖、結施圖、建施圖、水電通信管網圖、工程施工質量、施工進度等資料，這些文件資料都能夠被我們所運用。 （二）在對原始文件資料進行查閱之后必須要作詳細記錄。因此而產生的文字材料以及施工圖紙必須要給予說明，便于日后進行歸檔。若是以原有圖紙作為基礎設計的新圖紙，必須在原有圖紙中備考表內給予充分說明，以便于未來使用者進行查閱。 （三）在改造擴建工程正式施工時必須要將過去已有的檔案材料充分地利用起來。比如說一些可能會改變布局的施工作業(yè)進行

6、之前，應該對施工過程進行檔案查詢，確認其施工方案的合理性，避免剪力墻受到破壞。施工作業(yè)完成以后要第一時間對原始檔案材料進行修訂，將改造施工的具體情況在原始檔案材料中注明，并一式兩份保存到檔案盒之中，確保檔案的完整性。 三、改造工程檔案的收集和管理 （一）在組織建立管理機構的過程中，必須要選配專門的檔案管理工作人員。檔案管理人員應該進行崗前培訓，從而明確改造工程檔案收集與管理工作的具體職責，專職檔案管理人員應該對施工建設以及監(jiān)理單位的檔案工作作出指導，要積極參與到工程施工例會以及其他一些有關工程施工的活動中去，例如說計劃布置、招投標會議、施工圖紙設計或變更等，從而確保自己能夠對改造工程的情況有詳

7、細地了解，能夠第一時間對檔案資料進行歸檔收集。另外，還必須要督促建立單位與施工建設單位的專職檔案管理人員做好施工現(xiàn)場監(jiān)理資料的收集與保管，檔案管理工作人員必須要定期對檔案材料的收集歸檔情況進行檢查，同時要按照工程進度以及施工具體內容第一時間對施工各個環(huán)節(jié)所形成的文件材料作出歸檔要求，協(xié)助相關單位進行文件資料的整理與收集，為工程建設和檔案建設的同步實施打下良好基礎。 （二）檔案材料的收集與歸檔工作人員，對改造擴建工程項目應該與新建項目一視同仁，堅決按照相關法律法規(guī)和規(guī)章制度執(zhí)行。對于請示、批復、圖紙設計、施工監(jiān)理、竣工驗收等工程建設環(huán)節(jié)所形成的文件資料必須嚴格把關，對工作過程中產生的過程性與結論

8、性文件的收集整理也必須嚴格把控，避免出現(xiàn)文件資料缺少、遺漏、延遲交付的情況。在檔案材料的整理時如果發(fā)現(xiàn)存在不規(guī)范材料應該第一時間退回整改，如果發(fā)現(xiàn)資料不齊，應查明原因，采取補救措施，補齊資料，切勿不管不問、得過且過，造成檔案資料的丟失。 （三）應明確檔案資料收集范圍。如醫(yī)院改造項目的可行性報告、請示、批復、工程招投標文件、圖紙設計、施工現(xiàn)場管理文件資料，竣工驗收報告和工程財務報告等文件資料都必須要及時進行歸檔收集，同時要做好建筑、消防、水電、信息、通信等必須分類歸檔文件的整理工作。但是往往我們在實際工作過程中，因為很多時候不清楚檔案材料的歸檔范圍，導致很多珍貴的文件資料缺失遺漏，我們必須要解決

9、好這些問題。 （四）做好檔案資料的歸檔。1.必須按照改造擴建工程檔案管理相關制度，明確檔案材料整理歸檔負責人，強化常態(tài)性的檔案管理工作，做好基礎建設改造擴建工程檔案管理培訓工作，確保每一名檔案管理人員都能夠自覺樹立規(guī)范入檔的意識?，F(xiàn)階段，隨著計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作中也會運用到非常多的計算機軟件，計算機技術和信息技術的運用在很大程度上增強了檔案管理工作的效率，降低了檔案管理工作人員的失誤率和工作量。檔案管理工作人員也應該努力學習計算機技術，提升自身的信息管理能力。2.檔案收集工作結束后，歸檔負責人必須要對檔案的準確性和完整性進行核查，在保證檔案完整的前提下進行入檔工作，保證收集、整理、分類、編碼以及目錄編制工作的規(guī)范有序開展，以便于使用者日后進行查詢。