電子郵件禮儀及郵件管理

1、-讓我們高效的溝通 電子郵件禮儀及郵件管理 如果你是初用郵箱新人。 回復？全部回復？ 抄送？密送？ 請問有哪位同事知道被稱為中國“史上最 牛女秘書”的是誰？ 答：原美國易安信公司(簡稱EMC)職員 瑞貝卡(秘書的英文名) EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡信息存儲商， 總部在美國。 本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了 更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC(北京)、EMC(成都)、E MC(廣州)、EMC(上海)”。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收 到了這封郵件。 瑞貝卡這種做法看上去十分過癮，其實相當不職業(yè)。她今后找工作 會很難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成

2、不和睦。難道沒 有其他方式 可以溝通嗎？這種方式對當事人沒有任何好處，職場中也 無人會接受。 召集公司舞蹈隊開會要抄送給誰？ 郵件主題郵件主題 ？這些標題恰當嗎 1、無主題 2、*關于您*年*月*日提出的*問題的回復 3、王先生收 4、關于*和*等相關問題的回復 5、RE ？這些標題恰當嗎？這些標題恰當嗎 1、一定不要空白標題，這是最失禮的 2、標題要簡短，不宜冗長，不要才能顯示完你的標題 3、標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題 4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便 于日后整理 5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件

3、人注意， 但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 6、回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題 7、標題千萬不要出現(xiàn)錯別字 -簡明、扼要簡明、扼要 某某 ？這樣的郵件恰當嗎 1、直呼收信人全名 2、“前一封郵件有遺漏，請以此次發(fā)送郵件為準” 3、郵件中文字拼寫錯誤 ？這樣的郵件恰當嗎？這樣的郵件恰當嗎 1、Email正文要簡明扼要，行文通暢； 2、要用論述的語氣； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之類的列表； 4、一次郵件交待完整信息； 5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己 態(tài)度的體現(xiàn)； 6、合理提示重要信息； 7、

4、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述； 8、不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信件中會顯得輕佻。 ？這樣處理 客戶郵件恰當嗎 1、現(xiàn)在忙，抽時間集中回復 2、工作中交流的問題比較復雜，等等再說 3、出差或休假中，不能回復郵件 4、同一問題，反復回復郵件 ？這樣處理郵件？這樣處理郵件恰當嗎恰當嗎 回復郵件是我們與回復郵件是我們與別人溝通別人溝通交流的重要方式，交流的重要方式， 及時準確是要實現(xiàn)的目標。及時準確是要實現(xiàn)的目標。 及及 時時 回回 復復 郵郵 件件 (1) 收到重要郵件后， 應即刻回復對方，因為這是對他人的尊重； (2) 理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；

5、 (3) 對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對 于一些優(yōu)先 級低的郵件可集中在一特定時間處理， 但一般不要超過24小時； (4) 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復 說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，等等”； 重要：及時作出回應，哪怕只是確認一下收到。如果你正在出差 或休假，應設定自動回復功能。 當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到 回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬 了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避 免再反復交流，浪費資源。 回復回復不得少于不得少于 1010個字個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、 “對”、

6、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。 3、簽名、簽名 字體規(guī)格字體規(guī)格 進行進行針對性針對性 回復回復 不要不要就同一就同一 問題多次回問題多次回 復討論，不復討論，不 要蓋高樓要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交 流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流 后再做判斷。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵 件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 4 4、不要就、不要就 同一問題多同一問題多 次回復討論次回復討論 ，不要蓋高，不要蓋高 樓樓 要要區(qū)分單個區(qū)分單個 回復和全部回復和全部 回復回復 (1)如果只需要單

7、獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了； (2)如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該“全部回復”， 讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情； (3)如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā) 件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā) 件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有 確定結(jié)果的郵件。 點擊點擊“回復全部回復全部”前，請三思而后行！前，請三思而后行！ 為避免無謂的回復，浪費資源，可在文 中指定部分收件人給出回復，或在文末添 上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、 “僅供參考，無需回復”。 主動主動控制郵控制郵 件的來往件的來往

8、 郵件主題郵件主題 稱呼與問候稱呼與問候 正文正文 附件附件 結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名 正確使用發(fā)送、抄送與密送正確使用發(fā)送、抄送與密送 回復技巧回復技巧 初始狀態(tài)若干日月年后。 (1836)(1836) 1、單擊“其他4個 文件夾”下拉框 -以163郵箱為例 2、單擊下拉框中的 “新建文件夾” 3、對話框 中輸入文 件夾名稱 九 鼎 技巧：收件箱手動清空 太好了，沒有郵件需要處理 你清空的不是收件箱，是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大腦 將看過的郵件存檔到對應的文件夾 將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理”文件夾 通訊錄的管理 -添加聯(lián)系人1、單擊“通訊 錄” 2、單擊“新建聯(lián)系 人”

9、 3、填寫相關資 料，單擊“保存” 通訊簿的管理 -聯(lián)系人分組 九 鼎 1、單擊“通訊 錄” 2、單擊 “新建聯(lián)系 組” 3、填寫相 關資料， 單擊“保 存” 設置姓名 -自己的姓名 3、填寫姓名 2、選中“郵箱 設置”，單擊 “個人資料” 1、單擊“設置” 設置姓名 -發(fā)信人的姓名 1、單擊“設置” 2、選中 “郵箱設 置”，單擊 “常規(guī)設置” 3、選中“優(yōu)先顯示通 訊錄中對應的姓名” 電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié) 省他人時間，只把有價值的信息提供只把有價值的信息提供 給需要的人給需要的人。 你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要 想到收信人會怎樣看這封Email，時刻時刻 站在對方立場考慮，將心比心站在對方立場考慮，將心比心。