費用報銷和預支備用金及審批程序制度

1、關(guān)于費用報銷和預支備用金及審批程序制度總 則1、為嚴格控制費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)公司財務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。2、本制度中所稱費用是指差旅費、市內(nèi)交通費、業(yè)務(wù)招待費、通信費因公發(fā)生的業(yè)務(wù)費用等。3、本制度適用對象為上?？偣竞透鞯刈庸荆靖笨偨?jīng)理及以上高層管理人員費用按實報銷。一費用報銷規(guī)定1、費用報銷程序：報銷人按要求填制業(yè)務(wù)費用報銷明細單，交出納審核票據(jù),出納審核票據(jù)無誤后, 統(tǒng)一按審批權(quán)限規(guī)定遞交相關(guān)負責人審批，審批人審批通過,出納編制記賬憑證，由會計復核，出納根據(jù)復核后的記賬憑證向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款；出納收取歸

2、還的備用金余款須向報銷人開具收據(jù)，借支單不予退回；報銷人領(lǐng)取報銷款項須在記賬憑證上簽字。2、對原始票據(jù)的要求：、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是經(jīng)稅務(wù)機關(guān)認可，票面字跡清楚的票據(jù)，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷；公務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷；發(fā)票抬頭需開具“上海云漢電子有限公司”或者“深圳市云漢電子有限公司”；如若提供抬頭是個人的發(fā)票,需總經(jīng)理簽字批準方可報銷。、報銷人需給每張票據(jù)進行編號(用鉛筆將編號編注在發(fā)票右上角空白處),在業(yè)務(wù)費用報銷明細單的事由描述里，注明所編號票據(jù)金額開支的用途(事由描述要清晰明了,寫明產(chǎn)生費用的事件、參與人、費用類型等),

3、將發(fā)票按編號順序,用曲別針附于業(yè)務(wù)費用報銷明細單后，票據(jù)如有遺失，需寫出書面報告，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批后，按票價的80%報銷。編號示例:a:編號時用以下格式：31其中第一個數(shù)字3表示業(yè)務(wù)費用報銷明細單中的第3項第二個數(shù)字1表示是第3項明細中的第1張票據(jù)，以此類推b:偶爾有不同項目的費用是在同一張票據(jù)上，如累計開票，可能是數(shù)個項目的內(nèi)容，但是發(fā)票都開在一張上。此時請用3/6/8-1的格式，表明第3項和第6、8項都對應(yīng)這張發(fā)票。(3)、不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部有權(quán)退回，要求報銷人重新整理。特殊情況，無法取得正規(guī)發(fā)票的（白條），請寫明未取得發(fā)票的原因，并用同金額的發(fā)

4、票替代。這部分需要由總經(jīng)理加簽，財務(wù)部才能予以報銷。3、報銷人簽名要求手寫簽署,清晰完整,不能打印或簽寫英文名字或id縮寫4、每月15日前必須完成上個月的費用報銷單據(jù)的提交，逾期報銷者若無特殊原因的書面說明，和部門經(jīng)理的簽字確認,將不予報銷。5、費用報銷的原則是設(shè)定相關(guān)費用上限，報銷人根據(jù)當月實際情況進行申請報銷，由部門經(jīng)理或直接主管核實并簽字確認。6、財務(wù)部單獨建立銷售人員業(yè)務(wù)費用的支出統(tǒng)計表，對各個銷售人員的每月費用支出情況和額度使用情況進行詳細統(tǒng)計管理。銷售人員每月的費用將在月度計算銷售提成時從訂單利潤總額中扣除。如當月訂單利潤總額小于業(yè)務(wù)費用時，則從下月訂單利潤總額中累計扣除，以此類推

