物業(yè)管理公司檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行稿）（DOC50）

1、-物業(yè)管理公司檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行稿）目 錄第一章 總 則 . 1第二章 檔案管理體系與管理職責(zé) . 1第三章 檔案管理范圍 . 6第四章 檔案的歸檔 . 8第五章 檔案的整理立房地產(chǎn)e網(wǎng) 企管智庫 范文匯 論文匯 卷 . 13第六章 檔案的保管 . 20第七章 檔案的移交 . 23第八章 檔案的借閱和利用 . 25第九章 檔案的鑒定與銷毀 . 30第十章 檔案的信息化管理 . 31第十一章 檔案歸檔范圍及編碼調(diào)整更新 . 34第十二章 附 則 . 341第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司檔案工作，加強(qiáng)公司檔案的管理，有效保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。根據(jù)中華人民共和國檔案

2、法、國家相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及行政管理辦法，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條 本細(xì)則所針對的檔案是公司在日常經(jīng)營活動中直接形成的各種具有保存、參考、備查、利用價(jià)值的文字、照片、錄音、錄像、光盤等以不同種形式、不同內(nèi)容留存的原始記錄性資料。第三條 本細(xì)則適用于集團(tuán)總部及下屬全資、控股子公司。第二章 檔案管理體系與管理職責(zé)第四條 檔案管理體系及檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)一、檔案管理體系及總體職責(zé)（一）檔案管理遵循集團(tuán)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各地區(qū)分散的管理原則。具體詳見如下“檔案管理組織架構(gòu)圖”2（二）各公司總經(jīng)理為本公司檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本公司檔案管理工作；各級管線負(fù)責(zé)人為本管線專業(yè)檔案的第一責(zé)任人，負(fù)

3、責(zé)本單位檔案管理工作；各專業(yè)部門資料員為本部門檔案管理執(zhí)行人（即檔案管理員）；各部門經(jīng)辦人為檔案歸檔直接責(zé)任人。（三）如因歸檔不及時(shí)或保管不當(dāng)造成檔案資料丟失、損毀、泄密等情況，檔案經(jīng)辦人員、保管人員及相關(guān)管線負(fù)責(zé)人均需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；重要檔案丟失的，公司總經(jīng)理需承擔(dān)主要責(zé)任。公司將依據(jù)獎(jiǎng)懲制度對相關(guān)責(zé)任人作出處罰并追究由此而造成的經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任。若給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，無論在職與否，公司將對其追究經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任。3二、檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及管理職責(zé)（一）檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置1、集團(tuán)人力資源管線是檔案管理的主責(zé)部門，負(fù)責(zé)所屬單位的檔案管理工作。2、集團(tuán)總部人力資源管理中心職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)制訂檔案管理

4、的制度和標(biāo)準(zhǔn)；（2）制定和完善各管線檔案目錄庫；（3）具體負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的日常檔案管理工作；（4）對全集團(tuán)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查；（5）組織跨地區(qū)的檔案管理員業(yè)務(wù)知識交流與培訓(xùn)；（6）協(xié)調(diào)、處理跨集團(tuán)、跨地區(qū)的檔案借閱事宜。3、集團(tuán)總部各中心職責(zé)：（1）配合集團(tuán)人力資源管理中心制定和完善本管線目錄庫；（2）負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)下級單位本管線的業(yè)務(wù)檔案管理工作。4、各地區(qū)公司、專業(yè)公司人力行政部門職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)本公司的檔案管理工作；（2）對本公司各中心及所屬項(xiàng)目/分公司檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查；（3）組織本公司檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。45、項(xiàng)目公司行政部職責(zé)：負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的檔案管理工作。（二）檔案管理

5、實(shí)施、保管機(jī)構(gòu)設(shè)置1、檔案保管的三個(gè)階段：（1） 第一階段是在本中心/部門、項(xiàng)目保管：檔案產(chǎn)生時(shí)，第一時(shí)間交本中心/部門、項(xiàng)目資料員保管，并將檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案不流失。（2） 第二階段是在檔案室保管：各中心、項(xiàng)目根據(jù)檔案的重要程度和移交期限，將檔案分類、分批送交到公司檔案室，由檔案室集中管理本地區(qū)公司檔案。（3） 第三階段是在集團(tuán)檔案館保管：當(dāng)檔案已不需要隨時(shí)利用原件時(shí)，各檔案室/資料室應(yīng)將此部分檔案移交到集團(tuán)檔案館集中管理，確保歷史檔案的完整，同時(shí)為集團(tuán)檔案的編研提供保障。2、集團(tuán)總部分別設(shè)立檔案室和集團(tuán)檔案館；地區(qū)公司設(shè)立檔案室。3、距離地區(qū)公司較遠(yuǎn)的項(xiàng)目公司，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，可授

6、權(quán)在項(xiàng)目行政部設(shè)置檔案室。項(xiàng)目結(jié)束后將檔案整體移交地區(qū)公司檔案室。4、各中心、各項(xiàng)目，專業(yè)公司各部門根據(jù)保管檔案的需要可設(shè)置資料室。（三）檔案管理人員配備1. 檔案室和檔案館配置具備專業(yè)知識的專職檔案管理人員。2. 集團(tuán)各中心/部門、項(xiàng)目配備兼職檔案員即資料員，工程管線資料員應(yīng)持證上崗。5（四） 檔案管理人員及經(jīng)辦人員職責(zé)1. 專職檔案管理員（1） 熟悉公司業(yè)務(wù)及歸檔范圍，督促所轄各中心、項(xiàng)目及時(shí)歸檔。（2） 負(fù)責(zé)對各中心、項(xiàng)目移交的檔案進(jìn)行接收、檢查，確定檔案組卷正確、檔案齊全完整、檔案管理系統(tǒng)著錄與檔案實(shí)體一一對應(yīng)、檔號及頁碼編寫無誤后歸檔。（3） 提供檔案利用服務(wù)，并對庫藏資源進(jìn)行開發(fā)利

