展覽會議策劃書

1、展覽會議策劃書第一部分會展預(yù)備階段的文案第一節(jié) 會展預(yù)備階段的文案簡介一、 會展預(yù)備階段的文案的概念：會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、 收集信息、 進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直 到會展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。二、 會展預(yù)備階段的文案種類： 一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項(xiàng)策劃書、展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參 展說明書、 展會招展方案、 展會招展函、 招展進(jìn)度計(jì)劃、 觀眾邀請函、 參展合同、 展出工作方案、 展會費(fèi)用預(yù)算表、展會宣傳推廣計(jì)劃、廣告文案等。第二節(jié) 會展預(yù)備階段的文案寫作一、展會立項(xiàng)策劃書的寫作（一）展會立項(xiàng)策劃書的概念：所謂展會立項(xiàng)策劃，

2、就是根據(jù)掌握的各種信息， 對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī) 劃，設(shè)計(jì)出展覽會的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會名 稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會規(guī)模、展會定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商 計(jì)劃、展會進(jìn)度計(jì)劃現(xiàn)場管理計(jì)劃、相關(guān)活動計(jì)劃等。展會立項(xiàng)策劃書是為策劃舉辦一個(gè)新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對 以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。（二）展會立項(xiàng)策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)： 一般地，展會立項(xiàng)策劃書主要包括以下內(nèi)容：1、辦展市場環(huán)境分析： 包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的

3、分析等。2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展 時(shí)間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。3、展會價(jià)格及初步預(yù)算方案。4、展會工作人員分工計(jì)劃。5、展會招展計(jì)劃6、展會招商計(jì)劃。7、展會宣傳推廣計(jì)劃。8、展會籌備進(jìn)度計(jì)劃。9、展會服務(wù)商安排計(jì)劃。10、 展會開幕和現(xiàn)場管理計(jì)劃。11 、 展會期間舉辦的相關(guān)活動計(jì)劃。12 、 展會結(jié)算計(jì)劃。（三）展會立項(xiàng)策劃書的寫作要求：1 展會名稱 展覽會的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第 93 屆中 國出口商品交易會”， 如果按上述三個(gè)內(nèi)容對號入座， 則基本部分是“交易會”， 限定部分是“

4、中 國”和“第 93 屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品”。下面分別對這三個(gè)內(nèi)容作一些說明：基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和 “節(jié)”等。 限定部分：用來說明展會舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會的性質(zhì)。展會舉辦時(shí)間的表示辦法有三種： 一是用“屆”來表示。 二是用“年”來表示， 三是用“季” 來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、 2003 年廣州博覽會、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會等。在這 三種表達(dá)辦法里， 用“屆”來去示最常見， 它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。 那些剛舉辦的展會一般用 “年”來表示。 展會舉辦的地點(diǎn)在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。展

5、會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、 “全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個(gè)國際展。 行業(yè)標(biāo)識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。2 、展會地點(diǎn)策劃選擇展會的舉辦地點(diǎn)， 包括兩個(gè)方面的內(nèi)容： 一是展會在什么地方舉辦， 二是展會在哪 個(gè)展館舉辦。策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個(gè)國家、 哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。策劃選擇展會在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點(diǎn)。 具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽

6、題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該 展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。3 、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、 策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。 辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、 行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用， 一個(gè)展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種： 主辦單位、 承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位： 擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。 主辦單位在法律上擁有展會的 所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、 操作與管理， 并對展會承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單 位。協(xié)辦單位：協(xié)助

7、主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招 展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推 廣等工作起支持作用的辦展單位。4 、辦展時(shí)間辦展時(shí)間是指展會計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。 辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義： 一是指舉辦展的具體 開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。展覽時(shí)間的長短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)， 要視不同的展會具體而定。 有些展會的展覽時(shí)間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個(gè)月甚至半年； 期一般是 3-5 天為宜。但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，5、展品范圍 展會的展

8、品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。 根據(jù)展會的定位， 展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類， 例如， “博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10 萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很 少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。6、辦展頻率或者是不定期舉行。 從目前展覽業(yè)的80，一年舉辦兩次和兩年舉辦我們知道， 幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次， 實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的 一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)

9、是越來越少了。辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。 個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期7、展會規(guī)模 展會規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少， 三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會時(shí)，對這三個(gè)方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展會規(guī)模時(shí)， 要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。 展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的 限制。8、展會定位通俗地講， 展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”， 具 體地說， 展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資

10、源條件和市場競爭狀況， 通過建立和發(fā)展展會的差 異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過 程。展會定位要明確展會的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等。9展會價(jià)格和展會初步預(yù)算 展會價(jià)格就是為展會的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。 展會展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場的 價(jià)格和室外展場的價(jià)格，室內(nèi)展場的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。在制定展會的價(jià)格時(shí)， 一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則， 即那些便于展示和觀眾流量大的展位 的價(jià)格往往要高一些。 展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收 入進(jìn)行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展會時(shí)， 要根據(jù)市場情

