畜牧業(yè)公文管理辦法編寫

1、公文管理辦法編寫辦公室初審審核批準(zhǔn)日期年 月曰畜牧業(yè)發(fā)展有限公司1 總則1.1 為做好公司各部門的公文處理工作，提高公文處理工作，加強管理質(zhì)量和效 率，從而使公司規(guī)范化、制度化、公司參照國家行政機關(guān)公文處理辦法的原 則，結(jié)合本公司實際，制定本辦法。2 適用范圍2.1 本辦法適用于集 團 公司的公文 處理管理工作。2 目的2.1 公司的公文是公司實施有效管理的公務(wù)文書， 是上呈下達， 用以貫徹公司領(lǐng) 導(dǎo)意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置洽談工作報告情況，交 流經(jīng)驗的重要工具。2.2 公司總經(jīng)辦是全系統(tǒng)公文處理工作的管理機構(gòu) ，主要負責(zé)公司并負責(zé)指導(dǎo)各 部門公文處理工作2.3 在公文

2、處理工作中 ，必須嚴(yán)格執(zhí)行公文管理制度的相關(guān)規(guī)定 ，確保公司 秘密的安全。3 公文種類3.1 公司常用的公文種類3.1.1 決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷 下級部門不適當(dāng)決定事項。3.1.2 通知適用于傳達公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬部門周知、辦理或執(zhí)行的事項，人事 任免、調(diào)動及其他實物性內(nèi)容的傳達；3.1.3 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或者情況；3.1.4 報告適用于上級向上級匯報工作，答復(fù)上級的詢問；3.1.5 請示下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準(zhǔn)；3.1.6 批復(fù)適用于答復(fù)下級部門的請示事項 ;3.1.7 意見對重要問題提出見解

3、和處理方法 ;3.1.8 函同級或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，咨詢答復(fù)問題，向政府有關(guān)部門 提出請示等。3.1.9 會議紀(jì)要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項；4 辦理4.1 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、 正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送單位等部分組成。4.2 公文辦理分為收文和發(fā)文。 發(fā)文辦理一般包括簽收等級、 分發(fā)傳閱、 收回存 檔、銷毀等程序；發(fā)文辦法一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用章、登記、發(fā)送、原 件歸檔銷毀等程序。4.3 公文簽收應(yīng)由專人負責(zé)， 簽收時須對來件嚴(yán)格檢查， 明確無誤后方可簽字或 蓋章。4.4 收文拆封后應(yīng)對文件進行認真清點， 按

4、內(nèi)部或公開文件分類登記， 注明收文 日期、標(biāo)題（簡要內(nèi)容）、來文單位、密級等并編號。4.5 公司人力資源部收文， 存檔一份， 另一份呈送公司領(lǐng)導(dǎo)。 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示 送公司有關(guān)部門傳閱。4.6 因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)人力資源部同意， 必要時需報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 密級 高的文件，應(yīng)鎖在保險柜內(nèi)。4.7 公司正式文件須經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。5 文件格式公司發(fā)文必須填寫統(tǒng)一印制的 ?沈陽牧源畜業(yè)發(fā)展有限公司發(fā)文稿紙? 。公文由 秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、主題 詞、抄送單位、 印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 公文表現(xiàn)形式為本公司正式紅 頭文件。公文一律用 A4 紙，頁

5、面上邊距 3.8 厘米，下邊距 3,4 厘米，左邊距2.8 厘米，右邊距 2.6 厘米，行距 28 磅。文頭占 A4 紙三分之一或五分之二面 積，字體為標(biāo)宋體 67 點。發(fā)文字號在公司標(biāo)識下空 2 行，用 3 號仿宋體字排布。 字號下 1 行處設(shè)分割線，左右與文頭對齊，中間加五角星。5.1 辦文時需注意下列事項和要求：5.1.2 秘密等級涉及公司機密的公文，應(yīng)當(dāng)按照有骨干法規(guī)，標(biāo)名密級，其中?機密 ?及公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明分數(shù)序號。5.1.3 緊急程度緊急公文應(yīng)該根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明?特急 ?、 ?急件 ? 。5.1.4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。5

6、.1.5 發(fā)文字號包括代字、年份、序號，由辦公室統(tǒng)一編排。5.1.6 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。 其中，請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的 姓名和電話。5.1.7 公文標(biāo)題、正文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要的概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類， 一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā) 文單位（使用單位全稱版頭專用公文稿紙， 可以不標(biāo)明發(fā)件單位名稱） 公文標(biāo)題 不宜過長。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。公文 標(biāo)題在紅色分隔線下空 2 行，用 2 號標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回 行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。正文用 3 號仿宋體字，每頁 22 行，每行 28 個字，位于主送單位名稱下 1 行，每自