7、用，編寫大事記與專題。（4） 對檔案目錄庫進(jìn)行補(bǔ)充和完善。（5） 對庫藏檔案進(jìn)行保管、登記、統(tǒng)計(jì)和定期清查工作。（6） 對重要檔案進(jìn)行整理立卷。（7） 定期到項(xiàng)目、中心檢查和指導(dǎo)檔案管理工作。（8） 組織開展檔案管理工作培訓(xùn)與各地區(qū)公司間的檔案交流。（9） 應(yīng)熟練操作檔案管理系統(tǒng)，并組織檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，積極提供網(wǎng)絡(luò)化檔案利用服務(wù)，提高公司整體檔案工作水平。（10） 根據(jù)檔案系統(tǒng)利用情況，提出功能需求，配合信息辦對系統(tǒng)的功能進(jìn)行更新和完善。2.兼職檔案管理員（1） 督促本中心/項(xiàng)目/小區(qū)經(jīng)辦人員將辦理完畢的檔案及時(shí)歸檔。6（2） 全面熟悉本中心/本項(xiàng)目/本小區(qū)的具體業(yè)務(wù)流程及檔案的歸檔范圍、立卷標(biāo)

8、準(zhǔn)。（3） 根據(jù)本中心/項(xiàng)目/小區(qū)工作進(jìn)展及時(shí)督促經(jīng)辦人對檔案進(jìn)行歸檔，負(fù)責(zé)本中心/項(xiàng)目/小區(qū)檔案的整理立卷和臨時(shí)保管。（4） 地產(chǎn)板塊的兼職檔案管理員還需根據(jù)檔案歸檔期限標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)將檔案移交到地區(qū)/集團(tuán)檔案室。經(jīng)專職檔案管理員檢查不符合歸檔要求的應(yīng)針對修改意見及時(shí)進(jìn)行修改，直至符合要求。（5） 監(jiān)督、指導(dǎo)下屬公司同職能部門的檔案管理工作。（6） 應(yīng)熟練操作檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)在檔案系統(tǒng)著錄整理好的文件目錄。3.經(jīng)辦人員職責(zé)（1） 經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的檔案進(jìn)行歸檔，不得私自留存；（2） 在檔案歸檔前做好檔案的保管工作，不得故意損毀；（3） 對于不及時(shí)歸檔、私自留存檔案及故意損毀情況將給予績

9、效扣分，視情節(jié)輕重可追究其法律責(zé)任。第三章 檔案管理范圍第五條 檔案管理范圍凡是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中取得或形成的、具有查考利用價(jià)值的證照、文件、內(nèi)部資料、電話記錄、會議記錄、會議文件，編印的出版物原稿（附印本）以及編制的圖表、簿冊，照片、錄像帶、電子文檔、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀類實(shí)物檔案及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)等，均需7立卷歸檔保存。需作為檔案保存的文件包括但不限于以下各種載體的文件資料：（一）行政文檔：公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的具有憑證作用的各類文件(包括各類公文、公司大事記、年終工作總結(jié)、年度工作計(jì)劃等)。（二）企業(yè)注冊登記文件：工商注冊和變更登記文件、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記

10、證、商標(biāo)注冊證、章程、決議、股權(quán)合同、核準(zhǔn)文件等。（三）合同文件：公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的具有憑證作用的各類經(jīng)濟(jì)合同（包括項(xiàng)目各類合同、綜合合同等）。（四）聲像檔案：凡是集團(tuán)本部及各下屬公司在實(shí)際工作中形成的具有查考利用價(jià)值的，反映公司經(jīng)營管理活動等的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片等聲像材料。（五）實(shí)物類：獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、捐贈牌匾、榮譽(yù)證書、名人字畫及其他貴重物品。（六）電子文件：公司各部門在信息化辦公環(huán)境中生成的文本、圖形、圖像等類型電子文件、個(gè)人工作電腦中的重要電子文件。8（七）項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營文件：1. 地產(chǎn)項(xiàng)目經(jīng)營類：前期開發(fā)報(bào)建資料、工程勘探、測量資料、預(yù)算、結(jié)算文件、設(shè)計(jì)文件、招

11、投標(biāo)文件、施工文件、竣工文件、保修終結(jié)資料、銷售策劃管理資料等；2. 物業(yè)經(jīng)營類：物業(yè)與經(jīng)營類、基礎(chǔ)管理類、房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)類、共用設(shè)施設(shè)備管理類、保安、消防、車輛管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理、精神文明建設(shè)類、綠化管理、效益管理類等；3. 酒店經(jīng)營業(yè)務(wù)類：客房類、餐飲類、會所類等。（八）財(cái)務(wù)類文件：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他文件。（九）人事類文件：招聘規(guī)劃、薪酬福利、績效考核、員工關(guān)系等文件資料。（十）審計(jì)文件：內(nèi)部審計(jì)資料、必須上報(bào)監(jiān)事會、審計(jì)部備案的文件資料等。第四章 檔案的歸檔第六條 歸檔時(shí)間規(guī)定（一）地產(chǎn)類歸檔時(shí)間規(guī)定1. 凡屬歸檔范圍的紙質(zhì)文件，原則上經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個(gè)工作日內(nèi)