11、況給展會確定一個(gè)合適的價(jià)格， 這樣對吸引目標(biāo)參展商參 加展會十分重要。10 、人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃人員分工計(jì)劃、 招展計(jì)劃、 招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會的具體實(shí)施計(jì)劃， 這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施 時(shí)會互相影響。人員分工計(jì)劃是對展會工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。 招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。 宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時(shí)為展會的招展和招商服務(wù)的。11 、展會進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場管理計(jì)劃和相關(guān)活動計(jì)劃展會進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對展會的招展、 招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。

12、它明確在展會的籌辦過程中， 到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作， 直到展會成功舉辦。 展會進(jìn)度計(jì) 劃安排得好，展會籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。現(xiàn)場管理計(jì)劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排， 它一般包括展會開幕 計(jì)劃、展會展場管理計(jì)劃、觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等?，F(xiàn)場管理計(jì)劃安排得好，展會現(xiàn)場將井 然有序，展會秩序良好。展會相關(guān)活動計(jì)劃是對準(zhǔn)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的計(jì)劃安排。 與展會同 期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充。二、展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫作(一) 展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的概念 完成了展會立項(xiàng)策劃書

13、，并不意味著該立項(xiàng)的展會就可以舉辦了。項(xiàng)目立項(xiàng)只是對舉辦 什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個(gè)初步的意見， 制定了一套初步的方案， 至于該展會 是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行， 還需要對該展會項(xiàng)目及方案進(jìn)行可行性分析。 可行性 分析的結(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據(jù)。展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告 就是在對展會立項(xiàng)進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報(bào) 告。展會立項(xiàng)可行性分析是展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的繼續(xù)。 展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃主要是在掌握各種信息 的基礎(chǔ)上， 初步提出計(jì)劃舉辦的展會“是什么樣的”； 展會立項(xiàng)可行性分析則是在仔細(xì)研究各種 信息的基礎(chǔ)上， 深入分析舉辦展

14、會立項(xiàng)策劃提出的“那樣的展會”是否可行， 為最后是否舉辦該 展會提供科學(xué)的決策依據(jù)。如果展會立項(xiàng)策劃通過可行性分析，證明計(jì)劃舉辦展會的市場條件具備，項(xiàng)目具有生命力， 各種執(zhí)行方案策劃合理， 項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)上可行， 風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會效益， 就可以通過該展會 立項(xiàng)策劃，決策舉辦該展會了。(二) 展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告要對展會立項(xiàng)是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評估和說明， 并為最終完善該展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。 因此，展會項(xiàng)目立 項(xiàng)可行性研究報(bào)告主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1、市場環(huán)境分析( 1 ) 宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技

15、術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。(2) 微觀市場環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客戶、競爭者、營銷中介、服務(wù)商、社 會公眾等。(3) 市場環(huán)境評價(jià)：SWO分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部機(jī)會、外部威脅分析。2、展會項(xiàng)目生命力分析( 1) 項(xiàng)目發(fā)展空間：即分析舉辦該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空 間等是否具備。(2) 項(xiàng)目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價(jià)格、 展會服務(wù)等。( 3 ) 辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析3、展會執(zhí)行方案分析1) 對計(jì)劃舉辦的展會的基本框架進(jìn)行評估，具體包括：(1) 展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖

16、突。(2) 辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。(3) 展會的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。(4) 在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。(5) 展會的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。(6) 辦展機(jī)構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。(7) 展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。2) 招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評估( 1 ) 招展計(jì)劃評估(2) 招商計(jì)劃評估(3) 宣傳推廣計(jì)劃評估3、展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析( 1 ) 價(jià)格定位( 2 ) 成本預(yù)測 舉辦一個(gè)展會的成本費(fèi)用一般包括：1) 展覽場地費(fèi)用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。

17、這些費(fèi)用包括：展覽場地租金、展館 空調(diào)費(fèi)、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展位搭裝加班費(fèi)等。2) 展會宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、展會資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi)、新聞發(fā)布會的費(fèi)用等。3) 招展和招商的費(fèi)用。4) 相關(guān)括動的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、 請展會臨時(shí)工作人員的費(fèi)用等。5) 辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。6) 稅收7) 其他不可預(yù)測的費(fèi)用(3) 收入預(yù)測 舉辦一個(gè)展會的收入一般包括：1) 展位費(fèi)收入2) 門票收入3) 廣告和企業(yè)贊助收入4) 其他相關(guān)收入( 4 ) 盈虧平衡分析( 5 ) 現(xiàn)金流量分析1) 凈現(xiàn)值分析2)

