真正會(huì)溝通的項(xiàng)目經(jīng)理不會(huì)告訴你的4件事-項(xiàng)目管理文章庫(kù)

1、 真正會(huì)溝通的項(xiàng)目經(jīng)理，不會(huì)告訴你的4件事-項(xiàng)目管理文章庫(kù) 1.建立良好的溝通背景項(xiàng)目有效溝通，不是容易的事情。我們首先必須充分認(rèn)識(shí)到溝通中的困難，不要簡(jiǎn)單指望自己發(fā)出去的信息會(huì)完全地被對(duì)方接收和理解。各項(xiàng)目相關(guān)方的立場(chǎng)、地位、經(jīng)歷、背景等的不同，都會(huì)給項(xiàng)目管理中的溝通帶來(lái)很多困難。項(xiàng)目管理工作者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)并理解各項(xiàng)目相關(guān)方之間的差異，設(shè)法以他們能夠接受的方式與他們進(jìn)行溝通，并注意協(xié)調(diào)各項(xiàng)目相關(guān)方之間的溝通。溝通各方之間的關(guān)系的好壞，會(huì)直接影響到溝通的有效性。在項(xiàng)目溝通管理中，應(yīng)該以項(xiàng)目目標(biāo)為核心在各項(xiàng)目相關(guān)方之間建立和維護(hù)良好的工作關(guān)系。也就是說(shuō)，要把各主要項(xiàng)目相關(guān)方整合在項(xiàng)目的目標(biāo)之下，

2、避免各項(xiàng)目相關(guān)方片面追求自己的目標(biāo)并因此而損害項(xiàng)目的整體目標(biāo)。項(xiàng)目工作的參與者應(yīng)該接受一定的項(xiàng)目管理教育，具有一定的項(xiàng)目管理知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。這樣，無(wú)論其他方面的背景、經(jīng)歷有多么不同，他們至少在項(xiàng)目管理方面有一些共同之處，從而大大提高他們?cè)陧?xiàng)目工作中的溝通的有效性。在啟動(dòng)一個(gè)比較重要的項(xiàng)目之前，甚至有必要對(duì)各主要項(xiàng)目相關(guān)方進(jìn)行項(xiàng)目管理方面的培訓(xùn)，以促進(jìn)他們?cè)谝院蟮捻?xiàng)目工作中的有效溝通，減少不必要的麻煩。在企業(yè)中，要推行項(xiàng)目管理或項(xiàng)目化管理，必須要做的一件事，也是對(duì)員工進(jìn)行項(xiàng)目管理方面的培訓(xùn)。任何較大項(xiàng)目的管理、任何企業(yè)的項(xiàng)目化管理，都不是依靠少數(shù)項(xiàng)目管理精英就可以做好的，必須要依靠絕大多數(shù)員工對(duì)

3、項(xiàng)目管理的理解和支持?？梢韵胂?，項(xiàng)目管理精英與其他不理解、不支持項(xiàng)目管理的員工之間，溝通將會(huì)是多么困難。2.履行自己的溝通責(zé)任信息的發(fā)送方有責(zé)任正確地進(jìn)行信息編碼，選擇正確的溝通媒介，發(fā)送完整、準(zhǔn)確的信息，并有責(zé)任確認(rèn)信息已經(jīng)到達(dá)接收者并被接收者正確理解。信息的接收方有責(zé)任完整接收信息，對(duì)信息進(jìn)行正確解碼，并把自己接收和理解的情況及時(shí)反饋給發(fā)送方。如果溝通中出現(xiàn)了問(wèn)題，要首先從自己方面找原因。人們比較容易把錯(cuò)誤歸結(jié)于別人，但這往往無(wú)助于解決問(wèn)題。相反，如果每個(gè)人都能首先從自己身上找原因，就會(huì)在相互溝通的各方之間形成一個(gè)良性循環(huán)，使溝通的效率與效果不斷提高。在溝通過(guò)程中，每一方都要善于傾聽(tīng)對(duì)方的