7、然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行或分開5.1.8 主送單位指公文的主要受理單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱， 統(tǒng)稱。隸屬關(guān)系和層 次要分明，標(biāo)點要準(zhǔn)確，同一性質(zhì)和級別的單位之間用頓號，其他用逗號，最后 一主送機關(guān)名稱和標(biāo)冒號。 單位排序按公司有關(guān)文件規(guī)定處理。 主送單位應(yīng)在公 文標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號仿宋體標(biāo)識，回行時仍用頂格。5.1.9 正文另見本辦法第五章?草擬公文 ?。5.1.10 抄送單位指除主單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。抄送單位在主題詞下 1 行；左右各空 1 字，用 3 號仿送字體標(biāo)識 抄送， 后標(biāo)冒號； 抄送

8、單位間用逗號隔開， 回行與冒號后的抄送單位對齊； 在最后一個 抄送單位后標(biāo)句號。5.1.11 附件公文如有隨文印發(fā)的附件，應(yīng)當(dāng)正在正文之后，成文日期之前注明附件順序 和名稱。注明的附件和實際所附的文件、 材料名稱應(yīng)完全一致。 供領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 的參考資料要齊全，但不作為文件的附件。附件在正文下空 1 行左空 2 字用 3 號仿宋體字標(biāo)識附件，后標(biāo)冒號和名稱（如附件 ;1.某某某） ;附件名稱 后不加標(biāo)點符號 .附近與正文一起裝訂 ,并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識 3 好黑體 字附件有序號的標(biāo)識序號（如；附件 1 ）序號前后應(yīng)一致。5.1.12 印鑒公文除 ?會議紀(jì)要 ?外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上

9、報的公文，有主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章5.1.13 成文日期以公司負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 經(jīng)過會議批準(zhǔn)的， 以通過之日為準(zhǔn)。 聯(lián)合下 發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。5.1.14 附注公文有附注(需要 說明的其他事 項)用 3 號仿宋體字，居左空 2 字圓括號標(biāo) 準(zhǔn)在成文的日期下一行。5.1.15 主題詞按國務(wù)院公文主題詞表 及其行業(yè)規(guī)范的主題詞表的要求標(biāo)注主題詞， 外 表詞應(yīng)在主題詞后加注?，以朋別。列在文件尾部分 橫線之上，主題詞用 3 號黑字體，居左 頂格標(biāo)識，后標(biāo)冒號；詞目用 3 號宋體字；主 題詞一般不 超過5 個，詞目之間空 1 字。5.2 公文中各組成

10、部 分的標(biāo)識規(guī)則， 參照國家行政機關(guān)公文格式 (GB/T9704-1999 ) 國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。6 行文規(guī)則6.1 行文應(yīng)確有必要，注重效用。6.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定， 一般不得越級請示和報告。 屬于緊 急報告事項可以越級報告，但不得越級請示。6.3 公司依據(jù)其職權(quán)范圍、 隸屬關(guān)系和有關(guān)公文處理辦法的規(guī)定， 公司可向其所 屬各部室行文， 可根據(jù)其 業(yè)務(wù)范圍向地方業(yè)務(wù)主管部門行文，向有關(guān)工商、稅務(wù) 等管理部 門及施工、 監(jiān)理等單位發(fā)函。6.4 除上級單位負責(zé)人直接交辦的事項外， 不得直接向上級部門負責(zé)人報送 ?請 示 ?、?意見 ?和? 報告 ?。7 發(fā)文辦理7.1 發(fā)文辦理指以

11、公司名義制 發(fā)公文的 過程，包括草 擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕 印、用印、分 發(fā) 等程序。公司的發(fā)文程序一般為：主辦部門擬稿一部門負責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)審核一有 關(guān)部門會簽（如需會簽）一返回該部門閱知（如有問題需要修改，修改后程序 從 頭開始）f辦公室主任審核f公司負責(zé)人簽發(fā)f辦公室編號、印制f辦公室用印 f辦公室分發(fā)。7.1.2 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，公司公文主要 內(nèi)容如下：7.1.3 向上級機關(guān)請示、 報告工作。7.1.4 公司機構(gòu)設(shè)置、職能配置、任免和聘用干部。7.1.5 印發(fā)經(jīng)公司審查通過的綜合性會議紀(jì)要、 規(guī)章制度。7.1.6 授予或撤消公司 級先進單位和模范人物 稱號。7.1.7 答復(fù)有關(guān)單位的提

12、問。7.1.8 涉外工作的有關(guān)事項。7.1.9 其他需要行文的重要事項。7.2 草擬公文7.2.1 符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。7.2.2 情況屬實，觀點明確，表述清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，直達不曲，字 詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。7.2.3 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)、與主送機關(guān)的行文關(guān)系確 定。7.2.4 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。7.2.5 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號 引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。7.2.6 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為?一、 ? ，第二層為? （一）?