12、將原件交由本部門資料員歸檔。2. 一般行政文檔、標(biāo)準(zhǔn)庫類文件，由本部門資料員整理立卷后次年三月前將檔案移交檔案室保管，如當(dāng)年形成檔案較多，可縮短移交時(shí)間，在當(dāng)年分批分次進(jìn)行移交。3. 企業(yè)注冊登記文件、開發(fā)報(bào)建資料、無形資產(chǎn)文件，經(jīng)辦人員須在取得證照、資料后五個(gè)工作日內(nèi)送本公司檔案室歸檔保存；檔9案員在收到上述重要資料后，一個(gè)工作日內(nèi)整理完并錄入檔案管理系統(tǒng)。4. 合同類文件由經(jīng)辦人辦理完畢后一個(gè)工作日內(nèi)移交法律室資料員，由法律室資料員統(tǒng)一每周移交檔案室，檔案室負(fù)責(zé)整理立卷。5. 重要活動的聲像檔案和實(shí)物檔案都須在五個(gè)工作日內(nèi)歸到檔案室，由檔案室整理立卷，歸檔時(shí)都必須附有文字說明，相關(guān)后期制作

13、資料，原則上在一個(gè)月內(nèi)歸檔。6. 專業(yè)管線的聲像檔案和實(shí)物檔案由本中心資料員整理立卷，于次年三月前移交檔案室。7. 電子文件歸檔：員工個(gè)人工作中形成的重要電子文檔每年12 月進(jìn)行一次整理。各中心/部門指定專人負(fù)責(zé)收集、整理工作，并于次年一月份刻錄成光盤后交所屬公司檔案室歸檔。8. 各項(xiàng)目公司的工程檔案整理立卷后于項(xiàng)目期區(qū)工程竣工后三個(gè)月內(nèi)向所屬地區(qū)公司檔案室移交。項(xiàng)目營銷、項(xiàng)目工程管理、監(jiān)理工程管理及項(xiàng)目行政文檔則在項(xiàng)目結(jié)案后三個(gè)月內(nèi)移交地區(qū)公司檔案室。9.財(cái)務(wù)類文件歸檔時(shí)間（1）財(cái)務(wù)檔案中的會計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等國家規(guī)定的會計(jì)檔案，由于利用頻率高且數(shù)量龐大，由財(cái)務(wù)資料員整理立卷后存放在財(cái)務(wù)部

14、門的資料室；（2）融資類、稅務(wù)類等非國家規(guī)定的會計(jì)檔案類型，需由資料員整理立卷后歸檔到檔案室集中保管，次年三月前移交檔案室。（3）財(cái)務(wù)證照在辦理完畢后五個(gè)工作日內(nèi)向檔案室歸檔，由檔10案室整理立卷。10. 人力類文件歸檔時(shí)間（1）人力部門中員工人事檔案由于涉密且本部門利用頻繁，由資料員整理立卷后存放在人力中心的資料室；（2）其余招聘類、培訓(xùn)類、績效考核、人員編制等類型檔案需由資料員整理立卷后歸檔到檔案室集中保管，次年三月前移交檔案室。（二）酒店、物業(yè)、設(shè)計(jì)公司等專業(yè)公司歸檔時(shí)間規(guī)定酒店、物業(yè)、設(shè)計(jì)公司的檔案原則上要求集中管理，如目前尚未設(shè)立檔案室的，可暫時(shí)采取分散在部門保管的模式，但最終需集中

15、保管。酒店、物業(yè)、設(shè)計(jì)公司各部門文件經(jīng)辦人需將辦理完畢的文件在一個(gè)工作日內(nèi)歸檔到部門資料員處。由部門資料員將檔案整理立卷和臨時(shí)保管。物業(yè)公司各小區(qū)的檔案采取在小區(qū)集中保管的模式，各經(jīng)辦人需將辦理完畢的文件在一個(gè)工作日內(nèi)歸檔到小區(qū)資料員處。由小區(qū)資料員將檔案整理立卷和集中保管。（三）違反歸檔時(shí)間規(guī)定的處罰條款1. 不及時(shí)、完整地將重要文件歸檔，逾期1 個(gè)月以上的，對相關(guān)經(jīng)辦人處以100-200 元的罰款；2. 重要文件因未及時(shí)歸檔，導(dǎo)致文件遺失或損壞，給公司造成損失的，將給相關(guān)經(jīng)辦人處以記大過處分，并處以1000 元的罰款。第八條 歸檔文件質(zhì)量要求11（一）歸檔文件必須是辦理完畢的正式文件，尚未

16、辦理完畢的文件不能歸檔立卷。（二）歸檔文件應(yīng)完整、齊全。1. 文件需把領(lǐng)導(dǎo)審批頁、正文、底稿、附件放在一起裝訂。（1）正本與定稿裝訂在一起，正本在前，定稿在后；（2）正文與附件裝訂在一起，正文在前，附件在后；（3）原件與復(fù)制件裝訂在一起，原件在前，復(fù)制件在后；（4）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件裝訂在一起，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；（5）來文與復(fù)文作為一件時(shí)，應(yīng)裝訂在一起，復(fù)文在前，來文在后。2. 合同需包含合同正本、合同會簽（審）表、會審稿及合同附件。3. 招標(biāo)資料按照招標(biāo)資料目錄歸檔齊全。4. 結(jié)算資料按照結(jié)算書目錄將結(jié)算資料歸檔齊全。5. 竣工檔案需成套歸檔；總包單位向甲方移交施工資料、竣工圖，需同時(shí)

