A管理模式 垂直指揮系統(tǒng)解讀

1、垂直指揮系統(tǒng) 逐級指揮 各種指揮的類型 常用形式 命令、會議、公文 督辦系統(tǒng) 不間斷指揮中心 可以越級檢查 不能越級指揮 可以越給申訴 不能越級報告 一、垂直指揮的原則 （一）服從的原則 ? 1沒有服從就沒有指揮 ? 1）判斷上級指揮正確與否的，只能是該上 級的直接上級或執(zhí)行命令的結果。 ? 2）一般情況下，下級無權裁定上級的對錯， 上級的對錯要由上級的上級來裁定。 ? 2.上級的命令有錯誤怎么辦？ ? 由于上級不了解情況或不懂專業(yè)知識， 有可能下錯誤的命令,雖然不會造成嚴重危害, 但會使工作受到損失； ? 這時下級不能眼看著上級“跳井”,怎么辦？ （一）服從的原則 ? A下級要私下里向上級陳

2、述自己的意見，不要 在公開場合爭辯。 ? 維護上級的威信永遠是下級的義務。 ? B如果上級采納了下級的意見或建議，該下級 有責任永久保守秘密。 ? 其實，這是下級遇到了好機會。一段時間過后，上級沒 聽到任何傳聞，下級得到的是“信任”！ ? C如果上級仍堅持原有的決策，怎么辦？ ? 服從！ ? 建議沒有被采納，上級一定有自己的考慮，下級要服從，責任由上級負。 ? 幫助上級決策要講求方式，維護上級的威信是 每個下級的責任 （一）服從的原則 ? 3.可以不服從的三種情況 ? （1）上級違法亂紀，下級不能服從。 ? （2）上級做出的決定，會給企業(yè)帶來 重大危害，后果是顯而易見的，下級可以 不服從。 ?

3、 （3）上級的命令，對下級個人有迫害 行為，侵犯了個人權益,不服從。 ? 總之，除非上級的命令違法或違紀，否則 必須服從。 （二）一個上級的原則 ? 一個上級的原則是指：企業(yè)中的每 位員工只有一個直接上級（財務部最高負責 人除外）。 ? 它的含義有三層： ? （1）行政隸屬關系上只有一個上級，即直 接上級； ? （2）只服從一個上級的指揮； ? （3）只向直接上級請示報告。 ? 企業(yè)內無論對哪一件工作來說，一個 下屬人員應該只接受一個上級的指揮，這 就是一個上級的原則，否則，權力將愛到 損害，紀律將受到危害，秩序受到擾亂， 穩(wěn)定將受到威脅 （三）逐級的原則 ? 1什么是逐級的原則 ? 逐級的原

4、則是指上級對下級，可以越級 檢查，不能越級指揮；下級對上級，可以 越級申訴，不能越級報告。 （三）逐級的原則 ? 2.上對下，可以越級檢查，不能越級指揮 （三）逐級的原則 ? 檢查是每一個管理人員的直接責任，他 要占每個管理人員工人時間的50%以上。 ? 檢查可以越級，而且一定要越級。 （三）逐級的原則 各級領導在越級檢查的時候，必然發(fā) 現(xiàn)不正常的事情，在這種時候怎么辦？ 去找負責此事的直接下級，讓他處理。 （三）逐級的原則 ? 3.下對上，可以越級申訴，不能越級報告 （三）逐級的原則 ? （1）報告 ? 報告有兩層含義， ? 一是匯報工作， ? 二是“請示報告”。 ? 在正常的情況下，向自己

5、的直接上級報告。 但以下幾種情況，向上級的上級匯報，不屬越級報告： ? 1）經直接上級批準后向上級進行的報告，有請 示的含義，不屬越級報告，因為經過了直接上 級的授權。 ? 2）向正在檢查工作的“直系”上級匯報工作情 況，不屬越級。（注意：只匯報工作情況，不 能請求指示。） ? 3）程序報告不屬越級，即程序規(guī)定的報告事項。 ? 4）在法律規(guī)定特許情況下的信息傳遞不屬報告 范疇。 ? （2）申訴 ? 申訴就是告狀。 ? 申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的： ? A.上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為； ? B.上級有重大危害企業(yè)的行為； ? C.上級濫用職權，對申訴者有迫害行為。 ? 以上三種