4、意見(jiàn)、想法。是否善于傾聽(tīng)，是衡量一個(gè)人的個(gè)人修養(yǎng)的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。從一定程度上講，“認(rèn)真傾聽(tīng)”比“能說(shuō)會(huì)道”更能體現(xiàn)一個(gè)人的良好修養(yǎng)。認(rèn)真傾聽(tīng)，表明你對(duì)別人的尊重，表明你對(duì)該話題有興趣，從而也會(huì)相應(yīng)地得到對(duì)方的尊重，對(duì)方就會(huì)愿意把有關(guān)的想法和意見(jiàn)告訴你。認(rèn)真傾聽(tīng)，可以在相互溝通的各方之間建立起良性互動(dòng)。大家都有體會(huì)，一個(gè)經(jīng)常打斷別人的話或者聽(tīng)話時(shí)常常心不在焉的人，是不受歡迎的。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，善于聽(tīng)取下屬的意見(jiàn)，尤其重要。我們應(yīng)該在請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表重要講話的同時(shí)，注意請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取員工的意見(jiàn)。“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)話”，也應(yīng)該成為一種良好的習(xí)慣做法。溝通作為一個(gè)信息發(fā)送與接收的過(guò)程，如同生產(chǎn)過(guò)程一樣，需要進(jìn)行質(zhì)量控制，

5、以保證產(chǎn)生出令人滿意的結(jié)果?！胺答仭本褪沁M(jìn)行溝通質(zhì)量控制的重要手段。通過(guò)反饋，可以知道信息接收者有沒(méi)有收到信息，有沒(méi)有以及在多大程度上理解了信息的內(nèi)容，所做出的理解與發(fā)出者的本意之間有沒(méi)有差別，如果有，差別究竟有多大。如果反饋表明，溝通結(jié)果不能令人滿意，就可以及時(shí)采取補(bǔ)救措施。當(dāng)我們給別人發(fā)郵件時(shí)，總是希望盡快收到別人的回復(fù);那么當(dāng)我們收到別人的郵件時(shí)，能否及時(shí)給別人一個(gè)回復(fù)呢?每個(gè)人都需要反思，并改進(jìn)。任何人都有責(zé)任不斷提高自己的溝通技巧。例如，提高自己的書(shū)面寫作能力，提高自己的口頭陳述能力，提高自己的傾聽(tīng)能力，提高自己的ppt制作水平。我在澳大利亞讀碩士時(shí)，不少課程中都有課堂口頭陳述的任務(wù)

6、。學(xué)生口頭陳述的成績(jī)會(huì)在課程總成績(jī)中占一定的比例，如10%。老師告訴學(xué)生，如果你把手插在褲兜里，或者不與聽(tīng)眾做眼神交流，或者長(zhǎng)時(shí)間盯著ppt課件，那都是要扣分的。這種口頭陳述對(duì)于提高學(xué)生的演講溝通技巧，很有用。ppt課件是用來(lái)輔助講課或演講的，千萬(wàn)別讓它反輔為主。由于人的口頭語(yǔ)言只能是線性的(一句一句按順序講)，所以ppt課件最好以非線性的圖形方式。由于你會(huì)講大量的文字，所以ppt課件的文字要盡可能少而精。由于你希望聽(tīng)眾認(rèn)真聽(tīng)你的口頭講述，所以ppt課件最好簡(jiǎn)短到“瞟一眼即可”的程度。我認(rèn)為，ppt課件的最高境界是：沒(méi)有聽(tīng)課的人看不懂，聽(tīng)過(guò)課的人一看就懂。3.運(yùn)用系統(tǒng)的方法從系統(tǒng)的觀點(diǎn)來(lái)看，人

7、們之間的許多沖突其實(shí)是系統(tǒng)之間的沖突，是“我們”這個(gè)系統(tǒng)和“他們”那個(gè)系統(tǒng)之間的沖突。由于人們把自己置于不同的系統(tǒng)中，人們就要追求自己所在系統(tǒng)的利益最大化，從而導(dǎo)致沖突。如果人們能夠重新界定系統(tǒng)邊界，把“我們”和“他們”這兩個(gè)系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，形成一個(gè)更大的“我們”系統(tǒng)，許多沖突就會(huì)迎刃而解，從而比較容易達(dá)到溝通的目的。例如，丈夫和妻子共同構(gòu)成“家”這個(gè)系統(tǒng)，他們之間沒(méi)有系統(tǒng)邊界的沖突，所以即便有許多大大小小的爭(zhēng)吵，也不至于引起系統(tǒng)的崩潰。但是如果其中一方有了第三者，并因此重新界定了系統(tǒng)邊界，把自己與第三者定義成了一個(gè)系統(tǒng)，情況就完全不同了。這時(shí)，丈夫和妻子之間的任何爭(zhēng)吵都是系統(tǒng)邊界的沖突，是一方