18、凈現(xiàn)值率分析3) 獲利指數(shù)4) 內(nèi)部收益率5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測1)市場風(fēng)險(xiǎn)2)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)3)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)4)合作風(fēng)險(xiǎn)6、存在的問題包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可 能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。7、改進(jìn)建議 針對上述問題，提出對展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。8、努力的方向 根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要 具備的其他條件和需要努力的方向。（三）展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫作要求展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告 是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該展會的重要依據(jù)， 因此，

19、展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告 的寫作必須做到材料真實(shí)充分， 分析客觀科學(xué)， 判斷準(zhǔn)確有理。1、市場環(huán)境分析 市場環(huán)境分析是展會立項(xiàng)可行性分析的第一步，它是根據(jù)展會立項(xiàng)策劃提出的展會舉辦方 案，在已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上， 進(jìn)一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備， 是 否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎(chǔ)和社會基礎(chǔ)。 市場環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場條 件，還要對其未來的變化和發(fā)展趨勢作出預(yù)測使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理。市場環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會的條件是否具備； 展會項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的本身出發(fā)， 分析該展會是否有發(fā)

20、展前途。 分析 展會項(xiàng)目的生命力， 不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力， 而是要分析該展會的長期生命力， 即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發(fā)展前途的問題。2、展會項(xiàng)目生命力分析 市場環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會的條件是否具備； 展會項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的本身出發(fā)， 分析該展會是否有發(fā)展前途。 分析 展會項(xiàng)目的生命力， 不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力， 而是要分析該展會的長期生命力， 即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發(fā)展前途的問題。3、展會執(zhí)行方案分析 展會執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的本身出發(fā)，

21、 分析該展會項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各 種執(zhí)行方案是否完備， 是否能保證該展會計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 展會執(zhí)行方案分析的對象是該展會的 各種執(zhí)行方案，分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、是否完備和是否可行。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是， 對展會基本框架進(jìn)行評估， 重點(diǎn)不是分析構(gòu)成展會基本框架的某一個(gè)因 素的策劃安排是否合理和可行， 而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。 因?yàn)椋?盡管對 構(gòu)成展會基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理和可行的， 但由這些因素所構(gòu)成的展會基 本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。 所以， 要避免這種“個(gè)體合理， 群體沖突”現(xiàn)象 的出現(xiàn)，對展會基本框架進(jìn)行評估就十分重要。4、

22、展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析 展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā)，分析測算舉辦該展會的費(fèi)用支出和收益。 展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析計(jì)劃舉辦的展會是否經(jīng)濟(jì)可行， 并為即將舉辦的展會指定資 金使用規(guī)劃。5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測 從展會立項(xiàng)可行性分析的角度看， 風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會的過程中， 由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計(jì)劃和舉辦展會的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背或者是即使展會如期舉辦， 但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計(jì)劃落空； 經(jīng)濟(jì)損失的可能性。6、存在的問題 包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、 研究人員在可行性分析以外 發(fā)現(xiàn)的可能對展

23、會產(chǎn)生影響的其他問題等。7、改進(jìn)建議針對上述問題， 提出對展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議， 指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方 向等。8、努力的方向根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)， 在上述分析的基礎(chǔ)上， 針對存在的問題， 提出要辦好該展 會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。三、參展說明書的寫作（一）參展說明書的概念 辦展機(jī)構(gòu)在確定了展會的有關(guān)日期安排， 指定了展會承建商、 展會運(yùn)輸代理和展會旅游代理 以后，就可以著手編制展會的參展說明書了。參展說明書 是辦展機(jī)構(gòu)將展會籌備、 開幕以及參展商參加展會時(shí)應(yīng)注竟的其他問題匯編 成冊， 以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊子。 編制參展商手冊是展會籌備過程中

24、的一項(xiàng)基礎(chǔ) 性的工作。（二）參展說明書包含的主要內(nèi)容及寫作要求從某種意義上講， 參展說明書是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件， 也是辦展機(jī)構(gòu)對展 會布展、 展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件， 參展商手冊所包含的內(nèi)容涉及到舉辦 展會的各個(gè)環(huán)節(jié)。一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：（1）前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展 商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。 前言一般都很簡短， 言簡 意賅。（2）展覽場地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù) 據(jù)等。 繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí)， 要

25、注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、 展區(qū)和展位劃分的 詳細(xì)情況、 展館內(nèi)部通道和出人口等； 在繪制至展館的交通圖時(shí)， 要注意標(biāo)明展館在該城市的具 體位置、 到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、 各指定接待酒店在該城市的具體位置 等；對于該展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)， 要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、 貨運(yùn)電梯容 積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、 展館的水電供應(yīng)狀況等。 對展覽場地基本情 況的介紹 對于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位， 進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的 指引作用。（3）展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、