6、情況可以越級申訴，不但可以越一級， 還可以越很多級。 ? 在一切正常的情況下，只能向自己的直接上級 報告，這樣才能保證企業(yè)的基本秩序，這是對 自己的保護。 ? 4.越級指揮的危害 ? （1）破壞了企業(yè)管理的基本原則 ? （2）破壞了企業(yè)的正常秩序 ? （3）造成下級管理人員的指揮失靈 ? 下級不滿意，不愛管事了，老總就忙起來了，什 么小事都找老總，老總就陷入了繁瑣的日常事務 當中。 ? （4）損壞了管理者在員工中的整體形象，降低了 上級的威信 ? （5）使員工無所適從，工作不知如何干好，從而 影響指揮的效率和效果。 ? （6）破壞了員工和直接上級之間的關系 （三）逐級的原則 ? 5.可以越級指

7、揮的四種情況 ? 主要有以下四種情況： ? （1）緊急情況 ?比如：火災、各種事故、各種重大事件，因為是突然發(fā)生的，我們不可能把 各級的人叫齊。在這時候通常的做法是：誰級別高，誰來負責指揮，或者是 由與此專業(yè)有關的人來進行指揮。 （三）逐級的原則 ? （2）直接下屬拒絕服從指揮 ? 當直接下級用種種理由不貫徹執(zhí)行直接上 級的指示時，也可以越級指揮。即當你的 直接下級不服從你的指揮時，你可以讓他 立刻靠邊站，由你來親自來指揮。 （三）逐級的原則 ? （3）下級確實無力完成上級安排的任務 （三）逐級的原則 ? （4）必要的情況下，進行整體指揮 （三）逐級的原則 ? 6.要正確認識和處理逐級的原則所

8、帶來的副作用 ? 管理模式強調責任，強調每一個人的企業(yè)中的坐標位置。 由此帶來兩個不良后果， ? 一是下級的正確意見和建議反映不上來； ? 二是有時候某些上級會不公正地對待下級，而下級無法向上級反 映，導致下級“積怨”和“不滿”，進而降低工作效率，甚至采 取極端方式報復而釀出大禍。 但是，我們不能以破壞指揮原則為代價來解決這些問題， 而應從以下三方面來代解副作用 ? （1）制定反映建議的程序并設立相應的機構 ? （2）強化對員工處理的審查程序 ? （3）建立科學的反饋系統(tǒng) 二、垂直系統(tǒng)的類型 ? （一）單向系統(tǒng) ? 只與單個的直接下級有關，往往是簡單的 命令，是企業(yè)日常經營最常用的形式 ? （

9、二）多向指揮 ? 與兩個或兩個以上直接下級有關，需要多 部門，多崗位，多工種合作才能完成 ? （三）整體指揮 ? 命令同時發(fā)給下屬各級人員。也就是說， 命令內容與各級下屬都有關聯(lián)。 ? （四）在緊急情況下的現(xiàn)場指揮 三、垂直指揮的常見形式 指揮通常有以下三種形式： 下命令、主持會議、批閱公文。 （一）命令 命令是上級對下級的指示，它是通過某種 信息的傳達使受令人完成某種行為的過程。 1.管理人員必須要下清晰而明確的命令 2.命令的形式 ? 口頭命令和書面命令。 （一）命令 ? 3有效的命令 ? （1）受令人 ? 命令的執(zhí)行人只能是一個人。他可以帶領 500人、1萬人，但對下令者負責的只能是 一

10、個人。 ? （2）時限 ? 下命令的時候不要忘了時限，說時間點而 不是長度。 ? （3）命令內容 ? 讓某人干什么包括時間、地點、人員、 行動、對象等。 ? （4）完成的標準 ? 常規(guī)標準，即企業(yè)已規(guī)定好的工作標準， 下命令時不用講明，但可強調。 ? 特定標準，指沒有先例或未做規(guī)定的工作 標準，下命令時必須講明。 ? （5）完成的標志 ? 作出規(guī)定，如：驗收合格，有關人員簽字 認可等等。 （一）命令 ? 4.下命令的語言要求 ? 簡練、準確、不需要形容和描繪 ? 使用專業(yè)術語，概念清楚，盡可能排除誤解 ? 有可操作性 ? 使下級能夠正確的向下傳達 （一）命令 ? 5.怎樣下達一個準確無誤的命令

