企業(yè)檔案管理參考

1、主 題：公司檔案管理規(guī)定/制度類 型：管理規(guī)定由 ： 管理公司/行政中心致 ：發(fā)文部門：管理公司/行政中心發(fā)文編號：acp-2012-002執(zhí)行日期：目的：為加強(qiáng)管理公司（以下簡稱“公司”）檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案為公司發(fā)展服務(wù)。依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法等法律、法規(guī)，制定公司檔案管理制度。適用范圍：管理公司各中心、下屬各成員酒店規(guī)章制度：公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、歸檔范圍公司歸檔內(nèi)容包括但不限于公司章程、工商信息、客戶信息、

2、會議記錄、會議決議、委托證明、協(xié)議文件、合同文本、財務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案、項目方案、各類通知等具有參考價值的文件資料。二、歸檔管理1、公司檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)保管的原則，由行政中心負(fù)責(zé)公司主體檔案的管理工作，并對其他職能部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。2、各部門職能范圍內(nèi)的管理文件資料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理（例如財務(wù)、人事等部門），交由部門負(fù)責(zé)人審閱后歸檔；公司主體文件或統(tǒng)一要求的文件資料的收集由行政中心負(fù)責(zé)整理存檔。3、若一項工作由多個部門參與辦理，在工作中形成的文件資料，由主辦部門或人員收集，交行政中心備案。公司會議文件由行政中心負(fù)責(zé)收集。三、歸檔要求1、歸

3、檔的文件資料應(yīng)按自然形成。歸檔文件資料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、每一份文件資料的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件均不得分開存放，需存電子檔的文件應(yīng)備份兩份以上歸檔。3、檔案文件資料需區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。4、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆書寫（嚴(yán)禁使用圓珠筆或藍(lán)色鋼筆或簽字筆書寫），字跡要工整、清晰。5、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，均須依據(jù)公司統(tǒng)一

4、要求按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，檔案須設(shè)有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄，方便查詢。四、檔案借閱1、公司檔案僅限于公司內(nèi)部人員借閱，公司總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理、行政中心主任借閱檔案可直接通過檔案管理者辦理借閱手續(xù)；因工作需要，公司其他人員借閱須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱人員均需填寫檔案借閱登記單備檔，公司級特殊檔案借閱需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后借閱并在檔案室內(nèi)閱覽；部門級檔案由部門負(fù)責(zé)人審批借閱。2、檔案借閱的最長期限為兩周。對借出檔案，檔案管理者要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報檔案部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理處理。3、借閱人必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案資料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失須及時匯報

5、，追究責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、檔案管理人、借閱人均須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案資料中寫字、劃線或作記號等。6、借閱資料人不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，必須專人專用。7、借閱完畢須按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理者另行辦理續(xù)借手續(xù)。五、保存年限公司檔案分為永久和定期保存兩種。定期按文件資料的保存價值分為10年；5年以下。1、 定期保存：10年期保存：預(yù)算、決算書類；項目計劃資料；其他經(jīng)核定須保存10年的文書。5年以下期保存：期滿或解除之合約或核定保存5年以下的文件資料。 2、永久保存： 公司章程、合

6、同文本、董事會及股東會議記錄、財務(wù)報表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計圖、公司規(guī)章制度、其他經(jīng)核定須永久保存的文書等。 六、檔案保密1、檔案管理部門是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。2、檔案室或檔案櫥未經(jīng)檔案管理者允許嚴(yán)禁入內(nèi)或使用。 3、檔案管理者應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動、準(zhǔn)確、迅速地為使用者提供檔案資料。七、檔案銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案管理者編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀備忘錄。2、對過期或無使用價值的檔案資料，檔案管理者須提出書面申請銷毀，部門級檔案

7、由部門負(fù)責(zé)人審批銷毀；公司級檔案由公司行政中心負(fù)責(zé)人審批銷毀；公司特殊檔案須由公司總經(jīng)理審批銷毀并不得少于三人以上監(jiān)銷人員在場（監(jiān)銷人須由負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀并簽字確認(rèn)）。3、檔案銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件須存檔備查。4、公司任何個人或部門未經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。5、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理者須認(rèn)真核對，將檔案銷毀審批備忘錄與銷毀檔案名錄做好登記歸檔，登記表永久保存。八、檔案移交公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)并及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案管理者編制檔案移交登記表，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因等。2、移交前，按照清冊清點。移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各執(zhí)一份并永久保管。本檔案管理規(guī)定解釋權(quán)歸公司行政中心，并自頒布之日起執(zhí)行。附: 檔