26、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時(shí)間，要具體列明展會的布展時(shí)間、 開幕時(shí)間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時(shí)間、撤展時(shí)間、 布展撤展加班時(shí)間等，對以上時(shí)間盡 量精確到小時(shí)； 對于辦展機(jī)構(gòu)， 要具體列明展會的主辦單位、 承辦單位、 支持單位和協(xié)辦單位等； 另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒 店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和E MAlL 也最好能公布，以便參 展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。(4) 展會規(guī)則。 就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度， 包括： 展會有關(guān)證件使用和管理的

27、規(guī)定、 展會現(xiàn)場保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、 層位清潔的規(guī)定、 物品儲藏的規(guī) 定、現(xiàn)場使用水電的注意事項(xiàng)、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場展品 演示的注意事項(xiàng)等。 展會規(guī)則是所有與會人員必須遵守的一些制度， 對展會現(xiàn)場管理和維護(hù)現(xiàn)場 秩序十分重要。( 5)展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和 空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說 明”主要是對展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng)， 提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等。“空地展位搭裝說明”主要是對參展商搭建空地

28、展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要 求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導(dǎo)參展商順利、 安全地搭裝展位和布展有較大幫助。(6) 展品運(yùn)輸指南。是對參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包 括海外運(yùn)輸指南和國內(nèi)運(yùn)輸指南等。 不管是海外還是國內(nèi)運(yùn)輸指南， 都要對展品等的運(yùn)輸方式和 運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān) 報(bào)關(guān)、 回程運(yùn)輸、 可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。(7) 會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通

29、、吃、住、行等需要和展 會前后的旅游需要等作出的一些說明。 會展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、 協(xié)議 優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等， 要列出海外觀眾和參展商入境 的簽證辦法、 會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。 會展旅游信 息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的。(8) 相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格 和層位搭裝表格兩種。 展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、 聘請臨時(shí)服務(wù)人員申請表、 額外工作證 和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以

30、后， 可以印刷成冊， 在展會開幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商， 也可以將其內(nèi) 容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載， 如果展會有海外參展商， 還要將參展商手冊翻 譯成外語文本。(三) 參展說明書的作用參展說明書主要是為方便和指引叁展商順利進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等服務(wù)的，它 不僅對參展商進(jìn)行參展籌備有著十分重要的指引作用， 也對辦展機(jī)構(gòu)對展會的布展、 展覽和撤展 等各壞節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場管理有很大的幫助和影響：1、參展說明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會基本情況、展會規(guī) 則、層位搭裝、展品運(yùn)輸和會展旅游等作出詳細(xì)的說明， 參展商在得到參展說明書以后，就可以 按照該說明書的指

31、引對叁展的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行籌備， 如安排展品的運(yùn)輸、 準(zhǔn)備展位的搭裝材料 和設(shè)計(jì)等； 在展會布展現(xiàn)場， 參展商將按該說明書的有關(guān)要求進(jìn)行展位搭裝和布展， 避免布展期 間的盲目和違規(guī)；在展覽期間，參展商可以按該說明書的要求布置展品演示； 在撤展期間， 參展 商可以按照該說明書的指引有條不紊地撤展；展會結(jié)束后，參展商還可以按照該說明書的指引選擇適合自己需要的會展旅游。在參展說明書的指引下，參展商可以更 有效地準(zhǔn)備和完成參加展會各工作環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事務(wù)。2、參展說明書對展會現(xiàn)場管理的作用。 參展說明書對展會在籌展、 布展、展覽和撤展期間的各項(xiàng)規(guī)定， 不僅有利于指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事，也有利于辦展機(jī)構(gòu)按該

32、手冊的規(guī)定監(jiān)督展會現(xiàn)場的各種事宜，并按 手冊的規(guī)定為參展商提供各種服務(wù)。參展商手冊是辦展機(jī)構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn) 場管理的重要依據(jù)之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為規(guī)范，有利于辦展機(jī)構(gòu)按此規(guī)范對展 會各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場進(jìn)行管理。3、參展說明書對觀眾的作用。 除了對參展商的指引和對展會現(xiàn)場管理的作用外，參展說明書對展會觀 眾也能起一定的作用。比如，手冊對展館平面圖、館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會 開放時(shí)間的說明，就對觀眾參觀展會有較大的幫助。觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達(dá)到展館，在館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖的指引下可以找到自 己需要的服務(wù)提供點(diǎn)，可以享受展會指定接待酒店的優(yōu)惠價(jià)格待遇在展會開放時(shí)間說明的指引下可以合 理地安排自己的參觀時(shí)間等等。 一般來說，