辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定

1、辨公物資采瞞及彝放規(guī)定the final edition was revised on december 14th, 2020.辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定第一條為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化，依據公司預算計劃制度和 倉儲管理制度特制訂本規(guī)定。第二條 辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應、方便工作、節(jié)省開支”的原則。 采購要從實際需要出發(fā)，嚴格按預算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設備時要珍惜愛護，杜絕 破壞和浪費。第三條 本規(guī)定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱 器具，電話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備，電扇、空調等家電設備。第四條 各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃

2、，納入年度預算計劃當中，經批準后，按 月制訂具體計劃。第五條辦公物資的采購及發(fā)放實行集中管理，由總務部負責，具體細則如下：（-）辦公物資的月度采購。各部門負責人根據批準的月度費用預算，結合本部門的實際需要，填寫“月度采購申 請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月30日報至管理會計部， 管理會計部審查是否在預算之內。如在預算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預 算內，管理會計部簽署意見后轉總務部后勤組，后勤組根據庫存情況和各部門的緩急需要 編制“月度采購計劃”，報總務部經理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實施采購，同時 “月度采購計劃”報財務會計部一份，由財務會計部負責采購資

3、金的準備。（二）辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，應填寫“采購申請單”（本單一式四聯(lián)， 一聯(lián)本部門留存，一聯(lián)報財務會計部，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交物資管理員。），經本部門 負責人簽準，然后視采購所需金額報相應批準人批準。財務會計部負責采購資金的準備及 對某些物品的比價工作。（三）申請采購的審批權限。i、預算內單項資金使用審批權限:1000元（含）以內由部門經理批準；1000元以 上2000元（含）以內由系統(tǒng)總監(jiān)批準；2000元以上由總經理批準。2、預算外單項資金使用審批權限：2000元（含）以內由總經理批準；2000元以上 由董事長批準。3、動用1000元（含）以下資金由財

4、務會計部經理核準；1000元以上由財務總監(jiān) 核準。第六條采購工作細則。（-）采購物資單價在100元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資單價超過100元的，采購員須事先進行市場尋價，填寫“尋價單”。單價在200元以下 的尋價結果由后勤組組長確認；單價在200元（含）以上尋價結果由總務部經 理確認。采購員根據確認的尋價結果，辦理具體的采購業(yè)務。（二）采購員在實施采購業(yè)務時，應充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質量要求及其 他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價廉。采購后要及時辦理入庫手續(xù)并 登記采購分帳。第七條物資管理員負責辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（-）采購員在辦理入庫手續(xù)時，

5、物資管理員應根據“采購申請單”進行認真核對， 仔細檢查品名、規(guī)格、數量和質量是否符合要求，如不符合要求，有權拒絕入 庫并督辦采購員辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單”（本單一式兩 聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交采購員辦理請款或報銷手續(xù)并留存于會計 室。），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數量帳。（二）物資管理員應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四 檢”：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、四檢：上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。 經常檢查庫內溫度、濕度，保持通風。檢查易燃、易爆物品是否

6、單獨存儲、妥善保管。（三）物資管理員應合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊 有序。（四）物資管理員應嚴格遵守倉庫保管工作紀律。倉庫保管工作紀律內容如下：1、嚴禁在倉庫內吸煙、動用明火。2、嚴禁無關人員進入倉庫。3、嚴禁在倉庫堆放雜物。4、嚴禁在倉庫內存放私人物品。5、嚴禁私領、私分倉庫物品。6、嚴禁在倉庫內談笑、打罵。7、嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴禁在倉庫內私拉亂接電源電線。（五）物資管理員對庫存物資要經常盤點，做到日清月結。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必 須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報總務部經理和財會部門。第八條 辦公物資的發(fā)放采用集中時間辦理：定于每周二、四下

7、午2時至5時。第九條各部門要指定專人負責辦公物資的領用、內部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負責 同管理會計部核對。領用時由指定專人填寫“物品領用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領用部門存根，一聯(lián)物資管 理員留存，一聯(lián)報會計室。）如系以舊換新或屬預算內或經申購采買的物品，由部門經理 簽準。如系預算外則視具體領用物品金額報相應批準人批準，領用批準權限同申請采購時 的規(guī)定。第十條 物資管理員要認真核對“物品領用單”所列項目和審批手續(xù)，準確無誤辦理 發(fā)放，并登記庫存數量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式三份，一份自存，一份報后勤組組 長，一份報總務部經理。），同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領用情況，編 制“月度辦公物資領用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部）。管理會計部根據物資管理員上報的“月度辦公物資領用匯總表”審核各部門的辦公物 資領用是否超出了預算，視情況采取相應的措施。第十一條對家俱器具、辦公設備和家電設備的登記與管理，按公司財產管理制度 的有關規(guī)定執(zhí)行。第十二條凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任 人賠償修理費的70%-100%,造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如 責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的50%,保管人