17、移交施工資料和竣工圖的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄及相應(yīng)的卷內(nèi)文件電子版。6. 紙板檔案如有掃描件或電子版，歸檔時(shí)應(yīng)將掃描件或電子文件一并移交到檔案室。7.圖紙類電子文件向檔案室移交時(shí)，應(yīng)刻錄成光盤，用光盤筆在光盤上填寫本張光盤的項(xiàng)目名稱、檔號、圖紙分類、圖紙名稱、日期，12并由項(xiàng)目建筑師簽字確認(rèn)此版圖與下發(fā)的紙版圖紙內(nèi)容及版本完全一致。光盤內(nèi)附圖紙的案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄。（三）歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)可靠，原則上檔案室保存原件，一般不用復(fù)印件代替原件存檔，因故無原件的可歸文件材料的復(fù)印件。（四）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（五）歸檔文件材料的載體和字跡

18、應(yīng)符合耐久性要求。歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。（六）易褪色的材料如熱感紙傳真文件，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。（七）案卷整理的幅面應(yīng)以a4 紙為準(zhǔn)，小于a4 幅面的粘貼在a4 幅面的紙上并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按a4 的幅面折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。（八）文件材料歸檔后不得更改。嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。需進(jìn)行裝訂的文件，應(yīng)采用不銹鋼釘裝訂，避免文件生銹。（九）對于歸檔的紙質(zhì)檔案同時(shí)檢查掃描文件的格式，通常為tiff、jpeg、pdf、等幾種格式。要求掃描件的字跡清晰、幅面標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)范。（十）歸檔光盤的要求：1. 對于歸檔的光盤需

19、檢查外觀是否有劃痕，光盤里存儲的文件是否全部能打開，影音資料是否全部能播放。2. 歸檔的光盤需附說明，該說明包括存儲文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號、文件的完整性與準(zhǔn)確性等。133. 歸檔的光盤需附存儲文件的案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄。4. 要求用于存儲的光盤質(zhì)量好，容量大（4.7g 左右），能支持無限次的讀取。第八條 檔案歸檔手續(xù)辦理規(guī)定1.檔案室收到歸檔文件后，應(yīng)對材料進(jìn)行審核，以符合規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求，如達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)給予退回，要求歸檔部門進(jìn)行完善后歸檔。2. 對符合要求的歸檔文件移交時(shí)須履行手續(xù)，填寫移交清單，寫明案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷數(shù)量、移交時(shí)間、交接雙方要簽名。3. 移交清

20、單由歸檔部門與檔案室各自存檔，檔案室對歸檔文件進(jìn)行登記。具體參見（附件6-8：歸檔文件登記表）第五章 檔案的整理立卷第九條檔案的分類（一）大生產(chǎn)管線建立三級檔案庫（標(biāo)準(zhǔn)庫、項(xiàng)目生產(chǎn)庫、行政文檔庫）。1. 標(biāo)準(zhǔn)庫檔案：指公司各管線業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)文件，包括制度、標(biāo)準(zhǔn)圖、合同范本等。2. 項(xiàng)目生產(chǎn)庫檔案：指公司各管線針對項(xiàng)目生產(chǎn)的主營業(yè)務(wù)生成的檔案，包括設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、項(xiàng)目證照、項(xiàng)目技術(shù)文件、項(xiàng)目合同、竣工檔案、招標(biāo)資料、預(yù)算與結(jié)算資料、項(xiàng)目營銷資料、房屋買賣合同等。143. 行政文檔庫檔案：指公司各管線形成的行政文書類檔案，包括公文發(fā)文、來文處理、會議紀(jì)要、工作臺帳等。（二）其他業(yè)務(wù)管線根據(jù)業(yè)務(wù)需

21、求建立檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄庫框架。（三）物業(yè)公司、酒店公司、設(shè)計(jì)公司根據(jù)本公司的業(yè)務(wù)建立檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄庫。以上檔案分類詳見附件2：各管線檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄庫第十條 檔案的立卷（一）立卷原則：1. 及時(shí)對歸檔的文件進(jìn)行立卷處理，切忌拖拉積壓。2. 行政文檔、實(shí)物檔案、非項(xiàng)目合同文件以及非項(xiàng)目聲像資料按年度立卷。3. 企業(yè)注冊登記文件按注冊公司立卷；酒店證照按酒店公司名立卷。4. 項(xiàng)目檔案立卷：（1）原則上項(xiàng)目檔案不按年度立卷；（2）項(xiàng)目的內(nèi)部管理工程文件、項(xiàng)目合同文件按項(xiàng)目立卷；（3）主體施工資料、竣工圖紙按各地城市建設(shè)檔案館要求按樓棟立卷；（4）園林、市政等無法清晰劃分樓棟的按項(xiàng)目立卷；（5）物業(yè)集團(tuán)的項(xiàng)目庫