5、。如連續(xù)三個月不能正?？鄢鑸蠊窘?jīng)理核準。特別說明:因報銷與工資提成核算有一定的時差,是本月到帳利潤扣除上月報銷的費用7、各分公司報銷因地域限制，與上?？偣緢箐N流程略有不同,程序如下:(1)、分公司財務(wù)負責人負責收集當月業(yè)務(wù)費用報銷明細單和原始票據(jù)。(2)、每月15日之前將上月業(yè)務(wù)費用報銷明細單復印件（報銷人已經(jīng)簽過字的）和原始票據(jù)寄到總公司財務(wù)部（原件交由分公司經(jīng)理留存）。并同時郵件發(fā)送業(yè)務(wù)費用報銷明細單的電子版本（電子版本不需要手簽字，不需要掃描）。(3)、財務(wù)部按以上流程復核原始票據(jù)，并向分公司經(jīng)理報告原始票據(jù)的審核情況（郵件）。分公司經(jīng)理按后續(xù)流程在對業(yè)務(wù)費用報銷明細單原件上審核

6、簽字。(4)、分公司經(jīng)理負責將最終簽字確認的表格交給分公司財務(wù)負責人，由財務(wù)負責人安排發(fā)放。（5）月底將簽字的業(yè)務(wù)費用報銷明細單原件跟其他單據(jù)一起寄到上海辦。二出差補貼及相應(yīng)標準1、定義：出差是指公司員工受公司主管負責人派遣在公司辦公所在地城市以外的地區(qū)履行公務(wù)，并根據(jù)本制度的規(guī)定享受相應(yīng)標準的出差補貼；在公司辦公所在地城市市內(nèi)履行公務(wù)不享受出差補貼。2、員工出差應(yīng)填寫出差計劃表，做好該次出差的費用預算，報批部門經(jīng)理，未經(jīng)批準不得自行出差，自行出差或因私出差所發(fā)生的旅差費均由其本人自行承擔，公司不予報銷。3、公司各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要合理確定出差期限和具體日期，逾期出差應(yīng)向上一級主管負責人報

7、告，對因公出差人員，按相應(yīng)標準報銷出差費用。4、長途出差交通工具乘坐標準級別飛機火車輪船副總經(jīng)理及以上普通艙及以上硬臥及以上二等艙及以上部門經(jīng)理普通艙硬臥二等艙其他人員視情況而定硬臥三等艙5、出差補貼，住宿及賓館或酒店標準（幣種：人民幣，單位：元）級別賓館或酒店標準客房標準住宿標準/天/人出差補貼/天/人副總經(jīng)理及以上四星級或以上標準客房400100部門經(jīng)理三星級標準客房30080員工經(jīng)濟連鎖酒店或同等標準客房20050除經(jīng)總經(jīng)理批準外，公司其他任何員工不得住標準客房以外的各類特色房、普通套房和豪華套房等高標準客房。公司員工應(yīng)盡量選擇低星級的賓館或酒店住宿，以減少開支?？紤]到全國各地住宿實際情

8、況的不同，為避免因住宿標準制訂過低，給住宿帶來困難，不利于工作開展，給公司形象帶來負面影響及增加個人負擔，個人單獨出差實際住宿費高于規(guī)定住宿標準的，經(jīng)副總經(jīng)理或以上公司領(lǐng)導允許后可按實報銷； 6、出差天數(shù)的按照實有天數(shù)計算。7、出差補助的計算與申領(lǐng)：（1） 出發(fā)日補助計算：以有效報銷車票或飛機票的準確開車或起飛時間為準：上午12：00前出發(fā)的可享受全天補助；12：00后出發(fā)的，當日不能到達目的地的，可享受半天補助；12：00后出發(fā)的，當天到達目的地的并住宿，可享受全天補助；（2） 到達日補助計算：以有效報銷車票或飛機票的準確開車或起飛時間為準：上午12：00前返回的可享受半天補助；12：00后

9、返回的可享受全天補助。（3）在當月的出差費用報銷單中按照相應(yīng)的補貼標準進行出差補助的申領(lǐng)，自行按照前述要求計算補助天數(shù)，財務(wù)核實無誤后予以報銷。出差補助屬于福利性質(zhì)，不屬于業(yè)務(wù)費用，故不會從訂單利潤中扣除。8、出差人員的住宿費在住宿標準內(nèi)據(jù)實報銷，超支部分自理，但參加包括住宿、市內(nèi)交通與生活費用在內(nèi)的會議和由邀請方承擔費用的會議，公司不予相關(guān)費用的報銷。9、出差人員有招待費發(fā)票的，經(jīng)票據(jù)編號后,在費用報銷明細單里必須填寫清楚并注明招待事由，出差期間的市內(nèi)出租車票經(jīng)編號后，在費用報銷明細單里注明往返地點及用車事由。10、出差人員超標準乘坐交通工具須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意方可報銷，并需事先請示；飛機票、