11、 ? 第一，確定命令下給誰 ? 第二，命令內容讓人容易理解 ? 第三，說清標準，規(guī)定完成任務的標準， 準確干成什么樣才算完成任務 ? 第四，必須說明白完成任務的標志 ? 第五，說清復命的時限和方式 （一）命令 ? 6.復命又稱“四小時復命制” ? 清晰的下令加及時的復命才是命令的一個 完整過程。 ? 四小時復命制，它能在很大程度上減少企 業(yè)內部的扯皮現(xiàn)象。 ? 任何命令，不管完成與否，受令人都要向 下令人復命。 （一）命令 （一）命令 ? “四小時復命制”內容如下： ? 1）對任何命令，不管完成與否，受令人都要在規(guī) 定的時間內向下令人復命。 ? 2）完成任務后，受令人要及時向下令人復命。 ?

12、如受令人在開始執(zhí)行任務后發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應 努力去克服；如所遇到的確實為不可克服的困難， 受令人無法按時、按標準完成任務，也要立即向下 令人復命，講明不能完成任務的困難或原因，這時 下令人可根據(jù)情況撤銷原命令或更改命令內容而成 為新的命令，規(guī)定的時間一般不超過四個小時（即 半個工作日），故稱為“四小時復命制”。 （一）命令 ? “四小時復命制”的概念并不是要在四小時之內 完成任務，而是從完成或發(fā)現(xiàn)完不成的那一刻算 起，要在四小時之內將結果報告給下令者?！八?小時”是一個概稱，是半個工作日。實踐中各單 位可根據(jù)需要制定復命時間。 ? 為什么要這樣做呢?這是為了讓下令者心里有底。 如果任務完成了

13、，那么下一步的計劃安排按照 “完成”這個前提執(zhí)行；如果沒有完成，那么下 一步的計劃安排是按照未完成這個前提，或提供 幫助，創(chuàng)造條件繼續(xù)執(zhí)行，或改變命令內容，或 撤銷命令。 （二）會議 ? 會議是指揮最常用的方式。經常被用于多 向指揮和總體指揮。 ? 會議要開得簡短，解決實際問題。 （二）會議 ? 1常見的會議形式 （三）公文 ? 指揮雖然有三種方式：命令、會議、公文。 但所有的成果最終要落實到公文上。 ? 公文對于企業(yè)的檢查總結工作都是非常必 要的。 （三）公文 ? 1 擬定公文 ? 2 文件的收、發(fā)、存 ? 3 企業(yè)集中辦公時間的方法文件交換柜 ? 4建立文件目錄及編號 ? 5文件的保密與銷

14、毀 ? 6 公文的類型和格式 （四）督辦系統(tǒng) ? 每個企業(yè)的高層領導每天要下達不止一個命 令，這些命令和指示的完成時間又不相同， 一周或一個月下來，記憶力再好的老總也不 能全部記住。 ? 建立督辦系統(tǒng)既可以為總經理分擔工作，又 可以避免下級推諉工作，提高工作效率。建 立督辦系統(tǒng)是確保命令有效執(zhí)行的好辦法。 1.建立督辦系統(tǒng) ? 1）.隨身督辦：就是企業(yè)經理借助一個帶本年日歷的 筆記本，自己督辦。 具體使用方法是： ? A.A.誰應在哪天完成什么事，不是記在下命令的那一天， 而是記在未來完成的那一天。 ? B.B.養(yǎng)成看今明兩天記錄的習慣：就是先看今天有什么 事以前下的命令誰該完成了，今天該催辦