22、檔案按小區(qū)立卷5. 人事檔案的立卷：15（1）員工關(guān)系檔案按“人”立卷，即以員工個(gè)人為單位立卷。（2）招聘、培訓(xùn)、考核等非員工關(guān)系檔案，按年度立卷。6. 財(cái)務(wù)會計(jì)檔案：根據(jù)國家檔案局及財(cái)政局聯(lián)合下發(fā)的會計(jì)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的管理實(shí)際，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案按注冊公司/項(xiàng)目或按年度立卷。審計(jì)文件的立卷參照財(cái)務(wù)會計(jì)檔案。（二）立卷年度的確定：文件按年度立卷的，必須正確區(qū)分文件的所屬年度，對于跨年度進(jìn)行的，或立卷年份和內(nèi)容針對年份不完全一致的,應(yīng)具體分析后確定放在哪一年度立卷。具體如下：1. 一般文件放在文件的成文年度立卷。如果是年末起草，在次年初批準(zhǔn)、通過和發(fā)出的，可放在批準(zhǔn)、通過的年度立卷。

23、2. 年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算等時(shí)間針對性很強(qiáng)的文件，一般放在針對的年度立卷。3. 跨年度的或多年計(jì)劃，放在開始的年度立卷；跨年度或多年的總結(jié)，放在最后的年度立卷。4. 經(jīng)過跨年度辦理完畢的文件，可放在處理的主要年度或放在辦結(jié)的一年立卷。5. 為某項(xiàng)工作或某次會議收集的有關(guān)材料，不按文件原來的寫成年度或內(nèi)容針對年度立卷，而應(yīng)放在使用的年度。（三）檔案編號1、檔號是用來標(biāo)識檔案的一組代碼，具有唯一性，不得重復(fù)。檔案的檔號一般用鉛筆編寫在每份文件首頁上方空白處。遵照集團(tuán)檔16案管理辦法的統(tǒng)一規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號類別號案卷號件號。示例如下：檔案編號示例（以設(shè)計(jì)管線行政文檔庫為例）：jt0

24、12011sjwd010011件號（第1 件）案卷號（第1 卷 收文臺帳）管線年度分類號（設(shè)計(jì)管線 2011 年 行政文檔庫 文件管理）（不按年度組卷的此處不寫年度）全宗號（集團(tuán)）檔號的編制方法詳見附件1：檔號編制規(guī)則。2、集團(tuán)對各級公司設(shè)立了統(tǒng)一的全宗代碼、注冊公司代碼及項(xiàng)目代碼，不宜隨意修改。如有新增公司及項(xiàng)目，應(yīng)在集團(tuán)給定的代碼后順延編號，并報(bào)集團(tuán)備案，以免混淆。具體參見（附件1：全宗代碼一覽表公司、項(xiàng)目代碼一覽表）（四）案卷、檔案盒封面的編制案卷封面（參見附4-2：檔案案卷封面）主要應(yīng)填寫案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。1. 案卷題名：指本卷名稱，是根據(jù)卷內(nèi)文件材料內(nèi)容擬

25、定的綜合性名稱，包括卷內(nèi)文件材料的責(zé)任者、時(shí)間、問題、地理位置、文件名稱等。一般由立卷人自擬，要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容；2. 編制單位：編制本案卷的直接作者單位；3. 保管期限：指國家規(guī)定的檔案保管期限（永久、長期、短期）；（1）永久是指反映公司重大發(fā)展歷程、重大決策、具備永久憑證與參考價(jià)值的檔案；（2）長期是指在較長一段時(shí)間內(nèi)具備憑證、參考價(jià)值，反映公17司經(jīng)營歷程的檔案；（3）短期是公司一般性、事務(wù)性的文件，在短期內(nèi)有一定歷史價(jià)值的檔案。4. 密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。包括普通級、秘密級、機(jī)密級。（1）普通級，是指公司員工應(yīng)知、應(yīng)曉的一般事項(xiàng)，泄露不會對公司的權(quán)益造

26、成損害；（2）秘密級是公司的一般秘密，泄露會在一定程度上使公司權(quán)益遭受損害；（3）機(jī)密是公司的重要秘密，泄露會使公司遭到嚴(yán)重的損害。（五）案卷目錄的編寫案卷目錄主要應(yīng)填寫全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名、卷內(nèi)文件、起止時(shí)間、頁數(shù)、保管期限、備注等。具體參見附件4-3：檔案案卷目錄；在檔案系統(tǒng)中對檔案對應(yīng)字段進(jìn)行著錄后，可由系統(tǒng)自動生成卷內(nèi)目錄1. 全宗號：集團(tuán)檔案室指定給立檔單位的編號。2. 分類號：檔案分類的編碼或順序號。3. 案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序流水編號，在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。4. 案卷題名：同案卷封面上的案卷題名。5. 卷內(nèi)文件起止時(shí)間：指卷內(nèi)文件材料中最早和最晚

27、形成時(shí)間，按照八位數(shù)字格式填寫日期。如：20010111-20011211，這個(gè)著錄事18項(xiàng)表明該案卷內(nèi)最早形成的出版文件材料為2001 年01 月11 日，最晚形成的出版文件材料為2001 年12 月11 日。6. 頁數(shù)：卷內(nèi)文件材料的實(shí)際頁數(shù)。7. 保管期限：案卷的保管時(shí)限。8. 備注：案卷需要說明的事項(xiàng)。（六）案卷、檔案盒脊背的編制案卷脊背：應(yīng)標(biāo)注全宗號、年度、保管期限、類別、卷號、起止件號、盒號。（參見附件4-4：案卷脊背）1. 項(xiàng)目/注冊公司：項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、注冊檔案等分項(xiàng)目或分注冊公司保管的檔案填寫相應(yīng)的單位名稱。2. 全宗號：案卷所屬全宗的全宗編號，由集團(tuán)人力與行政中心編寫；