10、軟臥火車票、頭等艙輪船票須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意方可報銷。11、長途交通票據(jù)如果遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行人員或有關(guān)人員簽字證明，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批后，按票價的80%報銷。12、公司員工隨同主管及以上級人員一同出差，其住宿標準可按主管及以上級人員相應(yīng)標準執(zhí)行。13、公司員工出差途中，如有經(jīng)總經(jīng)理批準可繞道回家探親的，其繞道車船費扣除直線單程車、船費后全部自負，在家期間不享受出差補貼。三市內(nèi)交通費標準1、市內(nèi)交通費是指公司員工在公司所在地辦理公務(wù)和在出差地所發(fā)生的市內(nèi)交通費（包括公共汽車費和出租車費），公司員工上下班或因私所發(fā)生的交通費不在此列。2、公司鼓勵在不影響

11、事情辦理和耽誤時間的前提下，公交或地鐵可以直達的客戶，盡量乘公交或地鐵；公共交通不能直達的，長距離乘地鐵，兩端可考慮出租車。3、因公辦事的非銷售人員的市內(nèi)交通費用實報實銷。凡市內(nèi)辦理公務(wù)的非銷售人員，一般只能乘坐市內(nèi)公共汽車，特殊情況下需要乘坐出租車的，事先必須取得部門主管的批準。4、銷售人員每人每月市內(nèi)交通費報銷上限規(guī)定如下，部門級別規(guī)定上限（幣種：人民幣 單位：元）銷售部部門經(jīng)理1000業(yè)務(wù)人員800有自備車并已享受每月固定車補的人員，每月的市內(nèi)交通費報銷上限應(yīng)按上述規(guī)定的金額再減去相應(yīng)的車補后的金額，如部門經(jīng)理每月車補400元，則每月的市內(nèi)交通費的報銷上限即為600元。（現(xiàn)有的固定車補屬

12、于公司福利性質(zhì)，不屬于業(yè)務(wù)費用，故不會從訂單利潤中扣除）5、為提升公司形象，公司鼓勵銷售員在市內(nèi)優(yōu)先選擇使用自備車拜訪客戶，自備車的日常維修、保養(yǎng)及保險等費用不應(yīng)由公司報銷；如有必要須自駕車拜訪外地客戶，經(jīng)副總經(jīng)理或分公司經(jīng)理允許后可另外報銷相應(yīng)的油票、停車票或公路通行費等。6、銷售人員如接待重要客戶或其他重要場合需使用公司車量時，需向副總經(jīng)理申請。 7、員工在公司指定的加班情況下，平時超過21：00時和周六、周日加班可以報銷應(yīng)加班產(chǎn)生的出租車費。加班的出租車票上需要主管的部門經(jīng)理簽字，注明是加班。 8、所有因公報銷出租車費用的員工，必須在費用報銷明細單上注明往返地點及用車事由。9、報銷的市內(nèi)

13、公共交通費嚴格限定為辦理公務(wù)所發(fā)生的交通費，不得將個人上下班交通費混同報銷，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)將追繳當次報銷的所有市內(nèi)公共交通費，并處以兩倍的罰款，第二次發(fā)現(xiàn)將予以通報批評，第三次發(fā)現(xiàn)將移交人事部處理。四業(yè)務(wù)招待費標準1、業(yè)務(wù)招待費是指因工作需要招待客戶和有關(guān)部門人員而發(fā)生的費用。2、銷售人員的因公客戶接待費用，須事先取得部門經(jīng)理同意并在業(yè)務(wù)費用報銷明細表簽字確認，否則不予報銷。3、其他的部門接待費用或其他業(yè)務(wù)單位的接待費用，須事先取得副總經(jīng)理的同意，否則不予報銷。4、招待費發(fā)票在業(yè)務(wù)費用報銷明細表里必須填寫清楚并說明招待事由。五通信費標準1、 定義：通信費是指銷售人員因公務(wù)而發(fā)生的移動電話費用。每月的