8、這個(gè)系統(tǒng)與另一方及其第三者的那個(gè)系統(tǒng)之間的沖突。這種情況下，除非有第三者的那方再次重新定義系統(tǒng)邊界，否則“家”這個(gè)系統(tǒng)就不復(fù)存在了。系統(tǒng)邊界的沖突，實(shí)際上是根本的利益沖突，解決起來(lái)非常困難。沖突不在于大小，而在于性質(zhì)。系統(tǒng)邊界之內(nèi)的任何沖突，再大，也是很輕微的;系統(tǒng)邊界之間的任何沖突，再小，也是很嚴(yán)重的。對(duì)信息發(fā)出者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該盡量發(fā)布完整的信息，并且在信息中包括一些激勵(lì)的內(nèi)容，賦予信息以活力。項(xiàng)目經(jīng)理在發(fā)出工作指示時(shí)，應(yīng)該在信息中包括要取得的結(jié)果、所要求的時(shí)間地點(diǎn)方式、相關(guān)人員以及為什么要做該工作等多方面的內(nèi)容。如果項(xiàng)目經(jīng)理只告訴員工要做什么，但不讓他知道為什么要做，員工做事的動(dòng)力會(huì)受到很大影

9、響。相反，如果員工不僅知道要做什么，而且知道為什么要做，他的工作積極性和創(chuàng)造性都會(huì)提高。想要?jiǎng)e人做一件事的最好辦法，就是讓他知道做這件事對(duì)他的好處。你總是多多少少可以找出一些好處的。如果你實(shí)在找不出一點(diǎn)好處，就不要派他做這件事。編制溝通計(jì)劃可以為溝通管理建立一個(gè)良好的系統(tǒng)，以便用這個(gè)系統(tǒng)來(lái)保證溝通的效率與效果。4.運(yùn)用多種溝通方式項(xiàng)目溝通應(yīng)該以各種形式進(jìn)行，包括正式的、非正式的、書(shū)面的、電子的、口頭的，等等。正式的、書(shū)面的溝通當(dāng)然是非常重要的，但僅有這些又是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。各項(xiàng)目相關(guān)方之間，尤其是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，還需要大量的非正式的、口頭的溝通。我在魯布革水電站工作時(shí)，曾經(jīng)去澳大利亞雪山工程公司實(shí)習(xí)

10、，并在實(shí)習(xí)期間參加過(guò)幾次項(xiàng)目午餐會(huì)。午餐會(huì)是由某一個(gè)或幾個(gè)團(tuán)隊(duì)成員自愿發(fā)起的。他(們)事先發(fā)出一個(gè)通知，邀請(qǐng)大家利用某個(gè)午餐的時(shí)間，一邊吃飯，一邊聊聊項(xiàng)目的進(jìn)展情況。這是一種很好的非正式的溝通方式。當(dāng)今，電子網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為項(xiàng)目溝通提供了很好的條件。我們可以為項(xiàng)目建立一個(gè)專用的網(wǎng)站和即時(shí)聊天群，用來(lái)公布項(xiàng)目信息，尋求各項(xiàng)目相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目的反饋意見(jiàn)。還有一種非常規(guī)形式的溝通，那就是：爭(zhēng)論和沖突。從溝通的角度來(lái)看，人與人之間的爭(zhēng)論和沖突，都屬于非常態(tài)下的溝通。如果人們能夠以正確的態(tài)度對(duì)待它們，爭(zhēng)論和沖突有助于達(dá)到在正常情況下無(wú)法達(dá)到的溝通，正如俗話所說(shuō)的“不打不相識(shí)”。無(wú)論在企業(yè)中還是在項(xiàng)目上，都需要一定程度的爭(zhēng)論和沖突，作為激發(fā)員工創(chuàng)造性和達(dá)到充分溝通的輔助手段。在激烈的爭(zhēng)論中，人們會(huì)竭盡全力反駁對(duì)方，這不僅可能導(dǎo)致產(chǎn)生出好的主意，而且使人們表現(xiàn)出平