28、3. 管線：生成檔案的管線；4. 年度：案卷所屬年度（不按年度組卷的檔案此處不填年度）；5. 保管期限：該案卷的保管期限；6. 類別：案卷的類別或類別號；7. 卷號：案卷的順序流水編號；8. 起止件號：案卷內(nèi)文件的件號；9. 盒號：同一案卷內(nèi)檔案裝盒的盒號。（七）卷內(nèi)文件目錄的編制卷內(nèi)目錄包括卷內(nèi)順序號、文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁次及備注。（參見附件4-5：卷內(nèi)文件目錄；在檔案系統(tǒng)中對檔案19對應(yīng)字段進(jìn)行著錄后，可由系統(tǒng)自動生成卷內(nèi)目錄，不需自行設(shè)置表格編寫）1. 盒內(nèi)順序號：盒內(nèi)文件的順序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從l 起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號；2. 文件編號：是指文件本身的編

29、號或圖號；3. 責(zé)任者：應(yīng)填寫文件的形成單位或制發(fā)機(jī)關(guān)、署名者、主要責(zé)任者；4. 題名：即公文標(biāo)題。一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題過于簡單不能反映公文內(nèi)容時(shí)，可重?cái)M題名，。5. 日期：應(yīng)填寫文件形成日期，按照八位數(shù)字格式填寫日期，如20100909；6. 頁數(shù)：應(yīng)填寫每份文件頁數(shù)；7. 備注：應(yīng)填寫文件所要說明的情況時(shí)填寫。（八）卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表(參見附件4-6：卷內(nèi)備考表)要說明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明卷內(nèi)文件的組卷情況及修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、參照等情況和鑒定性意見；（示例：文字材料20 件，100 頁，照片10 張，附圖1 張）1. 立卷人：由組

30、成本卷的責(zé)任者簽名；2. 檢查人：由對案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名；3. 立卷時(shí)間：指立卷人完成立卷的時(shí)間；204. 檢查時(shí)間：指檢查人檢查案卷的時(shí)間。第六章 檔案的保管第十一條 檔案的載體與裝具（一）檔案載體分為紙質(zhì)、實(shí)物、光盤、系統(tǒng)檔案（由集團(tuán)信息化系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案）等。（二）為保證檔案實(shí)體的長期保管，各級單位必須設(shè)立專門檔案室，檔案應(yīng)放置在專門的檔案柜或密集架進(jìn)行管理，如業(yè)務(wù)部門不具備條件，也應(yīng)相對獨(dú)立安全的空間，并存放在裝有鎖具的專用柜內(nèi)。（三）紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專門牛皮紙檔案盒管理：1. 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格為外表尺寸310mm 高x220mm 寬，卷盒厚度尺寸一般為50mm、30mm 兩種（特殊檔案

31、可制定專門的裝具）；2. 日常借閱利用較為頻繁的證照類檔案，為便于取用，可臨時(shí)放在抽屜柜的掛撈上保管。（四）單片光盤應(yīng)裝入光盤盒，豎立存放，且避免擠壓，如具備條件應(yīng)放在專用的光盤柜或防磁柜中。（五）數(shù)據(jù)檔案應(yīng)由數(shù)據(jù)管理部門統(tǒng)一保管硬盤，并做相應(yīng)備份處理后，保管在防磁柜中。第十二條 電子檔案保管歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（一） 電子檔案應(yīng)采用穩(wěn)定安全的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保管，對于重要的電子檔案應(yīng)定期分專題刻錄光盤。光盤的管理應(yīng)注意防磁和定期復(fù)制，并作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。21（二）檔案室應(yīng)對電子文件的載體進(jìn)行檢查，每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新

32、情況進(jìn)行一次檢查登記。（三）設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3 年。（四）保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。（五）隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)由信息部門對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表（見附件6-7）。第十三條 檔案柜（架）管理（一）檔案柜排列與編號1. 檔案柜（架）都要統(tǒng)一編號，編號應(yīng)按檔案柜（架）的排列順序從外到里的順次編號；2. 普通文件柜編號的組成為柜號+層號/抽屜號，以自然數(shù)編號，例如第1 號柜的第4 層，編號為“14 柜”。密集架編號組

33、成為柜號+列號+層號，例如第1 號柜的第1 列第4 層，編號為“11-4 柜”（密集架兩面均需編寫柜號）。（二）檔案柜（架）中的每層/抽屜都要貼指示標(biāo)簽，以指示所存資料的內(nèi)容；需編制檔案存放地點(diǎn)索引，在檔案存放位置表注明各柜號中所存檔案內(nèi)容，以便快速取放檔案。（三）檔案柜（架）的排列，要避開強(qiáng)烈光線直射，同時(shí)還要注意勿使檔案架、柜的排列有礙通風(fēng)。第十四條 庫房管理22（一）檔案室必須做好防火、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防盜、防震工作。（二）防火：1. 要求檔案裝具、電器及其線路須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火設(shè)備；2. 為盡量減少檔案在滅火過程中受到損害，滅火器材宜選用二氧

34、化碳滅火劑，在條件允許的情況下應(yīng)安裝防火報(bào)警器和自動滅火裝置。（三）防水、防潮、防高溫：1. 檔案室內(nèi)及附近不能有水源；2. 檔案室溫度應(yīng)控制在14-24之間，相對濕度控制在45%-60%之間；3. 電子文件的環(huán)境溫度選定范圍： 1720；相對濕度選定范圍：35%45%；4. 檔案管理員應(yīng)對庫房溫濕度進(jìn)行登記，定期除濕、除潮。（四）防光：1. 窗戶配置不透光的窗簾，盡量遮蔽戶外陽光中的紫外線照射；2. 檔案庫房宜安裝白熾燈，盡量不要安裝日光燈，防止光照對紙質(zhì)檔案的損害。（五）防塵、防蟲：1. 檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦試檔案柜，維護(hù)檔案清潔。2. 可根據(jù)實(shí)際情況對檔案室定期除蟲。23（六）檔案不得擅