14、通信費報銷需提供運營商的話單作為原始報銷憑證并注明實際因公發(fā)生的金額，由部門經(jīng)理或主管進行簽字確認。2、 使用移動電話的員工，其裸機的購置費、上戶費及修理費等一律由使用者本人負擔。3、 通訊費報銷上限標準。級別規(guī)定上限（單位：元）部門經(jīng)理300業(yè)務(wù)人員2004、 享受通訊費報銷標準的人員必須保持24小時（含節(jié)假日）通訊暢通。六備用金借支程序1、各部門人員為保證公務(wù)的合理需要，按審批權(quán)限報批后，可向財務(wù)部預支一定數(shù)額的備用金。2、備用金借支程序：借支人填制借支單，按審批權(quán)限審批后交出納編制記賬憑證，由會計復核，出納根據(jù)復核后的記賬憑證，向借支人支付備用金，同時借支人須在記賬憑證上簽字。借支200

15、0元以上的大額備用金須提前一天通知財務(wù)部。3、行政部門公務(wù)較多的人員可申請實行定額備用金制度，即可預支保證公務(wù)合理需要的一定限額備用金，報銷時可不抵借支，直接支取現(xiàn)金。實行定額備用金制度的人員須經(jīng)財務(wù)部和總經(jīng)理認可。4、備用金借支人須在公務(wù)完畢后5個工作日內(nèi)到財務(wù)部結(jié)清備用金，實行定額備用金的借支人須每2個月結(jié)清一次。借支人必須按規(guī)定時限及時結(jié)清備用金，前款不清后款不借。每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有個人借支的備用金都必須結(jié)清歸還，逾期不還的，一次或分次從工資中扣回。5、借支單是財務(wù)賬務(wù)處理的依據(jù)之一，除當日借支當日歸還的以外，報銷費用時借支單不予退還；歸還多借備用金時，由出

16、納開具收據(jù)給報銷者本人，借支單也不予歸還，收據(jù)須妥善保管備查。6、備用金是為保證公務(wù)需要而設(shè)，因私不得借支備用金。七費用報銷和備用金借支的審批權(quán)限1、費用的報銷和備用金借支需由部門經(jīng)理確認后，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批;2、部門經(jīng)理的備用金借支和費用報銷由副總經(jīng)理或以上公司領(lǐng)導審核確認，銷售分公司的常規(guī)業(yè)務(wù)費用報銷由分公司總經(jīng)理審批，其他特殊情況須向總公司匯報申請。3、總經(jīng)理或副總經(jīng)理的費用報銷由財務(wù)經(jīng)理審核后，再行報銷；4、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理、副總經(jīng)理的費用報銷交叉審批。5、如業(yè)務(wù)人員和部門經(jīng)理不在一地，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將相關(guān)業(yè)務(wù)費用的發(fā)生情況及時郵件知會部門經(jīng)理，部門經(jīng)理可根據(jù)參照郵件內(nèi)容在月底報銷時

17、統(tǒng)一簽字確認。八其他費用標準1、禮品費。因工作特殊需要，需贈送有關(guān)部門人員或客戶禮品的，須經(jīng)總經(jīng)理同意由行政辦公室統(tǒng)一采購，個人不得私自贈送禮品。2、加班費。加班費由人力資源部按國家和公司有關(guān)規(guī)定辦理，月底隨同工資一起發(fā)放。3、培訓費。經(jīng)公司安排，給部門或員工做相關(guān)培訓的人員，享受培訓費用補貼九補充說明1、各分公司總經(jīng)理報銷標準等同總公司部門經(jīng)理報銷標準2、備用金借支和報銷單據(jù)的審核，財務(wù)部隨時受理，但報銷款的領(lǐng)取時間為每月20日(節(jié)假日順延)，其余工作日財務(wù)部不辦理。3、如超過相應(yīng)費用上限的報銷，需經(jīng)過公司副總經(jīng)理或總經(jīng)理的簽字批準。4、業(yè)務(wù)費用報銷單是針對銷售流程中產(chǎn)生的費用，如客戶的招待