13、，第三層為? 1、?， 第四層為 ?（1） ?。行政規(guī)章規(guī)范性文體：根據(jù)實際需要，采用章、節(jié)、條、 款、項、目等標(biāo)明層次；副標(biāo)題第一層為 3 號黑體字，第二層為 3 號楷體字。7.2.7 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。7.2.8 文內(nèi)使用簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其 縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。7.2.9 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、 縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯 數(shù)字。7.3 擬制公文7.3.1 凡以公司名義發(fā)文 ,由各部室或車間擬制的文稿，在送辦公室主任審核 前，由各部

14、室或車間主管領(lǐng)導(dǎo)進行審核，審核的內(nèi)容為：是否確有發(fā)文的必要； 是否符合國家方針、政策、法律、法規(guī)的規(guī)定；是否真實、準(zhǔn)確；是否符合行文 規(guī)則；附件材料是否齊全、完整，內(nèi)容是否符合要求；經(jīng)主辦部門負責(zé)人和主管 領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可送交辦公室。7.3.2 對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)在充分協(xié)商并取得一致意見后方 可行文；如有分歧，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提 出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽。未經(jīng)協(xié)商一致，如擅自行文，一經(jīng)查實，公 司有權(quán)責(zé)令糾正或撤消。公文會簽由主辦部門負責(zé)送達有關(guān)部門，會簽過程一般不得超過 3 個工作日公文送交負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室主任進行審核后方可送

15、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。未經(jīng)辦公室主任審核的文稿， 公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。 審核的重點是： 是否需要行文； 辦文程序是否正確； 是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求； 公文格式是否符 合規(guī)定等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。聯(lián)合行文一般由主辦部門先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。一般不使用 復(fù)印件會簽。7.3.6 文件簽發(fā)的權(quán)限為： 以公司名義發(fā)文，統(tǒng)一在主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。7.3.7 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否 完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。7.3.8 凡以公司名義發(fā)文的文稿，經(jīng)各主辦部門負責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，一 律送交辦公

16、室主任審核； 未經(jīng)辦公室主任審核的文稿， 公司負責(zé)人不予簽發(fā)。 如 遇主辦部門負責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)出差等情況，文件簽發(fā)后需履行后續(xù)補簽手續(xù)。7.3.9 辦公室應(yīng)對公司負責(zé)人簽發(fā)后的公文進行復(fù)核編號后方可交付打印。公 文的校對、繕印、用印、分發(fā)由辦公室負責(zé)完成。8 收文辦理8.1 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批 辦、承辦、催辦等程序。8.1.1 報送公司的公文（包括信件、傳真），必須經(jīng)辦公室統(tǒng)一簽收、登記、 編號、分發(fā)，不得直接送公司所屬各部室或車間；公司所屬部門收到的公文，應(yīng) 送辦公室統(tǒng)一登記處理。 寫明公司領(lǐng)導(dǎo)個人親收的文件， 由公司領(lǐng)導(dǎo)個人或由其指定的代收人拆

17、封8.1.2 公司所屬各單位代表公司參加的重要會議帶回的文件， 應(yīng)交辦公室登記， 按收文程序處理。如需留存的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，可留復(fù)印件。8.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬 于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的， 應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的部門， 并說明 理由。8.2.1 主批人審批公文時，對有具體辦理事項的，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和 審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有具體辦理事項的，圈閱表示已閱知。8.2.2 送負責(zé)人批示件或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負責(zé)催辦，做到 緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦。9 公文歸檔9.1 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人

18、民共和國檔案法和公司規(guī)定，及時整 理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。9.1.1 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價值整理（立卷）， 要保證歸檔公文的齊全、 完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況， 便于保管和 利用。9.1.2 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存 復(fù)制件或者其他形式的公文副本。9.1.3 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移 交。9.1.4 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求 （不能使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。10 公文管理10.1.1 上級公司的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司負責(zé)人批 準(zhǔn)可以翻印。翻印時應(yīng)當(dāng)注明翻印的公司、日期、人數(shù)和印發(fā)范圍。屬秘密文件 的，按保密法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。10.1.2 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)該加蓋印章。10.1.3 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起 不產(chǎn)生效力。10.1.4 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以 銷毀。10.1.5 銷毀秘密公文應(yīng)