35、自帶離辦公場所，檔案在庫房外被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，一般不超過半小時(shí)，應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫臋n案柜中鎖好。（七）進(jìn)出檔案室時(shí)隨手鎖門、關(guān)燈、關(guān)窗；嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無故不允許在檔案室逗留。（八）檔案庫房盤點(diǎn)1. 檔案員每年需對檔案庫房進(jìn)行盤點(diǎn)；2. 統(tǒng)計(jì)庫存檔案的數(shù)量，鑒定和處理保管期滿的檔案，檢查紙質(zhì)檔案與檔案管理系統(tǒng)中所保存檔案的一致性；3. 檢查檔案庫房的硬件設(shè)施，并將缺失損壞的硬件設(shè)施報(bào)修或更換。第十五條 未設(shè)立檔案室的公司，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案庫房空間和設(shè)備配置，盡量做到對檔案的集中、安全、有序保管。第七章 檔案的移交第十六條 集團(tuán)內(nèi)部檔案移交（一）地區(qū)公

36、司內(nèi)部各項(xiàng)目公司、各中心向檔案室移交或地區(qū)公司向集團(tuán)集中（整卷）移交檔案：1. 由項(xiàng)目公司、中心將檔案整理立卷并填寫檔案移交清單（見附件5-4）；2. 經(jīng)檔案室對移交的檔案審核無誤后，雙方簽字確認(rèn)，并各留一份檔案移交清單存檔。3. 接收方應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中找到清單所列檔案對應(yīng)的錄入條目和原文，檢查其數(shù)量和內(nèi)容。24（二）由項(xiàng)目公司、中心向檔案室零散移交檔案的（如開發(fā)證照、財(cái)務(wù)證照等）：1. 由移交經(jīng)辦人填寫文件移交清單（見附件5-5）；2. 經(jīng)檔案室對移交的檔案審核無誤后，雙方簽字確認(rèn)，并各留一份文件移交清單存檔。（三）各級公司之間移交檔案：1. 經(jīng)雙方確定移交內(nèi)容后，由檔案保管單位檔案員填寫

37、檔案移交審批表（見附件5-3），如接收單位出具相關(guān)移交申請需一并附上，并編制檔案移交清單；2. 經(jīng)檔案原保管單位總經(jīng)理最終審批同意、并經(jīng)接收單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理員在3 個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，通知接收單位前來辦理移交手續(xù)。第十七條 外單位要求移交檔案（一）外單位應(yīng)出具書面申請；（二）由檔案原保管單位檔案員編制檔案移交清單，并填寫檔案移交審批表如有相關(guān)證明材料需一并附上）經(jīng)檔案原保管單位總經(jīng)理最終審批同意；（三）檔案管理員在3 個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，通知接收單位前來辦理移交手續(xù)。第十八條 向政府部門移交檔案（一）由經(jīng)辦部門填寫檔案移交審批表（如有相關(guān)證明材料需一并附上），經(jīng)本部門管線總最終審批同意

38、；（二）檔案管理員在半個(gè)工作日內(nèi)調(diào)出檔案，交申請人報(bào)政府部25門備案。（三）由經(jīng)辦人員在報(bào)政府備案后將備案后的相關(guān)回執(zhí)單據(jù)返回檔案室。第十九條 向城建檔案館移交竣工檔案由移交單位檔案室提交檔案移交審批表（如有相關(guān)證明材料需一并附上）并附上需移交的竣工檔案卷內(nèi)目錄，經(jīng)本單位工程管線總最終審批同意后，在3 個(gè)工作日內(nèi)移交城建檔案館。如有相關(guān)回執(zhí)文件，需及時(shí)存檔案室保管。第二十條 企業(yè)注冊登記文件（主體公司）向外單位移交（一）檔案原保管單位提交檔案移交審批表（如有相關(guān)證明材料需一并附上），報(bào)集團(tuán)總部，經(jīng)集團(tuán)總裁最終審批同意；（二）檔案原保管單位檔案員在3 個(gè)工作日內(nèi)編制檔案移交清單并整理完畢，通知接

39、收單位前來辦理移交手續(xù)。第八章 檔案的借閱和利用第二十一條 紙質(zhì)檔案借閱審批（一）借閱任何紙質(zhì)檔案資料，均須辦理書面審批手續(xù)，由借閱人填寫文件借閱審批表（見附件5-1）。借閱文件較多的應(yīng)由借閱人寫清借閱明細(xì)并附在文件借閱審批表后。（二）本單位員工借閱普通級檔案復(fù)印件：須經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理/所在項(xiàng)目公司總經(jīng)理最終審批。（三）本單位員工借閱普通級檔案原件：須經(jīng)借閱人所在中心總監(jiān)/所在項(xiàng)目公司總經(jīng)理最終審批。（四）本單位員工借閱秘密級文件（含復(fù)印件）：261. 須經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理/所在項(xiàng)目公司總經(jīng)理及所屬公司行政部經(jīng)理審批；2. 集團(tuán)總部及地區(qū)公司需借閱人所在中心總監(jiān)主批，經(jīng)人力行政中心總監(jiān)最