18、費、禮品費，出差產(chǎn)生的費用等。除此之外的行政費用、貨款、公共費用請不要用業(yè)務(wù)費用報銷明細單填寫，如公司用車的汽油費、公司內(nèi)部聚餐的福利費、個別需現(xiàn)金付款取貨的貨款等等。請到財務(wù)部領(lǐng)取費用報銷單填寫報銷，也不會受到業(yè)務(wù)費用領(lǐng)取時間為每月20日的限制。5、本制度自修訂之日起實行，本制度由財務(wù)部負責解釋。十附件：1、費用報銷流程及注意事項圖示2、出差計劃表3、業(yè)務(wù)費用報銷明細單4、備用金借支單（在財務(wù)處領(lǐng)取）報銷人填制業(yè)務(wù)費用報銷明細單并遞交出納分公司:分公司財務(wù)負責人負責收集當月業(yè)務(wù)費用報銷明細單和原始票據(jù) 上?？偣?出納審核發(fā)票(財務(wù)部)分公司:分公司財務(wù)負責人每月15日之前將上月業(yè)務(wù)費用報銷

19、明細單復印件和原始票據(jù)寄到總公司財務(wù)部（原件交由分公司經(jīng)理留存）。并同時郵件發(fā)送業(yè)務(wù)費用報銷明細單的電子版本（電子版本不需要手簽字，不需要掃描）上?？偣?出納統(tǒng)一將審核后的報銷單按審批權(quán)限規(guī)定遞交相關(guān)負責人審批分公司:1.財務(wù)部按規(guī)定流程復核原始票據(jù),并用郵件向分公司經(jīng)理報告原始票據(jù)的審核情況2.分公司經(jīng)理按后續(xù)流程在對業(yè)務(wù)費用報銷明細單原件上審核簽字1. 報銷人需給每張票據(jù)進行編號(用鉛筆將編號編注在發(fā)票右上角空白處),在業(yè)務(wù)費用報銷明細單的事由描述里，注明所編號票據(jù)金額開支的用途(事由描述要清晰明了,寫明產(chǎn)生費用的事件、參與人、費用類型等)2. 將發(fā)票按編號順序,用曲別針附于業(yè)務(wù)費用報銷

20、明細單后，票據(jù)如有遺失，需寫出書面報告，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批后，按票價的80%報銷。3. 每月15日前必須完成上個月的費用報銷單據(jù)的提交，逾期報銷者若無特殊原因的書面說明，和部門經(jīng)理的簽字確認,財務(wù)可不予報銷1. 所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是經(jīng)稅務(wù)機關(guān)認可，票面字跡清楚的票據(jù)2. 收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷；公務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷3. 發(fā)票抬頭需開具“上海云漢電子有限公司”或者“深圳市云漢電子有限公司”；如若提供抬頭是個人的發(fā)票,需總經(jīng)理簽字批準方可報銷。1、費用報銷和備用金借支需由部門經(jīng)理確認后，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理

21、審批.2、部門經(jīng)理的備用金借支和費用報銷由副總經(jīng)理或以上公司領(lǐng)導審核確認，銷售分公司的常規(guī)業(yè)務(wù)費用報銷由分公司總經(jīng)理審批，其他特殊情況須向總公司匯報申請。3、如業(yè)務(wù)人員和部門經(jīng)理不在一地，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將相關(guān)業(yè)務(wù)費用的發(fā)生情況及時郵件知會部門經(jīng)理，部門經(jīng)理可根據(jù)參照郵件內(nèi)容在月底報銷時統(tǒng)一簽字確認。出納根據(jù)審批通過的單據(jù)編制記賬憑證,交由會計復核1.出納根據(jù)復核后的記賬憑證向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款；出納收取歸還的備用金余款須向報銷人開具收據(jù)，借支單不予退回；報銷人領(lǐng)取報銷款項須在記賬憑證上簽字。2.報銷單據(jù)的審核，財務(wù)部隨時受理，但報銷款的領(lǐng)取時間為每月20日(節(jié)假日順延)，其余工作日財務(wù)部不辦理3.報銷人簽名要求手寫簽署,清晰完整,不能打印或簽寫英文名字或id縮寫出納向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款出差計劃表銷售代表： 計劃出差時間： 填表時間：客戶名稱客戶地址客戶聯(lián)系電話和聯(lián)系人詳細拜訪計劃拜訪預約情況拜訪結(jié)果反饋