15、什么事。 看完了繼續(xù)寫上幾條 今天打算辦的事。 ? C.C.再看明天該干什么，目的：一是明天的事有無變化； 二是在腦子里留一個印象，做到心中有數(shù)，避免許多 不必要的麻煩。 ? 2）.督辦中心-由辦公室建一個督辦中心 2.如何利用督辦系統(tǒng)確保指揮的執(zhí)行 ? （1）任務分級 ? 企業(yè)要把所有任務分級： ? A級任務：催辦兩次； ? B級任務：催辦一次； ? C級任務：不催辦 2.如何利用督辦系統(tǒng)確保指揮的執(zhí)行 如果在計劃時間之前完成，叫 提前完成； 在計劃時間內完成，叫 按期完成； 如果在計劃時間內沒有完成，則催辦變成督辦。這 時督辦員要和任務完成人確認下次完成時間，如果 完成了叫做一次拖期完成。

16、否則還會有二次拖期完 成。 如果最終沒有完成該項任務，叫 未完成。 所有這一切進入經理人員的績效考核記錄，可以統(tǒng) 計處一年完成了多少任務，按期完成、沒完成、拖 期完成各多少。 督辦最好使用電腦。 2.如何利用督辦系統(tǒng)確保指揮的執(zhí)行 （2）任務督辦 ? 任務督辦主要針對每天所下命令，包括會議、決議 的落實等任務進行督辦 具體任務如下： ? 1）下令者，在決定命令列入督辦系統(tǒng)以后，要求秘 書做正事記錄，要包含受令人、時限、內容、標準。 ? 2）按時間查問進度，如未完成，追問預期完成時間。 ? 3）每日寫出督辦結果報告，報告完成工作內容、未 完成工作的責任人姓名、原因及合適能夠完成。 ? 4）每月底

17、將督辦工作結果進行匯總 2.如何利用督辦系統(tǒng)確保指揮的執(zhí)行 ? （3）計劃督辦 ? 上級部門下達任務給直接下級部門，下級部門收到該任務 通知書后，首先是根據(jù)任務要求制定本部門的相應計劃， 然后按照計劃完成任務。 ? 1）對制定計劃進行督辦： ? A.如果計劃按要求、按期完成，在完成時起4小時之內向 上級部門負責人復命。 ? B.B.如果計劃督辦員在檢查下級部門計劃制定進度時，發(fā)現(xiàn) 下級部門的計劃按進度已拖延較多，則由計劃督辦員下計 劃催辦通知書，督促下級部門盡快制定任務計劃。 ? C.C.如果下級部門的計劃按期完成，但不符合要求，則計劃 督辦員下任務計劃商討通知書，通知下級部門負責人4小 時之

18、內到上級部門處進行商討。 2.如何利用督辦系統(tǒng)確保指揮的執(zhí)行 ? 2）對計劃執(zhí)行情況進行督辦 ? A.A.如果任務按要求和期限完成， 4小時之內復命。 ? B.B.如果計劃督辦員在檢查下級部門的任務進度時， 發(fā)現(xiàn)按進度已拖延，則由計劃員下任務催辦完成 通知書，督促下級部門盡快完成任務。 ? C.C.如果下級部門的任務沒有按期完成或完成的不 符合要求，則由計劃督辦員下任務完成商討通知 書，通知下級部門的負責人 4小時之內到上級部門 負責人處進行商討。 2.如何利用督辦系統(tǒng)確保指揮的執(zhí)行 ? 商討的結果有兩種情況： ? a.標準正常，督促下級部門盡快完成； ? b.標準不符合正常，上級修改標準或要求， 并規(guī)定新的期限 3.督辦系統(tǒng)的作用 ? （1）績效考評的依據(jù) ? （2）緩和上下級關系 ? （3）防止下級鉆空子 ? （4）使下級成功 ? 有了督辦系統(tǒng)，對我們的下級有好處，一 是，監(jiān)督他的工作，二是，讓他取得工作 成果及成績，使他成功。 五、不間斷指揮 企業(yè)要建立“不間斷指揮中心”， 指揮系統(tǒng)不間斷，最高決策不間斷。 （一）建立不間斷指揮中心的方法： ? 1副職自動接替 ? 大企業(yè)要設立一名副總經理，總經理暫時 離職，副總經理自動替補，掌握總經理的 常務指揮權。 ? 2委任值班經理 ? 辦公室可安排總經理以下干部以值班經理 的