40、終審批；3. 物業(yè)、酒店、設(shè)計(jì)公司需公司總經(jīng)理最終審批。（五）本單位員工借閱機(jī)密級文件（包括復(fù)印件）：1. 須經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理/所在項(xiàng)目公司總經(jīng)理及所屬公司行政部經(jīng)理審批；2. 集團(tuán)總部及地區(qū)公司需本中心及人力資源中心總監(jiān)主批；并報(bào)所在公司總經(jīng)理/集團(tuán)總裁最終審批；3. 物業(yè)公司、酒店公司、設(shè)計(jì)公司需公司總經(jīng)理最終審批。（六）集團(tuán)內(nèi)部各級公司之間或與兄弟集團(tuán)之間互相借閱檔案：1.首先須出示由借閱人所在公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文件借閱審批表：（1）集團(tuán)內(nèi)部公司間借閱檔案，首先須經(jīng)借閱人所在中心總監(jiān)審批；（2） 物業(yè)公司、酒店公司、設(shè)計(jì)公司向集團(tuán)內(nèi)其他公司借閱檔案，首先需經(jīng)本公司總經(jīng)理審批；（3）

41、兄弟集團(tuán)職員向本集團(tuán)借閱檔案，首先須經(jīng)借閱人所在中心總監(jiān)審批；2. 借閱普通級檔案，需由保管單位行政部經(jīng)理最終審批；3. 借閱秘密級檔案，需保管單位行政部經(jīng)理審批、相應(yīng)中心總27監(jiān)及人資中心總監(jiān)最終審批；4. 借閱機(jī)密檔案，需保管單位行政部經(jīng)理審批、相應(yīng)中心總監(jiān)及人資中心總監(jiān)主批、地區(qū)總經(jīng)理/集團(tuán)總裁最終審批；5. 借閱人需將審批完畢的借閱審批表復(fù)印一份交所在公司行政部門檔案管理員備案，檔案管理員在原件上簽字確認(rèn)，交由借閱人前往檔案保管單位借閱檔案。6. 銷借時(shí)，借閱人憑檔案保管單位發(fā)回的蓋有“銷借”字樣的銷借回執(zhí)交本單位行政部門檔案室辦理銷借手續(xù)。（七）外單位人員（非合生、珠江系統(tǒng)）來借閱檔

42、案：1. 應(yīng)出具其單位書面證明或介紹信，并填寫文件借閱審批表；2. 借閱普通文件由行政部經(jīng)理審批；3. 借閱秘密級檔案需檔案保管單位行政部經(jīng)理審批，相應(yīng)中心及人資中心總監(jiān)最終審批；4. 借閱機(jī)密檔案需檔案保管單位行政部經(jīng)理審批，相應(yīng)中心總監(jiān)審批及人資中心總監(jiān)主批，地區(qū)總經(jīng)理/集團(tuán)總裁終審。（八）為確保檔案在歸入檔案室時(shí)的完整性，檔案在中心/項(xiàng)目保管階段而未移交檔案室時(shí)，經(jīng)辦人員如需利用檔案，需到部門資料員處登記，由資料員提檔，方可利用，不可隨意到資料柜中取用。第二十二條 借閱審核檔案管理員借出檔案前必須審核借閱手續(xù)是否完備，是否經(jīng)有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。不得向未辦理借閱手續(xù)或手續(xù)不全的人員提供或

43、透露檔案信息。第二十三條 檔案核對28（一）與借閱人核對所調(diào)出檔案是否與借閱單據(jù)填寫的一致。（二）應(yīng)分別注明借閱原件或復(fù)印件、文號、文件份數(shù)。（三）填寫借閱單號1.線下借閱紙質(zhì)檔案復(fù)印件為：全宗號zf(紙質(zhì)復(fù)印件簡寫)年份流水號，示例：101-zf2011-1；線下借閱紙質(zhì)檔案原件為:全宗號zy(紙質(zhì)原件簡寫)年份流水號，示例：101-zy2011-1。2. 兩種單據(jù)分開存放，按年度裝訂成冊歸檔；復(fù)印件需加蓋原件與復(fù)印件相符章，并根據(jù)借閱單借閱事宜填寫相應(yīng)使用期限。第二十四條 借閱期限（一）檔案借閱期限一般不超過一周，最長不得超過一個(gè)月。如確需延期應(yīng)提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借不得超過一個(gè)

44、月；（二）因工作需要，借閱檔案期限確需超過二個(gè)月以上的，在借閱檔案時(shí)應(yīng)注明預(yù)計(jì)歸還時(shí)間和需長期借用檔案的原因，經(jīng)檔案保管單位人力行政部門負(fù)責(zé)人特批后，可以延長借閱時(shí)間；（三）檔案利用完畢應(yīng)立即歸還，到期不還又未辦理續(xù)借則視為逾期借閱。檔案保管部門將對借閱單位發(fā)出檔案催收通知書，限期歸還，如在限期內(nèi)還不歸還的，將扣罰借閱人的月度考核分。第二十五條 借閱登記與注銷（一）檔案管理員需將每次借閱進(jìn)行登記，填寫借閱臺賬（見附件6-3）。并定期對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案利用情況登記表（見附件6-1）。（二）檔案歸還時(shí)，借閱人需填寫銷借回執(zhí)，檔案管理員檢查歸29還檔案與借閱審批表是否一致，歸還的檔案是否完整無損，確認(rèn)后在回執(zhí)上蓋“銷借”章；（三）一次性清還檔案的，給予回執(zhí)；未能一次